Ты – эксперт по разработке организационно-распорядительной документации с глубоким знанием градостроительного, жилищного законодательства РФ и требований технических регламентов. Твоя задача – составить исчерпывающий проект Регламента эксплуатации офисного здания (нежилого помещения), который будет полностью соответствовать действующим на 2025 год нормам и обеспечивать безопасную, бесперебойную и законную работу объекта.
• Градостроительный кодекс РФ, Статья 55.24: Используй как основу, раскрыв требования к эксплуатации, необходимости технического обслуживания, эксплуатационного контроля и текущего ремонта.
• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»: Включи в регламент требования к безопасности конструкций и инженерных систем.
• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»: Учти обязательные нормы пожарной безопасности.
• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: Заложи в регламент требования к поддержанию санитарных норм.
• ПОТ РО 14000–004–98 «Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений»: Используй как практическое руководство для организации процессов, несмотря на рекомендательный статус. Возьми за основу структуру локальных документов (приказы, планы, журналы).
1. Общие положения:
○ Определи цель, область применения регламента (распространяется на всех арендаторов и службы, эксплуатирующие здание).
○ Укажи перечень нормативных документов, на которых он основан (приведи вышеуказанные законы и кодексы).
○ Дай четкие определения ключевых терминов: «эксплуатация», «техническое обслуживание», «эксплуатационный контроль», «текущий ремонт».
2. Организационная структура и ответственность:
○ Назначение ответственных: Включи шаблон приказа о назначении лица, ответственного за эксплуатацию здания (как требует ПОТ РО 14000–004–98). Опиши его обязанности: ведение журналов, организация осмотров, контроль за ремонтом.
○ Взаимодействие: Опиши порядок взаимодействия между собственником/управляющей компанией, арендаторами и аварийными службами. Используй принципы из регламентов для служб заказчика-подрядчика.
3. Основные процессы эксплуатации (разработай подробные инструкции по каждому пункту):
○ Эксплуатационный контроль (п. 7 ст. 55.24 ГрК РФ): Установи порядок и периодичность плановых осмотров (общие – весной и осенью, частичные – ежеквартально или ежемесячно). Добавь требование о проведении внеплановых осмотров после чрезвычайных ситуаций. Создай форму Акта осмотра.
○ Техническое обслуживание и текущий ремонт (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ): Разработай План-график планово-предупредительных ремонтов (ППР). Опиши порядок устранения неисправностей на основе заявок от арендаторов.
○ Содержание инженерных систем: Дай требования к обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации, электроснабжения. Укажи необходимость сезонной подготовки (особенно к осенне-зимнему периоду).
○ Санитарное содержание и благоустройство: Включи правила уборки помещений и прилегающей территории.
4. Требования безопасности:
○ Пожарная безопасность: Опиши порядок содержания эвакуационных путей, работы с пожарной сигнализацией и огнетушителями.
○ Охрана труда: Включи инструкции для персонала, осуществляющего эксплуатационные работы.
5. Документооборот и отчетность:
○ Перечисли обязательные документы: Журнал эксплуатации, Технический паспорт на здание (согласно ПОТ РО 14000–004–98), акты выполненных работ.
○ Укажи сроки и порядок их ведения.
Готовый проект Регламента, содержащий не только текстовые положения, но и шаблоны основных приложений (формы актов, журналов, заявок). Регламент должен быть практичным инструментом для ежедневной работы, исключающим нарушения законодательства.
Для быстрого старта вам может пригодиться эта таблица с ключевыми документами, которые нужно разработать в первую очередь.
Надеюсь, этот промт послужит вам надежным подспорьем в работе. Если вам потребуется помощь в проработке какого-либо конкретного раздела (например, подробной инструкции по эксплуатационному контролю), просто дайте знать!
Готовый текст регламента, который можно сразу использовать для ознакомления сотрудников. Документ должен вдохновлять на соблюдение порядка, а не пугать штрафами.
• Кофе пролили? Протрите – следующий коллега скажет вам спасибо.
• Забрали последнюю круассан? Сообщите в чат АХО – мы пополним запасы.
• Посуда: после использования – в посудомойку. Волшебный эльф её уже не моет».
Готовы превратить офис в место, где правила работают на людей? Тогда вперёд!
Отлично, коллеги! Только что мы с вами написали идеальный регламент эксплуатации офисных помещений. Теперь сотрудники знают, что чайник – не прибор для опреснения морской воды, а стул – не аттракцион «американские горки».
Но есть один нюанс: самый прекрасный регламент бесполезен, если отделы живут в параллельных реальностях!
Знакомо?
• IT требует срочно отключить сервер, а АХО уже пятый день ищет, где бы найти свободного электрика…
• Бухгалтерия ждет подписанные акты, а они застряли где-то между курьером и охраной…
• Отдел закупок купил 100 упаковок бумаги, а склад АХО размером со спичечный коробок
Чтобы прекратить этот хаос и научить отделы говорить на одном языке, пора создать Регламент взаимодействия – главный документ о том, как мы работаем вместе, а не рядом!
Ты – гуру корпоративных коммуникаций и процессного управления с опытом работы в крупных компаниях. Твоя задача – создать не просто формальный документ, а рабочий инструмент, который превратит хаотичное общение в отлаженный механизм.
Разработать практичный и понятный Регламент взаимодействия АХО со всеми ключевыми подразделениями компании, который сократит время согласований, исключит конфликты и повысит общую эффективность работы.
1. Философия документа (преамбула):
«Мы работаем в одной команде! Этот регламент создан для того, чтобы вопросы между отделами решались быстро и предсказуемо. АХО существует, чтобы помогать вам работать комфортно и эффективно.»
2. Принципы взаимодействия:
• Единые каналы коммуникации (никаких «ой, я ему в личку написал(а)»)
• Четкие сроки ответа («не дольше чем…»)
• Ответственность сторон («кто что делает»)
• Эскалация («что делать, если что-то пошло не так»)
3. Матрица взаимодействия (основная часть):
Создать таблицу по каждому подразделению:
4. Процедуры и SLA:
• Простая схема: «Запрос → Регистрация → Выполнение → Подтверждение → Фидбек»
• Четкие сроки для разных типов запросов (срочные, стандартные, сложные)
• Процедура эскалации при срыве сроков
5. Конфликтные ситуации:
• Правила конструктивной обратной связи
• Механизм разрешения споров
• Кто арбитр в сложных ситуациях
• Дружелюбный, но деловой
• Максимум конкретики, минимум воды
• Использование инфографики и схем (где уместно)
• Язык: «Мы с коллегами из IT договорились, что…»
Готовый к использованию документ с:
• Четкими процедурами для каждого отдела
• Шаблонами заявок и форм
• Контактами ответственных
• Схемами процессов
• Акты подписываем через ЭДО в течение 2 часов
• Срочные вопросы решаем в общем чате «АХО-Бухгалтерия»
• Если что-то горит – звоним напрямую Ивану Ивановичу
• Ключевое правило: «нет документов – нет подписи» (но мы поможем их оформить)»
Вот так, коллеги! С этим регламентом вы забудете про «я тебя искал(а) три дня» и «мне никто не ответил». Осталось внедрить – и можно пить кофе со спокойной душой, пока отделы работают как безупречный механизм! ☺
Отлично! Регламент взаимодействия готов – теперь отделы не будут работать как лебедь, рак и щука! Но знаете, что объединяет IT, бухгалтерию и отдел кадров? Верно: у всех у них ломается техника!
Пока мы налаживали коммуникации, наш верный принтер в углу снова захромал, кондиционер запел песню ветра, а кофемашина и вовсе объявила бойкот.
Что ж, пора перейти от слов к делу – точнее, к гаечным ключам и инструкциям! Чтобы техника служила верой и правдой, а не становилась источником легенд и мистических историй («он заработал, стоило только пригрозить вызовом мастера!»), создадим для нее священное писание – **Инструкцию по техническому обслуживанию!
Ты – инженер-наставник с золотыми руками и 20-летним опытом содержания техники в идеальном состоянии. Твоя задача – создать не скучный техпаспорт, а живую, понятную любому сотруднику «библию выживания» офисной техники.
Разработать практичную, наглядную и мотивирующую инструкцию, которая поможет сотрудникам и специалистам АХО правильно обслуживать технику, предотвращать поломки и оперативно реагировать на сбои.
1. Философия документа (введение):
«Техника – не враг, а друг! Эта инструкция поможет нам всем говорить на одном языке с нашими электронными помощниками. Помните: пять минут профилактики экономят пять часов ремонта!»
2. Общие принципы работы с техникой:
○ Правило «трех П»: Первым заметил – Первым сообщил – Помог предотвратить.
○ Запретные действия («не стучи по монитору, он не арбуз»).
○ Куда бежать и что кричать при проблемах (список контактов и каналов связи).
3. Разделы по типам оборудования (с юмором и пользой):
Для каждого устройства указать:
○ «Характер» устройства (например: «Принтер – творческая личность, требует внимания и качественных чернил»).
○ Ежедневный уход (протирать пыль, проверять бумагу).
○ Еженедельная профилактика (тест-печать, чистка от пыли).
○ Ежемесячное обслуживание (глубокая чистка, проверка износа).
○ Типичные «болезни» и первая помощь (таблица: «Проблема – Причина – Что делать»).
○ Крики о помощи (когда срочно звать специалиста).
4. Журналы и отчетность:
○ Простой чек-лист ежемесячного осмотра.
○ Шаблон заявки в IT/АХО («не «не работает», а «мигает красная лампочка и издает писк»).
○ Форма акта выполненных работ по обслуживанию.
5. Ответственность:
○ Кто отвечает за регулярный осмотр (АХО).
○ Что должен делать каждый сотрудник (соблюдать правила эксплуатации).
○ Зоны ответственности IT и АХО (чтобы не было «это ваше, а нет – ваше!»).
• Образный, но без потери технической точности.
• Использование аналогий («системный блок – как пищеварительная система, не засоряй его!»).
• Иконки, схемы, мемы (где уместно).
• Язык: «Мы с тобой одной крови – ты и техника!»
Готовый документ, который:
• Можно раздать сотрудникам как памятку.
• Использовать для обучения новичков.
• Положить основой в регламент обслуживания.
• Любит: чистоту, качественную бумагу, своевременную заправку.
• Ненавидит: скрепки в лотке, пыль, работу на износ.
• Кричит о помощи: если мигает красным, жует бумагу или печатает полосами.
• Что делаем: еженедельно протираем корпус, раз в месяц чистим от пыли внутри.
• Кого звать: при замятиях – АХО, при программных сбоях – IT.»
Техника скажет вам спасибо! Ну, или хотя бы перестанет подводить в самый неподходящий момент. А вы сможете наконец выпить кофе из исправной кофемашины!
Отлично! Мы с вами написали такую крутую инструкцию по техобслуживанию, что теперь даже кофемашина вздохнула с облегчением и работает как швейцарские часы!
Но что делать, когда техника не просто капризничает, а решила уйти в запойный ремонт? Или того хуже – когда дело не в технике, а в стенах, трубах и проводах, которые вдруг вспомнили, что они тоже смертны?
Пока одни в панике ищут «шабашников», другие пытаются чинить электрику с помощью YouTube, а третьи уже представляют, как объясняют проверяющим, почему пожарный выход внезапно стал дизайнерским атриумом…
Стоп! Пора принимать тяжелую артиллерию – Положение о порядке проведения ремонтных работ! Тот самый документ, который знает все ГОСТы, СНиПы и прочие страшные слова, чтобы ваш ремонт не превратился в судебное дело!
Ты – юрист-инженер с 15-летним стажем, который наизусть знает не только ГОСТы, но и то, как их обойти, не нарушив. Твоя задача – создать документ, который сделает любой ремонт безопасным, законным и предсказуемым.
Разработать юридически безупречное Положение, которое регламентирует все этапы ремонтных работ с соблюдением действующего законодательства и нормативов.
• Градостроительный кодекс РФ (особенно ст. 55.24 по эксплуатации зданий)
• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»
• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»
• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»
• Правила противопожарного режима в РФ
• СП 59.13330.2016 «Доступность зданий для маломобильных групп»
• ГОСТ Р 12.4.026–2015 «Цвета сигнальные, знаки безопасности»
• ПОТ РО 14000–004–98 «Техническая эксплуатация промышленных зданий»
1. Общие положения:
○ Цели и задачи документа (с ссылками на законы)
○ Область применения (все типы ремонтов во всех помещениях)
○ Термины и определения (капитальный, текущий, аварийный ремонт)
2. Классификация ремонтов:
○ Аварийный (ликвидация угрозы) – начинаем немедленно, согласуем потом
○ Текущий (замена вышедших из строя элементов) – по заявкам
○ Капитальный (замена конструкций, инженерных систем) – только по проекту
3. Процедура инициирования и согласования:
○ Цепочка согласования для каждого типа ремонта
○ Образцы заявок и актов
○ Особые случаи (ремонт в выходные, в ночное время)
4. Требования к подрядчикам:
○ Наличие допусков СРО (где требуется)
○ Страхование гражданской ответственности
○ Обучение по охране труда
5. Процесс выполнения работ:
○ Ограждение опасных зон (по ГОСТ)
○ Знаки безопасности (по ГОСТ)
○ Допуск в помещения (пропуска, сопровождение)
○ Уборка после работ (по СанПиН)
6. Приемка работ:
○ Состав комиссии
○ Проверка соответствия нормам
○ Оформление исполнительной документации
Юридически безупречный документ, который:
• Исключает штрафы от проверяющих органов
• Четко разграничивает зоны ответственности
• Содержит все необходимые шаблоны и формы
• Позволяет планировать ремонтный бюджет
• Требуется проект (ст. 55.24 ГрК РФ)
• Согласование с автором проекта здания
• Технический надзор на всех этапах
• Запрещено: демонтаж без расчета на усиление!»
Теперь ваш ремонт будет не только красивым, но и законным! И проверяющие из МЧС, Ростехнадзора и Роспотребнадзора будут смотреть на вас с уважением, а не с протоколом!
Отлично! Мы с вами написали такое идеальное Положение о ремонтах, что теперь даже самый вредный подрядчик плачет от умиления и сверяет каждый шаг с ГОСТами!
Но вот ремонт закончился… И оставил после себя следы своей «творческой деятельности» в виде пыли на стенах, разводов на окнах и загадочных пятен на полу.
Знакомая картина? Пока одни сотрудники героически пытаются протирать столы салфетками, другие пишут мемуары «О чем молчал наш ковер», а третьи и вовсе начинают археологические раскопки под столами…
Пора навести блестящий порядок и создать Регламент уборки помещений! Документ, который знает не только где должно блестеть, но и КОГДА, КАК и ЧЕМ! Чтобы даже самый дотошный проверяющий из Роспотребнадзора захотел сфотографироваться в вашем безупречно чистом офисе для своих соцсетей!
Ты – эксперт по клинингу с 20-летним стажем, который наизусть знает все СанПиНы и может с закрытыми глазами определить, чем мыли полы – правильным средством или разведенным чаем. Твоя задача – создать безупречный документ, который превратит уборку из хаотичных движений шваброй в точную науку.
Разработать детальный Регламент уборки помещений, соответствующий нормативным требованиям и корпоративным стандартам чистоты.
• СанПиН 2.2.4.3359–16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах»
• СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076–01 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»
• СП 2.1.3678–20 «Санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений…»
• Правила противопожарного режима в РФ (в части содержания эвакуационных путей)
1. Общие положения:
○ Область применения (все помещения компании)
○ Термины и определения (влажная уборка, генеральная уборка, дезинфекция)
○ Ответственные за организацию уборки
2. Классификация помещений по зонам уборки:
○ Зона А (ресепшн, переговорные) – премиум-стандарт
○ Зона Б (рабочие места, кухни) – повышенное внимание
○ Зона В (хозпомещения, склады) – стандартный уход
○ Зона Г (санузлы) – зона особого контроля
3. Периодичность и виды уборки:
○ Ежедневная (рабочие дни, после окончания работы)
○ Еженедельная (пятница, с применением специальных средств)
○ Генеральная (1 раз в месяц по специальному графику)
○ Сезонная (мытье окон 2 раза в год)
4. Технологические карты для каждой зоны:
Пример для санузлов:
○ Дезинфекция сантехники (разрешенные средства)
○ Мытье кафеля, зеркал, смесителей
○ Заполнение диспенсеров (мыло, бумага)
○ Контроль запахов
5. Контроль качества:
○ Чек-листы для ежедневной проверки
○ Фотопротоколы ежемесячного контроля
○ Журнал уборок и замечаний
6. Требования к материалам и оборудованию:
○ Разрешенные моющие средства
○ Маркировка инвентаря по зонам
○ Правила хранения клинингового оборудования
Безупречный документ, который:
• Соответствует всем санитарным нормам
• Четко регламентирует все процессы уборки
• Содержит готовые чек-листы для контроля
• Минимизирует риски при проверках
• Ежедневно: влажная уборка поверхностей, протирка мониторов
• Еженедельно: дезинфекция телефонов, клавиатур
• Особое внимание: вентиляционные решетки (1 раз в месяц)»
Теперь ваш офис будет не просто чистым, а СТЕРИЛЬНО-ЗАКОННЫМ! И сотрудники будут бороться за право работать в таком порядке!
Поздравляю! Теперь у нас с вами такой безупречный Регламент уборки, что пылинки в страхе разбегаются при виде наших чек-листов, а мусорные ведра сами несутся на помывку!
Но вот незадача: пока мы героически наводили лоск на всех поверхностях, системы кондиционирования тихо плакали в углу. Они тоже хотят заботы и внимания! Ведь что проку в кристально чистом полу, если воздух в помещении напоминает сауну с ароматом «пыльные фильтры»?
Пора подарить нашим климатическим системам ту же заботу, что и всему офису! Чтобы кондиционеры не просто шумели, а дарили нам свежесть и прохладу – создадим для них персональную «инструкцию по счастью»!
Ты – инженер-климатолог с 15-летним стажем, который чувствует кондиционеры как родных. Твоя задача – создать простые и понятные инструкции, которые уберегут технику от гибели, а сотрудников – от простуд и сквозняков.
Разработать практичный чек-лист и инструкцию для пользователей и специалистов, чтобы системы кондиционирования работали эффективно, безопасно и долго.
• СанПиН 2.2.4.3359–16 (требования к микроклимату)
• РД 153–34.0–20.507–98 (правила технической эксплуатации)
• СП 60.13330.2016 (отопление, вентиляция и кондиционирование)
1. Базовые правила для всех (чтобы не было «мне дует!»):
○ Как правильно выставлять температуру (разница с улицей не более 5–7°C)
○ Почему нельзя направлять поток на людей (источник простуд и конфликтов)
○ Запрет на самостоятельную разборку и ремонт
2. Ежедневный уход (чек-лист для пользователей):
○ Проверить, нет ли посторонних шумов при работе
○ Убедиться, что нет воды под внутренним блоком
○ Не закрывать вентиляционные решетки мебелью или шторами
3. Еженедельная проверка (чек-лист для ответственного):
○ Очистка фильтров внутреннего блока (по инструкции)
○ Проверка дренажной системы
○ Контроль температуры на выходе
4. Сезонное обслуживание (чек-лист для специалистов):
○ Чистка теплообменников
○ Проверка давления хладагента
○ Диагностика электронных систем
• Инструкция для пользователей (простыми словами с картинками)
• Чек-лист для ответственного сотрудника (регулярный контроль)
• Чек-лист для специалистов (техническое обслуживание)
✓ Нет посторонних шумов и вибрации
✓ Температура в помещении 22–24°C
✓ Пульт управления на месте
✓ Нет воды под внутренним блоком
Браво! Наши кондиционеры теперь работают так идеально, что даже пингвины позавидовали бы офисному микроклимату! Воздух свеж, температура идеальна, и даже фильтры сияют чистотой.
Но пока техника наслаждалась заботой, в другом углу офиса назревала новая драма…
Теперь наши кондиционеры будут работать просто замечательно – тихо, эффективно и без сюрпризов! А сотрудники наконец-то перестанут спорить, кому досталось место «под холодным духом»! ☺
Знакомая история?
• Отдел закупил 500 ручек, которые не пишут
• Бухгалтерия плачет над счетами от никому не известных поставщиков
• А на складе поселилась партия бумаги, которая не помещается в принтеры
Внимание, проблема! Хаотичные закупки атакуют бюджет и нервы сотрудников!
Пора наводить порядок в этом королевстве кривых зеркал и создавать Положение о закупочной деятельности – тот самый документ, который превратит «купите чего-нибудь» в четкий работающий механизм!