В повседневной рутине наши привычки работают на автомате, время начинает «утекать сквозь пальцы», день пролетает так быстро, что мы не успеваем в нем пожить, находясь на автопилоте. Но для любых важных перемен в жизни, для гибкости в случае непредвиденных обстоятельств необходимо время.
Чтобы как-то по-новому использовать свое время, для начала следует понять, куда же оно расходуется сейчас. Для этого есть несколько эффективных приемов, которые являются чем-то вроде особых ежедневников: Вы их заполняете в течение нескольких дней, а затем изучаете результат. Предлагаю один из них.
УПРАЖНЕНИЕ В РАБОЧЕЙ ТЕТРАДИ
Метод «Хронометраж»
В течение двух-трех дней записывайте все, на что тратите каждые 15 минут своего времени с погрешностью в пять минут. Время сна можно не учитывать, но обязательно зафиксируйте, во сколько Вы уснули и во сколько проснулись.
Когда Ваш дневник за несколько дней будет заполнен, Вы можете визуализировать результат в виде диаграммы или анализировать в исходном виде.
Проанализируйте:
– Какие действия НЕ относятся к решению важных задач или полноценному отдыху (сон, обед и т.п.)?
Это «пожиратели времени». Откажитесь от них полностью или передайте их выполнение другим.
– На какую задачу вы тратите больше всего времени?
Если эта задача непосредственно связана с Вашей значимой целью, то подумайте, как можно оптимизировать это время, как его наилучшим образом использовать для решения или сократить.
– На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени?
Важно помнить о своих долгосрочных целях и о том, что отсутствие действий в их направлении все больше отдаляет их достижение. Оцените, есть ли отставание по срокам в реализации Ваших долгосрочных целей. К долгосрочным целям можно отнести любые Ваши планы на будущее, требующие нескольких действий, имеющих стадии и этапы. Например, сдача экзамена, поездка в отпуск, сдача проекта и т.п.
Теперь посмотрите еще раз на Ваш дневник. Обратите внимание, сколько времени Вы можете освободить для более важных и значимых задач. Заметьте, какие задачи в него НЕ попали, но должны быть там обязательно.
Я также рекомендую периодически выполнять “переучет” времени в текущем дне, чтобы понимать, насколько эффективно Вы тратите свое время сегодня. Оглянитесь и подумайте, что Вы уже сегодня сделали, какой результат получили, сколько еще задач осталось до конца дня.
Обычно у нас нет привычки регулярно вести учёт своего времени. Но иметь четкое представление о том, какими ресурсами Вы в данный момент обладаете, даёт возможность корректировать планы по ходу дня и менять их в случае непредвиденных обстоятельств. То есть, проявлять гибкость, маневренность и максимально все успевать.
Кроме того, трезво оценивая свое время, Вы научитесь делать все в обозначенный срок и Ваше личное время станет неприкосновенным и только Вашим.
УПРАЖНЕНИЕ В РАБОЧЕЙ ТЕТРАДИ
Промежуточный учёт времени
В течение каждого дня сверяйте свое время с намеченным планом, следуя рекомендациям:
Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.
Действуйте максимально по намеченному плану, но учитывайте, если сдвиг от плана уже произошел, все последующие дела необходимо скорректировать по времени и, где это уместно, по последовательности.
Ставьте дедлайны
Планируйте окончание каждой задачи: «Эту задачу завершу к семи вечера четверга, эту – к часу дня пятницы» и т.д. Четкие рамки помогут стимулировать себя на работу и успевать в срок.
Оставляйте запас времени
Запас времени избавит от суеты и пригодится в случае форс-мажорных обстоятельств. Прибавляйте адекватное время для запаса, которое соответствует наиболее вероятному обстоятельству. Например, если Вам предстоит поездка на важную встречу, добавьте время на возможные в это время дня пробки.