Запрос информации или RFI
Запрос информации (Request for Information) – это документ, который используется в процессе строительства для уточнения необходимых деталей проекта. Во время реализации сложного строительного проекта составляется множество запросов информации, на которые даются ответы, чтобы обеспечить надлежащее проектирование, соблюдение спецификаций и использование материалов. Роль RFI в управлении строительным проектом заключается в содействии коммуникации и сотрудничеству между всеми сторонами, участвующими в проекте.
RFI пришло к нам с запада, и это хорошая идея, потому что:
по-старому коммуникация осуществлялась через письма директора, не надо писать письма директору по каждому вопросу, у него и так много дел.
Вторая проблема в том, что прораб (мастер, инженер), тот кто находится на объекте не имеет право отправлять письма директору Заказчика. Прораб говорит о проблеме руководителю проекта, тот передает информацию своему директору, а он директору заказчика, в результате чего удлиняется цепочка передачи информации от объекта до заказчика.
Никто не отменяет письма директору, просто предлагается другой способ коммуникации по техническим вопросам конкретно на одном объекте, проекте. Просто технические вопросы (замечания к проекту, согласование, смет, замена материала и прочее) должны решать конкретные специалисты.
Специальные программы доступ к интернету с наших мобильных телефонов упростили общение, а также упростило процесс отправки запросов на получение информации (RFI). Причем с данным запросом (RFI) смог бы ознакомится любой сотрудник строительной компании.
Наиболее эффективный способ выдачи RFI – через платформу управления проектами, которые могут автоматизировать отправку напоминаний и предоставить людям возможность задавать вопросы и отвечать на них. Таких платформ очень много, сейчас только отечественных таких сервисов больше десяти.
Запрашивающий просто заполняет стандартную форму, в которой подробно описывается, что он ищет, а также контактная информация заинтересованных лиц. После создания запрос RFI превращается в автоматизированный рабочий процесс, сопровождаемый запросами необходимой информации и согласованиями, которые отслеживаются по мере обмена информацией.
В форме RFI указаны вовлеченные стороны, так что запрос направляется непосредственно заинтересованной стороне немедленно и автоматически, что устраняет необходимость в отдельной цепочке сообщений по электронной почте.
Если у вас нет доступа к платформе для управления строительством, самый простой способ отслеживать вышеуказанную информацию – создать электронную таблицу. Журнал отслеживания запросов на информацию поможет вам фиксировать информацию по каждому запросу на информацию и понимать статус каждого из них.
Распространяйте журналы RFI раз в неделю. Журналы запросов на разъяснения – это основной источник информации о том, где находится каждый из ваших запросов на разъяснения и в каком суде он рассматривается. Люди заняты и не всегда знают, на что потратить своё время. Еженедельная рассылка журнала запросов на разъяснения напоминает людям о необходимости работать над этими вопросами, удерживая их в центре внимания.
Распространенные типы запросов RFI включают:
–
Координация строительства:
охватывает запросы на согласование процедур, графиков и элементов безопасности
–
Сроки и поэтапность:
используется, когда застройщику необходимо изменить последовательность строительных работ, столкнувшись с проблемами цепочки поставок или ограничениями рабочей силы
–
Изменение дизайна:
используется для пересмотра проекта с целью исправления строительной ошибки
–
Изменение метода или процесса:
используется, когда подрядчик хочет изменить определенное здание или метод монтажа
–
Удаление области применения:
используется для удаления работ из проекта
–
Неполные спецификации:
используется для выявления ошибок или упущений в строительных планах и спецификациях
–
Условия на стройплощадке:
используется, когда возникают расхождения между описанием условий на стройплощадке в строительной документации и фактическими условиями на стройплощадке
–
Конфликт коммунальных услуг:
используется, когда линии электропередач находятся на пути и неточно отражены в планах строительства, как предполагалось изначально
–
Общие вопросы:
Эта всеобъемлющая категория охватывает другие вопросы, такие как вопросы, связанные с инспекциями, сертификациями, гарантиями и штрафными санкциями,
Пример формы RFI
Схема взаимодействия при согласовании RFI.
Мониторинг процесса взаимоотношений при согласовании календарного плана
