Документы по истории многих поколений, живших в Московском великом княжестве, Московском царстве, Российской империи, Советском Союзе крестьян, мещан-горожан, купцов, священнослужителей, дворян за XIII–XX века хранятся в государственных архивах и архивах управлений записи актов гражданского состояния (ЗАГС).
Для работы в читальных залах российских, украинских, белорусских, среднеазиатских архивов, которые имеют свои сайты, а также архивов других стран бывшего СССР необходимо иметь паспорт гражданина Российской Федерации или другой страны – республики бывшего СССР, заполнить необходимые анкеты с указанием цели, времени и региона поиска и получить разрешение на проведение архивного поиска.
В большинстве архивов читальные залы невелики, поэтому необходимо предварительно договориться с сотрудниками читального зала архива о времени посещения или приезда и предоставления вам рабочего места в порядке общей очереди.
Для работы по поиску предков в архивах необходимо иметь доказательства родства с ними. Если ваша фамилия совпадает с фамилиями разыскиваемых предков, необходимо предъявить в архиве только паспорт. Если вы ищете представителей рода по материнской и женской линии, то необходимо предъявить копии вашего свидетельства о рождении, свидетельств о браке ваших родителей, дедушек и бабушек.
Архивы управлений ЗАГС хранят документы за последние 90–100 лет, читальных залов в них нет, но они принимают запросы от родственников, формы для которых им выдаются.
Для подачи запроса в архивы ЗАГС необходимо доказательство родства с разыскиваемыми предками, оригиналы и копии их свидетельств о смерти, а также нотариально заверенные разрешения на поиск жены, мужа и всех детей разыскиваемого или же оригиналы и копии их свидетельств о смерти.
Ответы на запросы из архивов ЗАГС приходят по почте в течение месяца после подачи заявления.
При нахождении нужных вам документов о ваших предках можно и нужно получить в архивах их копии в виде ксерокса, сканированного файла или фотографии, заверенных печатью архива или управления ЗАГС, а также архивных справок соответствующей формы за совсем небольшую плату, которую следует внести на счет архива в Сбербанк РФ.
Для поиска предков необходимо знать дату (число, месяц, год) и место их рождения (название деревни, села, волости, района, округа, губернии, области, провинции, наместничества, субъекта, республики), точно или приблизительно. Даже если только известно, что ваш предок родился, например, в 1860–1865 годах, или вообще во второй половине XIX века, где-то в Брянской или Житомирской губернии, или даже в Восточной Сибири, поиск все равно возможен, просто он займет больше времени, чем тогда, когда вы имеете точные данные.
При этом необходимо знать, что до 1918 года летоисчисление в Российской империи велось по старому стилю, а с 1918 года – по новому стилю, разница между которыми с 1918 года по начало XXI века составляет четырнадцать дней. Если ваш предок родился по новому стилю (а именно он указан в документах, выданных после 1918 года), например 5 января 1905 года, то искать его надо в документах за 22 декабря 1904 года.
Значительно ускорит поиск, если вы имеете семейные архивы, знаете, где учились, служили, работали ваши предки, к какому сословию относились, какие награды они имели, а также семейные или родовые предания, к которым, несмотря на их возможную неточность, следует относиться очень доверительно.
Если вы сами не можете работать в государственных архивах или архивах управлений ЗАГС, то уполномоченные вами на поиск родственники или специалисты должны иметь от вас нотариально заверенную доверенность.