Глава 2. Бюджетирование на предприятии
Система управления предприятием включает планирование, организацию, мотивацию и контроль. Для достижения поставленных целей многие предприятия внедряют систему бюджетирования, в которой отражаются все элементы управления.
По мнению многих экономистов, бюджетирование – это формирование системы бюджетов, отражающих текущую, инвестиционную и финансовую деятельность предприятия.
На мой взгляд, это определение далеко не полное и оно не отражает сущность бюджетирования. Раскрыть понятие бюджетирование можно через основные его функции, к которым стоит отнести планирование, формирование информационной базы для принятия управленческих решений и обеспечение необходимого уровня владельческого контроля.
Бюджетирование предполагает формирование системы взаимосвязанных бюджетов, адекватно отражающих деятельность предприятия.
Количество бюджетов зависит от размеров и специфики работы конкретного предприятия. Стандартными финансовыми бюджетами для всех организаций являются бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс.
Указанные виды бюджетов следуют из операционных бюджетов, количество которых может достигать нескольких десятков. На каждом предприятии количество бюджетов формируется исходя из потребности.
Для повышения эффективности планирования создается финансовая модель предприятия или холдинга, которая представляет собой систему бюджетов, взаимосвязанных между собой.
Бюджетирование является информационной базой для принятия управленческих решений. Так на этапе планирования могут быть разработаны мероприятия по повышению эффективности отдельных бизнес-процессов. Также периодически проводится план-фактный анализ, по результатам которого также принимаются различные решения.
Кроме того, бюджетирование – это эффективный инструмент владельческого контроля бизнеса. Когда предприятие небольшое и управляется собственником, контроль за бизнесом со стороны владельца бизнеса прямой. Он непосредственно руководит основными процессами. Роль системы бюджетирования, как инструмента владельческого контроля, на этом этапе минимальная.
Если бизнес развивается, то количество работников, в том числе управленцев, увеличивается. Бизнес-процессы множатся и усложняются. На некотором этапе собственник начинает осознавать, что он постепенно теряет контроль над бизнесом. Для решения этой проблемы внедряется система бюджетирования, которая отражает все процессы, происходящие на предприятии.
Система бюджетирования, как инструмента владельческого контроля, особенно актуальна для бизнеса, который состоит из множества отдельных предприятий. В этом случае без бюджетирования контроль над действиями управленцев может быть абсолютно потерян, и постепенно бизнес станет разваливаться.
Итак, бюджетирование – это далеко не только составление бюджетов. Кратко можно резюмировать, что бюджетирование – это процесс формирования и исполнения бюджетов, направленный на повышение эффективности работы предприятии при обеспечении требуемого уровня владельческого контроля.
Концептуальная схема бюджетирования на предприятии представлена на рисунке 2.1.
Рис. 2.1. Концептуальная схема бюджетирования
На рисунке отображена совокупность бюджетов, взаимосвязанных между собой. Так, например, бюджет производства составляется на основании бюджета продаж. Бюджет производства является источником информации для формирования бюджета прямых материальных затрат, бюджета прямых затрат труда, бюджета общепроизводственных расходов.
На первом этапе бюджетирования составляется бюджет продаж в натуральном и стоимостном измерении. План по продажам, как правило, составляется отделом продаж. Изменение цен по прогнозу учитывает ожидаемый уровень инфляции на рынках, на которых работает предприятие.
Показателями бюджета продаж являются объем продаж в натуральном выражении, цена каждой единицы продукции и объем продаж в стоимостном выражении. При этом бюджет продаж составляется не только по продуктам, но и по каналам сбыта и регионам. Это позволяет выявлять факторы, повлиявшие на общий уровень продаж.
Очень удобно в бюджет продаж добавлять целевые показатели. Например, плановый объем продаж на одного работника отдела продаж.
На втором этапе бюджетирования составляется бюджет производства в натуральном выражении. Выпуск продукции (ВП) в каждом периоде определяется из балансового уравнения ВП = ОК + РП-ОН, где ОК – остаток продукции на конец периода, РП – объем реализованной продукции, ОН – остатки продукции на начало периода.
Остаток готовой продукции в натуральном измерении на начало периода определяется по данным бухгалтерского учета, объем реализованной продукции – из бюджета продаж, остаток готовой продукции на конец периода нормируется с учетом объемов планового уровня продаж.
Как уже отмечалось выше, бюджет производства является основой для разработки бюджета прямых материальных затрат, бюджета прямых затрат труда, бюджета общепроизводственных расходов.
Бюджет прямых материальных затрат планируется с учетом ассортимента выпускаемой продукции и удельных потребностей материалов по видам. Для формирования данного бюджета на предприятиях должна быть разработана нормативная база по затратам.
На основании бюджета прямых материальных затрат формируется бюджет закупок. Объем закупок определяется с учетом остатков материалов на начало и конец периода, а также текущей их потребности.
Бюджет прямых затрат составляется с учетом трудоемкости программы выпуска и расценок по оплате труда. На некоторых предприятиях совместно с указанным бюджетом формируется бюджет страховых взносов по оплате труда производственных рабочих. Такой подход позволяет эффективно распределять затраты по видам выпускаемой продукции.
Бюджет общепроизводственных расходов включает все затраты, связанные с обеспечением нормального производственного процесса. Например, это амортизация машин и оборудования, зданий производственных цехов, расходы по обслуживанию станков, оплата труда линейных мастеров и прочие аналогичные расходы. Бюджет составляется с учетом формирования затрат за предыдущие периоды.
Бюджет производственных расходов включает прямые материальные затраты, прямые затраты на оплату труда, общепроизводственные расходы.
Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом объемов продаж продукции на плановый период. Он включает расходы на маркетинговые исследования, рекламу, оплату труда менеджеров по продаже, транспортные расходы, если их оплачивает производитель, и прочие аналогичные расходы.
Бюджет управленческих (общехозяйственных) расходов определяется с учетом затрат на функционирование административно-управленческого персонала.
Общепроизводственные расходы распределяются пропорционально выпуску продукции. Драйвером распределения затрат, как правило, являются прямые затраты по оплате труда.
Коммерческие расходы распределяются пропорционально реализованной продукции. Управленческие расходы распределяются как на произведенную продукцию, так и на реализованную. На каждом предприятии распределение управленческих расходов осуществляется индивидуально.
С учетом объема продаж, а также себестоимости единицы реализованной продукции составляется бюджет доходов и расходов. Конечным финансовым результатом является чистая прибыль.
Инвестиционный бюджет формируется с учетом потребности в обновлении основных средств и выполнения производственной программы.
Для принятия решений на среднесрочный период составляется финансовый бюджет, который состоит из бюджета движения денежных средств, прогнозного баланса и отчета об изменении финансового состояния.
Бюджет движения денежных средств составляется по направлениям: текущая деятельность, инвестиционная и финансовая деятельность.
Потоки от текущей деятельности формируются с учетом политики управления дебиторской и кредиторской задолженности. Например, оплата за реализованную продукцию может поступить не сразу, а в течение нескольких последующих периодов. Аналогично предприятие может рассчитываться за поставленные материалы не сразу. Все это находит своё отражение в бюджете движения денежных средств.
Как правило, дефицит денежных средств по текущим и инвестиционным операциям компенсируется движением по финансовым потокам. Предприятие может подписать с банком договор по кредитной линии, что позволяет ему не испытывать острый дефицит денежных средств.
Прогнозный баланс определяется с учетом изменения статей активов и пассивов. Стоит отметить важную контрольную функцию прогнозного баланса. Если бюджеты составлены верно, то актив будет равен пассиву.
Указанные формы плановых документов дополняются инвестиционными и финансовыми бюджетами, и на основе общей информации составляются бюджеты движения денежных средств, бюджет доходов и расходов и прогноз баланса.
На каждом предприятии система бюджетирования может быть индивидуальная. Основные правила составления бюджетов стоит отражать в регламентах по бюджетированию. Это позволяет избежать двусмысленности при планировании и составлении факта по бюджетам.
Стоит отметить, что реализации системы бюджетировании – это очень сложный процесс, имеющий множество подводных камней. Стоит перечислить основные проблемы формирования эффективной системы бюджетирования.
Большинство работников предприятий привыкли работать по-старому. Многие новации они воспринимают в штыки, ибо не хотят или не могут учиться новому. Кроме того, отсутствие системы бюджетирования резко снижает их ответственность. Они ни за что не отвечают, ибо нет плановых бюджетов. Также многие работники, например, отдела закупок кроме заработной платы могут иметь хорошие бонусы со стороны поставщиков. В рамках системы бюджетирования разрабатываются меры по повышению эффективности всех бизнес-процессов, в том числе закупок. А это прямая угроза бонусам со стороны.
Собственники не всегда ориентируют своих подчиненных на формирование эффективной системы бюджетирования. Одной из причин этого является то, что у владельца бизнеса нет специальных знаний в области бюджетирования, а прислушиваться к мнению специалистов они не хотят. Поэтому процесс внедрения бюджетирования часто напоминает бесконечное изобретение велосипеда.
Итак, система бюджетирования предполагает разработку специальных бюджетов по направлениям. В результате бюджетирования составляется финансовая модель функционирования предприятия на прогнозный период.