Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.
Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности конкретной организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.
Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
В последние годы в этой сфере произошло немало перемен. В сфере управленческой деятельности в нашей стране уже реально произошло изменение технологического уклада с осуществлением перехода от применения бумажных документов к преимущественно электронному документообороту. Имеется весьма представительный круг организаций и ведомств, являющихся лидерами в применении систем и технологий электронного документооборота. Однако еще встречаются организации, остающиеся своеобразными «заповедниками» бумажного документооборота в процессах своей внутренней деятельности. Скорее это можно считать характеристикой системы управления такой организацией, поскольку даже «заповедники» испытывают влияние внешней среды и в коммуникациях с другими организациями вынуждены использовать те или иные формы электронного взаимодействия.
В числе факторов, сдерживавших применение систем и технологий электронного документооборота в нашей стране в предыдущие годы, обычно отмечались недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Часть этих сдерживающих факторов уже осталась в прошлом. К примеру, психологические барьеры, о которых раньше много говорили, в основном уже преодолены, поскольку все работники сферы управления, как и большинство граждан, широко пользуются компьютерной техникой и средствами коммуникации для своих личных целей, а не только для служебных.
Благодаря государственной политике и последовательным мерам по расширению применения электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме ситуация меняется кардинальным образом и последовательно устраняются правовые барьеры.
Вместе с тем еще остаются теоретические и практические вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту, которые нуждаются в дальнейшей проработке, а впоследствии в нормативном регулировании и учете в реальной управленческой деятельности.
Отсюда возникает потребность оценить достигнутый уровень применения электронного документооборота в сфере управления, проанализировать проблемы смешанного электронно-бумажного документооборота. Важно обобщить и, может быть, в чем-то переосмыслить значимые сегодня вопросы теории и практики управленческого документооборота и жизненного цикла бумажных и электронных документов, не упуская из виду преимущества и недостатки носителей информации. При этом необходимо учитывать, что речь идет не просто о замене бумажных документов на электронные, а о принципиально иной организации работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходимы комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота. Важно учитывать одновременное развитие информационных технологий, самих электронных документов, организационно-технологических форм применения систем электронного документооборота. Ключевое значение приобретает комплекс проблем хранения электронных документов (в том числе долговременного), истоки которых формируются в сфере документооборота.
Проблематика электронного документооборота сейчас находится в фокусе профессиональных дискуссий как специалистов по информационным технологиям, разработчиков информационных систем, так и правоведов, документоведов и представителей различных сфер социально-экономического управления.
Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. Содержательная сторона электронного документооборота с позиций документоведения и архивоведения в значительной мере еще нуждается в научной проработке. Следует отметить, что за последние годы в этой сфере произошли существенные сдвиги, идет процесс анализа и обобщения отечественного и зарубежного опыта, который находит отражение в соответствующих нормативных актах и методических рекомендациях.
Правоведы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов, применении различных видов электронной подписи, использовании электронных документов в качестве доказательства в судебных спорах. При этом рамки документооборота правоведы используют более широкие, чем обозначенные документоведами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).
Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем, а также их интеграцией. Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят специалисты по информационной безопасности, в том числе по технической защите передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам и использованию средств криптографической защиты информации.
Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения. Вопросы электронных форм взаимодействия во внутренней среде организации, модификации управленческих отношений еще должны найти определенное место в современной управленческой теории и практике.
Специалисты в области социальных коммуникаций в настоящее время выделяют в качестве отдельной области современные средства электронной коммуникации, прежде всего массовой, однако вопросы организации применения современных информационных систем в управленческой деятельности не входят в сферу их внимания.
Управленцы-практики, представители бизнеса видят в развитии и применении электронного документооборота новые возможности повышения эффективности предприятий и организаций, иногда высказывая радикальные предложения по полному отказу от применения бумажных документов и переводу всей деловой информации и архивов в электронный вид. При этом важно иметь в виду реальные этапы такого перехода, в полной мере учитывать правовые последствия и возможные риски.
Разработчики и поставщики программных продуктов для создания систем электронного документооборота, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается уникальный опыт внедрения новых технологий, включая как примеры «лучших практик», так и не вполне удачных (по разным причинам) проектов. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.
Исходя из системного характера электронного документооборота, нам представляется важным комплексное рассмотрение вопросов его внедрения и применения. Ведь конечный эффект, преодоление тех или иных барьеров в применении электронных форм взаимодействия, зависит от учета указанных аспектов в их взаимосвязи.
В настоящее время свой вклад в системное представление об электронном документообороте вносят российские и зарубежные представители названных выше научных направлений, а также специалисты-практики в различных публикациях и выступлениях на конференциях по отдельным вопросам электронного документооборота. Определенная часть этих публикаций, непосредственно представленных в ссылках к настоящей книге, включена в список использованных источников и литературы (приводится в конце работы).
В настоящей книге рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту, а также параллельного обращения электронных и бумажных документов в сфере управления:
– документационный (документоведческий и архивоведческий);
– информационно-технологический;
– коммуникационный;
– организационно-управленческий.
Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
Настоящая книга первоначально замышлялась как второе издание монографии автора «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному». Однако содержание этой книги, изданной в 2010 г., потребовалось пересмотреть с учетом динамичного развития данной сферы. Было необходимо принять во внимание, во-первых, качественные изменения информационных технологий за последние годы; во-вторых, развитие государственного регулирования в сфере применения электронных документов и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме; в-третьих, новый опыт реального использования систем и технологий электронного документооборота, а также развитие научных взглядов на эту проблематику. В итоге содержание книги было полностью переработано и обновлено за счет использования новых законодательных и нормативных актов и публикаций по данной проблематике, дополнено новыми методологическими положениями, в том числе авторскими, и практическими примерами. Это позволяет предложить читателю данную книгу как новую работу, сохраняя некоторую преемственность в названии и содержании отдельных глав с предыдущей монографией автора.
Ряд методологических положений, связанных, прежде всего, с некоторыми документоведческими, коммуникационными и организационно-технологическими аспектами электронного документооборота, а также оценкой эффективности систем электронного документооборота, в данной книге сформулирован и обоснован впервые либо развивает положения, сформулированные в предыдущей монографии автора.
Книга подготовлена на основе обобщения практического опыта внедрения систем и технологий электронного документооборота в российских организациях, знакомства с зарубежным опытом, а также практической управленческой деятельности и исследований автора в этой области.
Необходимо принимать во внимание, во-первых, качественные изменения информационных технологий за последние годы; во-вторых, развитие государственного регулирования в сфере применения электронных документов и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также формирования экосистемы цифровой экономики; в-третьих, новый опыт реального использования систем и технологий электронного документооборота и задачи долговременного хранения электронных документов, а также развитие научных взглядов на эту проблематику.
Указанные обстоятельства побудили автора существенно актуализировать и дополнить содержание настоящей книги при подготовке ее нового, второго издания.