«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные – всегда несрочные».
Дуайт Эйзенхауэр, американский президент
Правильная расстановка приоритетов – это основа основ тайм-менеджмента. Если упростить суть этого правила, то оно может уместить в одной фразе: есть главное, есть важное и есть всё остальное. Любые дела можно и нужно ранжировать по степени важности и срочности. Что-то просто необходимо сделать здесь и сейчас, а что-то может подождать.
Самая главная трудность на практике для многих состоит в том, чтобы отделить главное от важного. На самом деле и для этого есть конкретные методики. И если знать о них и время от времени пользоваться, то сомнений в порядке приоритизации будет всё меньше. Но обо всем по порядку.
Итак, в расстановке приоритов можно и нужно пользоваться лайфхаками и подсказками. И самый известный из этих лайфхаков – это матрица Эйзенхауэра.
Если вы наберете в поисковике "Матрица Эйзенхаужэра", то увидите картинку с квадратом, поделенным на четыре равных части. Слева направо квадраты "срочно" "несрочно", внизу вверх "важно" и "неважно". Смысл распределения информации по данному квадрату чем-то перекликается со знаменитым "правилом Парето". И в то же время, это совершенно отдельный инструмент планирования.
По сути это график координат, в котором все дела деляться на четыре группы по срочности и важности. Ведь, согласитесь, все дела можно рассортировать по этим двум показателям. А значит, это отличный инструмент расставления приоритетов!
Великие не жертвуют важным ради срочного (с)
Эту систему придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Возможно вы не будете пользоваться ею постоянно, но для «разгребания завалов» она просто незаменима.
Хочется сказать пару слов об Эйзенхауэре. Участник Первой мировой войны, боевой генерал. Был главнокомадующим войск союзников на Западном фронте в 1944—1945 годах, руководил англо-американскими силами при высадке войск в Нормандии 6 июня 1944 года.
Дважды президент США, дважды "Человек года" по версии Time (1944, 1959). Закончил войну в Корее. Поддержал движение чернокожего населения за гражданские права. При нем в Америке начался серьезный экономический подъем. Ему приходилось решать серьёзнейшие проблемы внутренней и внешней политики: сегрегация и сопротивление "белого общества" против равноправия чернокожих, гонка вооружений и обострение отношений с СССР, инфляция и экономические кризисы, развитие космической отрасли и участие в разрешении национальных кризисов на Ближнем Востоке и в Латинской Америке…
В общем, если уж человек такого уровня пользовался для расставления приоритетов "простенькой" на вид таблицей, сравнивая дела по степени важности и срочности, то нам, простым гражданам, она несомненно будет полезна.
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризовал американский консультант Стивен Кови, описав его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Если вы не читали эту книгу, то вот ее сверх-краткое содержание:
1.Будьте проактивны.
2.Начиная, представляйте конечную цель.
3.Сначала делайте то, что необходимо делать сначала
4.Думайте в духе выиграл/выиграл (win-win).
5.Сначала стремитесь понять, потом быть понятым (сначала старайтесь услышать, а потом уже – быть услышанным).
6.Достигайте синергии (стремитесь к творческому взамодействию с людьми).
7.Затачивайте пилу (самосовершенствуйтесь).
Так вот, пункт 3 как раз описывает матрицу Эйзенхауэра.
Ведь что именно делают высокоэффективные люди сначала? Да, на первом месте у них важное. То есть их порядок приоритетности выглядит так:
1.Сначала важное и срочное
2.Потом важное и несрочное
3.После неважное и срочное
4.В самом конце – неважное и несрочное
Интересно, что в 2018 году маркетологами университетов Флориды и Чикаго проводилось большое исследование, которое показало, что большинство людей в первую очередь делают срочные дела, зачастую откладывая важные "на потом".
При этом чаще всего начинали со срочного те, кто о себе говорил, что они очень занятые люди с большим количеством дел. Но когда их просили подумать о последствиях выбора той или иной задачи, эти же люди начинали менять свои решения и выбирали важные дела. И это как раз второй лайфхак, как можно определить приоритетность дел, когда их много.
Вопрос: Как определить степень важности дела без всяких матриц, графиков и сравнений?
Ответ: смоделируйте результат. Что будет если я это не сделаю? Ответ подскажет вам, насколько важно это дело или задача.
Но вернемся к матрице Эйзенхауэра. Вот вы рассортировали дела по их важности и срочности, что дальше?
Конечно, важное и срочное надо сделать в первую очередь. Это задачи, имеющие очень большие и важные последствия, у которых есть дедлайны, либо весьма ограниченное время на выполнение. Если такую задачу не сделать первоочередной, её невыполнение ведет к неприятным последствиям. Исследователи в качестве примера приводят ситуацию, когда у человека есть подозрение на раковое заболевание и ему нужно провести медицинское исследование, которое подтвердит или опровергнет это подозрение. Согласитесь, такой вопрос просто нельзя откладывать! Точно также этот принцип применим и к деловым вопросам. Часто сюда же попадают различные форс-мажоры.
Вопрос: Что делать, если большинство проблем именно в этом квадрате?
Ответ: Надо разобраться в источнике проблем. Чаще всего это задачи или события, которыми не поддаются (или плохо поддаются) планированию. Переизбыток таких дел становится источником стресса и хронического цейтнота. Поэтому чем меньше дел в этом квадрате, тем лучше. Составьте план с дедлайнами и постарайтесь его выполнить по максимуму. Если такие дела прибывают и прибывают извне, надо разобраться с источником проблем. Возможно вас перегрузили по работе или вам надо научится делегировать часть своей нагрузки. Такую ситуацию надо решать принципиально.
Важные и несрочные дела надо обязательно запланировать на конкретное время, иначе вы рискуете вытеснить эти дела неважными, но срочными. Обычно это задачи, не связанные с конкретными проблемами, а связанные с человеческими отношениями и с личным ростом. У них очень важные и ценные результаты, но они занимают длительный отрезок времени и не имеют дедлайнов. Например, выучить иностранный язык или повысить свою профессиональную квалификацию. Кстати, исследователи в качестве примера привели время, которое надо качественно проводить с семьей, с родными и любимыми людьми, чтобы проявить заботу и показать свою любовь.
Согласитесь, это ведь невероятно важно! Навестить родителей (хотя бы завезти им продукты), поддержать детей (например, придти к ребенку на утренник или выступление в школе), встретить жену из командировки, чтобы она не тащила чемодан сама через весь город – или просто сходить с ней как-нибудь в театр. У таких дел редко бывают конкретные дедлайны, но почти всегда есть возможность их запланировать. Откладывая их на потом или игнорируя совсем мы просто обкрадываем сами себя и снижаем качество своей жизни.
Широко известен пример юриста и писателя Грега МакКеона, который поехал на переговоры с клиентом (оказавшиеся впоследсствии не особо важными) прямо из роддома, где в тот момент в нём больше всего нуждалась его жена, только что родившая дочь. В какой-то момент Грег осознал, что променял важность на срочность и написал целую книгу о правильной расстановке приоритетов!
Неважные, но срочные дела. Таких дел всегда большинство. Это рутинные задачи и действия, которые обычно составляют львиную долю рабочего или личного времени. Их выполнение редко когда приближает нас к нашим личным целям, это либо "обязаловка", результатами которой пользуются другие люди, либо рутинные действия, типа мытья посуды. Оптимально выполнять эти дела только тогда, когда в первых двух квадратах ничего не осталось. А в идеале – большую часть неважных дел делегировать. Мелкие рабочие дела нужно по возможности делегировать помощникам или коллегам, домашние дела – детям или помощникам по дому.
Представьте, что вам дали купон на бесплатное шоколадное мороженое или чашку кофе, который истекает завтра. И теперь вы думаете, как бы вам выкроить немного времени, чтобы завтра сходить и забрать свой бесплатный бонус – при этом вы может быть даже не любите шоколадное мороженое или не пьете кофе.
Казалось бы, ответ на поверхности – передарить этот купон тому, кого это действительно порадует. Но если мы не видим то, что "на поверхности" и пытаемся выполнить всё, что нападало нам в "срочное, но неважное" – это прямой путь к цейтноту и нехватке времени.
Неважные и несрочные дела лучше всего удалить. Либо отвести для них специальное время, которое «не жалко». Почему? Потому что 99% этих дел – это "пожиратель времени". Им в этой книге посвящена отлельная глава.
Если вкратце, что это листание новостной ленты в Телеграм, кино и сериалы, просмотр шотсов и прикольных видюшек и т.п. Всё это тоже нужно, ведь иногда хочется отвлечься и "проветрить мозги". Критично, чтобы эти "предышки" не отнимали слишком много времени в ущерб действительно важному.
Либо, можно схитрить и переформатировать эти занятия, чтобы они перешли в другую категорию дел. Например, пойти в кино или посмотреть фильм дома вместе с ребенком, чтобы провести вместе время, обменять мнениями, пообщаться.
Не все неважные дела поддаются форматированию. И в отношении тех, которые не поддаются, надо просто принять волевое решение и отказаться от них, либо осознанно ограничить во времени.
Говорят, что однажды в ответ на вопрос: "Как вам удается делать из камня такие невероятные скульптуры?" Микеланджело Буонарроти ответил: „Я беру камень и отсекаю всё лишнее.“ Это прекрасно описывает ещё один способ расстановки приоритетов. Берясь за любое дело, надо поставить перед собой цель. То есть создать у себя в голове (а может и не только в голове) образ идеального результата. И планомерно, шаг за шагом отсекать всё лишнее, что стоит между нами и нашим идеальным результатом.
Как это выглядит на практике? Имея четкую цель вы можете любую встречную задачу оценить всего по одному параметру: помогает ли это мне приблизится к моей цели? Или нет? Если да, то задача приоритетная. Если нет – её можно отложить, делегировать, переформатировать, отменить. То
Ещё один важный момент в расставлении приоритетов – отсутствие зависимости от стороннего мнения. Священники не дадут соврать – очень многие люди, подходя к последней черте, сокрушаются о том, что слишком часто поступали не так, как действительно хотели, а так, как от них ожидали или требовали окружающие.
Поэтому очень важно, чтобы приоритеты в своей жизни и деятельности расставляли вы сами. Если у вас нет личных целей, задач и стремлений, то придется жить ради чужих целей, задач и стремлений.
Выбирая то, что важно именно для вас, вы убиваете сразу двух зайцев – вы живёте свою собственную, а не чужую жизнь, и вы быстрее приближаетесь к своим целям.
Чужие задачи мы выполняем по инерции, по необходимости, по обязанности и т.д.
Выполняя свои личные задачи мы одним этим фактом создаем себе мотивацию на достижение цели. А там, где есть мотивация, там находится и время.