Не пренебрегай врагами: они первыми замечают твои ошибки.
Антисфен из Афин
Я уже рассказал о способностях руководителей, с которыми я работал, находить ошибки, недостатки, просчёты и просто ляпы на многостраничных документах и среди сложных расчётов. Это порой восхищало, порой удивляло, порой даже пугало. Как-будто все твои ходы и ошибки записаны наперёд и заранее кому-то известны. Но к сожалению или к счастью, каким бы талантом и профессионализмом не обладали мои коллеги по государственной службе, они не всесильны. Проверить всё просто нереально. Есть некоторые расчёты, по которым для того, чтобы проверить, правильно ли он сделан, нужно посчитать все с нуля.
Ярким примером является расчёт распределения дотаций на выравнивание бюджетной обеспеченности регионов. Расчет занимал более 30 страниц в Excel c тысячами цифр на каждом листе. А сумма распределяемых средств измерялась и измеряется сотнями миллиардов рублей. Ошибка в одной цифре или одной формуле может быть критичной как с точки зрения финансовых последствий, так и для репутации.
Поэтому чтобы быть уверенным в правильности расчёта, мы с моей коллегой считали параллельно в двух построенных с нуля файлах. Затем нас еще и проверяла специальная программа. Мы шли каждый по своему файлу, занося статистические данные шаг за шагом. Методика распределения дотаций утверждена постановлением Правительства РФ, расчеты идут строго по утвержденным формулам, а если расчетный файл построен правильно, то оставалось лишь внести новые данные и получить результат. Маневра вправо-влево особо и нет. Но с данными всегда что-то не так: то строка съедет, то знаки после запятой не все скопируются, то формула не протянется на все ячейки и т.д. и т.п. Поэтому после внесения данных мы с коллегой сверяли постранично каждый лист Excel.
Целевой результат – нулевое отклонение во всех ячейках листа до 15 знаков после запятой (больше Excel просто не считает). Шутки шутками, а отклонение на каком-нибудь 10 знаке после запятой могло дать миллионные отклонения по итогу. Помню, что в период настройки параллельной проверки мы специально вышли вдвоем на работу в субботу лишь для того, чтобы синхронизировать расчетные файлы друг друга в спокойной атмосфере. Чтобы уже в рабочие будни после получения данных оставалось их лишь технически перенести.
Убедившись, что все сходилось, мы спокойно могли презентовать наши расчеты руководству. Мы понимали, что такая система вела к двойным или даже тройным трудозатратам. В какие-то моменты это может быть неоправданно, но в том случае, когда нет права на ошибку, так как ее цена слишком высока, а вероятность находится на уровне выше среднего, это практически единственный способ ее избежать. Даже при условии наличия внутри каждого расчетного файла системы самопроверки и самоконтроля.
Но, конечно, такую систему проверки не выстроишь везде. В условиях огромного количества расчетов, которые приходится делать каждый день в огромном количестве, не сможешь их каждый раз запараллеливать с кем-то из коллег. Это просто нецелесообразно. Иначе вместо вас двоих возьмут на работу одного человека, который может и работает чуть медленнее, но не допускает ошибок. Ведь в этом случае его производительность будет все равно выше, чем у вас двоих.
Поэтому спустя небольшого времени после начала работы в какой-то момент времени я осознал, что то, как я посчитал итоговые цифры, по некоторым вопросам никто не сможет проверить, даже если покажу расчётчик или даже скину его проверяющему руководству. Все внутренности не раскопаешь. Таким образом вся ответственность за точность расчетов лежит исключительно на мне. Проверить меня смогут только контрольные органы, но доводить до этого, а тем более до успеха в их работе в виде выявленных нарушений совсем не хотелось. Особенно эта ситуация актуализировалась в тот момент, когда мой непосредственный руководитель ушел на повышение, а нового еще не назначили, и дистанция между мной и высшим руководством министерства сократилась. Менеджмент среднего звена в лице начальника отдела исчез, и проверять на рабочем уровне мой расчёт стало некому.
Это заставило меня кардинально пересмотреть подход к своей работе, к своим расчётам и ввести нулевую толерантность к ошибкам. Что же я сделал?
Первое. По всем расчётам, особенно по связанным с выплатами из бюджета, там, где можно допустить расчётные ошибки, я стал максимально вводить элементы самоконтроля. Да, меня не могут проверить другие. Но я могу построить расчётную систему самоконтроля с параллельным выходом на результат внутри файла разными методами. Это зачастую позволяет выявлять большое количество формальных ошибок.
Второе. Я перестал спешить с отправкой документов после того, как поставил в нем точку или получил финальный результат. Сделав документ / задачу, я откладывал его в сторону, переключался и садился за выполнение другой задачи. Идеально, если это была какая-то техническая работа, не требующая высокой умственной активности. После смены деятельности я возвращался к документу, еще раз оценивал его свежим взглядом. Если время позволяло, то вообще откладывал документ на утро. Благодаря утреннему незамыленному взгляду почти всегда вечерние результаты работы получалось немного улучшить. Ведь спустя время совсем по-другому смотришь на свою работу. Эффект усталости проходит, и ты сравниваешь ее не с чистым листом, с которого начинал вчера, а воспринимаешь уже готовый продукт, как начальную стадию и отталкиваешься от нее, пытаясь ее улучшить и сделать более качественной.
Третье. Это может прозвучать банально, но очень важно не отвлекаться, когда делаешь что-то важное. Всегда хочется спросить: «Ты делаешь очень важную работу, зачем отвлекаешься?». И это не только и не столько про переключения на общение с коллегами или тем более на нерабочие дела: звонки, сообщения, новости и т.д. В первую очередь имею в виду отвлечение на другую работу.
Кто-то написал на почту, и ты скорее бежишь проверять сообщение и отвечать на него. Поступил новый документ на рассмотрение, и ты зачем-то бросаешься к нему. Кто-то позвонил или зашел с рабочим вопросом, и ты переключаешь свое внимание, погружаясь в проблемы другого человека, даже если это не вопрос жизни и смерти, требующий немедленного решения.
Переключая свое внимание, ты рассеиваешь мысли, сбиваешь концентрацию, теряешь нить. В результате не можешь погрузиться на 100%, делаешь более медленно, менее качественно, в том числе допускаешь ошибки. Закончи важное дело и занимайся другими задачами. Про это мы еще отдельно поговорим в одной из статей кодекса.
Четвертое. Учись на плохих примерах коллег. Учись на их ошибках. Учись на последствиях, к которым привела их невнимательность и безалаберность. Делай выводы, изучай ситуации, где они поступили неправильно. Корректируй свое поведение. Мудрый учится на чужих ошибках, умный учится на своих, дурак не учится совсем. Это очень сложно, но надо всегда стараться быть мудрым и не наступать на грабли, чтобы понять, что этого делать не стоит.
Пятое и возможно самое важное – постоянно проводить работу над ошибками. Над теми, которые нашёл сам, на теми, которые нашел кто-то со стороны. В этой работе нужно не только разобрать ошибку, но и понять, почему так произошло, что послужило её причиной. И самое главное – что сделать, чтобы избежать их в будущем.
Наверное, нужно сказать, что в описанном мной случае я всё-таки учёл ошибки коллег. Бывает, что даже ошибки, совершенные другими, оставляют ярчайший след в своих воспоминаниях. Ошибки, совершенные знакомыми мне людьми, оставляли большой отпечаток негатива и недоверия руководства к провинившимся сотрудникам. В чем-то это даже мешало их дальнейшему продвижению и радикально меняло траекторию карьеры.
У меня, человека, который видел такие картины со стороны, а порой даже не столько видел, сколько слышал и представлял себе всё в ярких красках, появилось наполнение для еще одной статьи кодекса чиновника – «Иногда твои ошибки могут найти только контрольные органы, но лучше не доводить до этого».