1. Учет, его сущность, значение, место и роль в системе управления
1.1. Понятие учета, его сущность и объективная необходимость возникновения и развития
Чтобы люди могли выживать и развиваться, им необходимо знать прежде всего свою среду обитания. Это состояние окружающего их природного мира (земля, вода, воздух, растительный и животный мир). Это жизнь человеческого общества с его хозяйственными, социальными, культурными и другими отношениями. Эти знания о фактическом состоянии их среды обитания и ее изменений достигаются с помощью человеческих органов чувств (зрения, слуха, осязания, обоняния, вкуса и др.) путем наблюдения и запоминания фактов реальной действительности. Способ или метод количественного отражения фактической (реальной) действительности и является сущностью учета в самом широком понимании этого слова. Учет дает необходимую информацию для оценки своего положения, результатов своих действий и принятия конкретных управленческих решений на основе анализа этой учетной информации.
На первых этапах развития человеческой цивилизации учет был лишь отражением в уме человека фактической действительности. По мере развития и усложнения условий и факторов жизни учет стал осуществляться с использованием простейших носителей информации, например деревьев (путем зарубок на них), папируса, глиняных и восковых табличек, а потом и более сложного технического обеспечения (учетные машины, компьютеры, программы).
С дальнейшим развитием и усложнением жизни, связанным с общественным разделением труда и научно-техническим прогрессом, учет выделился в самостоятельный вид управленческой деятельности. Затем под воздействием тех же факторов жизнедеятельности людей и их растущей потребностью в разнообразной фактической информации сам учет начал подразделяться на относительно самостоятельные виды. Свидетельством этого явились публикации об учете. Одной из них, наиболее полно и квалифицированно излагающих вопросы бухгалтерского учета, был «Трактат о счетах и записях», изданный в 1494 г. Лукой Пачоли. Более подробно история развития бухгалтерского учета рассматривается в специальной учебной дисциплине аналогичного названия и в соответствующей ее названию литературе, авторами которой являются Я.В. Соколов, М.И. Кутер и др.
1.2. Основные стадии учетного процесса и применяемые в нем измерители
Учет как элемент информационной системы и как одна из основных функций управления представляет собой процесс, включающий четыре основные стадии: регистрацию, измерение, обработку и обобщение.
На первой стадии – стадии регистрации – с помощью различных средств, включая документацию, фиксируются факты состояния или результаты изменения реальной действительности (что, сколько, где и когда произошло).
На второй стадии – стадии измерения – полученные факты количественно измеряются. Например, в хозяйственном учете используются три основных вида измерителей: натуральные, трудовые и денежные.
Натуральные измерители дают количественную характеристику учтенного объекта в натурально-естественном виде: в штуках, в весовых единицах (граммах, килограммах, центнерах, тоннах и т. п.), мерах длины и площади (сантиметрах, метрах, квадратных метрах, километрах и т. п.), объема (кубометрах, литрах, деколитрах и т. п.), в астрономическом времени (днях, часах, минутах и т. п.).
В практике применяются еще и условно-натуральные показатели (например, перевозка груза автотранспортом в тонно-километрах, выработанная пряжа в текстильных организациях в килономерах), чтобы точнее выразить количество выполненной работы.
Использование натуральных измерителей обеспечивается измерительными приборами (весы, электросчетчики, водомеры, газомеры, мерная тара и т. д.).
Трудовые измерители позволяют выразить количество затраченного труда и измерить его рабочим временем (человеко-часы, человеко-дни и т. п.). Например, производительность труда, выраженная выработкой продукции в один человекочас, человеко-день или человеко-год (среднегодовая выработка рабочего). Этот измеритель используют для учета отработанного времени, времени болезни, а также для обобщения объема выполненных разных работ, чего нельзя сделать с помощью натуральных измерителей.
Денежный измеритель дает возможность определить величину стоимости в учтенных объектах в виде стоимостных показателей: себестоимости, цены, прибыли и подобных, выражающих индивидуальные и общественно необходимые затраты абстрактного труда, его количество и качество.
Для этого используются деньги как эквивалент стоимости (например, денежная единица – рубль в Беларуси, денежные единицы других стран: доллар США, евро и другие). Этот измеритель является более универсальным для обобщения объема произведенной разного ассортимента продукции (изделий, работ и услуг), но отражающий не объем потребительских свойств разных видов продукции, а ее общую стоимость. В нем выражаются многие обобщающие финансовые показатели: выручка от реализации продукции, национальный доход, валовый внутренний продукт и т. п.
На третьей стадии – стадии обработки – осуществляется технологическая обработка зафиксированных на первой стадии и измеренных на второй стадии учтенных объектов на бумаге или других носителях информации (магнитных дисках, лентах и т. п.) с помощью определенных методов и технических средств.
На четвертой стадии обобщается уже учтенная обработанная информация для разных целей ее использования, и прежде всего для управления хозяйственной деятельностью.
В аналогичной литературе по теории бухгалтерского учета приводятся несколько другие как по названию, так и по содержанию основные стадии учетного процесса, чаще всего такие, как наблюдение, измерение, регистрация (в некоторых учебниках добавляются стадии накопления, группировки) и обобщения. Применяемый денежный измеритель рассматривается как способ обобщающего отражения различных фактов и явлений хозяйственной деятельности, а не как измеритель стоимости в учетных объектах.
1.3. Место и роль учета в информационной системе и системе управления
Учет как метод количественного отражения фактической действительности является основным источником образования информационной системы и использования его в системе управления разными объектами. Например, учет создает информацию о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности (сколько и какие хозяйственные средства имеет организация, где они находятся и как они используются, сколько и какой продукции произведено и продано, сколько затрачено на это средств и сколько получено денег от продажи продукции, каков конечный результат хозяйственной деятельности – прибыль или убыток. Учетная информация необходима собственникам организаций (государство, акционеры), статистическим органам, банкам, налоговым и контролирующим органам, поставщикам, покупателям и т. д.
Ее создание и использование обеспечивается соответствующей системой управления. Место и роль учета в системе управления любым видом жизнедеятельности людей показаны на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Общая схема любой системы управления
Функция планирования обеспечивает разработку программ действия объекта управления в направлении достижения заранее поставленной цели. При этом используются методы прогнозирования, моделирования, программирования и другие для научного обоснования плана-программы.
Функция учета обеспечивает количественное отражение фактических результатов действия объекта управления.
Функция анализа обеспечивает выявление и измерение влияния факторов (причин), вызывающих отклонение фактических результатов действия объекта управления от запланированных с выработкой вариантов управленческих решений.
Функция регулирования обеспечивает выработку оптимального управленческого решения на основе результатов анализа и его исполнения.
1. Какова сущность категории учета (в широком понимании)?
2. Какова объективная необходимость возникновения и развития учета?
3. Какова основные стадии учетного процесса?
4. Какие измерители применяются в хозяйственном учете?
5. Какова сущность и назначение денежного измерителя в учете?
6. Каково место учета в системе управления?
7. Каковы роль учета в системе управления и его взаимосвязь с другими управляющими функциями?