Вот и последний из упомянутых «мягких» навыков – тайм-менеджмент или управление временем. Этот навык особенно важен и сложен для бизнес-аналитиков, поэтому его развитие следует начинать сразу же с начала карьеры. Что такое тайм-менеджмент простыми словами? Я бы описал его как способность человека в определённой обстановке (например, на работе) и в данном контексте (проектном, продуктовом, коммуникативном, командном и так далее) выполнять свои задачи (активности, процессы, артефакты) максимально эффективно с точки зрения распределения времени на задачи, которые нужно выполнить. Ключевая фраза «максимально эффективно» означает, что на все задачи затрачивается минимально возможное время при получении максимальной пользы/ценности от их выполнения с максимально возможным качеством. «Минимизация временных затрат» как показатель эффективности участвует, думаю, во всех сферах труда и личной жизни.
Простой пример применения навыка тайм-менеджмента в личной жизни (многие, я уверен, так делают) – например, каждый день дома я убираю со стола посуду в посудомойку. В среднем это 6 тарелок. Если я отношу каждую тарелку на кухню в посудомойку, то это занимает примерно 6 секунд на каждую и 36 секунд на все тарелки. Если посчитать обед, завтрак и ужин, то это 108 секунд в день. Округлим до 2 минут для простоты. Значит, в месяц это 60 минут или 1 час. В год это 12 часов на уборку тарелок в посудомойку. А если я немного изменю процесс и все тарелки буду ставить на поднос или друг на друга и относить одним разом на кухню, то это займет не 36 секунд, а в три раза меньше времени – допустим, около 12 секунд. Соответственно, при годовом расчёте можем уменьшить первоначальные 12 часов в три раза, то есть до 4 часов, и тогда 8 часов мы сэкономим. Таким образом, у нас есть 8 часов в год, которые я гипотетически могу потратить, как захочу.
В этом примере ключевой момент заключается в том, что время обладает гибкостью и всё зависит от того, как человек планирует своё время. Планирование – это важно. Одна из ключевых частей управления временем – это его планирование. Планирование времени включает в себя распределение времени на задачи – ежедневные, еженедельные, ежемесячные и так далее. Наша жизнь состоит из постоянных задач, и от того, как мы планируем обязательные задачи, зависит, сколько у нас будет свободного времени на необязательные задачи (например, отдых). Естественно, желательно, чтобы времени на отдых было как можно больше.
На работе, начав свою карьеру как бизнес-аналитик, я определил несколько целей для детального планирования задач: а) чтобы выполнять задачи вовремя, согласно установленным срокам; б) как следующий этап развития – стремление выполнять задачи быстрее установленных сроков; в) чтобы, как я уже упоминал, освобождать больше времени для необязательных задач. Важное уточнение по пункту «б» – это реальная цель, которую я всегда преследую и сейчас. Цель не просто выполнить задачу в срок, а так планировать свой день или неделю, чтобы выполнить задачу значительно быстрее установленного срока.
Когда я начал карьеру бизнес-аналитика, я задал себе вопрос: «Чем я могу выделиться среди других БА в нашей компании?». Одним из ключевых отличий, которое я выбрал, стал навык и подход к планированию. Оценивать свое развитие в этом направлении было довольно просто. После нескольких месяцев работы в качестве БА, продолжая совершенствовать свои умения, я помню случаи, когда ведущий БА поручал мне задачу по документированию требования, говоря, что на это уйдет примерно две недели. Я планировал так, чтобы завершить задачу за пять дней. Это была моя цель, и развитие этого навыка было прямо пропорционально увеличению моей ценности для компании. В будущем часто возникали ситуации, когда я соглашался участвовать в срочных проектах с очень сжатыми сроками, что я рассматривал как преимущество. Подробнее о таких ситуациях я расскажу в следующих главах.
Возвращаясь к управлению временем, этот навык важен и сложен одновременно, что делает его особенно значимым. Навык управления временем является сложным, так как работа бизнес-аналитика не подразумевает однообразных и четко определенных процессов – каждый проект и продукт уникален, и БА должен адаптировать свои подходы под каждую задачу. Под каждый проект и продукт нужно соответствующим образом управлять временем. БА должен уметь понимать контекст и эффективно управлять своим временем. Под «важен» я имею в виду высокую ценность и приоритет этого навыка и связанных с ним активностей. Вернусь снова к теме «планирования времени и задач» как к примеру сложности и важности этого процесса. Для меня это до сих пор самая значимая и сложная ежедневная задача. Пока я не запланирую свой день, я не приступаю к выполнению задач. Иногда мне приходится тратить 30, 60, а иногда и 90 минут просто на идентификацию, анализ, подготовку и планирование дневных задач, включая их приоритизацию и декомпозицию. Однако, когда планирование завершено и я точно знаю, что максимально эффективно организовал свое рабочее время, мне становится легко и прозрачно выполнять все запланированные задачи без малейшего сомнения. Детали, рекомендации и подходы мы рассмотрим в следующих главах. Может показаться немного сумбурно, но таковы мои размышления о навыке управления временем. Остается только один важный аспект, без которого описание этого навыка нельзя считать завершенным: описание того, что должен уметь человек, и какими способностями он должен обладать (по моему мнению), и всегда с уточнением «максимально эффективно» относительно активностей/задач/процессов: планировать, приоритизировать, декомпозировать/дробить, распределять/определять время выполнения, оставаться сфокусированным, делегировать, всегда видеть целевую цепочку, принимать решения. Кратко о каждом умении: Планирование – это начало любой активности вообще и включает в себя такие аспекты, как определение самого процесса и подхода к планированию в зависимости от контекста, разработка и документирование артефактов планирования, а также непрерывный мониторинг, проверка и актуализация плана. Непрерывная приоритизация активностей обеспечивает понимание и уверенность в том, что выполнение задач происходит с максимально эффективным использованием времени и приносит максимальную ценность для конечных целей. Приоритеты могут меняться со временем или быть статичными, но должен быть четко определен их порядок и критерии. При наличии прозрачного приоритезированного списка активностей/задач исключаются факторы сомнения о затрачиваемом времени на задачу – это важно как психологически, так и профессионально, поскольку когда я выполняю какую-либо задачу, у меня нет сомнений о её актуальности и полезности. Декомпозиция очень важна, особенно по мере вашего профессионального роста и, соответственно, увеличения сложности проектов/продуктов, в которых вы участвуете. Неправильная или недостаточная декомпозиция может привести к серьезным задержкам в выполнении задач и неэффективному использованию времени. Нельзя удержаться и не привести пример, с которым, я думаю, большинство из вас сталкивалось как в рабочих, так и в личных делах. Вот пример из внерабочих активностей, основанный на реальных событиях: скоро день рождения у моей жены, и у меня есть задача «Поздравить с днем рождения». Для этой активности, естественно, может быть очень простой план без какой-либо декомпозиции, который выглядит как «Поздравить с днем рождения = купить подарок» и всё готово. Или можно подумать и сделать декомпозицию, например, на три пункта: 1. Подготовить поздравление. 2. Подготовить подарок. 3. Определить место для празднования. Эти три пункта, в свою очередь, содержат подпункты. Например, пункт №1 может включать: 1. Придумать сценарий поздравления. 2. Закупить необходимые материалы. 3. Подготовить части поздравления. Каждый из этих пунктов можно далее декомпозировать. Например, пункт №2 разбить на подпункты: 1. Материалы для подготовки видеопоздравления. 2. Материалы для оформления стола. 3. Контекстные материалы. Из этих я еще сделаю разделение, например, для пункта 3 на: надувные шары, фотографии для украшения стен, коробки для подарков, упаковочная бумага и так далее. И вот после всех уровней декомпозиции у меня есть довольно простые задачи, которые я могу запланировать выполнить в уже примерно понятные временные сроки и даты. Да, тут нет ничего сверхъестественного, и всё действительно просто – именно в этой простоте декомпозиции кроется сверхэффективность. Декомпозиция позволяет концентрироваться на конкретной, понятной и выполнимой в краткосрочной перспективе задаче или активности. Следующее умение, связанное с распределением и определением времени, выделяемого на какую-либо задачу, думаю, не требует объяснений, так как в большинстве случаев любая глобальная активность или цель всегда имеет временные рамки. Соответственно, любые ваши действия, чтобы рассматриваться как эффективные с точки зрения времени, должны быть оценены: сколько времени они займут и когда наиболее правильно будет их выполнить. С умением «быть сфокусированным» тоже всё просто и важно. Включая упомянутые выше умения, такие как приоритизация, планирование и декомпозиция, у вас должна быть ясная картина, чем и когда заниматься. Затем важна личная способность а) быть сфокусированным на одной задаче в данный момент времени (никакого мультитаскинга), и б) всегда иметь в фокусе общую картину глобальной цели, когда вы тратите своё время на конкретную активность.Следующая способность, "делегирование", подразумевает, что вы понимаете и распределяете задачи среди коллег, чётко осознавая, какую пользу это принесёт в контексте затрат времени и ценности для конечных целей. Если вы работаете в команде бизнес-аналитиков, то не должно быть сценариев, когда вы пытаетесь взять на себя все важные, сложные или крупные задачи, ведь у вас также есть умение декомпозировать, которое может помочь распределить задачи внутри команды. Также у вас обязательно будут активности, зависящие от внутренних и внешних факторов – у вас должно быть понимание и подход, в каком формате, как, зачем и с какими ожиданиями делегировать задачи другим.
"Видеть целевую цепочку" – это навык, который требует практики и опыта. Я бы описал его как способность быть сфокусированным – в любой момент и при любых обстоятельствах вам должна быть ясна связь от начальной стадии до конечной цели всех задач и проектов. Если я вношу изменения в одно поле на странице веб-сайта, я должен понимать, как это повлияет на один из бизнес-процессов, в рамках которого используется этот веб-сайт, что в свою очередь влияет на результаты работы нашей команды. И последнее умение, которое звучит удивительно просто – умение принимать решения. Да, именно это умение напрямую влияет на эффективное использование времени. Колебания в принятии решений не допустимы. Это особенно просто, если всегда помнить и повторять себе, что откладывание или избегание принятия решения (что ведет к задержкам и, следовательно, к неэффективному использованию времени) можно преодолеть, напоминая себе: «В принятии решения всегда есть опции, из которых надо выбрать. С любой выбранной опцией я продвинусь вперед. Если что-то пойдет не так, я всегда смогу принять следующее решение, и это нормально». Таков подход. Не должно быть ситуации, когда мы говорим: «Я пока не могу принять решение», особенно если все перечисленные выше умения уже применены и использованы. Применение описанного подхода минимизирует любые сомнения. Вот и всё, что я хотел сказать про навык тайм-менеджмента; описать его не так уж и просто, но я постарался.
Это всё, что я хотел рассказать о своём первом шаге на пути карьерного развития. Если кратко обобщить вышесказанное в 3-4 предложениях, то поделюсь следующим: первый стартовый этап освоения базовых навыков и понимания формата работы бизнес-аналитика занял у меня примерно два месяца. В это время я сосредоточился на жёстких навыках, таких как документирование требований и дизайнов к ним, а также изучение базовых процессов выявления требований, понимание структуры требований и дизайнов, определение критериев готовности. В сфере мягких навыков акцент был сделан на управлении временем, умении задавать вопросы и, конечно, командной работе.