Многие начинающие руководители для того, чтобы показать суть проблемы, рассказать про вопросы улучшений по ситуации, ударяются в полемические тезисы. В описании ситуаций мы добавляем много красноречивых, художественных, литературных оборотов, своих или чужих эмоций – это неправильно.
Лучший руководитель проектов говорит лаконично, чётко, по делу, по существу.
Эта глава про то, как научиться выражать свои мысли в письмах, диалогах, презентациях, выступлениях, переговорах, и чётко описывать ситуацию. Краткость – это сестра таланта, и данная глава про то, как отвечать по существу.
Данная книга – это хронология моей жизни с ошибками, неудачами, промахами и опытом. Опыт – это самое главное, о чём и хочется рассказать\написать.
Я не буду здесь описывать свои ошибки, скажу лишь кратко – раньше я очень часто и много в деловой переписке добавлял художественных оборотов, эмоций, восклицательных и вопросительных знаков. Сейчас я тоже использую данные обороты, но в минимальном объёме и по существу. Вот мой опыт.
Сейчас моя политика в отношении статусов кардинально поменялась. Никому не интересно читать длинные и художественные речевые обороты. Деепричастные обороты в предложениях разрушают мозг высшему руководству. По факту все люди одинаковые. Статус должен быть конкретным, быстрым, лаконичным – все хотят чётко и по существу. Самый лучший вариант статуса – это да или нет, и немного деталей по существу.
Мой руководитель часто задаёт мне вопрос – Лёша, по итогу, что в сухом остатке?
Ну а дальше мой опыт про то, как этот сухой остаток получить.
Как показывает практика – писать\выражать свои мысли лаконично – это не самая простая задача. Как несколькими словами\предложениями описать текущий статус без дополнительных деталей? Как донести до заказчика или руководителя всё то, что вы пережили, и как решили вопрос? Сухой остаток – это не самая простая история в работе руководителя, но мы с вами, лучшие руководители проектов, должны уметь это делать.
Первое, с чего нужно начать при подготовке сухого остатка – это максимально детализировано собрать всю информацию по процессу, по проблемам, по решениям и по итогу.
Всё это нужно собрать, разложить по полочкам, оформить в хронологическом порядке, распределить по ролям.
По итогу у вас должен получиться небольшой рассказ. На первом этапе не возбраняются художественные и литературные обороты, деепричастные обороты, сложные предложения, максимальная детализация. Всё, что вы хотите включить в свой рассказ – смело включайте. Ваш задача – максимально детализировано описать все события. Не возбраняется эмоциональная составляющая, нецензурная речь. Хотя, впрочем, нецензурную речь всё же лучше не включать. В общем, вам нужно написать всё так, как было и происходило.
Итак, рассказ написан – первый этап подготовки сухого остатка завершён. Теперь выкладывайте свой рассказ в чат, в топик коммуникации со своим подразделением\командой и попросите, чтобы ребята подтвердили, всё ли верно вы описали или есть какие-то замечания. Скорее всего коллеги могут и сразу согласиться, и могут добавить какие-то детали, возможно важные, а возможно и нет – их тоже включайте в свой рассказ.
У вас должно получиться произведение на произвольную тему в формате сочинения\изложения происходящих событий, в котором возможны художественные обороты речи и деепричастные обороты.
Переходим ко второму этапу. На втором этапе наша задача, убрать как можно больше слов, сохраняя при этом суть своего изложения. Чем меньше объем – тем лучше.
Возможно, что на этом этапе у вас будет непреодолимое желание оставить какое-то предложение, как есть, потому что оно очень ярко описывает сущность происходящего. На этом этапе можно побороться со своим желанием и удалить художественной оборот, но если желание превыше вашего душевного равновесия – можете оставить.
Ваша работа должна быть выражена в жёсткой корректуре ранее написанного текста. Представьте, что вы редактор политической газеты, в которой недопустимо отражение эмоционального подтекста, очерняющего высоту полёта вашей партии. В общем, вычеркивайте и убирайте всё, что только можно убрать.
Итак, мы подошли к третьему этапу. Постараемся здесь поставить точку, но не переживайте, возможно у нас будет ещё и четвёртый этап. На третьем этапе мы ещё раз вычитываем ранее написанное. Удаляем всё, что дрогнула рука удалить на втором этапе, меняем местами предложения, меняем местами слова, расставляем запятые, тире, точки, переносы строк. Постарайтесь, чтобы текст выглядел лаконично, лучше всего, если это будет текст в формате маркированного списка.
Таким образом, в сухом остатке у вас получится лаконичный и структурированный рассказ. Ещё раз перечитайте его, если увидите слова, которые можно удалить и без которых смысл изложения не потеряется – смело удаляйте их.
В сухом остатке – пишите, сокращайте, структурируйте. Чем короче описание событий проблемы, тем удобнее читать и вникать в суть проблемы. Для руководства важно быстро вникать в суть без погружения в детали – это и есть то, что называется «в сухом остатке».
Может показаться, что три, четыре этапа можно сразу сократить до одного и с ходу писать так, чтобы получалось в сухом остатке. Да, можно. Когда вы научитесь такому стилю изложения, возможно, ваши труды будут ставить на одну полку с великими писателями. Ведь даже великие писатели помногу раз переписывают для того, чтобы достичь великолепия изложения. Одним словом, выразить то, на что уходит несколько предложений – это великое искусство, великий дар.
Резюмируя всё и изложенное выше, хочу заметить, что следуя данной практике, мне удалось достичь успеха в отражении текущего статуса для руководства, коллег, заказчиков, пользователей.
Конечно, мне хочется писать сразу и набело, но это очень сложно. У меня так не получается. Свои тексты я сначала прогоняю сам по этапам номер один, два, три, а потом отдаю на согласование своему руководителю или корректору\редактору текстов Гульмире. Одно могу сказать точно – не скупитесь на слова, пишите, описывайте, рассказывайте, формулируйте свои мысли в слова. Чем больше вы пишете, тем больше у вас опыта и практики. Лучший руководитель проектов – это тот, который с первого раза может написать так, что ему позавидует великий писатель.
Пишите, переписывайте, сокращайте.