Вся информация по объекту должна хранится на облаке чтобы в любой момент можно было зайти со своего устройства. На облаке есть очень важная функция «Журнал версий» файлов благодаря которой можно посмотреть предыдущие версии файла, и если файл был случайно удален, то можно восстановить. Еще важная функция – это права доступа к файлам, то есть доступ к облаку нужно давать всем желающим, но с разными правами доступа. Важно не потерять файлы. Простое хранение файлов организации на сервере не имеет таких функций.
Каждая папка и файл должны иметь «свое место», расположение или структура должна иметь какую-то логику, то есть папка в папке, в соответствующей папке. Номенклатура дел на облаке должна быть закреплена приказом директора, чтоб никто ее не нарушал и не устраивал бардак на облаке.
Основные папки, то есть первый уровень структуры на облаке, например:
1. Входной контроль материалов;
2. Контакты на объекте;
3. Склад;
4. Охрана труда (инструкции по ОТ и ТБ, наряд-допуски);
5. Уставные документы;
6. Разрешительная документация;
7. Договор с Заказчиком;
8. Договора с Подрядчиками;
9. Договора с Поставщиками;
10. Общий журнал работ, ежедневные отчета мастеров;
11. Рабочая документация, договор, сметная документация;
12. ППР, тех карты;
13. Исполнительная документация;
14. Выполнение с заказчиком (формы КС-2);
15. Переписка (письма, RFI);
16. Нормативно-техническая литература;
17 Прочее.