Второй шаг – Соблюдение порядка
Рассмотрим второй шаг 5S – соблюдение порядка или упорядочивание.
Теперь, когда вы избавились от лишних предметов, следует организовать хранение необходимых вещей так, чтобы можно было их быстро найти и использовать.
Суть этого шага сводится к такой организации хранения необходимых предметов и вещей, которая позволяла бы быстро и просто их найти и использовать.
Речь идёт о рациональном размещении предметов в соответствии с требованиями безопасности, качества и производительности труда, которое бы минимизировало время и усилия по нахождению этих предметов.
Часто мы можем видеть такие примеры в различных источниках (см. рисунок выше). Если такое размещение позволяет рабочему быстро увидеть и использовать предмет и потом быстро положить на место, то это вполне хорошее решение.
Однако, существует в настоящее время очень много примеров, созданных не для того, чтобы рационально использовать предметы, а для того, чтобы показать, что существует некое подобие производства. Я сам часто встречал такое положение инструмента, когда он был просто прибит к стене. Это уже не наш подход и эту ситуацию мы затрагивать не будем.
Если напротив рабочего места размещен такой стенд, и рабочий каждый день использует в своей работе отвертки, ножовку, дрель, долото и т.д., то такое размещение инструментов оправдано. Оно обеспечивает быстроту и простоту нахождения и использования инструмента.
Чтобы реализовать этот шаг, нужно сделать четыре основных действия:
1. Определить места хранения предметов. Мы уже знаем, что конкретно необходимо держать на рабочем месте.
2. Определить, где это должно находиться с учетом того, чтобы можно было быстро найти и использовать. Чтобы было безопасно, не тратилось дополнительное время и усилия по нахождению нужных предметов, чтобы это не влияло на качество и так далее.
3. Определить способ хранения предмета (кладем, подвешиваем, ставим и т.д.). Способ хранения инструмента должен обеспечивать безопасность. Например, мы никогда не ставим ножи острыми концами вверх. Способ хранения инструментов должен обеспечивать быстроту, оперативность его забора, а также качество выполнения работ. Если мы, например, храним металлический инструмент в месте, где повышенная влажность, то это впоследствии может отразиться на качестве работы.
4. Обеспечить соблюдение правил размещения. Как правило, это визуализация выделенных зон. Не уделяйте больше места, чем это необходимо, исключайте возможность хранения лишних предметов. Сделайте место и способ хранения основных предметов таким, чтобы туда было невозможно положить тот предмет, который не используется.
Невозможно ничего другого разместить потому, что там находится именно минимальный набор самого необходимого. Способ размещения в ящиках, на полочках, различные способы оконтуривания препятствуют размещению каких-либо лишних предметов в местах хранения основного инструмента.
Основная цель второго шага – это повышение производительности за счет уменьшения потерь времени на поиск и получение необходимых предметов.
Основная задача – это определение необходимых предметов в зоне рабочего места и нахождение лучшего места для их размещения.
Эффективность от внедрения второго шага выражается в уменьшении потерь времени на поиск необходимых инструментов, предметов и документов. В уменьшении запасов материальных ценностей за счет исключения лишних предметов, в улучшении качества за счет исключения возможности ошибочного использования инструментов или предметов, за счет уменьшения травмоопасных ситуаций, улучшения морального настроя персонала, комфортной организации рабочих мест.
При организации хранения необходимых для работы предметов на рабочем месте необходимо ориентироваться на удобство и безопасность для рабочего. Нужно делать так, чтобы было легко взять и вернуть на место. Отсутствие любого предмета должно быть видно. Предметы не должны мешать работе и перемещениям. Должна быть обеспечена сохранность предметов и поддержание установленного порядка каждый день.
Например, в приведённых выше простых примерах осуществлена возможность быстро взять предмет и положить на место, даже при отсутствии предмета легко понять, что и где должно храниться.
Основные способы организации рабочих предметов – это разметка, оконтуривание, подписи, перечни с указанием количества, даты и прочей информации, держатели инструмента из подручных средств.
Не стремитесь изготавливать какие-то специальные тумбочки, стеллажи для хранения вещей. Все можно сделать из подручных средств. Например, на одном из рисунков выше хранение инструмента организовано с использованием простого туристического коврика. Из любых подручных материалов можно организовать упорядоченное хранение инструментов. Выше пример визуализации расположения рулона бумаги. Место обозначено, оконтурено. Если рулон поставят куда-то в другое место – то это сразу же будет видно.
Для офиса может быть применено различное упорядочивание папок, визуализация, цветовая маркировка, перечни, подписи, разделение по категориям.
Итак, на втором шаге 5S проводится упорядочивание оставшихся предметов, оставляется оптимальное их количество и каждому предмету определяется свое постоянное место расположения исходя из критериев максимальной эффективности выполнения работ. Максимальная эффективность подразумевает возможность быстрее и удобнее взять в работу, не искать, безопасно работать, не оказывая негативного влияния на качество. Место должно быть обозначено. Соблюдение правил размещения можно обеспечить, визуализировав предметы, их места нахождения. Следует максимально исключить возможность попадания ненужных вещей в место хранения основных.