В современных условиях немало хозяйствующих субъектов стремится осуществлять свою деятельность в соответствии с законами. В такой компании корпоративный юрист наравне с главным бухгалтером, ведущим финансистом, руководителем производственного отдела расценивается как полноправный член управленческой команды. Его привлекают не только к претензионно-исковой работе, но и к оценке соотношения правового риска с адекватностью поставленной к реализации задачи, к разработке стратегии компании.
Объективно возросшая роль юридической службы сопровождается и повышением требований к их сотрудникам. Юристы несут груз ответственности за правовое сопровождение всех проектов компании. Изменяющееся законодательство, наличие пробелов в правовом регулировании, несовершенство нормативной базы, отсутствие правоприменительной практики по отдельным вопросам требуют от юриста верно оценить ситуацию, выбрать ту или иную стратегию при защите прав и законных интересов.
Но не все хозяйствующие субъекты отводят юрисконсульту именно такую роль. Зачастую юрисконсульту приходится довольствоваться положением обслуживающего персонала. Должностные лица или структурные подразделения организации выступают своего рода внутренними заказчиками юридических услуг. Именно они определяют форму и объём правового сопровождения бизнес-процессов. Суть же работы юриста сводится к применению хороших знаний законодательства на практике и упреждению хозяйственных правонарушений.
В предпринимательской среде встречаются и руководители, которые готовы рассматривать правоведов как специалистов по обходу требований закона. Работая в таких сложных условиях, юрисконсульту приходится с огромной силой убеждения разъяснять начальнику, для которого понятия «законность», «правовая культура» – недопустимая роскошь, последствия нарушения требований кодексов либо обязательств перед деловыми партнерами. И делать это необходимо, используя железную логику и серьёзную аргументацию, поскольку при возникновении у компании проблем юриста обвиняют в некомпетентности.
Как правило, основными задачами правового обеспечения деятельности современной коммерческой организации являются:
• защита прав и законных интересов при взаимодействии с органами государственной власти и муниципальных образований, контрагентами, персоналом;
• использование правовых средств для улучшения экономических показателей и получения прибыли;
• обеспечение правовыми средствами сохранности и приумножения ресурсов (имущества) общества, повышения качества выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ), надлежащего выполнения договорных обязательств;
• участие в разработке и осуществлении мер, направленных на соблюдение работниками общества действующего законодательства и локальных нормативных актов;
• формирование правовой культуры общества и обеспечение законности управленческих документов.
Приоритетным направлением деятельности юридической службы любого хозяйствующего субъекта, независимо от его организационно-правовой формы, является участие в организации и ведении договорной работы.
Многогранность договорной кампании, связанной с заключением и исполнением договоров предполагает разделение обязанностей и ответственности структурных подразделений, а именно: бухгалтерии, служб маркетинга, материально-технического обеспечения, капитального строительства, технических служб и пр. О договорно-правовой работе речь пойдёт в следующей главе книги.
В сфере бизнеса часто возникают конфликтные ситуации.
К традиционным направлениям деятельности юрисконсульта относится претензионная работа, которая позволяет отстоять интересы организации путем внесудебного разбирательства.
Претензионная работа осуществляется юридической службой при взаимодействии с другими структурными подразделениями организации.
Совместно с бухгалтерией, финансовой, экономической службами юристы с целью выявления долгов участвуют в рассмотрении материалов о дебиторской задолженности, принимают меры к её взысканию в добровольном либо принудительном порядке.
Урегулирование проблем кредиторской задолженности при предъявлении контрагентами, государственными органами либо иными организациями претензий и требований также не может обходиться без юридической помощи, поскольку при защите интересов организации, как правило, требуется применение норм права.
Как известно действующее законодательство наделяет правом обращения в суд лиц, законные интересы и права которых нарушены или оспариваются.
На всех стадиях судебного процесса, начиная от предъявления иска и заканчивая полным исполнением судебного акта, юрисконсульту принадлежит ведущая роль. Она заключается как в организации работы по подготовке документов непосредственно в компании, так и в ведении дела в судебных органах.
Данное направление работы требует осуществления, как минимум, следующих действий:
• изучения перспектив арбитражного разбирательства;
• определения категории иска на основании фактических обстоятельств и действующего законодательства;
• выработки правовой позиции;
• подготовки искового заявления или возражения на исковые требования, а также документов, являющихся доказательствами;
• принятия мер по обеспечению иска;
• участия в судебных заседаниях;
• заявления ходатайств, необходимых для объективного рассмотрения дела;
• представления суду пояснений по делу;
• участия в заключении мирового соглашения;
• подачи апелляционных и кассационных жалоб, заявлений о пересмотре вступившего в законную силу судебного акта;
• подготовки возражений на апелляционные и кассационные жалобы.
Вынесение решения в пользу кредитора ещё не означает удовлетворения интересов истца. Нередко должник не торопится в добровольном порядке исполнять судебный акт. Поэтому защита прав и законных интересов истца включает в себя исполнительное производство.
Обычно именно юрисконсульт получает в суде исполнительный лист и передаёт его в службу судебных приставов, контролирует возбуждение исполнительного производства, направляет запросы о предоставлении информации о ходе исполнительного производства, а в случае необходимости обжалует действия приставов-исполнителей.
В качестве одного из основных направлений правовой работы можно выделить участие юриста в разработке и принятии локальных нормативных правовых актов.
В настоящее время, когда действует принцип юридического дозволения, полномочия хозяйствующих субъектов по принятию внутренних актов, регулирующих производственно-хозяйственные, трудовые, организационные и иные отношения практически не ограничены.
При осуществлении локального правотворчества юридическая служба контролирует соответствие организационно-распорядительной документации (приказов, распоряжений, инструкций, положений и др.) требованиям законодательства и действующих локальных правовых актов, регламентирующих деятельность организации. Кроме того, необходимо учитывать позицию высших судебных органов Российской Федерации, их оценку нормативных актов или их отдельных положений.
Функции юрисконсульта не ограничиваются только проверкой законности корпоративной документации.
Юрисконсульт вправе инициировать внесение изменений в локальные правовые акты или издание новых ДНА в случаях:
• необходимости правового регулирования возникших правоотношений и вопросов;
• наличия противоречий или несогласованности в действующих локальных нормативных актах;
• большого количества документов, принятых по одному и тому же вопросу;
• внесения изменений в законодательство, касающихся деятельности организации;
• выявления несоответствия законодательству какого-либо локального акта полностью или в части.
В ситуации, когда в организации действует множество локальных актов, изданных в разные годы, необходимо наладить работу по их анализу, упорядочению, своевременному внесению изменений, дополнений, отмене устаревших (полностью или частично) и не соответствующих законодательству документов.
Понятно, что юрисконсульт, как специалист, обладающий наибольшей компетентностью в данных вопросах, принимает активное участие в классификации, анализе состояния и систематизации локальных правовых актов.
Качество и полнота кодификационной работы с локальными нормативными актами значительно повышается при наличии реестра действующих документов правового характера. Создание и ведение такого реестра руководитель может поручить как службе документационного обеспечения организации, так и юрисконсульту.
Кроме того, бизнес-структуре целесообразно иметь Положение (Инструкцию), которым регламентируется порядок подготовки локальных правовых актов, процедура их согласования и визирования, пересмотра, формы участия соответствующих структурных подразделений (должностных лиц) в локальном нормотворчестве.
Важнейшим направлением деятельности юрисконсульта является правовая регламентация трудовых отношений в обществе.
Прежде всего, это касается локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, принятие которых для работодателя обязательно в силу положений Трудового кодекса РФ.
К примеру, согласно ч. 3, 4 ст. 189 ТК РФ трудовой распорядок в организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у конкретного работодателя.
Обязательными являются Положение о премировании и материальном стимулировании работников, Положения об оплате труда, о введении, замене и пересмотре норм труда, если данные вопросы не урегулированы в индивидуальных трудовых договорах (ст. 135 ТК РФ).
В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов.
К числу рекомендуемых относятся Положение об охране труда, Положения о структурных подразделениях, Регламент о возмещении вреда, причинённого здоровью работников в результате несчастного случая на производстве или профессиональным заболеванием.
Согласовывая проекты документов, юрист проверяет, в частности, не ухудшают ли нормы локальных нормативных актов положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также приняты ли ДНА с соблюдением установленного ст. 372 ТК РФ порядка учёта мнения представительного органа работников (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса письменная форма трудового договора является обязательной. Действующее законодательство, за исключением ст. 309.2 ТК РФ, не устанавливает типовую форму письменного договора, поэтому она определяется каждым работодателем самостоятельно.
Собственные формы трудовых договоров разрабатываются кадровиками при непосредственном участии юридических служб.
Развитие социального партнерства как ведущего принципа, заложенного Трудовым Кодексом РФ в основу регулирования взаимоотношений между работниками и работодателем, требует активизации действий юридических служб в подготовке и заключении коллективных договоров, в работе согласительных комиссий при урегулировании разногласий, возникших между работодателем и представителями работников.
К функциям юрисконсультов относится правовая экспертиза проектов приказов о приёме, переводе, перемещении, увольнении работников, применении к ним мер дисциплинарного взыскания.
Юридической службе принадлежит одна из ведущих ролей в работе по взысканию материального ущерба, причинённого организации недостачами, хищениями, порчей, утратой имущества, изготовлением брака, излишними денежными выплатами, иными материальными потерями. Обычно юристы проводят служебную проверку или оказывают консультативную помощь другим сотрудникам при проведении расследования по факту причинения материального ущерба и оформлении документов проверки.
Трудовой кодекс РФ отдаёт приоритет договорному методу регулирования трудовых отношений, направленному на соблюдение баланса интересов работодателя и работников. В связи с этим логично участие юрисконсульта в урегулировании в досудебном порядке трудовых споров, а также в подготовке ответов (заключений) на жалобы работников, докладные записки должностных лиц организации, письма государственных и муниципальных органов, связанные с вопросами трудового права.
К слову сказать, защита интересов бизнеса во взаимоотношениях с органами государственной власти и местного самоуправления является наиболее сложным участком работы корпоративных юристов.
Правовое обеспечение взаимодействия с вышеуказанными органами, в частности, включает в себя:
• обжалование ненормативных актов государственных органов, касающихся деятельности компании;
• формирование эффективных взаимоотношений с контролирующими и надзорными органами на основе принципа законности;
• правовую экспертизу позиции компании в органах государственной власти и местного самоуправления;
• консультирование должностных лиц компании по вопросам, связанным с проведением проверок контролирующими и надзорными органами;
• документационное обеспечение контрольно-надзорных мероприятий;
• оспаривание правомерности действий и требований представителей государственных органов и документов, явившихся результатом проверки;
• представительство и защиту интересов компании в государственных и муниципальных органах, в суде.
В обязанности юрисконсульта может быть включена подготовка доверенностей на представление интересов организации её должностными лицами, выдаваемых уполномоченным органом управления общества, их учёт и регистрация, а также контроль над сроками действия доверенностей и хранение копий доверенностей.
Значимой составляющей деятельности юридических служб является правовое обеспечение корпоративных мероприятий.
Данное направление работы связано с:
• организацией взаимодействия юридических лиц со своими участниками (акционерами);
• созывом и проведением общих собраний участников (акционеров), заседаний советов директоров (наблюдательных советов);
• подготовкой проектов решений обществом;
• консультациями по вопросам обеспечения законности деятельности органов управления и принимаемых решений;
• реализацией прав участников (акционеров) на выход из общества, на отчуждение долей участия (акций), на получение части прибыли (дивидендов) от деятельности коммерческой организации;
• иными юридически значимыми корпоративными действиями.
В акционерных обществах правовая служба непосредственно или при взаимодействии с другими структурными подразделениями, например, с отделом корпоративной собственности, обеспечивает оформление выпуска и обращения ценных бумаг, эмитированных обществом (см. «Положение о стандартах эмиссии ценных бумаг, порядке государственной регистрации выпуска (дополнительного выпуска) эмиссионных ценных бумаг, государственной регистрации отчётов об итогах выпуска (дополнительного выпуска) эмиссионных ценных бумаг и регистрации проспектов ценных бумаг», утвержденное Банком России 11 августа 2014 г. № 428-П).
В соответствии с п. 1 ст. 92 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» публичное общество обязано раскрывать:
• годовой отчёт общества, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность;
• проспект ценных бумаг общества в случаях, предусмотренных правовыми актами Российской Федерации;
• сообщение о проведении общего собрания акционеров в порядке, предусмотренном законом;
• иные сведения, определяемые Банком России.
Непубличное общество с числом акционеров более пятидесяти обязано раскрывать годовой отчёт общества, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах для раскрытия информации на рынке ценных бумаг (п. 1.1 ст. 92 Закона об акционерных обществах).
Обязательное раскрытие информации обществом, включая непубличное общество, в случае публичного размещения им облигаций или иных ценных бумаг осуществляется обществом в объёме и порядке, которые установлены Банком России.
В настоящее время состав, порядок и сроки обязательного раскрытия информации акционерным обществом регулируются Положением о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг, которое утверждено Банком России 30 декабря 2014 г. за № 454-П и зарегистрировано в Минюсте России 12 декабря 2015 г. за № 35989.
Поскольку подготовка документов акционерным обществом и сама процедура раскрытия информации связаны с правовыми вопросами, то участие юристов в данных процессах целесообразно и закономерно.
Если организация имеет дочерние либо зависимые общества, то в обязанности юридических служб входят разработка уставов этих обществ, внесение в них изменений и дополнений, подготовка решений участников или протоколов собраний участников, контрактов с руководителями обществ, а также документов, связанных с реорганизацией, ликвидацией юридического лица или продажей долей участия в дочерних и зависимых обществах.
Правовое обеспечение требуется и при государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц.
Попутно отметим, что с 1 января 2016 г. государственная регистрация юридических лиц, а также регистрация изменений в ЕГРЮЛ осуществляется по обновленным правилам. Корректировка произошла в связи с вступлением в силу Федерального закона от 30 марта 2015 г. № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения достоверности сведений, представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В частности, усложняется порядок смены адреса юридического лица. В ЕГРЮЛ теперь должны содержаться сведения и о принятом юридическим лицом решении об изменении своего места нахождения. Расширяется перечень оснований для отказа в государственной регистрации юридического лица. Закрепляются положения о проверке достоверности данных, включаемых (включённых) в ЕГРЮЛ, в случае возникновения у регистрирующего органа обоснованных сомнений в их достоверности.
Квалифицированное юридическое сопровождение необходимо хозяйствующему субъекту и при осуществлении в порядке, установленном Федеральным законом от 13 июля 2015 г. № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», регистрации прав на объекты недвижимости и земельные участки, перехода права собственности в результате совершения сделок с недвижимостью, внесения в Единый государственный реестр недвижимости сведений о залоге и т. д.
Именно юрист осуществляет методологическое руководство по сбору, подготовке, оформлению документов, необходимых для проведения регистрационных действий в отношении недвижимого имущества или проводит их экспертизу. Возможно, для регистрации права собственности на объект недвижимости потребуется предъявление в суд иска о признании прав собственности общества на него.
Юридическая служба принимает активное участие в мероприятиях по обеспечению надлежащего качества выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), например, в подготовке к их сертификации на соответствие международным стандартам ISO.
Важным направлением правовой работы считается охрана интеллектуальной и промышленной собственности (секреты производства (ноу-хау); товарные знаки и знаки обслуживания; изобретения; полезные модели; промышленные образцы и т. д.). Совершенно очевидно, что только специалист в области права может правильно ориентироваться в нормах части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ и подзаконных актах, регулирующих вопросы составления, подачи и рассмотрения документов, которые являются основанием для совершения юридически значимых действий по государственной регистрации товарных знаков, знаков обслуживания, коллективных знаков. Естественно, что проверку лицензионных договоров на соответствие гражданскому законодательству можно доверить лишь юристу.
Одной из форм правового обеспечения становится консолидация действий внешних и корпоративных юристов.
Например, решение особо важной задачи организация поручает фирме, которая специализируется в определённой области права. Оптимальным вариантом является тот, при котором, юрисконсульт участвует в подготовке материалов, передаваемых привлечённым юристам, уточняет поставленные задачи с точки зрения права и вместе с тем контролирует ход, объём и качество выполняемых работ.
Как показывает опыт, юридическая служба должна находиться в непосредственном подчинении руководителя хозяйствующего субъекта.
Статус юридической службы общества, её задачи, функции определяются в Положении об этом структурном подразделении. Права, служебные обязанности сотрудников юридического департамента (отдела, бюро) конкретизируются в их должностных инструкциях.
Если юридическая служба представлена юрисконсультом в единственном лице, то вместо Положения о юридической службе достаточно должностной инструкции, утверждённой приказом руководителя организации.
Зачастую встречается мнение, что должностные инструкции не предусмотрены Трудовым кодексом, а ключевым документом при оформлении отношений между работником и работодателем является трудовой договор. Однако, должностная инструкция – это организационно-правовой документ, обеспечивающий условия для эффективной работы сотрудника в компании.
Функционирование юридической службы имеет свои особенности, поскольку связано с применением норм права и совершением действий правового характера.
В тоже время юридическое образование позволяет юрисконсульту разобраться практически с любыми вопросами деятельности коммерческой организации и выполнять множество различных функций. Нередко должностные лица и структурные подразделения компании всеми правдами и неправдами стараются переложить на юриста свои обязанности и дела. В результате юрисконсульт оказывается вечно загруженным и занятым решением несвойственных правовой службе задач.
Должностная инструкция, также как и Положение о юридическом отделе, позволяет разделить полномочия между службами компании.
Вместе с тем должностная инструкция юрисконсульта регламентирует формы взаимодействия с другими отделами и сотрудниками, содержит в общих чертах категории передаваемой и принимаемой документации, определяет контрольные полномочия юридической службы.
Кроме того, раздел «Общие положения» определяет, к какой категории относится должность юрисконсульта (руководитель или специалист), а также подчинённость, порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, квалификационные характеристики и требования для занятия должности.
В качестве образца для подготовки первого раздела должностной инструкции юрисконсульта коммерческой организации можно предложить следующий вариант.
«Утверждаю»
Генеральный директор ООО «ОМЕГА»
_______Петров П. П.
_______2017 г.
1. Общие положения 1.1. На должность юрисконсульта ООО «ОМЕГА» назначается лицо с высшим юридическим образованием и стажем работы по специальности не менее трёх лет.
1.2. Юрисконсульт подчинён непосредственно Генеральному директору ООО «ОМЕГА» и относится к категории «главный специалист».
1.3. Юрисконсульта назначает на должность и освобождает от должности Генеральный директор ООО «ОМЕГА».
1.4. На время отсутствия юрисконсульта его обязанности исполняет заместитель Генерального директора ООО «ОМЕГА» по общим вопросам, который приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей работе юрисконсульт руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом и локальными правовыми актами ООО «ОМЕГА», указаниями Генерального директора ООО «ОМЕГА», политикой ООО «ОМЕГА» в области защиты коммерческой тайны и настоящей должностной инструкцией.
Должностная инструкция разрабатывается на основе традиционного подхода с учётом современных требований к организации труда. Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов.
Разделом «Задачи» определяются основные направления деятельности юрисконсульта с учётом специфики деятельности юридического лица.
В разделе «Функции и обязанности» устанавливаются виды трудовых отношений, в которых участвует юрисконсульт, и конкретные виды выполняемых работ.
Раздел «Права работника» закрепляет полномочия, необходимые юрисконсульту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Взаимодействия» отражаются отношения с другими структурными подразделениями (должностными лицами), с которыми юрисконсульт связан производственным процессом и которым передаёт результаты своего труда или получает результаты их труда, а также отношения с деловыми партнерами компании. Здесь же перечисляются работы, выполняемые совместно с другими службами компании, за выполнение которых отвечает юрисконсульт, и совместные работы, за которые отвечают другие работники.
Раздел «Ответственность работника» регламентирует персональную ответственность юрисконсульта в трудовых правоотношениях, которая может, к примеру, быть за неисполнение обязанности, за превышение прав, за некачественное и несвоевременное выполнение плановых и разовых работ.
Должностная инструкция, как и Положение о юридической службе, устанавливают самые общие «правила игры», поскольку предпринимательская деятельность достаточно разнообразна. Естественно, что в рамках трудового договора, должностной инструкции руководитель организации вправе поручить юристам выполнение определённого задания.
За последние годы всё больше компаний объединяются в различные холдинги. В связи с этим полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица, к примеру, генерального директора, передаются управляющей компании.
В подобной ситуации меняется и организационно-правовое положение юрисконсульта, поскольку он оказывается в двойном подчинении: руководителя своего общества и органов управления холдинговой компании.
При сохранении определённой самостоятельности юрисконсульт должен исполнять распорядительные документы и указания должностных лиц управляющей организации, реализующих управленческие функции в отношении дочернего общества. Задача корпоративного юриста холдинговой структуры заключается в осуществлении правового сопровождения бизнес-единицы в условиях взаимодействия основного и дочернего общества. Методологическое обеспечение деятельности юрисконсульта берут на себя правовые подразделения управляющей компании.
Не секрет, что для эффективного выполнения функций юрисконсульту необходимо планирование своей деятельности. Прежде всего, план работы устанавливает приоритеты на какой-то временной период, определяет очерёдность этапов работы, является инструментом самоорганизации юриста.
Вместе с тем в рамках бюджетного планирования, осуществляемого хозяйствующим субъектом в целом, с учётом планов правовой работы происходит и финансирование юридической службы.
На основе стратегического планирования наиболее важных мероприятий на год (полгода) юрисконсульт составляется план работы на месяц (декаду) и/или функциональный план, допустим, план предъявления исков в целях взыскания дебиторской задолженности.
При подготовке плана основных мероприятий целесообразно проанализировать экономические показатели работы за год: суммы дебиторской задолженности, охваченной мерами правового характера; сумму предъявленных контрагентами исков и претензий; размер уплаченных штрафных санкций за нарушения договорных обязательств; цену вопроса по искам неимущественного характера и т. п.
В плане могут быть предусмотрены такие предполагаемые действия как:
• изучение состояния дебиторской задолженности на определённую дату;
• анализ претензий и исков по спорам о качестве продукции (выполненных работ, оказанных услуг);
• обобщение практики договорной, претензионной, исковой работы;
• анализ практики возмещения ущерба, причинённого работниками организации;
• изучение положения дел с сохранностью корпоративной собственности;
• проверка законности документов правового характера, изданных руководителями структурных подразделений предприятия;
• повышение профессиональных знаний.
Разумеется, проведение совместных с другими службами мероприятий необходимо согласовать с руководителями структурных подразделений организации.
Практически в каждой организации существует внутренняя отчётность.
Для акционеров и собственников бизнеса отчёты представляют серьёзный источник информации для оперативного контроля и управления бизнес-процессами, анализа финансовых показателей и принятия решений.
Как правило, компания и её службы самостоятельно разрабатывают формы отчётов с учётом специфики деятельности, целей получения отчёта, рекомендаций органов управления и пр.
Юридическая служба обычно представляет отчёты:
• по претензионной и исковой работе;
• по исполнительному производству в количественных и суммарных показателях;
• о прошедших правовую экспертизу договорах;
• о крупных сделках;
• об основных показателях в работе с кредиторской задолженностью;
• о наличии оспоренных решений (актов) налоговых органов и сэкономленных денежных средствах в связи с удовлетворением заявленных требований.
Зачастую руководитель организации запрашивает справку о состоянии дел по какому-то проблемному вопросу. Это тоже своего рода отчёт о проделанной юристом работе.
Документооборот является неотъемлемой частью деятельности юрисконсульта, поэтому восстановить или наладить делопроизводство в своей службе – насущная потребность юриста. Поначалу это кажется рутинной работой. Однако отлаженный порядок, позволяющий быстро найти необходимую информацию, наглядно демонстрирует преимущества упорядоченного документооборота перед неразберихой в документации.
Основными принципами делопроизводства в юридической службе считаются:
• своевременная регистрация поступающих на исполнение документов;
• полный учёт находящихся в распоряжении юристов деловых бумаг;
• контроль документооборота;
• обеспечение сохранности документации.
Для учёта и контроля за движением претензий, исков, исполнительного производства целесообразно использовать регистрационные журналы или реестры с соответствующими наименованиями.
В целях предоставления по запросу должностных лиц оперативной и достоверной информации, подготовки отчётности, анализа состояния дел можно вести, к примеру, учёт:
• договорной документации, прошедшей правовую экспертизу;
• запросов, обращений, жалоб, писем, поступивших на исполнение к юристу;
• дел, связанных с привлечением к материальной ответственности работников организации;
• предъявленных и полученных претензий, исков.
Разумеется, что кроме журнальной формы учёта и регистрации документации юрисконсульт может использовать и электронный учёт в персональном компьютере.
Документы должны храниться в папках или подшиваться в дела, которые формируются по календарным годам или по категории дел.
Отметим, что сведения журналов и реестров учёта значительно упрощают процедуру сдачи дел при переходе юрисконсульта на другую работу.
Говорить о том, что для плодотворной работы юрисконсульту необходима одна из электронных правовых систем («Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и пр.) излишне. Справочная поисковая система стала незаменимым помощником в повседневной работе современного юриста. Проблема только в одном: убедить руководителя организации, что экономить на технической оснащённости юридической службы не стоит.