2.Работа со списками документов и папками
Находясь в информационном окне типа список (список разделов базы данных, список тематик, список документов, список принимающих органов, выборка по результатам поиска), Вы можете:
– провести сортировку элементов списка, отфильтровать его по некоторому условию, осуществить настройку элементов списка;
– скопировать список (часть списка) в буфер;
– после того как список (часть списка) скопирован в буфер над однотипными списками можно произвести следующие действия (объединение, пересечение, разность);
– изменить состав выборки, повторив поиск с изменением условий запроса;
– скопировать список в файл и (или) получить распечатку списка;
– поместить список в пользовательскую папку.
– сохранить список в папке или (и) получить его распечатку.
Практически, во всех СПС большинство операций, связанных с работой со списами, проще всего осуществить с помощью контекстного меню.
Команды контекстно-зависимого меню для списков
Контекстно-зависимое меню вызывается правой кнопкой мыши или горячей клавишей
СОРТИРОВКА – позволяет задать атрибуты, по которым производится сортировка элементов списка.
ФИЛЬТР – позволяет сформировать новый список, содержащий элементы из старого списка, удовлетворяющие условию фильтра.
ВЫРЕЗАТЬ – позволяет удалить (вырезать) в буфер обмена Windows помеченный элемент (группу элементов) списка.
КОПИРОВАТЬ – позволяет скопировать элемент списка или группу элементов в буфер обмена Windows.
Для копирования списка (группы элементов списка) в буфер временного хранения щелкните мышью на первом элементе списка (первом элементе группы) и удерживая кнопку ведите курсор вниз по списку до последнего элемента списка (группы элементов).
Для выбора всех элементов списка используйте «горячую» клавишу
Для выбора элементов списка вразнобой нажмите клавишу
Выделенная часть списка меняет свой цвет. После этого выполнить команду копирования помеченной области в буфер временного хранения можно четырьмя способами:
1. Нажмите правую кнопку мыши в области списка. Перед Вами раскроется контекстно-зависимое меню, из которого необходимо выбрать команду КОПИРОВАТЬ;
2. Нажмите горячую клавишу
3. Выполните команду КОПИРОВАТЬ в меню «Редактирование»;
4. Нажмите кнопку панели инструментов.
После выполнения команд ВЫРЕЗАТЬ и КОПИРОВАТЬ в контекстно-зависимом меню, вызваемом в поле окна с выборкой, будут открыты для выполнения команды операций со списками:
ОБЪЕДИНЕНИЕ – после выполнения команды элементы списка, предварительно скопированного в буфер, объединяются с элементами списка текущего окна выборки.
ПЕРЕСЕЧЕНИЕ – после выполнения этой команды в списке текущего окна с выборкой остаются элементы, которые одновременно присутствуют в обоих списках (выборка и буфер временного хранения).
РАЗНОСТЬ -после выполнения команды текущая выборка будет содержать все элементы кроме тех, которые содержал список ранее скопированный в буфер.
ПОЛОЖИТЬ В ПАПКУ – позволяет положить в папку материалов пользователя всю выборку или помеченную группу элементов.
Изменение условий поиска
Чтобы изменить условие поиска, с помощью которого была получена текущая выборка, необходимо воспользоваться командой ПОИСК/ВЫБОРКА меню «Поиск» (горячая клавиша
В появившемся после выполнения команды окне-диалоге «Условие выборки» сохранен предыдущий запрос на поиск.
Атрибуты, которые были использованы в запросе на поиск помечены птичкой.
Вы имеете возможность откорректировать запрос на поиск и создать новый список в текущем информационном окне или создать новое окно с выборкой.
Чтобы снять условие поиска какого-либо атрибута, пометьте его в списке и нажмите правую кнопку мыши, а в появившемся контекстно-зависимом меню выберите команду УДАЛИТЬ УСЛОВИЕ (горячая клавиша ).
Если Вы хотите снять все условия поиска, воспользуйтесь командой контекстно-зависимого меню – УДАЛИТЬ ВСЕ УСЛОВИЯ (горячая клавиша –
Окно-диалог «Помощник» для ввода условия контекстного поиска.
Окно-диалог открывается при нажатии кнопки
в поле ввода контекстного запроса окон-диалогов «Новая выборка», «Условие выборки» и «Условие фильтра».
Сначала составление контекстного запроса с использованием логических операторов и операторов расстояния может показаться вам сложным, но на самом деле это не сложнее написания математических выражений в младших классах школы.
Рассмотрим задание условия на примере. Предположим, Вас интересуют тексты, содержащие термины «малые предприятия» и «льготы», и одновременно с этим либо термин «налог на прибыль», либо – «налог на добавленную стоимость».
Переведем данную фразу на язык формального запроса. Система воспринимает группу слов заключенных в кавычки как задание найти тексты, которые содержат данные слова подряд. Поэтому вводите термины как они есть, заключив их в кавычки (если термин из одного слова, его, очевидно, можно ввести не закавычивая), а связки «и» и «либо – либо» заменим соответствующими логическими операторами: «И» (обозначается символом – &) и «ИЛИ» (обозначается символом – |).
В результате в поле ввода получим:
«малые предприятия» & льготы & «налог на прибыль» | «налог на добавленную стоимость»
Другой пример. Вас интересуют все документы, содержащие термин «налог на имущество», но не содержащие термин «физические лица». Переведем это условие на формальный язык, заменив слова «но не» на логический оператор «НЕ» (обозначается – %).
В результате в поле ввода запроса появится строка:
«налог на имущество» % «физические лица»
Как видите, ничего сложного в задании условия нет. Просто заменяйте соответствующие связки на логические операторы.
В выражении операторы выполняются в порядке приоритета слева направо. Первым по приоритету идет оператор «ИЛИ» (как умножение в арифметике), затем «И» и «НЕ» (как сложение и вычитание).
Для задания другого порядка выполнения операторов нужно использовать скобки. Выражения в скобках выполняются первыми. Например, при выполнении выражения:
(отставка & президента) | (роспуск & «государственной думы»)
система отберет документы, в которых либо содержатся первые два термина, либо вторые два.
ПРИМЕЧАНИЕ
Самой распостраненной операцией, как правило, является использование в логическом выражении оператора «И», поэтому, для упрощения ввода логического выражения этот логический оператор можно опускать. Если между терминами не введено никакого оператора, – система считает, что между ними должна быть связка «И». Исходя и вышесказанного логическое выражение из предыдущего примера можно переписать так:
(отставка президента) | (роспуск «государственной думы»)
ВНИМАНИЕ!
Логические условия являются очень мощным средством поиска информации, но, как правило, неопытные пользователи стараются задать как можно более точное условие и этим ограничивают количество документов в результирующем списке. В результирующий список могут не попасть нужные документы.
Чтобы избежать этого, рекомендуем следовать следующим правилам:
1. Задавайте максимально простые запросы, их всегда можно усложнить, если результирующий список слишком большой
2. Если Вы получили слишком большой список, – все же просмотрите несколько документов, чтобы понять почему выборка слишком большая, а лишь затем уточняйте условие
3. Помните, что обычно у терминов есть синонимы. Постарайтесь указать в запросе через «ИЛИ» все подходящие
4. Осторожно пользуйтесь оператором «НЕ» – он часто приводит к слишком сильному ограничению выборки.
Операторы расстояния (»\" и "-») вводятся между словами поисковой фразы и определяют, сколько слов можно пропустить между этими словами в тексте документа (названии документа). Количество слов, которое может быть между словами поисковой фразы определяется числом, введенным после оператора, например: \2, \5, -2, -10. Различие между операторами расстояния рассмотрим на примерах:
Если Вы хотите найти документы, в тексте или названиях которых содержатся слова «подоходный» и «налог» (не важно в каком порядке), но между этими словами может быть заключено до пяти других слов, то введенный Вами запрос должен выглядеть так:
«подоходный \5 налог»
Если в контексте порядок слов важен, то запрос будет выглядеть так:
«подоходный -5 налог»
При проложительном результате контекстного поиска, в найденных текстах будут выделены все слова (фразы), заданные в запросе.
Обращаем Ваше внимание еще на одну возможность. Если Вам необходимо, чтобы поисковое слово воспринималось в строгом его контексте (без изменения окончания), следует в конце слова поставить точку. Например, Вы хотите чтобы поисковым словом было слово «налог», а не «налогам», «налогу» и т. п. В этом случае данное слово в поисковой фразе должно выглядеть следующим образом: «налог.».
Поиск подстроки
Горячая клавиша
Позволяет организовать контекстный поиск в активном информационном окне.
Выводит окно-диалог «Поиск подстроки», в котором можно указать параметры для поиска, а также направление поиска подстроки: с точки входа – к началу документа (назад) или с точки входа – к концу документа (вперед).
Меню «Поиск»
Поиск/выборка
Новый поиск
Приблизительный поиск
Простой поиск
Просмотренные документы
Папки пользователя
Поиск/выборка
Горячая клавиша
Позволяет изменить условия поиска, ранее полученной выборки.
Новый поиск
Горячая клавиша
Позволяет организовать универсальный поиск документов (тематик) в базе данных (отдельных разделах базы данных). В запросе может использоваться поиск по тексту и (или) поиск по значениям любого из атрибутов документа.
Интеллектуальный поиск
Позволяет организовать контекстный поиск в текстах документов, располагая документы в результирующей выборке в порядке убывания вероятности их полезности с точки зрения полученного запроса.
Просмотренные документы
Формирует список документов, которые были Вами уже просмотрены (в списках и выборках такие документы выделены цветом (стилем) шрифта).
Папки пользователя
Выводит в информационное окно список папок пользователя и закладок, сделанных пользователем в текстах информационных материалов базы данных.