Первая и самая главная задача руководителя отдела продаж – стабильное выполнение плана продаж, с последующим ростом. Но! Он не может сделать это сам, так как просто физически невозможно обработать такое количество клиентов. Для этого ему нужны менеджеры, которых он наймет, обучит и будет контролировать и мотивировать. Отсюда и проистекают все его обязанности и функции. План продаж – очень важный показатель. На него опираются все остальные отделы, от выполнения плана зависит, с какой скоростью развивается компания в целом.
Отсюда и первая, важнейшая функция руководителя отдела продаж – планирование. Причем это касается не только самого плана продаж. Вам нужно планировать все, начиная от найма и заканчивая количеством бумаги, которое вам потребуется. Конечно, реальность расставит все по своим местам, но если мы ничего не планируем, то и ничего не достигаем. Не пренебрегайте этой функцией и не пускайте свою работу на самотек. Что нам нужно спланировать:
– план продаж (о том, как это делать, ниже);
– сколько менеджеров нам потребуется для выполнения плана;
– какие ресурсы нам для этого потребуются (компьютеры, бумага, столы и т. д.);
– какая система мотивации будет использоваться для менеджеров;
– какое будет расписание работы;
– какой планируется средний чек;
– какие и как часто будут планерки и собрания;
– какие потребуются регламенты;
– сколько будет длиться обучение и в чем оно будет состоять;
– каких показателей должны достигать менеджеры;
– сколько времени потребуется для выхода на плановые показатели.
Все эти вопросы должны быть учтены. Может показаться, что это очень сложно, но, как правило, это не происходит в один момент. Вы разделяете задачи по планированию на части, но постоянно уделяете этому время. Например, за эту неделю вы спланировали продажи по месяцам, а на следующей планируете расписание работы сотрудников.
Вторая обязанность руководителя – организация. Под этим словом я подразумеваю сразу два момента. Первый – это создание условий для выполнения планов. В это входит все, начиная от офисных принадлежностей до системы найма сотрудников. Ваша задача – организовать все эти процессы. Назначить ответственных, обучить, если это требуется, иметь несколько вариантов решения любой проблемы. Даже обычные канцтовары можно закупать по-разному. В ближайшем магазине, у одного поставщика, у нескольких поставщиков, заказывать в Интернете, ждать или не ждать акции в магазинах, закупать впрок или по необходимости. Второй момент организации заключается в работе с персоналом. Если в первом случае мы организовывали ресурсы, то во втором нам нужно организовать процессы. Причем чем глубже каждый из участников процесса понимает сам процесс, тем лучше. Таким образом, вам нужно будет развивать стратегический и экономический стиль мышления у ваших сотрудников.
Третья обязанность руководителя отдела продаж – мотивация. Каждый из ваших сотрудников человек, и у каждого из них свои цели в жизни. Но все хотят одного и того же – быть счастливыми, только счастье для каждого из нас разное. Вот вашей задачей и становится разобраться в том, какое счастье у каждого из ваших сотрудников и как он может его достичь, работая у вас. Это самый сильный способ мотивации. Помимо этого, есть еще материальная и нематериальная мотивации. Главная наша задача – обеспечить выполнение всех задач сотрудником с максимально возможной отдачей. Только так мы сможем достичь самых высоких результатов. Каждый человек может покорить любую вершину, но только он должен этого очень сильно захотеть. Именно этим нам и нужно будет заняться. Мотивации будет посвящена отдельная глава.
Четвертой нашей обязанностью будет контроль. Нам, как руководителям, он необходим. Чем больше у нас будет точек контроля, как явных, так и неявных, тем лучше. Почему количество точек важно? Не для того, чтобы нас боялись или чтобы мы могли наказывать менеджеров за любую провинность. Совсем не для этого, а для того, чтобы мы могли чутко реагировать, когда в наших выстроенных процессах происходит сбой. Грамотно спланированный, организованный и смотивированный коллектив работает как часы. И в этой тонкой настройке нам надо замечать малейшие отклонения. Как только вы почувствовали или увидели, что что-то не так, то сразу же принимаем меры и возвращаем идеальную настройку. Самый простой пример – это когда менеджер пришел на работу не в настроении. Наша задача – помочь ему восстановиться, найти причину и по возможности ее устранить.
Еще одна наша обязанность – это лидерство. Вы не только руководите коллективом, но и лидируете в нем. Вы идете впереди коллектива и ведете его за собой. Чем выше ваш собственный навык продаж, тем лучше, вы всегда сможете провести мастер-класс. Но лидерство заключается не только в этом. Еще вы должны хотеть больше всех в коллективе. Хотеть жить, хотеть продавать, хотеть достигать плана и успеха, хотеть помочь всем коллегам и т. д. Если вы будете гореть сами, то вы с легкостью зажжете и весь остальной коллектив. Это очень важно! За лидером люди идут сами.
Координация – еще одна функция руководителя отдела продаж. Суть этой обязанности на самом деле сводится к взаимоотношениям между сотрудниками и ко времени исполнения обязанностей. Например, если в вашем отделе есть человек, который обязан распечатывать договоры, то он должен делать это вовремя, а не когда-нибудь потом. Это очень важно, чтобы каждый выполнял свои обязанности вовремя. Но это только лишь часть функции координирования. Вторая часть – это взаимодействие между сотрудниками. Особенно это касается отделов продаж, в которых люди работают группами. Иногда, но не часто, одному менеджеру сложно справляться со своими клиентами. Тогда для работы ему требуются помощники, например сметчик, тот, кто будет совершать первые звонки (кол-центр), человек, который постоянно в офисе, в то время как менеджер постоянно в разъездах. Такие группы способны продавать много и даже очень сложные продукты. Но у них всегда стоит вопрос координации между собой. Помимо этой, есть и координация между менеджерами и сотрудниками других отделов. В небольших компаниях, как правило, такая проблема отсутствует. Но в крупных компаниях она встает во весь рост. Вы должны будете договориться с руководителями других отделов о координации действий ваших подчиненных. Как правило, такое взаимодействие прописано в регламентах, но редко когда эти регламенты соблюдаются, если оба руководителя не прикладывают к этому усилий. Внимательно следите за этим, чтобы ваши менеджеры получали то, что им нужно, вовремя.
Анализ – еще одна ваша функция, причем дающая вам возможность добиться гораздо больших результатов. Если вы выполнили все предыдущие функции, то начинайте анализировать. Что можно усилить, улучшить, сделать более качественно или в большем количестве. Ищите ваши пробелы и недостатки, чтобы спланировать, как вы будете их исправлять. Ищите ваши сильные стороны и делайте акцент на них. Анализ ваших действий очень важен, иногда результатом этого могут быть незначительные перемены в вашем отделе, но, поверьте, будут такие ситуации, когда вы перевернете все с ног на голову просто потому, что нашли что-то, способное в разы увеличить ваши обороты. У меня так было, когда я работал в IT-сфере. Как только мы поняли свои сильные стороны, то мы очень быстро изменили и маркетинг, и продажи. Поменялось буквально все, включая структуру отдела, планы, регламенты. Мой отдел изменился до неузнаваемости, но я был твердо уверен, что так правильно, что в итоге и получилось.
Все ваши обязанности невозможно перечислить, к тому же в разных компаниях они могут немного меняться. Но те, которые перечислены выше, являются основой вашей работы. Именно этим обязанностям вы будете уделять большую часть вашего рабочего времени. Но помните одну важную вещь. Мы не бываем идеальны. И то, что мы спланировали, организовали, смотивировали или любой другой глагол, может быть нашей ошибкой. От этого никто не застрахован. Вы должны быть гибкими и способными все изменить буквально на ходу. Очень часто бывает, что в процессе находится решение лучше, чем задумывалось изначально. Вы вправе все изменить. Поэтому процесс планирования – исполнения – получения результатов – анализа замкнут. После того как вы проанализировали ваши результаты, вы снова планируете, делаете, снимаете результаты и анализируете. Этот процесс, как и процесс совершенствования, бесконечен. Всегда можно что-то улучшить, сделать быстрее, качественнее или больше.