Первый шаг – Сортировка
Сортировка по-японски – SEIRI – это разделение вещей на нужное и ненужное и избавление от последних. В этом суть шага.
На этом шаге от всех предметов, которыми не пользовались продолжительное время, просто избавляются. 
Под предметами здесь и в дальнейших разделах понимается все, что угодно, начиная с инструмента, комплектующих материалов и заканчивая документацией и личными вещами. Это все, что можно найти на рабочем месте: папки, карандаши, ручки, детали, какие-то материалы, перчатки так далее. Типичная ситуация – избавиться от ожиданий, поиска нужных предметов, сортировки ненужных.
Основная цель первого шага – это освободить рабочее пространство от ненужных предметов, материалов, инструментов, деталей, комплектующих, документации и т.д.
Основная задача, которую необходимо выполнить для этого – это отделить все нужное от ненужного, оставить только то, что необходимо в нужном количестве. Для этого следует понимать, что все-таки нужно, а что нет. Нужно понимать, что нам нужно, но не сейчас, что может понадобиться, но не скоро.
Есть очень хорошее правило: если сомневаешься – выбрасывай.
То, чем вы не пользовались, например, в течение последнего года, можно смело выбросить.
Эффективность от выполнения первого шага – это освобождение производственных и офисных площадей, исключение захламленности, возможности рационального размещения нужных предметов. Когда рабочие места захламлены ненужными предметами, то вам не просто тяжело найти то, что используется постоянно и нужно, но и это нужное некуда положить. Также можно получить уменьшение травмоопасных ситуаций, когда вы меньше спотыкаетесь, перекладываете хлам, меньше всего валяется под ногами и так далее. Это одна из подзадач первого шага 5S.
Суть первого шага – анализ всех предметов, которые находятся на рабочем месте и удаление ненужных предметов.
Следует определить, что необходимо для работы. Для этого надо понимать, как выполняется работа, что происходит на конкретном месте, в чем заключается суть выполнения операций. Изучите, какие меры предпринимаются для выполнения операций, какой инструмент, приспособления и оборудование используется для выполнения конкретной операции. После того, как вы поймете, как выполнять работу, вам уже станет понятно, что необходимо для ее выполнения.
Когда команда работает над первым шагом, в самом начале появляются идеи не только по исключению лишнего инструмента, но о замене, например, инструментов, приспособлений на более универсальные, производительные и так далее.
После того, как предметы, которые необходимы для работы, определены, мы рассматриваем рабочее место. Сравниваем, что нам необходимо для работы, и что на рабочем месте содержится по факту. Именно такая последовательность шагов позволяет свежим взглядом взглянуть на само рабочее место. Если вы сразу начнете спрашивать, для чего это, а для чего вот это, как правило, каждый предмет, сломанный, старый, ненужный и неиспользуемый, – будет иметь несколько аргументов, почему он находится на рабочем месте. «На всякий случай», «нет запасного», «если сломается аналог» и так далее. Всегда будет находиться много отговорок. Поэтому лучше сначала определить, что нужно конкретно для работы, а потом уже начинать смотреть, какие предметы есть на рабочем месте, и это поможет избавиться от большего количества ненужных предметов.
Во время осмотра рабочего места вы делите предметы на нужные и ненужные. Нужные вы уже знаете. Ненужным, по умолчанию, считаем все остальное. Промежуточная категория между нужными и ненужными предметами – это те, которые используются на рабочем месте, но не постоянно. Это то, что пригодится, например, раз в неделю, месяц, полгода и т.д. Сразу же избавляйтесь от тех предметов, которые не вызывают сомнения – сломанных, с истекшим сроком годности, дублирующих друг друга. Не тратьте время на размышления – это как раз и есть четвертый шаг. Удаляем все ненужное.
Удаление может происходить разными способами. Часто, когда мы проводим подобные кампании, мы выделяем какую-то зону карантина. Например, на полу, обозначенную мелом, скотчем или ленточными ограждениями. После чего складываем туда все предметы, в которых мы сомневаемся. Что можно выкинуть сразу же – мы стараемся выкидывать сразу. То, в чем сомневаемся – складываем в эту "зону карантина". Туда складывается все, что не нужно или вызывает сомнения, если какой-то предмет вызвал сомнения, кладем туда, если через какое-то время сомнения не развеялись, мы избавляемся от него.
Примерно так может выглядеть "зона карантина". Это может быть тара, сетка, просто пространство на полу или столе.
Как определить, нужный это предмет или нет?
Нужные предметы – это те, которые необходимы на конкретном рабочем месте, чтобы выполнить рабочие операции.
Ненужные предметы – это те, относительно которых у нас возникают сомнений в их нужности. Это, как правило, сломанные предметы. Часто бывает такое, что сломался инструмент, порвалась перчатка в трех местах, но ее хранят. Есть такое свойство человеческого мозга – хранить старые вещи. От сломанных предметов мы стараемся избавиться в первую очередь. Также к ненужным можно отнести предметы с истекшим сроком годности. Порой таких тоже накапливается немало. Если даже дома вы разберете аптечку – вы увидите, сколько таких примеров можно найти у вас. Предметы, требующие ремонта. Если их не отремонтировали в течение полугода или года, то вероятность того, что их отремонтируют и возьмут в работу, ничтожно мала. Сюда еще можно отнести предметы, оставшиеся от работы в прежние периоды. Это инструмент, оснастка или материал, который сейчас уже не нужен. Понятно, что это материальные ценности – и они хранятся на рабочем месте.
Это могут быть полуфабрикаты, фурнитура, лекала в том числе, документация, вплоть до оборудования. Также к ненужному можно отнести посторонние предметы. Тара, личные вещи, мусор, то, что допускается к нахождению в производстве, но не на конкретном рабочем месте. Например, личные вещи должны храниться в определенном месте: в шкафу, в тумбочке и так далее. Также к ненужному можно отнести избыток полуфабрикатов. К ненужному можно отнести готовую продукцию, которую не сдали на склад, лишнюю мебель и многое другое.
Вторая категория очень интересная – это не нужные срочно предметы, которые будут использоваться на рабочем месте, но они используются не каждый день, месяц или неделю. Это могут быть предметы, которые используют раз в полгода-год. Можно выделить отдельную зону и складировать туда все, что не нужно или вызывает сомнение, в том числе и эти предметы. Если все-таки в ходе кампании будет решено, что какой-то предмет нужен, нужно определить возможные места, где хранить эти вещи.
Например, если какой-то материал или инструмент не нужен постоянно, то он должен храниться не на рабочем месте, а на складе. Те инструменты, приспособления, материалы, документы, которые используются каждый день, должны быть под рукой, чтобы можно было их просто увидеть и достать. То, что используется реже, может храниться в сейфе, в другом конце рабочего места, участка, офиса, кабинета и так далее.
Другой вопрос – куда определить эти предметы? Основной принцип, который используется – то, что нужно, находится под рукой, чтобы не тянуться и не искать. То, что не нужно срочно – может находиться чуть подальше. Не обязательно сразу выкидывать, но и захламлять рабочее место такие предметы не должны.
Нужные предметы – это те, которые, как правило, постоянно используются в ходе работы в течение рабочего дня.
Если предмет использовался однократно или никогда, его списывают, утилизируют, изолируют. Возможных направлений утилизации ненужного достаточно много. Можно, например, использовать в качестве сырья, передать в другой цех, участок или отдел. Можно сдать на склад. Можно обменять, утилизировать, сдать в пункт приема металлолома или макулатуры.
Если предмет используют редко (например, раз в полугодие), его можно хранить на складе, если мы говорим о цехе. Если об офисе – можно хранить в архиве либо в общем шкафу. Если предмет используют раз в неделю или чаще – возможно хранение на складе на участке, рядом с рабочим местом. Когда очень часто (раз в день или чаще), то место хранения – это рабочее место сотрудника, которое должно быть оборудовано так, чтобы можно было не тратить время на его поиск.
В идеале любой работник должен на рабочем месте быстро найти предмет, необходимый для его работы. Таким образом, чтобы произвести сортировку, нужно определить границы рабочей зоны, определить перечень нужных предметов, внимательно осмотреть рабочую зону, удалить из нее все ненужное и организовать хранение удаленных предметов, так как это необходимо.