ИДЕЯ № 10. УБЕРИ РАСТОЧИТЕЛЕЙ ВРЕМЕНИ.
Основные источники расточителей времени:
Расточитель времени – собрания.
Многие собрания могут быть неэффективными, долгими и лишь поводом для беседы. Они отнимают время у сотрудников, которое можно было бы использовать для более важных задач. Подготовка к собранию также занимает много времени у работников, зачастую вместо того, чтобы работать, они днями занимаются созданием презентации и отчетов об проделанной работе.
Примеры:
Facebook внедрил практику, которую назвал "Часы продуктивности". В течение определенных часов в день сотрудники могут отключить уведомления, заблокировать доступ к социальным сетям и другим отвлекающим факторам. Эта инициатива позволила сотрудникам более фокусироваться на задачах, увеличив производительность и качество работы.
Amazon внедрил политику "без встреч в среду". В эти дни сотрудники могут избегать формальных встреч и совещаний, что позволяет им сконцентрироваться на задачах и уменьшить отвлечения. Такая практика помогает сотрудникам более продуктивно использовать свое время.
Расточитель времени – Постоянные перерывы и отвлечения.
Частые переключения между задачами, постоянные уведомления и отвлечения могут сильно разбить рабочий процесс и снизить концентрацию.
Пример:
Microsoft активно использует методику "помидора", которая предполагает работу над задачами в интервалах времени с последующими короткими перерывами. Это способствует поддержанию концентрации и уменьшению постоянных отвлечений. Об этой технике мы подробнее поговорим позже в идее №12.
Расточитель времени – Неопределенные приоритеты.
Если сотрудники не знают, какие задачи имеют наивысший приоритет, они могут тратить время на несущественные задания, забывая о более важных.
Пример:
Airbnb активно использует инструменты для управления задачами и приоритетами, такие как Asana и Trello. Сотрудники могут ясно видеть, какие задачи имеют наивысший приоритет, и какие сроки у них есть для выполнения. Это помогает избежать путаницы и сосредоточиться на важных заданиях.
Расточитель времени – Отсутствие планирования и управления временем.
Неконтролируемое распределение рабочего времени может привести к беспорядку и неэффективности.
Пример:
Apple придерживается метода "Единственной важной задачи" (Single Most Important Thing, S.M.A.R.T.). Каждый день сотрудники выбирают одну задачу, которую они считают наиболее важной, и концентрируются на ее выполнении. Этот подход помогает им эффективно управлять временем и достигать результатов.
Расточитель времени – Сложные рабочие процессы.
Ненадежные системы и процессы могут замедлить выполнение задач и увеличить затраты времени.
Не секрет, что многие руководители делают так, чтобы было удобно прежде всего одному типу пользователей – финансовым. Экономистам, бухгалтерам, контролерам. Но тогда, когда это из-за отчетов, процедур у Вас страдает тот, кто за это платит – это неправильно. Если страдает тот, кто должен купить, доставить, сделать сервис или продать – вы никогда не получите по-настоящему лояльного покупателя, ни внутри компании, ни вне ее.
Например:
Потребуйте, чтобы вместо обычных 45 минут, выполнили настройку станка за 5 минут. Вам скажут, что нет ни одного шанса, перенастроить станок за 5 минут”. На самом деле это не так. И компания Toyota это успешно реализует. Toyota применяет методологию Lean, которая направлена на устранение избыточных и неэффективных шагов в рабочих процессах. Компания активно применяет инструменты, такие как Kaizen (постоянное улучшение), чтобы упростить и оптимизировать процессы производства. Результатом стала высокая эффективность и качество продукции.
Попробуйте, по примеру Г. Форда, платить наладчикам зарплату только за часы, когда они отдыхают во время работы. Уверяю- скорость переналадки и устранения поломок оборудования вырастет в разы.
Анекдот:
Встречаются два директора, один с российского, другой с японского предприятий. Предприятия изготавливают совершенно одинаковую продукцию и в одинаковых количествах. Директор российского завода спрашивает:
– Сколько людей у тебя работает?
– Девять. А у тебя?
– У нашего вообще-то двести, но он говорит японцу гордо: – У нас десять!
На следующий день они встречаются, японец выглядит уставшим и не выспавшимся, и говорит:
– Слушай, я всю ночь думал и никак не могу понять: что у тебя этот десятый работник в полную смену делает?
Расточитель времени – Неэффективные коммуникации.
Подумайте о том, как сделать так, чтобы коммуникации в компании были тем, которые помогут сократит время, ведь не стоит тратить время на сочинение письма или распоряжения, если достаточно просто позвонить.
Пример:
Procter & Gamble специально создали внутренний портал для сотрудников, где они могут легко найти необходимую информацию, общаться и делиться знаниями. Этот портал способствует более эффективной коммуникации и совместной работе.
Расточитель времени – Нерешительность.
Часто руководитель боится поступить неправильно. Как быть тогда, когда решение необходимо принять? Есть такой метод – «Посоветуйся с часами». Этот метод изобрел венчурный инвестор Патрик МакГиннис.
“Для выбора между всякими повседневными мелочами я использую метод «Посоветуйся с часами». Я сокращаю список вариантов до двух. Затем назначаю каждому варианту по одной стороне моих часов – правую или левую. Смотрю, на какой половине циферблата находится секундная стрелка в этот момент.
Решение принято. Это звучит глупо, но, если попробуете этот метод, ты мне ещё спасибо скажешь. Очень сильно экономит время”.
Есть другой вариант, не откладывая в долгий ящик, подойти к вышестоящему руководителю, обрисовать ситуацию, предложить 2-3 решения и попросить помочь принять правильное решение.
Пример:
Amazon известен своим принципом "двухпроцентного решения". В соответствии с этим принципом, если руководитель не может принять решение в течение небольшого времени (например, 10-15 минут), то он/она обязан передать его для принятие решения выше по иерархии. Это помогает избежать долгих затянутых обсуждений и способствует более быстрому движению проектов.
Расточитель времени – социальные сети и сайты.
Очень много работников вместо того, чтобы работать занимаются только тем, что просматривают всевозможные сайты и публикации. Как это ограничивать – есть 2 пути: сделать блокировки группы сайтов, для того чтобы работники не могли туда заходить. Второй путь – отслеживать на сервере активность работника на сайтах, затем удерживать стоимость впустую потраченного времени работника с его бонусов, или доплат.
Пример:
В Daimler AG была внедрена система мониторинга активности сотрудников. Она отслеживала время, проведенное на определенных сайтах, и предостерегала сотрудников о превышении лимитов. Это стимулировало более ответственное использование интернета на рабочем месте.
Расточитель времени – использование и писание бумаг в офисе.
Живя в 21 веке глупо писать на бумаге, передавать ее на согласование, исправление. Не тратьте впустую время, есть куча бесплатных программ, которые в автоматическом виде будут отражать всю динамику, анализы, прогнозы. Там, где есть возможность- переводите все в цифру. Это обойдется намного дешевле. Подумайте, если ваш сотрудник тратит на составление бумажных отчетов хотя бы 2 часа в неделю, умножьте цифру на общее число работников, приплюсуйте время ознакомления с бумагами всех руководителей, затем исправления и корректировки, затем умножьте эти потери на год – и вы самим увидите экономию, то любая платная программа будет просто эффективнее и будет меньше стоить.
"Работа растягивается до той степени, насколько она доступна." Закон Паркинсона
Это означает, что время, выделенное на выполнение задачи, часто заполняется чем-то еще, не зависимо от сложности самой задачи. В результате, если у вас нет четкого плана и контроля над временем, задачи могут занимать у сотрудников гораздо больше времени, чем это действительно им необходимо.
Проведите у себя мозговой штурм по теме – что сотрудники считают главными источниками потери своего времени. Подумайте над инструментами его сокращения. Вы один никогда не сможете оценить основные источники потерь, не зная о том, что на самом деле ими является. У вас есть только представление о факте, но поверьте, что мнение одного или двух человек – это только предположение. Правду знают те, кто работает в компании.
Рекомендации Томаша Навратила, эксперта по управлению:
" Топ-5 главных причин неоправданной потери рабочего времени это:
– поздний приход на работу и ранний уход.
– перекуры. Я бы вообще не разрешал курить на предприятии. Запрещено же государством! Зачем оставили курилки? Перекур вас расслабляет, а вы должны работать…
– слабая внутренняя логистика. Когда вы идете за инструментом, что-то ищете – теряете время и расслабляетесь.
– ожидание принятия решений: это огромная потеря времени.
– крайне тяжелые бюрократические процессы согласования чего-либо. Уверяю вас, что все согласовать можно не за 6, а за два часа".
Нет ничего сложного в том, чтобы начать заниматься этим у себя. Сразу вы можете отключать доступ на все не нужные сайты, с компьютеров, поработать над неэффективными коммуникациями.