Утро понедельника… И что же первым делом приветствует вас, когда вы приходите на работу?
Для многих это рабочий стол, с которого на них смотрят вещи, вещи, вещи!.. Кипы документов, разбросанные скрепки, невскрытые конверты с письмами, принесенные неизвестно кем, неизвестно когда, непрочитанные книги и компьютер, весь облепленный, точно пластырем, клейкими листочками с напоминаниями. А под столом затаились в засаде пакеты с рекламными сувенирами от клиентов. Уверена, при виде этой картины большинство из нас испускают глубокий вздох и задумываются: да как вообще можно что-то сделать, когда рабочий стол пребывает в таком первобытном хаосе?
Аки, офисная сотрудница агентства по торговле недвижимостью, была одной из тех, кому неряшливый рабочий стол причинял невыразимые страдания. Несмотря на его довольно скромные размеры (Аки легко дотягивалась рукой до противоположной стороны столешницы, да и ящиков было всего три), она никогда не могла в нем ничего найти. Перед каждым совещанием женщина лихорадочно перерывала все вещи в поисках очков, ручки или папки, а документы и материалы часто приходилось распечатывать заново, поскольку они никак не находились. Сколько раз у нее лопалось терпение, и она решала – непременно займусь столом и организую все как надо! Но к вечеру, как обычно, наваливалась усталость, и Аки откладывала эту задачу «до завтра», перед уходом складывая все материалы, которыми пользовалась за день, в одну кучу и сдвигая вбок. Ну и, конечно же, на следующий день начинались новые раскопки в этой несчастной куче, ведь без нужных материалов невозможно было приступить к работе. К тому времени как это ей наконец удавалось, сил уже не было.
– Когда сидишь за захламленным столом, это нагоняет жуткую тоску, – призналась она мне.
Увы, у Аки была более чем веская причина для уныния.
Разнообразные исследования доказывают, что окружающий хаос обходится нам намного дороже, чем мы могли себе представить, причем расплачиваться приходится неоднократно и разными способами. В ходе опроса 1000 работающих взрослых американцев 90 процентов из них сказали, что чувствуют негативное воздействие[2] захламленности на свою жизнь. Чаще всего они указывали на плохую продуктивность, негативную психологическую установку, ослабленную мотивацию и снижение уровня счастья.
Кроме того, захламленность отрицательно влияет на здоровье. По данным ученых из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, среда, в которой слишком много вещей, вызывает повышение уровня кортизола[3] – основного гормона стресса. Хронически высокий уровень кортизола делает нас более восприимчивыми к депрессии, способствует возникновению бессонницы и других психических расстройств, а также таких связанных со стрессом проблем, как болезни сердца, повышенное артериальное давление и диабет.
Вдобавок недавние психологические исследования показывают, что неупорядоченная среда угнетает головной мозг[4]. Когда мы окружены избытком вещей, наш мозг настолько занят их регистрированием, что мы не можем сфокусироваться на том, что делаем в данный момент – например, на рабочем задании, лежащем перед нами на столе, или общении с другими людьми. Мы отвлекаемся, испытываем стресс и тревожность, и к тому же это отражается на нашей способности принимать решения. Похоже на то, что захламленность – просто магнит для несчастий. Более того, полученные данные показывают, что люди вроде меня, которые при виде захламленного помещения приходят в восторг и засучивают рукава, горя желанием навести порядок, – исключение, а не правило.
Но захламленность мучает не только отдельных людей. Она вредит и бизнесу. Вам случалось убивать часы на поиски в офисе чего-то нужного и важного? Или терять это нужное и важное безвозвратно? Почти половина офисных работников признаются[5], что теряют каждый год как минимум одну важную вещь, связанную с работой. Это может быть папка с документами, калькулятор, флешка, портфель для бумаг, ноутбук или сотовый телефон. Мало того, что замена этих предметов стоит денег, в первую очередь их потеря создает эмоциональный стресс и… ненужный мусор, который загрязняет окружающую среду! Но главная потеря – время, потраченное на поиски этих предметов. Данные исследований свидетельствуют о том, что поиски потерянных вещей отнимают в среднем около одной полной рабочей недели в год на каждого сотрудника. За четыре года выходит целый месяц. Только в одних Соединенных Штатах ежегодно эта потеря продуктивности, конвертированная в деньги, доходит приблизительно до 89 миллиардов долларов. Эта сумма более чем вдвое превышает общие прибыли пяти крупнейших мировых корпораций.
Эти цифры ошеломляют, но они отражают реальность. Захламленность способна быть тем еще разрушителем. Но все же нет причин сходить с ума от беспокойства. Все эти проблемы можно решить, наведя порядок.
Захламленность – просто магнит для несчастий.
Окончив университет, я получила работу в кадровом агентстве, в отделе корпоративных продаж. Однако эйфория от того, что я стала полноправной сотрудницей, продлилась не долго. Хотя для новичков на рабочем месте первоначальные трудности – обычное дело, моя результативность в продажах никак не росла. Из пятнадцати человек, пришедших на работу в одном году со мной, я всегда болталась в нижней тройке.
Я приходила на работу заранее, часами висела на телефоне, пытаясь договориться о встрече с перспективными клиентами. Ходила на встречи, о которых удавалось договориться, а в промежутках между звонками и встречами составляла списки других потенциальных клиентов. По вечерам перехватывала миску горячей лапши в магазинчике, располагавшемся в одном здании с нашей компанией, а потом возвращалась за свой стол готовить материалы. Казалось, я только и делала, что работала, но результатов все не было.
Однажды после очередного безрезультатного раунда звонков я с глубоким вздохом отложила телефон и уныло повесила голову. Когда мой взгляд уперся в столешницу, я даже вздрогнула, внезапно осознав, какой на ней царит беспорядок. Вокруг клавиатуры веером рассыпались устаревшие списки продаж. Еще там были черновик недоделанного контракта, бумажный стаканчик с недопитым чаем, скукожившийся чайный пакетик, открытая бутылка воды недельной давности, клочки бумаги, на которых я записывала советы коллег, непрочитанная книжка по бизнесу, которую кто-то мне рекомендовал, ручка без колпачка, степлер, которым я собиралась скрепить какие-то листки, да так и забыла…
Я не могла поверить своим глазам. Как такое могло случиться? Я работала консультантом по уборке и наведению порядка с тех пор, как поступила в университет. Однако новая работа затянула меня в такое болото, что больше не было времени ни на какое консультирование, и даже дома мои, казалось бы, устоявшиеся привычки дали сбой. Распустилась! Каким-то образом я утратила контакт со своим «внутренним гиком», помешанным на опрятности и аккуратности. Неудивительно, что у меня ничего не получалось на работе!
Потрясенная этим открытием, на следующее утро я пришла на работу к семи, чтобы привести в порядок свой стол. Вооружившись всеми знаниями и навыками, которые оттачивала годами, я покончила с этой задачей за час. Вскоре мое рабочее пространство стало чистым и приятным. Единственное, что осталось на столе, – это телефон и компьютер.
Конечно, я рада была бы сказать, что после этого продажи рванули ввысь, но на самом деле все произошло не так быстро. Однако я стала чувствовать себя гораздо комфортнее за своим столом. Нужные документы отыскивались сразу. Никаких безумных раскопок в поисках вещей перед тем, как метнуться на совещание. А вернувшись за стол, я могла сразу же браться за следующую задачу. Постепенно работа стала доставлять мне больше радости.
Наведение порядка было моей страстью много лет, и я уже давно подозревала, что чистый и упорядоченный дом может изменить жизнь. Но теперь до меня дошло, что содержать в чистоте и порядке рабочее место тоже важно. Садясь за свой стол, который теперь сиял, будто только что доставленный с фабрики, я чувствовала, что его опрятность и упорядоченность сделают мою работу более приятной и помогут любить ее.
– Мой стол – такая помойка, что даже стыдно, – призналась однажды моя коллега Лиза.
Мы с ней работали на одном этаже. Увидев, как я привела в порядок свой стол, она заинтересовалась и начала советоваться со мной. Она с детства не любила уборку, а дом ее родителей был полон самых разных вещей. Лизина квартира, по ее словам, тоже была сущей катастрофой.
– Не то чтобы я не умею наводить порядок, мне даже не приходило в голову, что это нужно сделать, – сказала она мне.
Но работа в офисе заставила Лизу осознать, что ее стол захламлен куда сильнее, чем рабочее место любого из коллег.
В ее истории нет ничего необычного. Главное отличие дома от офиса в том, что на работе мы среди посторонних людей. Дома почти никто не видит нашу одежду и книги, даже если они устилают пол ковром. Но офис – это пространство общего пользования, в результате чего разница между столом опрятным и столом неряшливым бросается в глаза всем. Как ни удивительно, этот факт оказывает намного более сильное воздействие на нашу трудовую жизнь, чем думает большинство людей.
Несколько исследований, проведенных по результатам аттестаций[6] сотрудников, показали, что чем опрятнее выглядит рабочее место человека, тем чаще другие оценивают его как целеустремленного, умного, гуманного и спокойного. Еще одно исследование продемонстрировало, что таких людей считают уверенными, дружелюбными, трудолюбивыми и добрыми. Этот список прилагательных превращает людей, о которых идет речь, в настоящих победителей в глазах окружающих. Более того, по данным исследований, «аккуратисты» обычно с большей легкостью завоевывают доверие других и чаще получают повышения. Но дело не только в важности хорошей репутации для карьерного продвижения: исследования неоднократно обнаруживали, что мы оправдываем тот уровень ожиданий, который устанавливают для нас другие. Более высокие ожидания укрепляют нашу уверенность в себе и, как правило, приводят к лучшей результативности. Эта теория, известная под названием «эффекта Пигмалиона», основана на экспериментах, показавших, что успеваемость учащихся растет, когда они чувствуют, что учителя ждут от них превосходных результатов. Эффект Пигмалиона проявляется и в трудовой среде, где производительность работников растет или снижается в зависимости от установленного для них уровня ожиданий.
Открытия этих исследований можно подытожить и разложить на три простых пункта. Опрятный стол приводит к более высокой оценке нашего характера и способностей. Это повышает самооценку и усиливает мотивацию. В результате мы работаем усерднее, и наша производительность растет. Если смотреть с такой точки зрения, то наведение порядка кажется очень даже сто́ящим делом, верно?
После того как Лиза применила мои уроки на рабочем месте, ее результативность в продажах выросла. Начальница стала чаще хвалить Лизу, и ее уверенность в своей работе возросла. Что касается меня… скажем так, я получила баллы за свою способность наводить порядок, и это радовало меня необыкновенно.
Голый, безупречно чистый стол стерилен и скучен. «Если беспорядок на столе говорит о беспорядке в голове, то о чем тогда говорит пустой стол?» Эти слова приписывают творческому гению, физику Альберту Эйнштейну. Неважно, действительно он так говорил или нет: его собственный письменный стол, казалось, был надежно похоронен под грудами книг и бумаг. Пабло Пикассо тоже творил в мастерской, заваленной картинами, а Стив Джобс, основатель Apple, по слухам, намеренно содержал свой рабочий кабинет в беспорядке. Легенды о гениях с творческим хаосом на рабочем месте слишком многочисленны, чтобы пересказывать их все. Словно в подтверждение этих легенд недавнее исследование, проведенное сотрудниками Миннесотского университета, пришло к выводу, что хаотическая трудовая среда с большей вероятностью способствует «взращиванию» творческих идей[7].
Наверное, именно из-за обилия таких историй меня часто просят подтвердить эту идею. «Но ведь беспорядок на рабочем столе – это хорошо? – спрашивают меня. – Он ведь стимулирует творческое начало, верно?» Если вам тоже интересно, может ли захламленный стол поднять вашу производительность на новые высоты – и стоит ли в таком случае дочитывать до конца эту книжку, – попробуйте выполнить следующее упражнение. Для начала мысленно нарисуйте свой стол в офисе, домашнем кабинете или на своем рабочем месте. Или, если в данный момент сидите за столом, просто хорошенько осмотрите его. А теперь ответьте на вопросы:
Вам действительно хочется поработать за ним прямо сейчас?
Действительно ли работа за этим столом каждый день приносит вам радость?
Вы уверены, что обеспечиваете полный простор своему творческому началу?
Вы действительно хотите вернуться сюда завтра?
Цель этих вопросов не в том, чтобы пристыдить или унизить вас. Они должны помочь разобраться, какие ощущения у вас вызывает ваше рабочее окружение. Если вы без колебаний ответили на все вопросы положительно, значит, уровень вашей радости на работе впечатляюще высок. Но если ваши ответы были неуверенными, если вы чувствовали, как у вас сжимается сердце, хоть самую малость, тогда вам определенно стоит попытаться навести порядок.
Если честно, на самом деле не имеет значения, что́ лучше – прибранный стол или такой, по которому будто ураган прошел. Самое важное, чтобы вы сами понимали, какого рода окружение приносит вам радость во время работы, чтобы вы хорошо знали критерии своей собственной радости. И наведение порядка – один из лучших способов это выяснить. Многие клиенты, применявшие этот метод в своих домах, по завершении процесса оказывались в «голом» и простом интерьере, а чуть позже понимали, что им нужно больше декора. И тогда они начинали добавлять акценты, которые им по-настоящему нравились. Часто только после генеральной уборки и упорядочивания дома люди понимают, какого рода окружение способно приносить им радость.
Что подходит для вас – вам легче черпать из источника своей креативности, когда вокруг порядок и гармония, или ваш творческий конек пускается вскачь посреди хаоса? Как бы там ни было, процесс наведения порядка поможет понять, какое рабочее место приносит радость вам, заставляя вашу креативность расцвести пышным цветом.
Исследования показывают, что захламленность уменьшает нашу радость от работы по двум причинам. Во-первых, она угнетает мозг. Чем больше вокруг вещей, тем сильнее перегрузка мозга[8]. Из-за этого труднее распознавать, ощущать и смаковать то, что для нас важнее всего, то, что приносит нам радость.
Во-вторых, когда нас осаждает большое количество вещей, информации и задач, мы теряем чувство контроля[9] и способность выбирать. В результате мы забываем, что работа – это средство реализации наших желаний и стремлений, и перестаем ее любить. Что еще хуже, почувствовав, что утратили контроль, мы начинаем накапливать[10] еще больше нежеланных вещей, одновременно страдая от чувства вины и необходимости что-то с этим сделать. Каков результат? Мы все откладываем и откладываем на потом эту задачу – разобраться с вещами, создавая порочный круг всевозрастающей захламленности.
В расчистке нуждаются не только наши рабочие столы. Мы перегружены еще и нефизическим, нематериальным беспорядком. В частности, современная технология производит «цифровой хлам» в форме избыточной электронной переписки, файлов и онлайн-аккаунтов. Прибавьте сюда многочисленные встречи, совещания и другие задачи, которые необходимо решить, – и уже кажется невозможным удерживать все это под контролем. Чтобы добиться стиля работы, действительно приносящего радость, нужно навести порядок во всех аспектах до единого, а не только в физическом пространстве.
Согласно одному исследованию, типичный офисный работник тратит почти половину дня на электронную переписку, и в любой отдельно взятый день в среднем около 199 писем[11] в почтовом ящике все равно остаются непрочитанными. По данным Центра творческого лидерства, 96 процентов работников считают, что зря тратят время на ненужную почту[12]. Вдобавок почти треть программ, установленных на большинстве компьютеров, никогда не используется. Из одних этих примеров ясно, что мы на работе просто завалены цифровым хламом.
А что говорить об информации, которая нужна нам, чтобы пользоваться разнообразными аккаунтами онлайн-сервисов? У среднего интернет-пользователя около 130 онлайн-аккаунтов на каждый почтовый адрес. Даже если учесть, что некоторые из них можно объединить и управлять ими под одним аккаунтом, например с помощью Google или Facebook, количество пользовательских ID и паролей, необходимых для этого, все равно остается впечатляющим. И подумайте только, что происходит, если вы забыли пароль. Вы вновь и вновь вводите комбинации возможных ID и паролей – напрасно – и, наконец, сдаетесь и меняете пароль.
Увы, статистика показывает, что так случается неоднократно. Согласно проведенному в Америке и Великобритании опросу, потери в продуктивности из-за забытых или потерянных паролей в денежном выражении доходят до 420 долларов на работника ежегодно[13], и это по самым скромным оценкам. В компании, где работает около 25 человек, это составляет в сумме более 10 000 долларов в год. Возможно, нам следовало бы учредить «фонд потерянных паролей», в который автоматически будет переводиться некоторая сумма каждый раз, когда кто-то забудет свой пароль, чтобы ее можно было использовать на пользу обществу.
Встречи и совещания тоже отбирают большой процент рабочего времени. В среднем офисный работник тратит 2 часа 39 минут[14] в неделю на неэффективные совещания. В ходе опроса старших менеджеров, проведенного исследователями, большинство респондентов выразили неудовлетворенность совещаниями в своей компании[15], утверждая, что они непродуктивны, неэффективны, мешают более важной деятельности и не способны сплотить коллектив. Совещания вроде бы проводятся ради блага компании, однако, как ни иронично, старшие менеджеры, те самые люди, которые ответственны за их организацию, считают, что от них одни убытки. Расходы на непродуктивные совещания составляют более 399 миллиардов долларов ежегодно[16]. Когда я думаю об этом – и еще о потерях, вызванных забытыми паролями, и 8,9 миллиарда долларов убытков из-за времени, потраченного на поиск предметов, – я не могу не представлять, сколько денежных средств могло бы получить правительство, обложив налогом этот вид неупорядоченности. Звучит безумно, понимаю, но все же…
В главах, начиная с четвертой, Скотт подробно расскажет, как расчищать нематериальную захламленность. А пока просто обратите внимание на препятствия. Стоит лишь справиться с ними, и работа будет приносить вам радость. Это означает, что у вас есть гигантский потенциал к совершенствованию. Представьте себе, что вы не только расчистили рабочий стол, но и привели в порядок электронную переписку, файлы и прочие цифровые данные, всегда успеваете провести все совещания и решить разнообразные задачи, запланированные в расписании. Подумайте, сколько радости это может вдохнуть в вашу работу.
Типичный офисный работник тратит почти половину дня на электронную переписку.
В мою бытность менеджером в кадровой компании одна из коллег, устроившаяся туда за два года до меня, попросила дать ей пару советов, как привести в порядок свое рабочее пространство. Во время наших «уборочных сеансов» она сказала мне:
– Я здесь для того, чтобы зарабатывать на жизнь, а не для того, чтобы наслаждаться. Жизнь становится намного приятнее, если быстро доделать работу и сосредоточиться на удовольствиях.
У каждого из нас собственный трудовой стиль и образ мышления. Знаю, некоторые относятся к работе так же, как моя коллега, но сейчас я кое-что скажу вам прямо и откровенно. Это чудовищно пустая трата вашей собственной жизни. Конечно, поскольку нам платят за выполняемую работу, любая должность сопряжена с определенными обязанностями. Если мы работаем в организации, в работе есть много моментов, над которыми у нас нет никакой власти. Поскольку все мы члены общества, нереалистично рассчитывать, что нашему личному счастью всегда будет отдаваться высший приоритет. В отличие от расчистки личного пространства внутри собственного дома наведение порядка на рабочем месте не гарантирует, что абсолютно всё и всегда будет зажигать в нас искры радости.
И все же, мне кажется, стыдно сдаваться и работать только по обязанности, не делая никаких попыток вдохнуть радость в свое окружение. Работа – второе место после дома, где мы проводим бо́льшую часть своего времени, а в какие-то моменты жизни даже больше бываем на работе, чем дома. Это драгоценная часть жизни. Найдя хорошее применение своим навыкам, разве не оправданно было бы хоть немного наслаждаться тем временем, которое мы проводим на работе? А если мы намерены наслаждаться им сами, то почему бы при этом не постараться сделать счастливыми еще и тех, кто нас окружает?
Возможно, кое-кто из вас думает: «Легко сказать, но я-то ненавижу свою работу! Я даже представить себе не могу, как она может приносить радость». Пусть так, но я все равно рекомендую попробовать навести порядок. Это поможет разобраться, чего вы хотите на самом деле. Порядок покажет вам, что необходимо изменить и как находить больше радости в своем окружении. Вам кажется, что это слишком хорошо, чтобы быть правдой? Нет, не слишком.
Я собственными глазами вижу, как наведение порядка способно трансформировать многие аспекты трудовой жизни. Одна моя клиентка, например, разбирая книги, вспомнила свою детскую мечту и ушла с прежней работы, чтобы основать собственное дело. Владелица бизнеса, приводя в порядок документы, выявила проблему в своей компании и решилась внести изменения. А еще одна клиентка, завершив процесс наведения порядка, поняла, какой образ жизни ей нужен, и сменила место работы, чтобы ее рабочий день длился вдвое меньше. Такие перемены произошли не потому, что это были какие-то необыкновенные люди. Перемены просто явились кумулятивным результатом того, что эти люди внимательно изучали каждый предмет, оказавшийся перед ними, и решали, оставить его в своей жизни или расстаться с ним.
«Я думала, что нашла работу своей мечты, но теперь стараюсь просто не захлебнуться в бесконечном потоке задач. И всегда мечтаю пораньше вернуться домой».
«Не могу понять, чем хочу заниматься. Я перепробовал многое, но так до сих пор и не понял, чего хочу на самом деле».
«Я вкладывалась в работу без остатка, чтобы добиться своего нынешнего положения, но теперь не уверена, что это действительно подходящая для меня карьера».
Если у вас появляются подобные сомнения в связи с вашей работой или карьерой, сейчас самое время начать процесс наведения порядка. Речь идет не только о сортировке вещей и уборке их на хранение. Это масштабный проект, который навсегда изменит вашу жизнь. Цель метода, описанного в этой книге, не в том, чтобы просто получить красивый, идеально прибранный рабочий стол. Наведение порядка позволит вам начать диалог с собой: выяснить, каковы ваши ценности, исследуя вопрос о том, зачем вы вообще работаете и какого рода трудовой стиль вам нужен. Этот процесс поможет вам увидеть, как каждая выполняемая задача связана со счастливым будущим. В итоге настоящая цель наведения порядка состоит в том, чтобы выяснить, что́ приносит вам радость на работе, чтобы вы могли отдавать ей лучшее, что в вас есть. Мы приглашаем вас убедиться на собственном опыте, что наведение порядка способно вдохнуть радость в вашу карьеру.