Не всегда в системе бухгалтерского учета содержится достаточное количество признаков, необходимых для целей управленческого учета. Предположим, руководству организации интересна разбивка счетов по отражению дебиторской задолженности по группам клиентов, по отраслям промышленности или по каналам оказания услуг (бумажный документооборот, операции через систему ЭДО, операции через сайт, партнерские каналы и т.д.).
В соответствии с нормативными требованиями такую информацию организация не обязана включать в систему бухгалтерского учета. В тоже время некоторые из дополнительных управленческих признаков могут быть в нее включены. Например, код отрасли может быть «зашит» в номере счета. Но такой подход использует очень редко и только для очень простых случаев, поскольку он обладает рядом существенных недостатков. Например, счета могут быть уже открыты на момент внедрения нового признака – их номера уже изменить нельзя. Если руководство решило сделать разбивку по отраслям более подробной, это уже будет невозможно. В номерах счетов может не быть «свободных» символов, например, в банковском плане счетов все 20 знаков уже подо что-либо используются.
Если необходимых признаков в учете нет, то необходимо добавлять управленческие признаки к системе бухгалтерского учета или строить параллельную систему управленческого учета.
Есть еще одна важная причина, по которой обычно управленческие признаки не включаются в нумерацию счетов или вообще каким-либо образом в систему бухгалтерского учета. Дело в том, что за управленческий учет и отчетность обычно отвечает аналитическое (финансовое) подразделение организации, а за бухгалтерский – бек-офис и бухгалтерия, которая при выполнении этой функции выполняет техническую работу – осуществляет учет экономически содержательных операций в соответствии с правилами.
При этом управленческий учет в отличие от бухгалтерского:
– более сложный;
– требует гораздо меньшей оперативности: бухгалтерский баланс должен быть закрыт обычно в течение утвержденного нормативно периода (например, в банках в течение следующего рабочего дня), следующего за отчетным, а ряд управленческих отчетов необходимы только на ежемесячной или ежеквартальной основе.
– обладает свойством конфиденциальности ряда управленческих данных. Например, информации о включении клиентов в ту или иную группу, реальном назначении тех или иных сделок.
– и др.
Поэтому нецелесообразно возлагать на бэк-офис, бухгалтерию и операционные подразделения функции управленческого учета, возможно, кроме самых простых функций, например, ввода в автоматизированную систему дополнительных признаков при вводе данных о клиенте, так как:
– указанные подразделения могут не обладать специалистами достаточной квалификации для реализации требований системы управленческого учета;
–загружены ежедневной работой по отражения сделок дня, их рабочий график может существенно противоречить требованиям выпуска ежемесячных и ежеквартальных отчетов;
– нецелесообразно посвящать в связанную с технологиями управления организацией информацию большое количество людей.
Поскольку система бухгалтерского учета в соответствии с нормативными требованиями в любом случае существует, является довольно сложной, и, как следствие, реализуется на основе автоматизированной системы, российские организации обычно добавляют в эту систему те или иные аналитические признаки, чтобы в ней помимо бухгалтерской информации хранилась бы и управленческая.
Например, в описанном примере с отраслью или с каналом оказания услуг достаточно для счетов привлечения денежных средств ввести признаки, первый из которых отражает код отрасли организации, а второй – канал оказания услуг.
Тогда получается, что бухгалтерский учет должен вестись бухгалтерией, а управленческий – с активным использованием данных бухгалтерского учета – аналитическим (финансовым) подразделением организации.
Замечание о технической реализации управленческого учета. В данной брошюре не будем останавливаться на технической стороне терминов «привязать признак счету», «привязать признак клиенту», «привязать клиента счету» и аналогичным. Будет предполагать, что используемые организацией автоматизированные системы (бухгалтерского или управленческого учета – опять же для наших целей это непринципиально) могут обеспечить надежное хранение такого рода информации. Независимо от способа технической реализации будем рассматривать все связи как логические (например, связь «счет-клиент» и др.), и строить логические модели, которые, в свою очередь, могут быть реализованы на практике по-разному в зависимости от технических особенностей используемых автоматизированных систем. Соответственно предлагаемый ниже алгоритм расчета финансового результата организации является логической моделью. Никаких ограничений на ее реализацию наложено не будет.