Глава 3 Планирование. Как все успевать
Одна из самых замечательных, в то же время одна из самых волнующих глав. В ней я расскажу тебе, куда уходит время, почему мы что-то не успеваем и что с этим делать.
Мы с тобой уже знаем, что такое мечта, для чего она нужна и как из мечты выстроить цель. Теперь нам нужно двигаться дальше и разобрать то, как же достичь цели во временном измерении. Да, у каждого из нас есть время, и надо его использовать.
Пора признать, время все равно будет использовано, хотим мы этого или нет. Разница в том, кто или что будет использовать наше время.
Отсюда вывод: либо мы свое время планируем сами, либо наше время за нас планируют наши задачи, товарищи, знакомые и малознакомые люди, обстоятельства, родственники, работодатели и прочее.
Часто в течение жизни нам приходится сталкиваться с разными ситуациями, которые у нас забирают немного времени, и порой его просто не остается на выполнение любимых, а порой и самых важных задач.
Однажды вечером я задержался с коллегой в офисе, так как нужно было доделать дела и спокойно пойти на выходные, однако за два часа мы несколько раз отвлекались на другие темы, не затрагивающие нашу работу.
Проанализировав эту ситуацию, я понял, что потраченные два часа можно было сократить до 25 минут. Однако мною это было проигнорировано. Почему человек тратит время на то, что не приближает его к цели? Мне кажется, у него просто меняется интерес. Моя работа была скучна, и я хотел от неё отвлечься в разговоре с моим коллегой, потом мы снова вернулись к работе, и снова она мне наскучила. При этом дела надо сделать, а ресурсы были потрачены больше, чем следовало. Главное – это то, что мы выносим с таких уроков. И более я никогда не тратил время зря. Только по делу или с какой-то целью.
Что я могу порекомендовать тебе, это использование своего времени продуктивно. Поэтому я поделюсь с тобой теми инструментами, которые помогали мне планировать свое время самому для выполнения какой-либо задачи. Ну а после этого мы обязательно данный инструмент закрепим.
На самом деле задач очень много, часто можно услышать то, что человеку времени постоянно не хватает. Это распознать очень легко. Достаточно только присмотреться. Такие люди постоянно заняты, задерживаются на работе, не отвечают на звонки, приходят очень поздно домой и продолжают работать дома, в выходные, во время отпуска и свадебного путешествия. Они не замечают, как ресурсы и энергия заканчиваются, начинается профессиональное выгорание, работа начинает надоедать, и большинство начинают обновлять свои резюме. И вот наконец-то они нашли новую работу, потихоньку адаптируются в ней, идет испытательный срок. Вот они уже всему научились и начинают потихоньку работать.
Для того чтобы компании держаться на плаву, ей нужно развиваться практически ежедневно, ежечасно и ежеминутно, совершенствуя свои бизнес-процессы. И вот нашему человеку поручают вести проект, затем ещё один. Далее добавляется несколько новых задач, несколько дополнительных новых сотрудников, возможно, несколько магазинов, фирм, поставщиков, клиентов. И вот уже работы столько, что восьми часов опять не хватает. Все надо сделать до «вчера». А время уже 23.00, офис закрывается, и приходится идти домой.
«Ну ничего, завтра я приду пораньше, чтобы все успеть, не к 8, а к 6 утра» – так подумает наш герой.
Жалко, прошло уже два года, и он не заметил, как снова обновил свое резюме. И так будет постоянно. Вопрос к нашему герою только один – ты готов потратить все свое время на это?
– У меня нет выбора, – скажет он.
– У меня есть долговые обязательства, кредиты, семья, автомобиль, и мне все это нужно содержать.
И таких, как наш герой, я встречаю ежедневно по несколько человек. Порой даже группами, особенно когда провожу тренинг по планированию. И хорошо, если они пришли на тренинг, там мы хоть научимся использовать время продуктивно. А были такие и среди моих друзей. Именно были, как ни позвонишь, слышно – не сегодня, я занят, давай в следующий раз, я сегодня провозился с одной работой, поэтому извини, не успею. Возможно, тебе это тоже знакомо.
Хорошо это или плохо, я не берусь судить. Главное, что человек делает то, что ему действительно нравится. Потому что если бы это все человеку не нравилось, то, скорее всего, он бы задумался над тем, как сделать больше свободного времени для себя. А таких людей очень мало. Значит, их это устраивает, и возможно, им было бы скучно без постоянных дел. Тут я как раз узнаю немного себя. Мне нравится, когда много задач. Человек мыслит и действует по-другому, держит в голове одновременно несколько дел. Решает их и выходит победителем. Я работал в такой многозадачности, что обед для меня – это было роскошью, я удивлялся, как люди успевают найти время сходить на перерыв, неужели они уже все сделали, но как часто бывало у таких сотрудников, часто проходили собрания с руководителем, и разговор был не очень приятным.
Помню, когда я был молодым руководителем отдела продаж, у меня был коллега, который работал так же много, как и я, мы приходили с ним к семи на работу и уходили примерно в двадцать три часа. Но каждый из нас задерживался на работе по разным причинам.
Время шло, и стали заметны первые изменения, я начал уходить с работы все раньше, моя работа была выполнена лучше, а текучесть персонала практически сводилась к нулю. Еще через три месяца я стал уходить раньше времени, работа отдела шла своим чередом, мои сотрудники выполняли часть моих задач. Мой коллега в свою очередь продолжал работать дольше, менял в месяц по одному человеку в своем отделе и часто получал на собрании разные комментарии от руководителя по итогам работы отдела, при этом комментарии были далеко не комфортные.
Получается, что мы с ним задерживались с разными целями: я старался выстроить системную работу отдела, развивая свой персонал и оттачивая свои компетенции, мой коллега же, напротив, постоянно тушил «пожары», работа отдела велась не системно, развитие персонала отсутствовало. Через год я получил полностью автоматизированную работу отдела, мой коллега же получил сроки, в течение которых надо было навести порядок либо искать другую работу.
Я думаю, тебе было интересно, как работали мои сотрудники, – строго по графику. Потому что если у меня из сотрудников кто-то что-то не успевает, то это только моя ответственность, так как я как руководитель не смог обеспечить корректную работу отдела. Поэтому для меня было важно выстроить систему и развивать персонал. Конечно, были ситуации, когда я просил задержаться своих сотрудников, при этом мы сразу договаривались, когда переработанные часы будут возвращены. Могу сказать, что было тяжело, я вычеркнул выходные из своей жизни, обеды были по пятнадцать минут, и никаких лишних отвлекающих бесед по телефону с друзьями и родственниками. Моей мотивацией было то, что я не готов был ежедневно работать в режиме аврала, для меня важен каждый мой сотрудник, которых я сам подбирал и развивал.
А теперь давай про то, как же можно качественно планировать. Я поделюсь с тобой инструментами, которые помогали мне и смогут помочь тебе. Главное, соблюдать одно-единственное правило: делаешь – делай!
Инструмент мы будем использовать самый простой и самый эффективный. Я назову его – алгоритм, или фильтр задач. Это значит, что любую задачу, поручение, просьбу – надо пропускать через этот алгоритм. Вот и все, все просто. А сейчас я научу тебя им пользоваться. Выглядит алгоритм задач вот так:
Схема 1. Алгоритм задач
Также для планирования тебе потребуется ещё и календарь, куда ты сможешь записать задачи, которые нужно сделать в определенный день.
Можешь использовать вместо календаря ежедневник, можешь использовать программу.
Я же использовал календарь у себя в рабочей почте, которую настроил на телефоне, и всегда, даже находясь дома, я мог посмотреть, какие меня ждут дела в тот или иной день.
Думаю, тебе уже не терпится получить ключ работы алгоритма задач для того, чтобы стать эффективнее. Держи, вот он. А сейчас я расскажу, как им пользоваться.
Бывают разные ситуации, которые дадут тебе какую-то задачу, при этом это не значит, что её надо выполнять. Запомни, что любую задачу, абсолютно любую, нужно пропустить через алгоритм задач, который я тебе показал выше.
Объясняю, для чего. Ты человек, у которого есть ограниченный ресурс под названием «время», различного рода задачи, поручения то самое время у тебя будут отнимать. И смысл состоит том, чтобы свое время провести максимально эффективно и с пользой как для себя, своей семьи, так и для своего дела, над которым ты работаешь. Я могу тебе сразу сказать, что некоторые задачи делать вообще не нужно. Вот пример из жизни.
Представим, что ты хочешь приготовить себе чашечку кофе, станешь ли ты в стакан с кофе добавлять колбасу, лапшу, рыбу, укроп, молоко, сахар, перец? Конечно, все эти продукты съедобны, по вкусу их можно добавить, только, скорее всего, получится несколько необычный кофе с очень специфичным вкусом. То же самое и с задачами. Их много, они все разные и все интересные, вот только выполнение некоторых задач приближает вас к цели, а некоторых – отдаляет.
Приведу ещё один пример. Представь, что тебе нужно доехать до кинотеатра, который открылся два дня назад, чтобы посмотреть премьеру твоего любимого фильма, жаль, что ты совсем не знаешь, как до него добраться, и в воздухе вокруг тебя обитают такие задачи, как: навести порядок в комнате, приготовить суп на завтра, посмотреть новости своего города, ответить на звонок строгого друга, погладить одежду, досмотреть кино по телевизору, съесть салат, погулять с собакой, что ты выберешь?
Выбрать сразу все дела – значит пропустить премьеру в кинотеатре, выбрать несколько дел – значит не успеть на премьеру. И вот мы начинаем использовать инструменты повышения эффективности. Давай вспомним.
Итак, перед нами мечта – посмотреть премьеру любимого фильма. Переводим её в цель, отвечая на два вопроса: что должно быть сделано? Я посмотрел премьеру своего любимого фильма в новом кинотеатре своего города сегодня в 21.45. Цель есть, теперь думаем, что нам надо для того, чтобы цель была достигнута.