Измерения и оценка эффективности работы службы безопасности
Служба безопасности – это не вещь в себе, а один из инструментов, используемых бизнесом для достижения своих целей. Поэтому, результаты СБ интересны бизнес-заказчику лишь в той степени, в которой они влияют на выполнение его собственных KPI, как правило, имеющих денежное выражение.
Исходя из этого понимания, необходимо организовывать работу, формировать и представлять ее итоги.
Стандартизация и унификация
Компании холдингового типа в процессе своего развития, поглощают и интегрируют с свою структуру другие предприятия, зачастую сохраняя или незначительно изменяя их внутреннюю иерархию.
В результате появляются несколько локальных служб безопасности, каждая из которых по-своему строит работу, представляет и предоставляет ее результаты. В таких условиях затруднительно оценить эффективность их деятельности или сравнить между собой.
Наиболее правильным путем представляется стандартизация и унификация работы всех структурных подразделений, для чего разрабатывается единые (на всю группу компаний) локальные нормативные документы, например, такие как:
Политика обеспечения безопасности (можно общую, можно раздробить на: экономической, физической, информационной).
Процедура проведения корпоративных расследований (основания для инициации, содержание, результаты, права и обязанности участников).
Регламент расчета и классификации убытков для целей корпоративных расследований (совместно с финансистами для обеспечения корректности и достоверности отчетов).
Определяется основной формат активности – корпоративное расследование, а также требования к нему.
Создается База данных корпоративных расследований (БДКР), куда заносятся все проводимые и завершенные расследования, а также сведения, необходимые для контроля и анализа (период проведения, кто проводил, кто фигурант, где произошло, выводы и рекомендации, реализация корректирующих мер).
Устанавливается требование о занесении в БДКР всей первичной информации, не зависимо от источника ее получения и достоверности, а также результатов проверки. То есть внедряются элементы инцидент-менеджмента.
Деятельность подразделений, занимающихся обеспечением физической охраны и информационной безопасности так же приводится к единым нормативным и организационным требованиям.
В чем измерять?
Служба безопасности – сервисная функция, т.е. вспомогательная, помогающая бизнесу… Казалось бы, если коммерсанты довольны, значит, все хорошо. И руководители подразделений безопасности частенько в качестве подтверждения собственной эффективности предъявляют положительную обратную связь от местных бизнес-лидеров, но последние порой просто не могут ни сформулировать задачи для функции безопасности, ни объективно оценить итоги их работы.
Более того, на практике, самые лучшие отзывы получают «безопасники», подменяющие собой коммерсантов на отдельных проблемных участках («решалы»), но при этом, глубоко и искренне не понимающие содержание бизнес-процессов и потому, не препятствующие неправомерному обогащению недобросовестных сотрудников и контрагентов.
Тем не менее, служба безопасности может и должна оказывать влияние на EBITDA, сокращая ее затратную часть, путем возмещения ущерба, предотвращения потерь, а также неэффективных расходов.
Поскольку EBITDA измеряется в деньгах, именно в них мы будем определять цели СБ и измерять эффективность ее работы.
Куда целиться?
Обычная, принятая в большинстве компаний классификация, предусматривает три вида убытков: выявленный, возмещенный и предотвращенный.
Исходя из нее, верхнеуровневые цели СБ можно сформулировать, как:
– Выявление ущерба, нанесенного в результате противоправной деятельности, неэффективности или уязвимости бизнес-процессов;
– Возмещение уже нанесенного ущерба;
– Предотвращение возможных потерь (включая упущенную выгоду и сохранение выручки).
С учетом специфики и сложившейся практики, показателям может быть присвоено количественное значение в абсолютных или относительных (сравнительных) величинах.
Желательно, чтобы все подразделения безопасности холдинга имели одинаковые цели. Если особенности дочерних обществ не позволяет этого, то как минимум, выраженные в одинаковых единицах измерения.
Как измерять?
В результате проведения унификации и стандартизации, все подразделения безопасности подчинены единым требованиям по содержанию работы и ее учету, благодаря чему, мы имеем набор типовых показателей, рассчитанных по единым правилам. Теперь их можно сравнивать и анализировать.
При этом, важно учитывать, что:
– Выявленный ущерб (убыток) – потери, которые наступили фактически. Их очень легко посчитать и подтвердить (акт инвентаризации, справка об ущербе).
В части утрат материальных (физических) активов, этот показатель может служить косвенным критерием эффективности СБ, так как чем надежнее система безопасности, тем труднее совершить хищение. То есть, чем он меньше, тем лучше, особенно если наблюдается ниспадающая динамика год к году.
В части экономических правонарушений или неэффективных затрат, подобный анализ уже не работает, потому что такие потери не материальны и зачастую не очевидны, не отражены в бухгалтерской отчетности. Более того, для их обнаружения требуются значительные усилия и высочайшее профессиональное мастерство сотрудников СБ.
– Возмещенный – активы, утраченные фактически, но, благодаря усилиям СБ возвращенные владельцу. Подсчет и подтверждение бухгалтерскими документами так же не вызывает трудностей.
В части утрат материальных активов, сравнение выявленного и возмещенного убытков формирует коэффициент покрытия потерь. Чаще используется в рознице или логистике. Считается, что, если он превышает 0,6 (из каждых 100 потерянных рублей, возмещено 60 и более), это хорошо.
– Предотвращенный – активы, которые были бы неизбежно утрачены, но сохранены в результате активностей службы безопасности.