Автоматизация бизнес-процессов - читать онлайн

Что такое бизнес-процессы

Прежде чем начать понимать, что такое автоматизация и что она дает, нужно понять, что такое бизнес-процессы и как их можно смоделировать, чтобы в дальнейшем было проще приступить к автоматизации.

Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых в организации для достижения определенной цели или результата. Бизнес-процессы обычно включают в себя несколько шагов, которые могут пересекать различные отделы или функции внутри компании. Они могут быть формализованными и задокументированными, а могут быть неформальными и выполняться по сложившейся практике.

Стандарт ISO 9001 определяет, что бизнес-процесс преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

На входе – ресурсы, а на выходе – продукты.

Выполняется алгоритм определенных действий и их последовательности для получения бизнес-результата.

Фактически, бизнес-процесс – это любая последовательность операций внутри компании, которая решает бизнес-задачи. Бизнес-процессы есть везде: от деятельности самозанятых до работы крупных корпораций.

Сначала поймём, что такое процесс, а потом перейдем к бизнес-процессам.

Простой пример: посудомоечная машина. На входе – грязная посуда, на выходе – чистая. У нас есть ресурсы: вода, моющее средство, электричество. Это то, при помощи чего мы производим этот процесс. Также есть управление при помощи домохозяйки.

Домохозяйка запускает посудомоечную машину, добавляет моющее средство, включает электричество и воду.

В результате процесс выдает на выходе чистую посуду.

Простой процесс: посудомоечная машина

Теперь рассмотрим, что такое бизнес-процесс в рамках предприятия.

Бизнес-процесс в рамках предприятия представляет собой последовательность действий, нацеленных на выпуск продукции или предоставление услуги.

Он включает в себя входные данные, такие как сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, информацию и данные. На предприятии используются материальные ресурсы, инфраструктура, персонал, планы, графики, регламенты и нормативы, которые влияют на ход процесса и определяют его результаты.

Бизнес-процесс на предприятии

Показатели в бизнес-процессах

Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем (продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату, используют инфраструктуру.

В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:

• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.

• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата к ожиданиям.

• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность инвестиций, прибыль/убытки.

Продуктово-ресурсная схема бизнес-процесса

Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.

Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные бизнес-процессы.

Основные принципы качественных бизнес-процессов

Бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования компании и способствуют достижению её стратегических целей.

Основные принципы качественных бизнес-процессов заключаются в следующем:

1. Централизация: каждый бизнес-процесс имеет ответственного исполнителя или подразделение, что позволяет улучшить контроль и координацию работы.

2. Системность: бизнес-процесс должен быть структурирован и состоять из логически связанных шагов, чтобы обеспечить его последовательное выполнение.

3. Автоматизация: бизнес-процесс должен позволять использование информационных технологий для автоматизации рутинных операций и ускорения процесса работы с целью улучшения ключевых показателей.

4. Постоянное совершенствование: бизнес-процессы должны постоянно анализироваться и оптимизироваться для повышения эффективности и снижения затрат.

5. Контроль качества: каждый этап бизнес-процесса должен быть контролируемым и измеряемым, чтобы обеспечить высокое качество исполнения согласно принятым стандартам.

6. Адаптивность: компания должна быть готова изменять свои бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися требованиями рынка и окружающей среды с целью сохранения конкурентоспособности.

Классификация бизнес-процессов

Классификация бизнес-процессов

Выделяют основные бизнес-процессы, поддерживающие бизнес-процессы, бизнес-процессы развития и бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, создающие добавленную стоимость к продукту, который производит компания;

• бизнес-процессы, создающие продукты, представляющие ценность для внешнего клиента;

• бизнес-процессы, прямой целью которых является получение доходов;

• бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Поддерживающие бизнес-процессы поддерживают основные бизнес-процессы и процессы развития. Ниже приведены три примера таких процессов.

• Бухгалтерская служба помогает правильно рассчитать налоги, сдавать отчёты в налоговую службу, считать прибыль. Бухгалтерская служба не создаёт продукт, но помогает поддерживать основные бизнес-процессы.

• Курьерская служба – тоже типичный пример поддерживающего бизнес-процесса, если компания не оказывает курьерские услуги в качестве основного вида деятельности.

• Деятельность системного администратора – тоже поддерживающий бизнес-процесс, который позволяет обеспечить работоспособность всех компьютеров в организации, а также работоспособность Интернета, серверов, сети, программного обеспечения.

Бизнес-процессы развития обеспечивают совершенствование деятельности компании. Например, учебные центры компании способствуют повышению профессиональных компетенций сотрудников, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности и конкурентоспособности компании.

К этому типу бизнес-процессов также относятся различные стратегические сессии и даже корпоративы. Корпоративы, например, организуются с целью сплочения коллектива, укрепления взаимодействия между сотрудниками и создания благоприятной атмосферы в коллективе. Этот процесс направлен на улучшение внутренних коммуникаций, повышение мотивации и снижение текучести кадров.

Бизнес-процессы управления нацелены на управление деятельностью компании. К данному виду относятся собрания и процессы таск-менеджмента. Таск-менеджер – это система управления задачами. Когда руководитель ставит задачи своим сотрудникам и контролирует их выполнение, это тоже целый бизнес-процесс. Сюда же можно отнести адаптацию персонала. Когда в компанию приходит новый сотрудник, его адаптируют – управляют его входом в должность.

Структуризация бизнес-процессов по уровням

Помимо классификации по видам, существует также и структуризация бизнес-процессов. При структуризации выделяют несколько уровней, причём на верхнем уровне находятся наиболее крупные группы процессов с рядом подпроцессов.

Уровни описания бизнес-процессов

Например, управление персоналом – это бизнес-процесс, точнее, целая группа процессов самого верхнего уровня. Моделирование таких процессов обычно называют функциональным моделированием.

Подбор персонала является подпроцессом и относится к вспомогательным. Благодаря успешной реализации этого подпроцесса все подразделения организации снабжаются сотрудниками.

Процедурой в данном примере можно назвать размещение вакансии на сайте в рамках подпроцесса поиска кандидата на определённую вакансию.

А действием – создание текста вакансии.

Управление бизнес-процессами

Каждая компания стремится к оптимизации своей деятельности, повышению прибыли и снижению издержек. Именно поэтому управление бизнес-процессами становится приоритетной задачей для руководства.

Управление бизнес-процессами – это системный подход к управлению организацией в целом, основанный на анализе и оптимизации всех бизнес-процессов, которые в ней происходят.

Преимущества управления бизнес-процессами:

• Высокий уровень продуктивности и снижение издержек. Это достигается благодаря оптимизации процессов, рационализации рабочих процедур и устранению избыточных затрат времени и ресурсов.

• Улучшение качества продукции или услуг. Контроль каждого этапа работы помогает предотвращать ошибки и повышает точность результатов. Компания может легко выявить слабые места в процессе и провести необходимые корректировки для достижения наилучших результатов.

• Повышение качества клиентского сервиса. Управление бизнес-процессами позволяет создать систему обслуживания клиентов, которая работает более эффективно и предоставляет высокий уровень сервиса. Благодаря оптимизации процессов, компания может обеспечить своевременное выполнение заказов, быстро реагировать на запросы клиентов и повысить удовлетворённость своих потребителей.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это применение технологических решений для выполнения повторяющихся задач или процедур в организации с минимальным участием человека.

Польза от автоматизации бизнес-процессов включает в себя:

1. Повышение показателей эффективности, экономичности и результативности

2. Сокращение ошибок

3. Улучшение управления и повышение прозрачности процессов

4. Повышение уровня обслуживания клиентов

5. Гибкость и масштабируемость

Представим, что у руководителя организации появилась идея автоматизировать какой-то из процессов в бизнесе. Он хочет как можно быстрее внедрить это в программу, но это не совсем верный путь.

Например, в программе может уже присутствовать необходимый инструмент, или новые доработки могут не состыковываться с существующими процессами.

Всё это делает реализацию идеи трудновыполнимой. Поэтому прежде всего необходимо понять, что и как мы хотим автоматизировать, и после этого составить модель и отрисовать бизнес-процессы.

Это сравнимо с тем, как художник рисует картину. Сначала он делает набросок по той идее, которая есть у него в голове, а потом уже рисует картину.

То же и здесь: сначала зарождается мысль в голове, потом в модели, а потом уже это реализовывается в программе.

Эти процессы взаимосвязаны. Если мы автоматизируем бардак, то мы получаем автоматизированный бардак.

Если мы хотим реализовать идею и свести ошибки к минимуму, то мы должны все процессы продумать, описать и потом уже реализовать.

Автоматизация бизнес-процессов

Поэтому, прежде чем реализовать задуманное, необходимо смоделировать бизнес-процессы, затем понять, как они укладываются в рамках сложившейся ИТ-архитектуры, и какое ПО нужно дополнительно, и потом уже реализовывать.

Собственно, во всём этом и будем разбираться в данной книге.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов – это важный инструмент, который позволяет организациям осуществлять эффективное управление и оптимизацию своей деятельности.

Моделирование бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса отвечает на вопросы о том, какую работу необходимо выполнять в рамках этого процесса, какие ресурсы требуются, кто за это отвечает, как улучшить деятельность, какова последовательность выполнения работ и какие работы нужно выполнять.

Умение описывать бизнес-процессы помогает определять рамки и этапы выполняемых задач, что позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и выполнять их эффективно.

Также это помогает систематизировать рабочие процессы в компании. Благодаря чёткому описанию процессов можно разработать соответствующие программные решения или настроить систему таким образом, чтобы максимально автоматизировать выполнение задач. Это позволит сэкономить время и ресурсы компании.

Моделирование бизнес-процессов используется для анализа эффективности работы отделов или сотрудников, что помогает выявить проблемные зоны и предложить улучшения для оптимизации процессов.

С документацией по бизнес-процессам могут ознакомиться новые сотрудники. Это помогает быстрее разобраться в новых обязанностях и адаптироваться.

Далее перейдём, собственно, к моделированию бизнес-процессов. Для этого нужно понять, каким образом это можно осуществить.

Случай из практики

В одной организации у нас была задача: перед сертификацией по международным стандартам качества ISO 9001 проверить, корректно ли работают пользователи с автоматизированной системой службы качества. Если где-то что-то не так – просто обучить пользователей, а в «тяжёлых» случаях, при необходимости, доработать саму систему.

Ну и обнаружили мы настолько «тяжёлые» случаи, что они потребовали переработки самих принципов работы, переделав бизнес-процессы.

Конкретно речь шла о бизнес-процессе сбора рекламаций (жалоб).

А бизнес-процесс был выстроен так:

1. Клиент находил ближайший филиал компании.

2. Там он на специальном бланке писал рекламацию.

3. Далее сотрудник филиала сканировал рекламацию.

4. Скан сотрудник высылал в центральную службу качества по e-mail.

5. В центральной службе качества письмо дожидалось своей очереди.

6. Далее сотрудник наконец заносил вручную рекламацию в компьютер.

7. Только после этого сотрудник службы качества начинал работу по рекламации.

Как вы считаете, это эффективный бизнес-процесс?

Сколько времени потребитель будет ждать ответа?

Будет ли он лоялен к такой компании?

Самое интересное, что сотрудники искренне считали, что их процесс автоматизирован: ведь они заносят рекламации в единую базу данных, а из филиалов рекламации поступают в электронном виде.

Какие варианты решения мы предложили:

1. Самое простое – чтобы сотрудники филиалов сами заносили рекламации в базу данных. Если, конечно, это не повлечёт замалчивание проблем «на местах». Таким образом, мы сокращаем действия 3, 4 и 5.

2. Исходя из повышения лояльности потребителей, не заставлять их писать рекламации на бланках, а сразу с их слов заносить в базу данных. Сокращаем действие 2.

3. Более кардинально – добавить для потребителей возможность самим заполнить рекламацию на сайте, таким образом, ему не нужно приходить в филиал. Сокращаются действия 1–6. Вот только ответственный должен регулярно убеждаться, что инструмент рабочий. На одной из проверок директор по качеству рассказывал про такой инструмент, но оказалось, что жалоб ноль. При тестах обнаружилось, что возникала ошибка. При этом, конечно, нельзя ограничивать клиента формой на сайте – должны быть и другие способы связи.

4. Ну и как рекомендация: определить, какие проблемы можно решить сразу, на месте, чтобы вообще не запускать процесс. Оказалось, что таких проблем почти половина. Но это должны быть не систематические проблемы, а единичные случаи. Если проблема системная – её надо решать в рамках всей организации.

Бизнес-аналитик должен думать не только об автоматизации, но и о бизнес-процессах в целом. Возможно, где-то автоматизация и не понадобится – попросту потому, что будет излишней.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

Пожалуй, это самое простое задание курса, относящееся к первому уроку первого модуля. Но оно закладывает идеи и цели для дальнейшего изучения автоматизации бизнес-процессов.

Подумайте, какие предприятия, обслуживающие вас в повседневной жизни, ведут деятельность в вашем городе (в том числе государственные организации). Найдите в сети интернет информацию о том, какие программные продукты они используют для автоматизации.

Результат: описание не менее трёх предприятий вашего города, включающее:

1) Название / бренд

2) Область деятельности

3) Чем вам помогают эти предприятия

4) Каким образом автоматизированы их бизнес-процессы и какие программные продукты они используют

5) Предложите, какие бизнес-процессы можно автоматизировать дополнительно, и опишите, для чего это нужно

Если найти ответ на пункт 4 не представляется возможным, подумайте и опишите, каким образом, на ваш взгляд, было бы полезно автоматизировать эти предприятия.

Элементы для описания бизнес-процессов

Для описания и моделирования бизнес-процессов существуют разные способы. Рассмотрим их от самых простых до самых удобных.

Чтобы обеспечить полноту описания бизнес-процессов, необходимо наличие некоторых важных ключевых элементов.

Элементы для описания бизнес-процессов

Вот краткое описание этих элементов:

• Субъекты: кто и для кого выполняет определённые действия

• Состав и потоки: что конкретно надо делать и при каких условиях

• Информация: как и где фиксировать результаты действий

Исходя из наличия этих трёх групп элементов и удобства их использования, можно делать выбор того или иного способа описания бизнес-процессов.

Текстовый способ описания бизнес-процессов

Текстовый – самый простой в реализации вариант описания бизнес-процессов. Всё происходящее в бизнес-процессе последовательно и подробно описывается словами, в итоге получается связный текст. Однако построение бизнес-процессов требует описания большого количества элементов и вариантов развития, поэтому текст может получиться громоздким.

Простой пример – процесс приготовления кофе:

1. Взять чайник;

2. Проверить, есть ли вода в чайнике. Если есть, включить чайник. Если нет, налить воду;

3. Вскипятить воду;

4. Достать чашку и банку с кофе;

5. Проверить, есть ли кофе. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён;

6. Насыпать кофе в чашку;

7. Налить воду.

Обратите внимание: во втором и в пятом пункте есть условия. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён. Нет кофе – не будем пить.

В действительности, если мы описываем организационную структуру компании и понимаем должностные обязанности каждого из сотрудников, то это тоже является описанием бизнес-процесса.

Пример организационной структуры компании

Если в должностных инструкциях или функциональных обязанностях сотрудников чётко текстом прописаны алгоритмы действий по каждому отделу и каждой должности из оргструктуры, то это тоже является бизнес-процессами.

Минусы текстового описания бизнес-процесса:

• Текст может получиться очень объёмным и сложным для восприятия.

• Затрудняет целостное понимание процесса: на второй странице текста можно уже забыть содержание первой, особенно если речь идёт о сложных, разветвлённых процессах.

• Если текст готовит человек без писательских навыков, читать этот текст будет сложно. У каждого своя стилистика и манера изложения.

Табличный способ описания бизнес-процессов

С его помощью бизнес-процесс представляется в виде таблицы со столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.

Фрагмент табличного описания бизнес-процесса

Табличный формат чаще всего используется для описания простых линейных процессов или для сбора информации для последующего графического описания. Таблица всегда удобнее, чем текст. Если вы собираетесь что-то описывать, и это что-то имеет хотя бы два измерения, которые можно представить в виде столбцов и строк, всегда используйте таблицы. Бизнес-аналитик должен мыслить системно. А таблица – это уже система. Дело в том, что это первый шаг к автоматизации процесса: ведь все данные в информационных системах хранятся исключительно в виде таблиц, за исключением нейронных сетей.

Но в случае описания бизнес-процессов таблицы – не самый удобный инструмент.

Минусы табличного описания бизнес-процесса:

• Некомпактно и визуально непонятно. У любого бизнес-процесса есть разные варианты развития событий, попытка описать все эти варианты с ветвлениями в таблице сделает получившийся результат крайне сложным для восприятия.

• Затрудняет целостность восприятия бизнес-процесса. Если есть множество цифр, то будет крайне трудно воспринимать бизнес-процесс целиком.

• Страдает детализация. Текст нужно уместить в формат ячеек, либо уменьшая количество слов, либо растягивая ячейки, что сделает получившуюся таблицу громоздкой.

• Нет возможности показать условия действий и ветвления. Наглядно отобразить все ветвления «если – то» в таблице очень затруднительно.

Графический способ описания бизнес-процессов

Наиболее удобным является графический способ описания с помощью нотаций. Графическое описание бизнес-процессов – это разработка графических моделей (диаграммы, схемы, технологические карты).

Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно:

• Понятно для всех сторон визуализировать логику бизнес-процесса;

• Быстро выявить ошибки и «узкие места» в бизнес-процессах;

• Доступно объяснить порядок выполнения бизнес-процесса всем сотрудникам компании;

• Выявить все взаимосвязи с другими бизнес-процессами и объектами компании.

Пример графического описания процесса приготовления кофе

На графической модели отображается последовательность выполнения бизнес-процесса (алгоритм) с помощью специальных фигур и стрелок, в соответствии с выбранной нотацией.

В широком смысле нотация – это система условных обозначений, принятых в какой-либо области знаний или деятельности.

Нотации при описании бизнес-процессов – это специальные языки или символы, которые позволяют описывать и визуализировать бизнес-процессы. Они помогают установить единый язык общения между участниками проекта и создать понимание всех шагов процесса. По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.

Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес-процессов» выявил такой рейтинг использования нотаций:

1. BPMN. Первое место с большим отрывом.

2. UML

3. EPC

4. ISDEF

5. Прочие нотации

Моделирование представляет собой создание моделей бизнес-процессов с использованием различных нотаций. Это позволяет анализировать процессы на разных уровнях детализации, выявлять проблемные зоны, определять потенциал для оптимизации и автоматизации. Каждая нотация имеет свои особенности и применяется в зависимости от конкретных задач и целей.

Нотация BPMN 2.0

В настоящее время наиболее часто используемой является нотация BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) из-за её удобства. В BPMN используются различные символы для обозначения задач, событий, шлюзов и потоков данных. Данная нотация содержит более 100 объектов, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов, обеспечивая возможность преобразования модели в исполняемый код.

Открытость нотации BPMN и поддержка большинством средств моделирования и автоматизации бизнес-процессов сделали данную нотацию лидером в моделировании бизнес-процессов. Помимо шагов бизнес-процесса, можно моделировать стартовые, промежуточные и завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений.

Пример описания процесса при помощи BPMN 2.0

В дальнейшем все примеры бизнес-процессов мы будем приводить только в этой нотации, поэтому рассмотрим ее более подробно далее.

Нотация eEPC

Нотация eEPC (extended Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию из событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.

Пример фрагмента бизнес-процесса в нотации eEPC

С помощью нотации eEPC бизнес-процесс моделируется в виде перечня шагов процесса, запускаемых событиями. Нотация удобна для последующей регламентации бизнес-процесса, а также для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов).

Нотация eEPC – это не совсем нотация в чистом виде. Принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы и описывать дополнительные объекты, например, операционные риски, контрольные процедуры, экранные формы, информационные системы, показатели и многое другое. Это делает нотацию удобной для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов). На одной схеме можно увидеть не только порядок выполняемых процессов, но и события, которые управляют развитием процесса, документы, информационные системы, ресурсы, персонал и т. д.

Логика построения бизнес-процесса с помощью этой нотации очень проста и понятна, но в ней есть и значительные недостатки. Например, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ и взаимодействия между участниками бизнес-процесса (как в нотации BPMN). В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру, событие времени от входящего сообщения.

Нотация Basic FlowChart

Процесс (Basic Flowchart, простая блок-схема) – нотация, представляющая собой простой вариант пошагового выполнения алгоритма.

Basic Flowchart состоит из прямоугольников (бизнес-процессы) и стрелок (потоки информации, документов, ТМЦ). Также в нотации используются элементы типа «решение», которые позволяют делать ветвления. Для обозначения начала выполнения всего бизнес-процесса и его окончания могут быть использованы фигуры типа «событие» (элементы, похожие на овалы).

Пример алгоритма в нотации Basic Flowchart

Преимущества Basic Flowchart в простоте и наглядности. С помощью данной нотации можно быстро описать шаги бизнес-процесса без использования специальных знаний.

Эта нотация представляет собой графическую диаграмму, состоящую из блоков, стрелок и текстовых описаний.

Основными элементами Basic FlowChart являются блоки, которые представляют различные этапы или шаги в процессе. Блоки могут иметь разные формы и цвета в зависимости от своей функциональности. Например, прямоугольные блоки обозначают операции или действия, ромбы – условия или решения, а окружности – начало или конец процесса. Для соединения блоков используются стрелки, которые указывают направление потока данных или последовательность выполнения шагов. Также возможно использование текстовых описаний для более подробного объяснения каждого шага.

Моделирование бизнес-процессов в нотации Basic FlowChart позволяет легко визуализировать последовательность действий и логику работы процесса. Эту нотацию часто используют математики.

Но и недостатки Basic Flowchart также кроются в простоте. Например, очень ограничен набор графических элементов, на диаграмме никак не обозначены участники бизнес-процесса, не понятны его исполнители.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF0 рассматривается, в основном, как нотация верхнего уровня, иногда говорят «для функционального моделирования». Например, с её помощью удобно показать, как работает предприятие в целом. А вот элементы, отдельные процессы этого предприятия расписывают в какой-то другой нотации, например BPMN.

Бизнес-процессы в нотации IDEF0

IDEF0 (Integrated DEFinition for Function Modeling) – это не просто нотация, это язык проектирования функциональных моделей, включающий как сам язык моделирования, так и методологию для построения и интерпретации моделей.

IDEF0 исторически является одной из первых нотаций для моделирования бизнес-процессов, которая возникла в американской аэрокосмической промышленности в 1970-ых годах.

IDEF0 помогает понимать и анализировать процессы, определяет логику изменений, позволяет уточнить требования к проекту, а также поддерживает проектирование на уровне систем и задач по интеграции.

Основная цель использования данной нотации – моделирование сложных и крупных систем, в которых задействованы люди, машины, ресурсы, информационные системы и потоки данных. Модели помогают выявить требования и функции будущей системы. Основной принцип моделирования в нотации IDEF0 указывает, что между функциями, которые входят в различные подсистемы, должно быть как можно меньше связей. На одном уровне должно быть не больше 5 и не меньше 3 функций.

Главным элементом этой нотации является блок функции, который представляет собой прямоугольник с названием функции внутри.

Для связей между функциями используются стрелки, указывающие на направление потока информации или материалов. Также в IDEF0 присутствуют блоки управления, которые отображают условия или решения, влияющие на выполнение определенной функции.

IDEF0 может быть использована не только для моделирования бизнес-процессов, но и для анализа и проектирования систем. Эта нотация является универсальным инструментом для описания функциональных взаимодействий и структуры любой системы. Это приближает её к языку моделирования ИТ архитектур ArchiMate. Это будет рассмотрено позже.

Описание бизнес-процессов на платформе 1С

Описание и моделирование бизнес-процессов возможно и на платформе «1С: Предприятие». На практике эта возможность есть в большинстве типовых конфигураций.

Бизнес-процессы в «1С: Предприятие» – это прикладные объекты конфигурации. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов от старта до завершения.

Бизнес-процессы в системе 1С: Предприятие

Бизнес-процесс связан с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии со структурой, поддерживаемой в прикладном решении.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов в коде «1С: Предприятие» система сама начинает следить за регламентом выполнения работ, тем самым исключается “человеческий фактор” и сокращается число ошибок. По мере продвижения бизнес-процесса по маршруту сотрудникам автоматически передается информация о результатах.

Нотация описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» разрабатывалась с учетом ГОСТ 19.003–80 «Схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические» и использует интуитивно понятные элементы и обозначения. Это значит, что даже неподготовленный пользователь может прочитать и понять схемы.

Графическое отображение четко соотносится с текстовым описанием, и обратно. Код пишется на русском языке, хотя есть возможность использовать английский синтаксис, если разрабатывается ПО для зарубежных пользователей.

Основные элементы описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» включают в себя:

Процедуры и функции: это основные строительные блоки бизнес-процессов. Они отображаются в виде прямоугольников с указанием соответствующего имени.

Решения: эти элементы представлены ромбами и обозначают точки принятия решений в процессе. Здесь можно указать условия, по которым происходит разветвление или объединение потоков данных.

Ввод/вывод данных: эти элементы представлены параллелограммами и обозначают операции по получению или передаче информации из или в процесс.

Старт/финиш: эти элементы представлены специальными фигурами – пятиугольниками и обозначают начало и конец бизнес-процесса.

Описание бизнес-процессов на платформе «1С: Предприятие» может быть выполнено как в текстовом виде, так и с использованием графической нотации.

По факту «1С: Предприятие» является low-code системой. То есть можно не знать код, но создать конфигурацию для автоматизации тех или иных бизнес-процессов при помощи различных конструкторов. Но всё-таки вряд ли она будет жизнеспособной, если не вносить какие-то правки в код. Поэтому бизнес-аналитики, которые работают с «1С: Предприятие», всегда немного и системные аналитики: основы встроенного языка надо знать, чтобы понимать принципы работы системы.

Случай из практики

В нашей онлайн-академии CORS Academy довольно много курсов. Но когда-то я делал практически всё сам: искал авторов, записывал уроки, делал тесты и задания, и многое другое.

Но вот пришла пора масштабироваться, и я стал не справляться. У нас появились заместители, методисты, преподаватели, менеджеры. Все начали выполнять свои задачи. Однако я продолжал этим всем управлять сам. И, конечно, начал не успевать.

Поспрашивал у коллег, как они планируют процессы создания и продвижения курсов. Тишина. Или не хотят говорить, или так же, как я – «как получится».

Передо мной встала задача описать процесс создания и продвижения курсов.

Для этого есть масса инструментов.

Но все они очень разные.

«Ноу-код» не подходили, потому что всё-таки даже прорисовать процессы хотелось с большей детализацией, чем позволяли стандартные инструменты.

В итоге выбор пал на 1С: Битрикс. Потому что там можно не просто прорисовать процесс, но и сделать его запускаемым: задачи сотрудникам будут ставиться последовательно автоматом при завершении других задач.

Всё-таки пришлось немного поучиться: и там есть свой «лоу-код» язык, без него никак. Навыки программирования помогли. Даже не знаю, насколько легко было бы научиться без них. Но в итоге получились довольно удобные запускаемые процессы, автоматом раздающие задачи.

Инструмент оказался очень полезным.

Но более сложные процессы лучше запускать в 1С: Предприятие.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

1. Выберите любой понятный вам бизнес-процесс, который можно автоматизировать при помощи программных продуктов.

2. Опишите этот бизнес-процесс при помощи метода текстовой записи.

3. Опишите для этого процесса входы, выходы, управление и ресурсы.

4. Опишите, какие у этого процесса показатели экономичности, результативности и эффективности.

Суть нотации BPMN

BPMN, или Business Process Model and Notation, является стандартом для описания бизнес-процессов с помощью графических символов. Эта нотация позволяет представлять процессы в графическом виде, что значительно облегчает их анализ, выявление узких мест и оптимизацию. BPMN 2.0 – самая распространенная нотация для описания бизнес-процессов.

Обобщенный пример модели бизнес-процесса в BPMN 2.0

Нотация BPMN используется в бизнес-анализе для создания диаграмм процессов и моделирования бизнес-логики.

BPMN была создана, чтобы облегчить понимание процессов и коммуникацию между различными участниками проекта. Она позволяет выразить каждый этап процесса в виде блока с определенным набором свойств и связей между ними.

Использование нотации BPMN позволяет легко визуализировать и анализировать бизнес-процессы, выявлять узкие места и оптимизировать работу компании. Она также является стандартом, что облегчает совместную работу и обмен документацией между различными проектами и организациями.

Элементы нотации BPMN: События

События – элементы, которые обозначают, что нужно действовать только тогда, когда что-то произошло. Любой бизнес-процесс должен иметь хотя бы одно стартовое событие (начало) и минимум одно завершающее событие (конец).

События в нотации BPMN

Если в бизнес-процессе необходима пауза до выполнения определенного условия, удобно использовать события.

Элементы нотации BPMN: Действия

Действие – важнейший элемент нотации BPMN. Оно указывает, что конкретно надо сделать, поэтому необходимо описывать его в повелительном наклонении.

Действия в нотации BPMN

У действий обязательно должен быть хотя бы один входящий поток и хотя бы один исходящий. Несколько входящих потоков отрабатывается по логике «ИЛИ», а несколько исходящих – по логике «И», то есть все одновременно.

Не стоит путать действия с событиями: событие – это то, что произошло, а действие – то, что необходимо сделать в рамках данного бизнес-процесса.

Элементы нотации BPMN: Логические операторы (шлюзы)

Простой бизнес-процесс может состоять только из стартового события, цепочки действий и конечного события. Однако в реальном бизнесе таких процессов очень мало. Обычно в бизнес-процессах есть различные сценарии развития в зависимости от определенных условий.

Логические операторы в нотации BPMN

Логические операторы (или шлюзы) задают условия. Они используются как для разветвления одного потока управления на несколько, так и для объединения нескольких потоков в один.

Внимательно изучите различия между шлюзами исключающего ИЛИ и шлюзами И, иначе бизнес-процессы будут описаны неверно.

Элементы нотации BPMN: Роли

Роли определяют, кто (или какая команда) будет выполнять определенные последовательности действий.

Роли в нотации BPMN

Особенностью нотации BPMN является описание ролей в рамках дорожек, которые охватывают часть бизнес-процесса. Хотя в последнее время часто для обозначения ролей не применяют дорожки. Вместо них в действиях делают специальные пометки для указания роли, примерно как в нотации eEPC.

В отличие от дорожек, пулы объединяют целые бизнес-процессы, которые обязательно имеют стартовое и завершающее событие.

Другие элементы нотации BPMN

Есть и иные элементы в нотации BPMN 2.0.

Элемент «данные» говорит о том, какие данные нужно сохранить, а какие – считать. Например, когда нужно задокументировать результат действий в бумажном документе или в автоматизированной системе.

Транзакция – это набор логически связанных действий, который схож с подпроцессом, но требует завершения или отклонения действия. В транзакции может быть задано несколько вариантов выхода.

Элементы документации используются для внесения комментариев в описание бизнес-процессов, что помогает пояснить детали и улучшить понимание.

Документация, транзакции и данные в нотации BPMN

Почему так популярна нотация BPMN

Нотация BPMN является мощным инструментом для моделирования бизнес-процессов и управления ими. Однако, как и любой инструмент, она имеет свои преимущества и ограничения.

Главные преимущества нотации BPMN заключаются в её стандартизации и понятности. Стандартный набор символов и обозначений позволяет легко читать и создавать диаграммы процессов, а также быстро адаптироваться к новым проектам. Нотация описывает процессы языком, доступным всем участникам проекта: команде разработки и представителям заказчика.

Информация в графическом виде всегда доступнее для восприятия, чем сложный технический текст. Заказчику из схем понятно, как будет работать система, и можно внести коррективы еще на этапе обсуждения проекта. BPMN-диаграмма исключает возможность «двойного прочтения», улучшая коммуникацию как внутри компании, так и в процессе общения разработчика с заказчиком.

Особым удобством в BPMN является разделение ролей по дорожкам. Однако бывают ситуации, когда это мешает восприятию последовательности бизнес-процесса. В таких случаях удобнее проводить моделирование в нотации EPC.

Однако нотация BPMN не лишена и ограничений. В первую очередь, это сложность использования в случаях, когда необходима детализация процессов на микроуровне. Также стандартная нотация может быть неэффективной при работе с комплексными процессами или при изменении уже существующих моделей.

В целом же, использование нотации BPMN является полезным для бизнес-аналитиков при создании моделей бизнес-процессов. Наличие единого стандарта позволяет повысить эффективность коммуникации между участниками проекта и сократить время на разработку диаграмм.

Пример 1. Обработка заказа клиента

Возьмем пример описания бизнес-процесса обработки заказа клиента в нотации BPMN 2.0. Тут и далее приводим примеры работ учеников CORS Academy: сможете найти, что можно дополнительно оптимизировать в этих процессах?

Бизнес-процесс обработки заказа клиента, полученного с сайта

В модели есть четыре ответственных: менеджер по продажам, менеджер по закупкам, бухгалтер и кладовщик.

Рассмотрим действие: проверка наличия товара на складе.

Если товара нет, менеджер по закупкам проверяет возможность его закупки. Эти действия отражаются в бизнес-процессе.

Если товар закупить нельзя, процесс завершается, и менеджер сообщает покупателю о его отсутствии.

Если товар закупить можно, процесс продолжает менеджер по продажам. Он проверяет наличие клиента в базе. Если клиента нет, он создает нового клиента и заключает договор.

Если клиент есть в базе, менеджер выбирает его из списка и проверяет вид договора: предоплата или постоплата.

Если договор с предоплатой, менеджер проверяет поступление оплаты. Если оплата не поступила, он сообщает об этом бухгалтеру. Бухгалтер звонит клиенту, чтобы узнать, планируется ли оплата. Если оплата не планируется, бизнес-процесс завершается. Если всё в порядке, бухгалтер через определенное время (хорошо бы добавить событие) снова проверяет наличие оплаты.

Если оплата поступила, менеджер оформляет документацию, формирует счет-фактуру и создает команду кладовщику на отгрузку товара.

Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Да, конечно. Но об оптимизации поговорим далее. А пока следующий пример.

Пример 2. Оплата счета поставщика

Рассмотрим еще один пример бизнес-процесса, описанного в нотации BPMN 2.0.

Бизнес-процесс оплаты счета поставщика

В этом простом бизнес-процессе присутствует только одна роль – бухгалтер-операционист.

Стартовое событие запускает процесс, и бухгалтер сразу проверяет, согласована ли оплата. Если нет – процесс завершается.

Если оплата согласована, бухгалтер по определенным правилам устанавливает дату оплаты и сообщает её менеджеру.

При наступлении даты оплаты бухгалтер проверяет, есть ли достаточно денег для оплаты. Если нет – назначается новая дата.

Если денег достаточно, бухгалтер оформляет платежку, отправляет её в банк и оформляет списание с расчетного счета.

Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно. Но об этом будем говорить дальше.

Пример 3. Набор персонала

И еще один пример: набор персонала.

Бизнес-процесс набора персонала

При возникновении потребности в персонале руководитель готовит требования к кандидату и отправляет запрос в службу персонала.

Служба персонала сперва ищет кандидата внутри компании. Если кандидата нет, проводится поиск вне компании и проверяются резюме до тех пор, пока кандидат не будет найден.

Когда кандидат найден, проводится беседа, а затем организовывается и проводится собеседование с руководителем.

Если кандидат подходит, он оформляется на работу. Если не подходит, возвращаемся к поиску.

Всем ли организациям подходит такой бизнес-процесс набора персонала? Конечно нет. Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно да.

Но об этом поговорим далее.

Случай из практики

До запуска CORS Academy я успел проработать в крупных 1С: Франчайзи топ-менеджером. Приобрёл опыт распределения большого объёма задач на ограниченное количество специалистов с разной квалификацией.

В итоге я даже сделал специальный курс для партнёров 1С: Рарус «Повышение эффективности отделов внедрения», где подробно описал этот процесс. Курс и сейчас можно приобрести на площадках «Раруса».

Встречаемся мы как-то с другом в баре, выпить по кружечке пенного. А друг руководит сервисной IT-компанией. И он говорит:

– Слушай, у меня довольно большой объём заявок на Service Desk. Конечно же, есть автоматизация: всё как положено. Но всё равно проблемы присутствуют. И с качеством, и со скоростью исполнения. У тебя же есть опыт распределения заявок? Поделись.

Я всегда с удовольствием делюсь опытом:

– Да, были ситуации, когда на 50–70 специалистов надо было распределять заявки. При этом в пиковый период казалось, мы не справимся – их могло быть больше 100. А «удалёнки» тогда не было, к клиентам надо было выезжать. Но всё же справляться удавалось. И качеством клиенты были довольны.

– А как так удавалось? Какие факторы учитывали?

– Очень много факторов. Квалификация специалистов, их загрузка, наличие уникальных компетенций, опыт, пожелания заказчиков, срочность, объём работы и десятки других факторов. В общем, всё сложно, вон купи лучше мой курс да сам всему научишься.

Он настаивал:

– Да ты своими словами объясни, «на пальцах», я пойму! Нарисуй вот тут…

И даёт мне лист бумаги и ручку.

Ну что ж… Заказываю ещё кружечку пенного, раз такое дело, и начинаю рисовать.

Я человек эмоциональный, и схема получилась очень эмоциональной. Я говорил и что-то рисовал на бумаге: прямоугольники, стрелочки, спирали, зигзаги. В итоге друг многое понял, но на бумаге осталась совершенная «мазня», похожая на детские каракули.

Но друг этот листок бумаги забрал.

Каково же было моё удивление, когда через год, оказавшись в офисе у того друга, я увидел, что тот листок, размалёванный мной в баре, висит у него в кабинете в рамочке. Кто не знает, может подумать, что это какой-то ценный набросок из ранних работ Сальвадора Дали, который особо берегут. Но я-то вспомнил свою «мазню»:

– Господи, ты ЭТО вставил в рамку? Ты нормальный вообще? Там же ничего не понятно!

– Илья, кому-то может и не понятно, а мне понятно всё!

Мораль: иному и «мазня» – нотация.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В этом задании вы на практике прочувствуете разницу между текстовым описанием бизнес-процесса и его графическим представлением.

1. Подумайте, как может выглядеть бизнес-процесс набора персонала в вашей организации. Если вы не работаете, то придумайте гипотетический процесс.

2. Опишите этот бизнес-процесс, используя нотацию BPMN 2.0.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим чуть позже.

Цели оптимизации бизнес-процессов

Мы разобрались, как описывать и моделировать бизнес-процессы. Теперь нужно приступить к главному: научиться оптимизировать бизнес-процессы, делая их более экономичными, эффективными и результативными. Кроме оптимизации, существует понятие реинжиниринга бизнес-процессов. Постараемся разобраться с этими терминами.

Заказчики могут ожидать различные результаты от оптимизации бизнес-процессов. Вот основные из них:

• Повышение скорости работы с данными

• Сокращение ручных операций

• Обеспечение прозрачности компании для руководства

• Упорядочение и закрепление правил в системе

• Сокращение издержек на выполнение работ

• Повышение качества принятия решений

• Снижение ненужных затрат

• Увеличение рентабельности

Эти цели объединяют в себе как бизнес-цели, так и цели оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов – это поэтапные изменения в компании, направленные на совершенствование деятельности, измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Цель реинжиниринга бизнес-процессов – улучшение показателей компании.

Реинжиниринг применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причиной снижения не обязательно является плохая работа сотрудников; потеря прибыли может быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции или износом оборудования.

Причины проведения реинжиниринга могут быть следующими:

• Компания проигрывает конкурентам

• Экономический кризис в целом и спад какой-то части рынка в частности

• Компания хочет выйти на новый уровень прибыли

• Реинжиниринг в рамках импортозамещения, когда компания стремится занять нишу, освободившуюся после ухода иностранных конкурентов

Обычно реинжиниринг воспринимают как полное обновление бизнес-процессов компании. Однако существует подход, согласно которому реинжиниринг может быть частичным, то есть оптимизацией, когда предприниматель меняет отдельные бизнес-процессы или направления деятельности компании.

Отличия реинжиниринга от оптимизации:

• Оптимизация предполагает постепенное, поэтапное улучшение показателей, тогда как реинжиниринг носит радикальный характер.

• При оптимизации совершенствование осуществляется на основании уже действующих процессов. В реинжиниринге бизнес-процессы внедряются с «чистого листа».

• Оптимизация реализуется на протяжении короткого периода, тогда как для реинжиниринга потребуется длительное время.

• При реинжиниринге новые процессы внедряются по направлению «сверху вниз», тогда как при оптимизации – наоборот.

• Оптимизация характеризуется узким охватом, тогда как реинжиниринг – широким.

• Реинжиниринг отличается повышенными рисками, тогда как оптимизация характеризуется умеренным риском.

Проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов

Вот какие проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов, мы рассмотрим:

• Нехватка элементов

• Лишние элементы

• Зацикливания

• Неверная последовательность

• Лишние повторы действий

• Непредусмотренные ситуации

• Перепутанные роли

• Неуниверсальность

• Бесцельные действия

Все эти проблемы ведут к остановке бизнес-процесса, его замедлению или принятию неверных решений, что ухудшает показатели деятельности предприятий. Задача бизнес-аналитика – выстроить процессы, близкие к идеальным. Поэтому подумаем, что можно изменить.

В качестве примера возьмем уже знакомый бизнес-процесс набора персонала. Заодно вы увидите, насколько разные могут быть, казалось бы, одинаковые бизнес-процессы в разных организациях. При этом в каждом примере можно оптимизировать бизнес-процесс не только в рамках описанной проблемы, но и найти другие пути оптимизации. Подумайте, какие!

Как обычно, все примеры бизнес-процессов составлены учениками CORS Academy. Пользовались ученики разными инструментами, поэтому само начертание несколько отличается.

Пример 1. Нужны события – оповещения

Оптимизация: добавляем события – оповещения.

Этот бизнес-процесс простой и понятный, но при переходе потока управления между дорожками обычно необходимы события – оповещения.

Часто бывает, что отдел персонала отклоняет заявку на поиск кандидата, но не оповещает об этом руководителя, который ищет кандидата. Также кандидату следует из вежливости сообщать, если он не принят.

В данной ситуации руководителя необходимо оповестить (например, по электронной почте), что необходимо провести собеседование. Руководитель, в свою очередь, должен сообщить в кадровую службу, если собеседование успешно пройдено.

Пример 2. Зацикливание

Оптимизация: предусматриваем условия для выхода из цикла

Зацикливания – это очень частые проблемы как на этапе проектирования бизнес-процесса, так и на этапе его автоматизации. Они возникают, когда мы бесконечно повторяем уже ненужные действия, потому что не предусмотрено условие, при котором нужно прекратить это делать.

В данном бизнес-процессе обращаем внимание на то, что если кандидат не подошел в процессе тестирования, мы снова приглашаем кандидата.

Во-первых, нужно уточнить, что нужно пригласить именно очередного кандидата на собеседование, а не того же. Бизнес-процесс должен быть максимально понятным! При автоматизации процесса программа может прислать приглашение тому же кандидату, если такой алгоритм заложен.

Во-вторых, нужно понять, что делать, если кандидаты в списке закончились. В этом случае нужно добавить условие: если кандидаты из списка закончились, то следует либо повторить поиск, либо прекратить его, либо искать где-то еще.

Пример 3. Повторение ненужного действия

Оптимизация: отменяем ненужное повторяющееся действие.

В этом бизнес-процессе, если кандидат не согласован, мы каждый раз заново размещаем вакансию в СМИ. Однако нужно всего лишь переместить стрелку на следующее действие: обработать следующие поступившие отклики на вакансии.

Если вы думаете, что такие неоптимизированные действия не встречаются в жизни, то вы сильно ошибаетесь. Например, неопытные программисты часто включают в цикл действия, которые нужно вынести за его пределы. В результате они постоянно повторяются, и именно в таких местах программа теряет быстродействие.

Пример 4. Недостаток шлюзов

Оптимизация: добавляем вариант, когда кандидата не выбрали.

Часто бизнес-процессы моделируют, не предусмотрев всех вариантов развития событий. Иногда бизнес-процессы рисуют линейно, без единого шлюза. Такое упрощение приводит к тому, что становится неясно, что делать в непредусмотренных ситуациях.

Типичное «больное место» ботов, которые пытаются проконсультировать клиентов в чате, заключается в том, что они знают ответы далеко не на все вопросы. Лучше предусмотреть сразу вариант «связаться с человеком» или хотя бы с Искусственным Интеллектом, если он реально обучен «на все случаи жизни».

В нашем примере совершенно не ясно, что делать, если кандидата не выбрали. Чтобы оптимизировать процесс, нужно добавить шлюз «Выбрали?», и если кандидата не выбрали, продолжить его поиск.

Пример 5. Неверное распределение ролей

Оптимизация: окончательное решение по кандидату принимать руководителю

Неверное распределение ролей – важная проблема при оптимизации бизнес-процессов. Нужно понимать, кто за что отвечает в организации, какие у сотрудников должностные инструкции, какую работу они реально умеют выполнять, что делают максимально хорошо, и у кого есть достаточно времени.

Процесс распределения ролей – крайне сложный и неоднозначный. Как правило, он относится к компетенции руководителя, однако бизнес-аналитик, смоделировав бизнес-процессы, может помочь в этом.

В нашем примере наблюдается странная ситуация: руководитель отдела только делает заявку на кандидата, а руководитель департамента только ее согласовывает. Однако никто из них не принимает участие ни в собеседованиях, ни в утверждении кандидата на должность. Таким образом, заказчик кандидата не принимает решения в его выборе. Зато отдел кадров, который обычно должен быть задействован только в кадровом делопроизводстве, выполняет функцию менеджеров по персоналу.

Для убедительности добавлю, что даже в такой крупной фирме, как 1С, лично директор проводит собеседования со всеми новыми сотрудниками. Я это точно знаю, потому что работал в фирме 1С, и со мной тоже проводили такое собеседование.

Пример 6. Бесцельное действие

Оптимизация: понять цель и дописать бизнес-процесс

Бесцельные действия – один из главных бичей неоптимизированных бизнес-процессов. Часто бывает, что какие-то действия выполняются просто по привычке.

Например, при переходе на автоматизированную систему сотрудники могут продолжать документировать операции в бумажных документах. Возможно, в момент перехода это имело смысл. Но нужно ли это теперь?

Бесцельные действия увеличивают ненужные временные и материальные расходы организации, ведь сотрудники получают зарплату.

В данном случае непонятно, зачем HR-директор «оценивает» заявку на поиск персонала. Если он должен как-то скорректировать ее, то это нужно указать. Если он может отклонить или отправить на доработку, необходимо добавить соответствующие шлюзы.

Пример 7. Не дается время на внешние процессы

Оптимизация: добавить событие – ожидание

Бизнес-процесс часто рисуют так, что одно действие следует за другим. Так делать правильно, если всё зависит только от сотрудников организации. Но это неправильно, если между действиями происходит что-то во внешнем мире, от чего зависит продолжение наших действий.

Например, не всегда можно сразу получить от клиента оплату – на это нужно время. Нельзя мгновенно доставить товар на склад. То есть должно либо пройти какое-то время (тогда можно проверить платеж), либо произойти какое-то событие (доставка товара на склад).

В нашем примере нельзя отбирать кандидатов, которые откликнулись на вакансию, сразу после ее размещения: нужно подождать какое-то время, чтобы отклики появились. Например, менеджер по персоналу может проверять отклики каждый день (событие – прошедшее время) или реагировать на каждое письмо кандидата (событие – письмо).

Дополнительные пути оптимизации бизнес-процессов

Во всех приведенных выше примерах бизнес-процессах ошибок больше, чем мы описали. Ведь это учебные примеры, выполненные стажерами. Постарайтесь найти те, о которых не сказано, Но кроме ошибок в использовании нотации, в этих диаграммах есть и другие пути улучшения.

Приведем следующие дополнительные пути оптимизации:

• Бизнес-процесс должен быть достаточно универсальным. Например, не прописывать алгоритм поиска кандидата для определенного отдела или на определенную должность, а сделать его единым для всей компании. Это увеличивает прозрачность процессов, позволяет получать удобные отчеты и облегчает автоматизацию.

• Нужно выстраивать как можно более логичные бизнес-процессы, оптимальные по времени выполнения. Можно менять местами действия, выполнять их параллельно. Иногда можно разбить задачу на подзадачи и распределить их между исполнителями.

• Распределив время на выполнение определенных действий, можно многое оптимизировать: длительность самого процесса, прохождение через разные согласования, распределение ролей. Можно найти «узкие места», которые тормозят весь процесс. Можно понять, какие сотрудники простаивают, а какие перегружены.

• Смоделировав процесс, легко понять, какие участки можно автоматизировать, чтобы улучшить скорость их прохождения и освободить сотрудников от ручного труда.

Некоторые системы для моделирования бизнес-процессов позволяют больше, чем просто их графическое описание. Одни могут «запустить» процесс, смоделировав реальную ситуацию. Другие дают возможность автоматизировать бизнес-процесс прямо на базе моделей. Третьи умеют писать должностные инструкции. Рассмотрим различные подобные инструменты далее.

Случай из практики

Когда я занимался непосредственно автоматизацией бизнес-процессов, пришёл я на переговоры об автоматизации в организацию, которая занималась тем, что отправляла специалистов (врачей, геологов, учителей) на работу за рубеж. Находилась контора в высотке на Новом Арбате, а работала ещё со времён СССР. Неудивительно, что большинство сотрудников там было в пожилом возрасте.

Стояла задача «осовременить» автоматизацию учёта. И я сразу решил, что нужно прописать бизнес-процессы «как есть», а потом уже думать, как их усовершенствовать.

Ну и я начал задавать вопросы главному бухгалтеру…

– Вам хотелось бы автоматизировать бухгалтерский учёт?

– Да, вот видите: очень долго счета-фактуры выписываются.

Начал изучать вопрос. Оказалось, что на выписке счетов-фактур работало аж три человека, под которых был выделен отдельный кабинет. Целый отдел! Я, конечно, сказал бы главбуху, что достаточно и одного человека, и того много. Но что она будет делать с коллегами, с которыми проработала полжизни и которым год до пенсии?

Продолжаю расспросы…

– Расскажите, пожалуйста, какие субконто вы используете в работе?

– А чего рассказывать? Сейчас покажу…

Каково было моё удивление, когда она привела меня к огромному шкафу с древними фолиантами. В её понимании «субконто» было что-то типа книги, в которых есть какие-то списки. Например, субконто «Валюты», или субконто «Страны». Так вот толку от этих «субконто» лишь в том, что каждому элементу присваивается свой код… И как бы вы думали, для чего?

В точку, для автоматизированных расчётов!

Ну и последний ответ на эту тему меня окончательно добил…

– Скажите, но хоть какая-то автоматизация учёта у вас есть?

– А как же! Мы сдаём все сведения на бумажных носителях в вычислительный центр, нам приходят распечатанные табулеграммы, которые мы расшифровываем.

Что такое табулеграммы и как их приходится расшифровывать, я уже не стал узнавать. Всё было и так понятно: автоматизация застряла в СССР.

Вот и такие организации ещё встречаются! И ничего, как-то ведь работают…

Это я к чему… Некоторые бизнес-процессы можно оптимизировать намного глубже, чем мы предполагаем, когда приходим к заказчику. В данном случае оптимизацией не поможешь, нужен полный реинжиниринг. Но готов ли к этому заказчик? Это главный вопрос.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы описали процесс набора персонала. Теперь вы увидели, какое разнообразие решений может породить эта задача.

1. Подумайте, как можно оптимизировать ваш бизнес-процесс. Используйте все вышеперечисленные рекомендации.

2. Перепишите ваш бизнес-процесс так, чтобы он был максимально оптимизирован.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим далее.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели скриншоты бизнес-процессов с допущенными в них ошибками. Вы могли заметить, что они описаны в соответствии с нотацией BPMN 2.0, но всё равно выглядят по-разному. Дело в том, что они были выполнены в разных инструментах.

Моделирование графических моделей бизнес-процессов удобно выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования. У каждого из них есть свои преимущества, бесплатный пробный период использования и свои сторонники. Каждый продукт поддерживает различный набор нотаций.

Рассмотрим основные инструменты, известные на сегодня.

Чтобы верно выбрать инструменты для моделирования, сначала нужно понять, какие задачи ставятся помимо описания процессов.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Условно разделим задачи по целям: одни относятся к оптимизации процессов, другие – к автоматизации.

Первые три задачи относятся больше к описательной части моделей. Они ведут к сокращению неучтенных требований и внеплановых доработок при внедрении автоматизированных решений.

Блок задач, связанных только с оптимизацией процессов, больше относится к области консалтинга и может обойтись без дополнительной автоматизации.

Если говорить о задачах для автоматизации бизнес-процессов, их решение может привести к оптимальным способам реализации ИТ-проекта, сокращению сроков и стоимости, обеспечению качества внедрения.

Сравнение инструментов по моделированию бизнес-процессов

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В таблице представлены краткие характеристики некоторых инструментов по типу, области применения и целевым группам. Поскольку в настоящее время всё более популярны отечественные продукты, сообщаем, что все представленные продукты являются отечественными, за исключением Bizagi, ARIS Express и решений от Microsoft (Excel и Visio).

Рассмотрим наиболее популярные из этих инструментов подробнее, а затем расскажем о решениях, которые не включены в этот список.

Microsoft Excel+Visio

Бизнес-процессы в Microsoft Visio

Продукты Microsoft – одни из самых распространенных благодаря широкому распространению Microsoft Office и простоте использования. Visio – это простой редактор графических схем, а для табличного описания процессов Excel вряд ли найдёт равных.

Преимущества:

• Простота освоения

• Нет ограничений в рамках нотаций

• Знакомо пользователям, минимальное обучение

• Легкость прочтения

Недостатки:

• Отсутствие автоматизированных средств обработки данных

• Отсутствие заданного стандарта описания

• Нет интеграции между процессами

• Нет интеграции процессов в ИС

Bizagi

Бизнес-процессы в Bizagi

Bizagi позволяет создавать бизнес-модели строго в нотации BPMN. Имеется функционал анализа и оптимизации, возможность проверки целостности модели. Можно заполнять атрибуты процессов и требования к ИС, а также интегрировать процессы в прикладные решения.

Преимущества:

• Простота освоения

• Наличие бесплатных версий

• Легкость прочтения моделей

Недостатки:

• Ограниченные средства обработки данных

• Отсутствие типовых проектных документов

• Нет управления автоматизацией

ARIS Express

Бизнес-процессы в ARIS Express

Если вы предпочитаете работать не только с нотацией BPMN, но и с eEPC, ARIS Express вам точно понравится. Инструмент позволяет моделировать сложные бизнес-процессы и заполнять атрибуты процесса. Можно описывать процессы не только в виде потоков работ, но и в виде потоков данных. Присутствует простая канбан-доска со статусами выполнения работ, но в качестве дополнительного инструмента, не связанного с процессами.

Преимущества:

• Связи между процессами

• Простота использования

• Потоки данных как отдельная модель процесса

• Наличие бесплатной версии

Недостатки:

• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов

• Нет русификации

StormBPMN

Бизнес-процессы в StormBPMN

Основная нотация этой отечественной системы – BPMN. Возможна командная работа, заполняются атрибуты процесса и задач. Проверка качества диаграмм позволяет избежать типовых ошибок в моделировании, что особенно полезно новичкам. Есть функция проверки прохождения токена и оценки длительности сценариев процесса, что позволяет применять подходы к оптимизации моделей бизнес-процессов.

Преимущества:

• Облачная версия: легкий старт

• Печать регламентов по процессам

• Высокая ориентация на качество процессов в BPMN

• Наличие бесплатного тарифа

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

Business Studio

Бизнес-процессы в Business Studio

Система позволяет описывать графические схемы сложных бизнес-процессов в множестве нотаций. Имеются атрибуты процесса и карточки элементов процесса. Возможны назначение метрик и показателей эффективности, показателей по BSC (системе сбалансированных показателей), а также формирование отчетов по показателям.

Преимущества:

• Большое количество нотаций процессов

• Широкие средства регистрации атрибутов процессов

• Печать регламентов по процессам (можно превратить в должностные инструкции)

• Мощный инструмент управления по показателям

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов (кроме KPI)

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

• Плохо проработана интеграция процессов в ИС

• Очень много объектов в системе, сложно ориентироваться

• Сложность в освоении

ELMA

Бизнес-процессы в ELMA

ELMA – мощное решение, основная нотация которого – BPMN. Можно создавать как простые, так и сложные бизнес-процессы, состоящие из подпроцессов. ELMA-365 – это облачная модификация BPM-системы ELMA для автоматизации бизнес-процессов, использующая платформу Low-code для ускорения цикла от возникновения бизнес-потребности до готового решения.

После создания схемы становятся исполняемыми. ELMA-365 ставит задачи участникам бизнес-процесса и направляет им всю необходимую информацию, позволяя контролировать стадии и сроки исполнения процессов. Возможно назначение метрик и показателей эффективности, а также формирование отчетов о выполнении процессов. Есть возможность графически отслеживать ход выполнения процесса.

Дополнительно стоит отметить, что встроена возможность интеграции, например с 1С. Можно обмениваться справочной информацией и настраивать правила обмена.

Преимущества:

• Наличие эталонных моделей

• Проверка целостности

• Простота использования

• Широкий спектр инструментов проектирования и формализации процессов

• Печать типовой документации

Недостатки:

• Ориентация на собственную платформу

• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением

Comindware

Бизнес-процессы в Comindware

В Comindware библиотека типовых процессов шире, чем в ELMA. Также есть закрепление ответственных за процедуры, формирование отчетов о выполнении задач и мониторинг хода процесса. Интеграция с 1С также присутствует, но с меньшими возможностями настройки, чем в ELMA.

Преимущества:

• Наличие типовых кейсов по большому количеству процессов (закупки, продажи, бюджеты и прочие)

• Простота использования

• Печать типовой документации по процессу

Недостатки:

• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов

• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением

• Фокус на управление взаимодействием

Как выбрать оптимальный инструмент

Мы объединили в таблицу некоторые самые популярные процессы, описав их функции и характеристики.

Выбираем инструмент моделирования бизнес-процессов

В более подробный обзор не включили СППР, как довольно специфичный продукт. Также не стали подробно описывать менее популярные Visari BPM, Creatio и Первая форма.

Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес процессов» выявил следующий рейтинг использования инструментов для моделирования бизнес-процессов:

1. Visio

2. Business Studio

3. StormBPMN

4. ELMA

5. Bizagi

6. ARIS Express

7. Другие системы

Однако не следует руководствоваться только популярностью: каждая из систем имеет свои плюсы и минусы.

Некоторые системы мы вовсе не включили в обзор:

• Directum, Docsvision, 1С: Документооборот – средства автоматизации документооборота и управления документами

• ARIS, Business Modeler, BPwin 7 – дорогие западные средства, не локализованные под Россию

• Бизнес-инженер, Корпоративный навигатор, Орг. Мастер – предназначены чисто для консалтинговых работ (формализация и регламентация процессов)

• Confluence, Jira, Битрикс24 и другие средства групповой работы – предназначены в большей степени для управления групповым взаимодействием и коммуникациями

• Большое количество других систем для моделирования бизнес-процессов не включены в обзор из-за низкой популярности

Желаем удачи в выборе оптимального решения!

Случай из практики

Однажды позвал меня пообщаться директор одного склада. Но это лишь для меня его предприятие было просто «склад», как для автоматизатора. В действительности это был не просто склад, а хранилище овощей и фруктов.

Захожу я в кабинет, начинаем беседу. И директор показывает на вазу с бананами:

– Угощайтесь!

Смотрю – бананы-то зелёные…

– Нет, спасибо…

– Что, не понравилось, что зелёные? А мне вот не понравилось, что ваши менеджеры утверждают, что мне подойдёт типовое решение для автоматизации склада. Пойдёмте-ка, я покажу, как у нас всё устроено…

И мы пошли на склады. Ранее я уже был на складах. Это были склады с ячеечным хранением, где основная задача – грамотно собрать заказ, набирая товары с разных стеллажей. Тогда мы внедряли специализированное решение для складской логистики. Но этот склад (или не совсем склад) был совсем другим.

Оказывается, из-за границы фрукты к нам прибывают немного недозрелыми. В противном случае они просто не доедут и по дороге испортятся. В частности, бананы прибывают зелёными.

Затем их помещают в специальные газовые камеры, наполненные азотом, и при определённой температуре фрукты дозревают. Причём для разных фруктов нужна разная температура и длительность дозревания.

Поняв, как выстроен процесс дозревания, мы прорисовали бизнес-процесс и поняли, что типовая «1С: Управление торговлей» не подойдёт: нужны доработки, которые позволяли строго контролировать процесс.

Получается, что иногда склад – это не только склад, но и немного производство.

Больше меня зелёными бананами не угощали. Но когда я вижу такие в магазине, понимаю: где-то пора менять бизнес-процессы…

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы оптимизировали процесс набора персонала. Теперь будем пробовать инструменты.

1. Выберите минимум два инструмента для моделирования бизнес-процессов.

2. Смоделируйте ваш бизнес-процесс в каждом из них.

3. Опишите плюсы и минусы выбранных решений и определитесь с тем решением, которое вы будете использовать в работе.

Примечание: многие решения имеют бесплатную версию.