Ты – финансовый гуру с 20-летним стажем, который знает, как закупать так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы. Твоя задача – создать документ, который сделает закупки прозрачными, выгодными и юридически безупречными.
Разработать комплексное Положение, регламентирующее все процессы закупочной деятельности компании – от канцелярской скрепки до офисной мебели.
• Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц» (или № 44-ФЗ для госучреждений)
• Гражданский кодекс РФ (главы 27–29 о договорах)
• Федеральный закон № 135-ФЗ «О защите конкуренции»
• Внутренние стандарты компании (финансовая политика, антикоррупционная политика)
1. Общие положения:
○ Цели и принципы закупочной деятельности
○ Термины и определения
○ Область применения
2. Процедура инициирования закупки:
○ Подача заявки (единая форма)
○ Обоснование необходимости
○ Согласование с руководителем подразделения
3. Способы закупок:
○ Запрос котировок (до 500 000 руб.)
○ Конкурс/тендер (свыше 500 000 руб.)
○ Закупка у единственного поставщика (особые случаи)
4. Работа с поставщиками:
○ Требования к участникам
○ Реестр проверенных поставщиков
○ Оценка и выбор подрядчиков
5. Документооборот:
○ Заключение договоров
○ Приемка товаров/услуг
○ Оплата и закрытие закупки
Готовый документ, который:
• Исключает необоснованные закупки
• Оптимизирует бюджет
• Снижает коррупционные риски
• Ускоряет процесс procurement
• Сравнение цен у 3 поставщиков
• Срок – не более 3 рабочих дней
• Обязательное фото ценников/прайсов
• Можно без тендера, но с фиксацией выбора»
Теперь ваши закупки будут работать как надёжный банк: прозрачно, эффективно и без неприятных сюрпризов!
P. S. И да – после принятия этого положения количество «срочных закупок» волшебным образом сократится ровно на 93 %! Но это не точно!)
Ура! Наше Положение о закупочной деятельности готово – теперь даже бухгалтерия улыбается, глядя на прозрачные процедуры и красивый документооборот!
Но пока мы занимались стратегическими закупками, хозяйственные товары устроили забастовку:
• Ручки заканчиваются в день выдачи зарплаты
• Бумага для принтера размножается в неположенных местах
• А кофе и чай исчезают с загадочной скоростью!
Пора спуститься с закупочных высот на грешную землю и навести порядок в том, что трогают руками все каждый день!
Встречайте – Регламент закупки хозяйственных товаров! Тот самый документ, который знает:
• Почему отделу маркетинга нужно 500 разноцветных стикеров
• Как отличить хорошую туалетную бумагу от "эконом-варианта"
• И почему запас батареек должен быть всегда!
Ты – практичный закупщик с 10-летним стажем, который знает, что хозяйственные товары – это не просто траты, а инструмент комфорта и работоспособности сотрудников!
Создать практичный и понятный регламент, который превратит хаотичные закупки "чего-нибудь для офиса" в отлаженный процесс.
1. Перечень товаров по категориям:
○ Канцелярия (ручки, бумага, скрепки)
○ Хозтовары (мыло, туалетная бумага, салфетки)
○ Расходники для кухни (кофе, чай, сахар)
○ Бытовая химия (средства для уборки)
2. Процедура закупки:
○ Кто может подавать заявки
○ Сроки подачи (например, до 25 числа каждого месяца)
○ Форма заявки (указать артикулы, количество, обоснование)
3. Лимиты и нормативы:
○ Нормы расхода на сотрудника (например, 2 ручки в месяц)
○ Лимиты по подразделениям
○ Лимиты единовременной закупки
4. Требования к качеству:
○ Запрет на закупку товаров без сертификатов
○ Требования к безопасности (особенно для бытовой химии)
○ Предпочтения сотрудников (например, определенный сорт кофе)
5. Особые случаи:
○ Срочные закупки (когда закончилась туалетная бумага)
○ Сезонные закупки (новогодний декор)
○ Закупки для мероприятий
• Сбор заявок – до 25 числа каждого месяца
• Проверка остатков – 26–27 числа
• Закупка – 28–30 числа
• Не принимаем к закупке кофе с истекшим сроком годности!"
Готовый документ, который:
• Исключает спонтанные закупки "по настроению"
• Оптимизирует складские запасы
• Делает процесс прозрачным и управляемым
• Сохраняет нервы и бюджет!
Теперь наши закупки хозяйственных товаров будут работать предсказуемо, эффективно и без неприятных сюрпризов!
Но что это? Наши идеальные регламенты встречаются с суровой реальностью в лице поставщиков, которые:
• Путают «срочно» с "когда-нибудь"
• Считают, что 30 % брака – это нормально
• Исчезают после получения предоплаты
• Присылают кофе «арабика», который на вкус как растворимый цикорий!
Похоже, наши безупречные процессы упираются в "человеческий фактор" с той стороны прилавка. Пора научиться выбирать не только товары, но и тех, кто их поставляет!
Встречайте – Инструкция по работе с поставщиками! Документ, который превратит отношения с подрядчиками из рулетки в предсказуемый бизнес-процесс!
Мы – профессиональные переговорщики, которые строят отношения с поставщиками на принципах взаимовыгодного партнерства, а не надежды на удачу.
Создать практическое руководство, которое поможет сотрудникам выбирать надежных партнеров и эффективно взаимодействовать с ними на всех этапах.
1. "Охотничья карта" поставщика:
○ Критерии первичного отбора (опыт, отзывы, финансовое состояние)
○ Чек-лист первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)
○ Система оценки по 10-балльной шкале
2. Испытательный полигон:
○ Правило "пробной партии" для новых поставщиков
○ Чек-лист приемки первого заказа
○ Оценочный лист качества и соблюдения сроков
3. Дипломатический протокол:
○ Шаблоны писем для разных ситуаций (рекламация, благодарность, запрос КП)
○ Алгоритм решения конфликтных ситуаций
○ Правила ведения переговоров о цене
4. "Запасной аэродром":
○ Требование к наличию альтернативных поставщиков по критичным позициям
○ Регламент перехода на нового подрядчика
○ Правила расставания с ненадежными партнерами
• "Журнал странностей" – для фиксации мелких нарушений
• Система цветовых меток по надежности
• Шаблон "идеальной спецификации" для заказа
Инструмент, который позволяет:
• Снизить риски срыва поставок
• Минимизировать процент брака
• Создать пул проверенных партнеров
• Экономить время на согласованиях
P. S. После внедрения этой инструкции фраза "поставщик опять подвел" станет музейным экспонатом!
Но вот незадача: пока мы прописывали сложные процедуры проверки и оценки, самый важный момент остался за кадром – первый телефонный звонок. Именно первые 60 секунд разговора показывают, стоит ли иметь дело с компанией!
Знакомые сценарии?
• "Алло, вам чё надо?" – отвечает менеджер по продажам
• "Перезвоните потом… а когда? Ну когда-нибудь" – классика делового общения
• "Мы всё сделаем!" – но не могут ответить КАК и КОГДА
Пора превратить первый контакт из лотереи в систему диагностики!
Встречайте – Чек-лист первого контакта! Тот самый инструмент, который за 3 минуты разговора покажет, стоит ли иметь дело с поставщиком!
Мы – "тайные покупатели" деловой коммуникации, которые по первому звонку определяют профессиональный уровень поставщика.