1.Поиск документов в системе. Назначение и описание различных видов поиска
И так, любая серьезная работа с СПС начинается с организации поиска документа или списка документов, т.е. сводится к составлению пользователем запроса на поиск. Простейшие ситуации, связанные с составлением такого запроса и ведением соответствующих процедур поиска, показаны в виде отдельных блоков 1 – 3 на рисунке 8.
Рис.8.
Современные СПС, идя на встречу пользователю, оказавшемуся в таких ситуациях, предлагают самые разнообразные варианты поиска документов, но при этом вводят свою классификацию и виды поиска.
Так, например, в системе «Гарант» [2] имеются следующие поисковые возможности:
– Поиск по реквизитам – поиск с указанием точных реквизитов.
Этот вид поиска позволяет сочетать в запросе на поиск самую разнообразную предварительную информацию об искомых документах: тип и номер документа, номер в Минюсте, принявший орган, даты принятия, опубликования, слова или словосочетания (контекст), содержащиеся в тексте документа. Кроме того, Вы можете существенно сузить область поиска, настроив и применив фильтр.
– Поиск по ситуации – поиск с описанием реальной ситуации.
Он поможет Вам мгновенно найти ответы на более, чем 10000 вопросов по тематике каждой из установленных информационных баз. С помощью специально разработанного словаря ключевых слов Вы формулируете интересующую Вас проблему, описываете реальную ситуацию – и попадаете в нужный документ, причем сразу на фрагмент, содержащий ответ на Ваш вопрос.
– Поиск по классификатору – удобен для составления тематических подборок документов.
Этот вид поиска удобно применять тогда, когда нужно сформировать подборки документов по определенным тематикам. Верхний уровень классификатора разбит на пять крупных разделов: общий, в котором собраны все правовые документы из информационного банка, и четыре раздела по следующим видам правовой информации:
· судебная и арбитражная практика;
· международные договоры;
· разъяснения и комментарии;
· проекты законов.
Для удобства ключевые слова разделены на два уровня – основной и дополнительный. На основном уровне сосредоточены ключевые слова, выражающие достаточно широкие понятия (например, «акцизы»). Выбрав ключевое слово на основном уровне, нужно обратиться к дополнительному уровню для уточнения Вашего вопроса (например, «отсрочка по уплате»).
– Поиск по источнику опубликования позволяет искать материалы, если известен их источник и дата публикации.
– Поиск по словарю терминов – позволяет для выделенного в документе термина получить толкование (разъяснение), с помощью интегрированного в систему Толкового словаря.
– Поиск по ссылкам – использует гипертектсовую структуру информационной базы и позволяет переходить к необходимым для понимания сути вопроса документам, непосредственно в процессе работы с текстом исходного документа.
СПС «Кодекс» традиционно предлагает пользователю следующие поисковые возможности:
– Атрибутный поиск (по дате, номеру, названию и другим атрибутам документа), соответствующий Поиску по реквизитам (в системах «Гарант» и «КонсультантПлюс»).
– Интеллектуальный поиск
– Быстрый поиск
– Специальные виды поиска (Поиск по дереву тематик)
В СПС «КонсультантПлюс» можно выделить три основных вида поиска [1]:
– Поиск по реквизитам документов
– Полнотекстовый поиск (автоматический поиск по словам из текста документа)
– Поиск по специализированным классификаторам
Анализ видов поиска, используемых тремя ведущими фирмами – разработчиками показывает:
Все три фирмы активно используют два вида поиска:
– Поиск по реквизитам или Атрибутный поиск или Поиск по реквизитам документов
– Поиск по классификатору или Поиск по дереву тематик или Поиск по специализированным классификаторам, естественно, с присущими каждой фирме особенностями и модификациями.
В СПС «Гарант» и «Кодекс» с успехом применяется такой вид поиска как Поиск по ситуации. В системах «Гарант"этот вид поиска используется глобально и ориентирован на возможности двухуровневого словаря ключевых слов – Энциклопедию ситуаций.
В системах «Кодекс» этот вид поиска отнесен к Специальным видам поиска и применяется в некоторых информационных разделах (базах), например, в разделе «Законодательство России».
Каждый (из трех лидеров разработки и продаж СПС) имеет и свои специфические виды поиска. Так, например, системы «Гарант» – Поиск по источнику опубликования и Поиск по словарю терминов. СПС «Кодекс» – Интеллектуальный поиск, Быстрый поиск и Специальные виды поиска.
1.1.Общие виды поиска
АТРИБУТНЫЙ ПОИСК (поиск по реквизитам)
Атрибутный поиск (поиск по реквизитам) рекомендуется применять в случаях, соответствующих ситуационным блокам 1 и 2 на рисунке 8. Этот вид поиска под тем или иным названием активно используется разработчиками всех трех известных семейств СПС с небольшими особенностями. В основе поиска лежит составление запроса на поиск документов путем заполнение некоторых полей, реквизиты которых известны пользователю, определенной таблицы или карточки (или совукопности таблиц или карточек), оформленной в системе (СПС) в виде отдельного окна (или окон).
В системах семейства «Гарант» такая карточка называется карточкой запроса, а поиск – Поиск по реквизитам (смотрите окно карточки запроса Поиск по реквизитам на рисунке 9 и окна ее реквизитов: Типы документов (смотрите рисунок 10) и Разделы (смотрите рисунок 11).
Рис.9.
запроса, а поиск – Поиск по реквизитам (смотрите окно карточки запроса Поиск по реквизитам на рисунке 9 и окна ее реквизитов: Типы документов (смотрите рисунок 10) и Разделы (смотрите рисунок 11).
Рис.10.
Рис.11.
В системах семейства «КонсультантПлюс» – карточкой реквизитов
(окно которой показано на рисунке 12) и два поля ее реквизитов: Дата принятия (рис.13) и Ключевые слова (рис.14).В этой системе такой вид поиска называется Поиском по реквизитам.
Рис.13.
Рис.14.
Рис.12.
В семействе систем «Кодекс» такой вид поиска называется Атрибутный поиск. Он может быть ПРОСТЫМ или УНИВЕРСАЛЬНЫМ (в зависимости от того, по какому числу (набору) атрибутов осуществляется поиск).
Главная особенность универсального поиска заключается в возможности гибко комбинировать признаки поиска и границы поиска (область документов или тематические комментарии).
Для того, чтобы указать область поиска, необходимо отметить «галочкой» нужные разделы (информационные базы). Так, например, на рисунке 15 в окне Где искать в группе Законодательство отмечен раздел Законодательство РФ. По завершении операций с окном Где искать необходимо нажать кнопку ОК. Далее, появится окно Атрибутный поиск (смотрите рисунок 16).
Рис.15.
.
Рис.16.
Перечень поисковых атрибутов в этом окне зависит от того раздела (набора разделов) системы, который был определен в окне Где искать (названия разделов, включенных в область поиска отражаются в поле Искать в окна Атрибутный поиск) и может иметь больше десятка атрибутов.
При нажатии на кнопку «Атрибутный поиск» на странице раздела выводится окно с ограниченным перечнем поисковых атрибутов (как показано на рисунке 17). Для получения
Рис.17.
окна поиска по остальным атрибутам нажмите в окне Атрибутный простой поиск кнопку Расширенный поиск. При необходимости произвести поиск в ограниченном числе разделов, нажмите кнопку Поиск в доп. разделах и отметьте только те разделы, в которых будет осуществляться поиск.
1.2.Поиск по классификатору
(Поиск по дереву тематик или Поиск по специализированным классификаторам)
Такой поиск рекомендуется в следующих случаях (см. рисунки с рис.18а до рис.18 б):
– Вам нужно получить список документов определенной тематической направленности.
– Вы нечетко представляете проблему или ее границы, и Вам нужно полистать и просмотреть
Рис.18а
Рис.18б.
Рис.18в
Рис.18г.
наименования тематических рубрик, а потом выбрать соответствующий список документов.
– Вы хотите просмотреть тематический комментарий по какой-либо теме.
Последовательность работы при применении Поиска по классификатору в СПС «Гарант» показана на рисунках 18 (а,б,в,г): последовательно перемещаясь с верхнего уровня классификатора к нижним в конце поисковой цепочки находим необходимый список
(подборку) документов и поясняется схемой на рисунке 19.
Рис.19.
При тематическом поиске-просмотре в СПС «Кодекс» вы передвигаетесь по наименованиям тематик и, выбрав нужную, раскрываете ее, просматривая дальше подтематики выбранной тематики и т. д. (смотрите рисунки 20а,20б,20в и 20г).
Чтобы просмотреть комментарий для данной тематики, щелкните мышью на ярлычке «Комментарий» в нижней части окна. Воспользовавшись ярлыком «Все тематики», Вы можете перейти от иерархического представления тематического классификатора к алфавитному. В полученном контекст прямо с клавиатуры. Наконец, выбрав ярлык «Документы», можно
Рис.20а.
Рис.20б.
Рис.20в.
Рис.20г.
получить список документов по соответствующей тематике. общем списке Вы можете искать по началу наименования, набирая искомый
Последовательность действий при использовании Поиска по специализированным классификаторам в системах «КонсультантПлюс» иллюстрируется рисунками 21 (а,б,в).
Рис.21а.
Рис.21б.
Рис.21в.
1.3.Поиск по ситуации
В том случае, когда известна только рассматриваемая ситуация и необходимо найти регулирующую ее норму права, в системах, разработанных этой фирмой часто прибегают к Поиску по ситуации. Для реализации механизма такого поиска пользователю достаточно в привычных терминах описать свою проблему при помощи двухуровневого словаря ключевых слов – так называемой «Энциклопедии ситуаций» (смотрите рисунок 22).Результатом поиска обычно является список из 3 – 10 документов. Особенностью данного вида поиска является еще и то, что в результате него, пользователь попадает на конкретные фрагменты найденных документов, соответствующие заданному запросу.
В системах фирмы Кодекс Поиск по ситуации встречается в группе СПЕЦИАЛЬНЫЕ ВИДЫ ПОИСКА.
Рис.22.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ ВИДЫ ПОИСКА
В заголовках различных разделов могут присутствовать и кнопки специального вида поиска. Примеры таких разделов с соответствующими кнопками и возможностями организации специальных видов поиска показаны на рисунках 23— 25.
Рис.23.
Рис.24.
Рис.25.
Найдите интересующую Вас ситуацию, просмотрев список или набрав ее название. Название ситуации может быть представлено в полном или кратком виде, а также с различным порядком слов. Предварительно список ситуаций может быть отсортирован по алфавиту и сокращен с помощью поля ввода Фильтр (смотрите рисунок 22).Для просмотра ситуации установите курсор на названии выбранной ситуации и нажмите кнопку ОК или просто дважды нажмите левую кнопку мыши. После этого Вы увидите на экране оглавление ситуации, поясняющее ее содержание, а также ярлыки Документы и Тематики, в которых находятся, соответственно, документы и тематики, относящиеся к данной ситуации.
Очень простой и удобный способ найти основополагающие нормативные акты или часто применяемые документы, включенные в данный раздел, с помощью кнопки Наиболее важные документы (смотрите рисунок 24). При входе на страницу с одноименным названием появится небольшой список, в котором легко можно выбрать искомые документы. В полученном списке документов помещены только сами акты (без документов, вносящих в них изменения или дополнения) в последней действующей редакции.
На рисунках 26 и 27 показаны поисковые окна Поиск (по делам) и Поиск по плану счетов в разделах «Практика разрешения налоговых споров» и «Справочник по корреспонденции счетов» (смотрите рисунки 5.16 и 5.14) соответственно.
Рис.26.
Рис.27.
Рис.28.
1.4. ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЙ ПОИСК
По результатам этого поиска система выстраивает найденные документы по степени их близости к контексту заданного вами запроса, присваивая определенный «вес"каждому найденному документу.
Работать с данным видом поиска исключительно просто. Нажмите кнопку Интеллектуальный поиск. Далее, как и в случае с Атрибутным поиском, возможны следующие варианты:
– Поиск начинается на главной странице системы – «КОДЕКС: ПРАВО».
Затем открывается окно Где искать. Далее, после выбора области поиска открывается окно Интеллектуальный поиск, показанное на рисунке 29.
Рис.29.
– Поиск начинается со страницы раздела системы (например, – «Законодательство России»).
Затем открывается окно Интеллектуальный контекстный поиск, показанное на рисунке 30.
Как видно из рисунков 29 и 30, окна Интеллектуальный поиск и Интеллектуальный контекстный поиск отличаются кнопками Где искать и Поиск в доп. Разделах, Поиск и Искать соответственно.
Рис.30.
Нажав кнопку Где искать или Поиск в доп. разделах (в зависимости от выбранного варианта), можно выбрать или уточнить разделы, в которых необходимо произвести поиск. Далее нужно ввести несколько слов или фразу в поле запроса. При этом не надо задумываться о том, является ли какое-либо слово в данной фразе шумовым и содержится ли оно в информационной базе (базе данных). Система автоматически отбросит шумовые слова и те, которые не встречаются в базе данных.
По результатам поиска система выстраивает найденные документы по степени их близости к контексту заданного запроса.
Каждому документу присваивается вес. Документы с наибольшим весом имеют большую вероятность содержать информацию, близкую к теме запроса, и будут располагаться вверху списка. По мере движения вниз вес документов и, соответственно, вероятность содержания полезной информации убывает.
Для начала процесса поиска нажмите кнопку Поиск или Искать, и через некоторое время в текущее информационное окно будет выведен список документов, удовлетворяющих поисковому запросу и отсортированных в порядке убывания весов.
1.5.БЫСТРЫЙ ПОИСК
Рис.31.
Панель Быстрый поиск (смотрите рисунок 31), состоящая из поля ввода текста
Запроса и кнопки Найти, позволяет организовать оперативный интеллектуальный поиск информации сразу по всем подключенным разделам баз данных. Для того, чтобы начать поиск, необходимо ввести текст запроса в поле ввода и нажать кнопку Найти. Результаты поиска в виде списка отсортированных, как и в случае Интеллектуального поиска, документов, помещаются в активное информационное окно.