Каждому руководителю приходится сталкиваться с двумя типичными ситуациями:
1. Сотрудник сам принимает решение об уходе с работы.
2. Руководитель организации решает уволить своего работника.
И та, и другая ситуация сопряжена с переживаниями, волнениями, а нередко и конфликтами, и очень важно, чтобы обе стороны вышли достойно из трудного положения. В первом случае важно выяснить причины увольнения, его мотивы. И в зависимости от этого строить разговор с подавшим заявление. Человек может уволиться в силу объективных причин: по семейным обстоятельствам, по состоянию здоровья, из-за перемены места жительства и т.д. Тогда нужно поблагодарить его за хорошую работу, пожелать ему успехов на новом поприще.
Другое дело, когда человек заявляет об уходе в состоянии эмоционального возбуждения, под влиянием таких субъективных факторов как обида на руководителя или коллектив и т.д. Для большинства людей такое увольнение не является желаемым результатом, хотя довольно часто становится им. Да и для организации это невыгодно, однако порой может стать удобным поводом, чтобы избавиться от неугодного работника. Поэтому руководителю необходимо определить свою собственную позицию по отношению к факту увольнения и решить для себя, будет он уговаривать сотрудника остаться или нет.
Обстоятельство
Важно создать благоприятную и доброжелательную атмосферу для делового конструктивного разговора, попытаться устранить имеющиеся разногласия, а также использовать беседу для обсуждения трудовой деятельности, характера взаимоотношений в коллективе, задач, стоящих перед организацией.
Увольнять людей с работы приходится в силу разных обстоятельств. Но во всех ситуациях руководители не должны оправдываться, испытывать чувство вины и угрызений совести, произносить фразы: «Мы бы, конечно, оставили вас, но…» «Нам бы очень хотелось продолжить с вами работать, но…». Это оставляет надежду у увольняющегося и он ищет основания, чтобы остаться.
Приведем правила этического характера, которые помогут в какой-то степени снять напряженность в ситуации увольнения:
· Не приглашаете на беседу увольняемого сотрудника накануне выходных или праздничных дней.
· Такая беседа не должна быть продолжительной (по мнению специалистов не более 20 минут).
· Соблюдайте сдержанный, корректный и одновременно доброжелательный тон беседы.
К кадровым относится и беседа в связи с переменой должностного положения работника.
Повышение в должности обычно радует человека, понижение огорчает, переход на родственную работу не вызывает особых переживаний. Это должен учитывать руководитель, выбирая тактику стратегию своего поведения во время беседы. Особого внимания требуют люди, которых освобождают от руководящей должности, но которые остаются работать в коллективе. Бывшие руководители тяжело переживают изменение своего статуса. Поэтому нужно щадить самолюбие человека, подчеркивая уважительное отношение к нему. И если это возможно, следует сохранить за ним, хотя бы временно, некоторые льготы и атрибуты его власти (кабинет, отдельный стол, телефон…).
Как сообщить сотруднику об увольнении? Что делать, если работник не хочет увольняться? Стоит ли поддерживать отношения с бывшими сотрудниками?
Увольнение всегда вызывает отрицательные эмоции, даже если сотрудник уходит по собственному желанию, когда ни у него, ни у работодателя нет взаимных претензий. А что говорить о ситуации, когда приходится принимать непопулярное решение и увольнять человека. Сообщить об увольнении – это, пожалуй, самая неприятная часть работы для HR-а и непосредственного руководителя. И здесь очень важно выстроить тактику беседы, чтобы грамотно расстаться с сотрудником – без обид и конфликтов.
Расставаясь с сотрудником, нужно помнить о том, что последствия увольнения для организации могут быть серьезными и неожиданными. Если человек ушел по-плохому, то есть со скандалом, взаимными обвинениями и обидами, то могут возникнуть определенные репутационные риски для компании, вот самые распространенные из них.
Негативные отзывы в Интернете. С развитием информационных технологий, когда каждый в любой точке земного шара может узнать, что представляет собой та или иная организация-работодатель, увольнение превращается в тонкую политическую процедуру. Нужно понимать следующее.
Работающие в компании сотрудники редко пишут плохое, потому что тем самым они защищают свой выбор. А вот человеку, уволившемуся из организации, терять нечего. И первое, что ему приходит в голову, – написать отрицательный отзыв о работодателе. Если раньше он мог, например, потерпеть задержку заработной платы, неоплачиваемый выход в субботу-воскресенье, то теперь ситуация изменилась. Вольному человеку нельзя помешать очернить бывшего работодателя.
Прежде всего, негативная информация сильно влияет на поиск нового персонала. Соискатели на рынке труда тщательно подходят к выбору работы. Многие предварительно изучают отклики на форумах и не приходят на собеседования, если отклики о компании негативные. Кстати, если повысился процент таких отказников, значит, нужно искать в Сети отрицательный отзыв.
Снижение лояльности у других членов коллектива. Увольнение коллег воспринимается неоднозначно. Некоторые сотрудники не волнуются по поводу того, что кто-то написал заявление. Есть даже те, кто думает, что тем самым растет их собственная ценность в организации. Но большинство все-таки чувствует дискомфорт. У многих возникает мысль: «Не я ли следующий?».
Совет
В беседе с увольняемым сотрудником избегайте фраз, которые выражают сочувствие. Например: «Я вам сочувствую», «Понимаю, как вам нелегко такое услышать», «Понимаю вашу ситуацию». Они будут восприняты как формальность.
Как правильно провести беседу с увольняемым сотрудником
С человеком нужно побеседовать в любом случае: и когда уволиться ему предлагаете вы, и когда сотрудник сам выражает желание покинуть компанию. Лучше, если разговор будет проходить в спокойной обстановке, например, в кабинете менеджера (директора) по персоналу или непосредственного руководителя. Давайте рассмотрим, что необходимо говорить сотруднику на каждом этапе беседы.
Объявляем об увольнении. Вам необходимо просто сказать, что в компании принято решение о том, что сотруднику лучше уволиться. Иногда HR-ы или руководители начинают расспрашивать о подробностях семейной жизни или интересоваться сложностями в выполнении обязанностей – все эти отступления ни к чему. Решение должно звучать уверенно, чтобы сотрудник с самого начала понял, что оно необратимо.
Поясняем причины увольнения. Ваша задача – подать все таким образом, чтобы у сотрудника сохранилась высокая самооценка. Некоторые специалисты по персоналу считают это спорным, говоря о том, что человеку нужно показать объективную картину обстоятельств, особенно если он сам виноват в том, что его приходится увольнять. Однако следует помнить, что злыми и возмущенными бывают только несчастливые люди. Именно они представляют опасность для имиджа компании. Весь негатив, который попадает в Интернет, исходит от этой категории сотрудников. А значит, задача менеджера по персоналу – дать «анестезию» и «успокоительное», поддержав высокую самооценку человека.
В качестве причин увольнения можно использовать следующие:
· изменение технологий работы, в связи с чем будет сокращена именно эта должность;
· грядущая реструктуризация компании (слияния или сокращения подразделений);
· потребность в приеме на работу специалиста более низкой квалификации (ему нужно платить меньше денег);
· давление со стороны третьей стороны (поставщик, бизнес-партнер) с целью принять на работу своего человека.
Даем положительную характеристику работнику. На этом этапе вам необходимо сделать так, чтобы увольняемый сотрудник не почувствовал себя использованным. Обязательно подчеркните, что он внес весомый вклад в работу компании. Упомяните и о важных профессиональных качествах, хорошей дисциплине и другом, что характеризует человека с положительной стороны. Придумывать не надо, достаточно просто сказать о том, что есть.
Предлагаем помощь в трудоустройстве. Вы можете предложить увольняющемуся сотруднику следующее:
· написать положительную письменную характеристику, заверить печатью организации и своей подписью (можно даже и подписью первого лица компании);
· дать свои контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты) и заверить о своей готовности дать отзыв будущему работодателю сотрудника;
· снабдить информацией по поиску работы (адреса порталов с вакансиями, памятку – как пройти собеседование и т. д.);
· помочь сотруднику составить резюме для поиска работы;
· если есть такая возможность, помочь устроиться в другую компанию, например, к вашему бывшему коллеге и т. п.
Что делать, если сотрудник не хочет увольняться?
Существует два типа людей, с которыми могут возникнуть конфликты при увольнении – идейные, то есть обиженные, и юридически подготовленные.
Идейные сотрудники. На них рекомендуем воздействовать мягко. Многие руководители делают ошибку, пытаясь резко порвать с такими работниками. Иногда можно поступить и таким образом, но это – крайний вариант, когда все средства мягкого воздействия исчерпаны. Нужно понимать, что часто это эмоционально зависимые люди, которым действительно горько и неприятно от того, что их оставляют за бортом. На них придется потратить больше времени.
Возможно, стоит привлечь на помощь коллег из отдела, они помогут оказать психологическую поддержку. Будьте готовы к тому, что с такими сотрудниками придется беседовать вновь и вновь, объясняя, почему увольнение неизбежно. Желательно рассказать о перспективах, которые теперь перед ними открываются: поиск новой интересной работы, возможность, наконец, заняться собой и т. д.
Юридически подготовленные сотрудники. С этой категорией дела обстоят сложнее. Возможно, вам потребуется помощь юриста. Совместно с ним необходимо обосновать причину увольнения, она должна быть подкреплена законными основаниями (проведение аттестации, сокращение штатов, увольнение в связи с систематическим невыполнением должностных обязанностей и т. д.). После этого в беседе дайте понять сотруднику, что если он не готов уйти сам, то компания пойдет на организационные и материальные издержки, чтобы увольнение все-таки состоялось.
Что говорить коллективу?
Будьте готовы к тому, что избежать обсуждений ухода сотрудника не удастся. Поэтому рекомендуем говорить об уволенном работнике только хорошее, даже если человек совершил какой-то проступок, который и послужил причиной увольнения. Избегайте резких оценочных суждений. Непосредственный руководитель может сделать небольшое объявление коллективу, например, по такому сценарию:
· говорим о положительных качествах уволенного сотрудника, его вкладе, способностях и т. д.;
· сообщаем причину, по которой пришлось расстаться.
Не надо делать тайну из причины увольнения. Если ее не озвучить, то сотрудники придумают ее сами. Причем в роли агрессора выступит работодатель, а страдальцем будет их вчерашний коллега.
Бывшие сотрудники: стоит ли поддерживать отношения?
Как правило, общение с бывшими сотрудниками возникает время от времени. Специальных усилий к этому прилагать не нужно, но и не стоит обрывать отношений по следующим причинам:
· бывший, но лояльный сотрудник не будет распространять негатив;
· он может сообщить ценную информацию о бывших коллегах – настроении в коллективе, неформальных лидерах и отношении к руководству;
· впоследствии этого человека можно снова принять на работу. Часто бывает, что бывший сотрудник, поработав в другой организации, значительно увеличивает профессиональный потенциал.
Независимо от того, как часто нам приходится проводить беседу с сотрудниками по увольнению – в связи с сокращением персонала, в текущем режиме, по результатам испытательного срока, данное умение является обязательным как для HR-специалиста, так и для любого руководителя.
Необходимость увольнять чаще всего воспринимается руководителем как одна из неприятных обязанностей. Однако она может стать как одним из текущих управленческих мероприятий, позволяющих повышать компетентность руководителя, так и мощным инструментом, формирующим имидж руководителя на рынке труда.
Неумение увольнять может иметь разные источники:
1. Руководителю в целом сложно принимать непопулярные решения
2. Руководитель не может определиться, действительно ли данный сотрудник должен быть уволен. Нет четких критериев или наоборот, их слишком много.
3. Руководитель приписывает себе демократическую функцию – задаётся вопросами о судьбе каждого увольняемого и считает себя вершителем судеб.
4. Руководитель переводит увольнение в разряд личных отношений и вольно или невольно воспринимает этот процесс
5. Руководитель не владеет техникой проведения беседы по увольнению.
Хотя каждая из причин заслуживает своей проработки, часто именно последняя – отсутствие владения техникой проведения беседы по увольнению – может порождать к жизни все остальные причины и являться корневой.
Когда бы не происходило увольнение и что бы не служило его причиной: отсутствие соответствующих умений, халатное отношение к своим обязанностям, сокращение или другие причины, есть общие правила, которые в сумме и образуют технологию проведения беседы по увольнению.
Ничего личного
Недавно один из руководителей в телефоном разговоре на вопрос о неважном настроении ответил: «Сейчас придется сообщить об увольнении прекрасному человеку, отцу троих детей и ещё двум разгильдяям». Такая установка уже делает данную управленческую процедуру обречённой на неуспех. Конечно, мы все эмоциональные люди, и, выступая в роли управленцев, выстраиваем со своими подчинёнными межличностные человеческие отношения. Разумеется, в ситуации вынужденных сокращений, мы склонны по-человечески эмоционально реагировать на происходящее.
Однако позиция руководителя подразумевает:
1. В любом случае принятие на себя личной ответственности за увольнение, даже если это вопрос планового сокращения,
2. Безличное отношение к самому процессу увольнения.
Ошибочная позиция руководителя, как правило, связана с противоположным выбором: «Это так сложилась ситуация, такова политика компании… Мне лично очень жаль». Таким образом, происходит девальвация самой управленческой позиции. И руководитель и увольняемый чувствуют себя дискомфортно.
Принятие личной ответственности при увольнении предполагает, что как любое решение увольнение является на трансляцией воли компании или вышестоящего руководства, а личным обоснованным решением руководителя. Если поводить аналогию с декомпозицией целей, то неверным посылом будет:
1. Начальство просило передать
2. Компания нам опять поставили завышенные показатели по плану продаж
3. Совет директоров попросил сообщить вам, что снова будем изменён порядок начислений и выплат…
Такая позиция не является управленческой. Указывая на слабость руководителя, она ставит его в позицию транслятора воли других, своеобразного диктофона. Любая информация, которую руководитель передает подчинённым, обязательно должна носить личный характер:
1. Цели нашей компании…
2. План продаж нашего отдела…
3. Я вижу необходимость пересмотра… изменений…
Если переводить это в плоскость бесед по увольнению, то здесь работает то же правило:
1. Позиция транслятора (диктофона):
1.1. В связи с общим планом по сокращению…
1.2. Перед нами поставили задачу сокращения ФОТа на 30%…
1.3. Кризис заставляет нас всех делать определенные шаги…
Позиция руководителя:
1. Я, как руководитель, видя сокращение объема работ в нашем отделе, считаю необходимым и сокращение числа сотрудников
2. В сложившейся ситуации я, как руководитель, вижу необходимость сокращения персонала для сохранения эффективности работы нашего отдела
3. В сложившейся экономической ситуации, я считаю разумным для сохранения эффективности управляемого подразделения систему временного сокращения штата сотрудников
Не оценка, а развитие
Часто руководитель использует набор негативных примеров, доказывающих себе и, как ему кажется, увольняемому, что он действительно, не соответствует должности или плохо справляется с работой. Это серьезная ошибка. Каждый из нас озабочен тем, чтобы чувствовать себя успешным, полноценным. Мы склонны быстрее забывать или оправдывать наши промахи и пестовать в памяти наши успехи.
Когда руководитель выливает на голову, зачастую в некорректной форме перечень промахов и неудач увольняемого, то единственная реакция, на которую он может рассчитывать, это реакция идущая от инстинктивного чувства самосохранения, направленная на защиту собственного достоинства. Она про сопротивление этой информации, про оправдание, и про нелюбовь к ее носителю.
Увольнение часто воспринимается руководителем как дополнительный повод для предоставления обратной связи. И, отчасти, это верно. У любого увольняемого есть желание и право понимать, в чем причина не конгруэнтности его и данной компании. И здесь действуют правила, отделяющие обратную связь от оценки.
Основных отличий здесь четыре:
1. Обратной связи лучше подвергнуть не только те моменты, которые стали причиной увольнения, но и те, которые отражают сильные стороны сотрудника. Обратная связь – это зеркало, а не лупа для определенных недостатков. Начинать стоит именно с тех моментов, где сотрудник показал положительные результаты:
2. Я хотел бы начать с того, что безусловно сильной стороной в твоей работе было желание и энтузиазм, с которым ты брался за порученные задания. Я думаю, что это позволит тебе со временем достигать тех целей, которые ты себе ставишь.
3. Предметом обсуждения выступает поведение и результаты работы, а не личность и черты характера:
4. Не – ты конфликтный человек, а, например – несколько раз в результате общения с тобой клиенты были недовольны характером общения с ними, а дважды дело дошло до откровенного конфликта
Важно не только то, что говорит руководитель, но и то, что говорит сотрудник:
Беседа по увольнению – это именно беседа, а не односторонний монолог. Руководитель, помогая сотруднику сделать самостоятельные выводы, делает для его будущего намного больше, нежели тот, кто говорит о том, что тот необыкновенно талантлив, но обстоятельства в свете кризиса сложились не лучшим для него образом. Не говоря уже о том, что каждый вывод, который сделали мы сами – для нас непреложная истина, а те, что нам сообщили – будут поставлены под сомнение.
Позитивный результат и его условия
Любая обратная связь должна заканчиваться позитивным выводом. Даже если увольнение в целом и рассматривать, скорее как неприятное событие, то это не повод всю беседу по увольнению строить в эмоционально негативном ключе. Помимо этого, уход с одной работы – это начало нового этапа жизни. И хорошо, если человек вместе с работой не потерял веру в себя, свои способности, а, может быть, и приобрел их.
Часто в качестве возражений против приведенных выше правил, руководитель приводит следующие: если сотруднику говорить все с точки зрения позитива, пусть даже будущего, то у него встанет закономерный вопрос – почему меня увольняют. Разумеется, причина должна быть сообщена. Но не в форме неудовлетворительной оценки работы сотрудника, а в форме указания на то, какие навыки, знания и умения сотруднику стоит развить, если он планирует быть успешным именно в данной области. А в случае сложностей с их развитием – в форме указания на то, что должно входить в содержание работы, чтобы лучшие качества и умения сотрудника оказались задействованы.
Беседа по увольнению сотрудника – это один из показателей управленческого мастерства. В идеале, если руководитель и сотрудник расстанутся если не друзьями, то людьми, имевшими богатый совместный опыт и готовыми рекомендовать друг друга коллегам и работодателям. Для этого руководитель должен придерживаться некоторых правил, проводя беседу по увольнению.
Быть доброжелательным и искренним
Сообщить причину, по которой он, руководитель, принял такое решение. Причем не мы, не компания, а он. Это его управленческое решение, и он должен объяснить, почему он так решил. Если руководитель переложит ответственность за свое решение на компанию (а кто это конкретно?), у сотрудника непременно возникнет ощущение несправедливости. А значит, может появиться и агрессия, и желание мести. Ведь компания – это кто? С ней не поговоришь, отношений не выяснишь. А вот руководитель вполне может сделать эти переговоры успешными для обеих сторон.
Выслушать сотрудника, когда он захочет высказаться. И обязательно спросить его об обратной связи о работе с руководителем и в компании в целом. Возможно, что-то мешало ему быть продуктивным. Возможно даже, это сам руководитель, то есть вы. Такой вопрос при увольнении даёт руководителю возможность скорректировать будущие действия и избежать ошибок. Причем здесь сотрудник вряд ли будет что-то скрывать, ведь ему все равно уже нечего терять.
Приводить факты. «Мне не нравится с тобой работать» – это не аргумент. "Ты плохо делал… ты плохо себя вел…" – аналогично. Что конкретно в работе не устраивало? По каким именно причинам принято такое решение?
Дать сотруднику позитивную обратную связь. В конце концов, не все же в этом сотруднике было плохо. Наверняка есть что-то, что он делал очень хорошо или даже лучше всех. Беседа по увольнению – тот самый повод, когда за работу нужно поблагодарить. И дать гарантию, что именно за это вы будете рекомендовать его будущим работодателям.
Сказать спасибо сотруднику за его работу. При этом и здесь оперировать фактами: указать, какие проекты получились особенно хорошо, какие задачи получались лучше всего.
Договориться с сотрудником о том, как руководитель представит коллективу, почему сотрудник уходит. Ему будет важно знать, что его не очернят за его же спиной. Но при этом не стоит обещать и того, чего руководитель делать не будет. Нужно быть честным с человеком, который работал бок о бок с руководителем на благо общих целей.
Если руководитель решил расстаться с сотрудником, ему нужно заранее позаботиться о передаче сотрудником дел. При этом, если решение уже принято, нет никакой необходимости отрабатывать сотруднику две недели. Нужно для себя решить, кто и как возьмет на себя дополнительную нагрузку, пока сотруднику не нашли замену. Если же оставить сотрудника на две недели так называемой отработки, в это время он будет занят поиском работы, будет ходить на собеседования. Да и в принципе мотивации быть продуктивным у него не будет. В худшем случае сотрудник может даже копировать клиентскую базу, чтобы не уходить с работы, так сказать, с пустыми руками.
Вот чтобы всего этого не произошло, лучше договориться, чтобы день беседы по увольнению был последним рабочим днём в компании. В этой ситуации лучше оплатить эти две недели в размере среднего заработка. Но сотрудник проведет их в полноценном поиске работы, а не разрываясь между «надо» и «хочу».
Если все же безболезненно попрощаться с сотрудником прямо сегодня не получится, сразу же поговорите с ним, кому, как и в течение какого времени он передаст все дела. Умение качественно, на высочайшем уровне завершить дела, даже если завтра ты уже не будешь тут работать, – это показатель профессионализма. Покажите сотруднику, что вы ждёте от него именно такого отношения. Ведь несмотря на то, что вам приходится расстаться, он продолжает оставаться профессионалом.
Семь раз отмерь, один раз выскажись
Если вы в прощальной беседе честно и объективно скажете о недостатках компании в целом или руководства в частности, такая обратная связь может быть полезна работодателю. Но лишь при соблюдении двух условий.
Первое. Обе стороны настроены на конструктивный лад. Если ваш интервьюер преследует скрытые цели, пытается манипулировать вами, а сам не намерен быть до конца откровенным, то разговор в негативном ключе может обернуться для вас карьерными рисками. Как минимум потерей полезных связей, как максимум – местью в виде плохих рекомендаций за вашей спиной. Поэтому учитывайте принятую в компании корпоративную культуру и личность вашего собеседника.
Второе. Вы воздержитесь от лишней эмоциональности и постарайтесь не переходить на личности, насколько это возможно. Если же дипломатичность – не ваш конек, возможно, лучше промолчать, чем высказать и так не слишком приятную правду в резкой форме. Такое финальное интервью не принесет пользы ни вам, ни компании – не факт, что ваш собеседник захочет разглядеть рациональный смысл в потоке эмоций.