Вопрос 2 Как готовиться к переговорам?
Никто не начинает войну – вернее, никому в здравом уме не следует этого делать, – не имея четкого представления о том, зачем нужна эта война и как ее вести.
Так нужно ли готовиться к переговорам или главное – добиться встречи, а там уже по ситуации? На наш взгляд – ответ очевиден. И когда мы спрашиваем об этом слушателей проводимых нами курсов, семинаров и тренингов, всегда слышим утвердительный ответ. Но так ли это происходит в реальной жизни?
● Треть опрошенных (36 %) готовятся к предстоящей встрече 25–30 мин. Пятая часть (19 %) тратит на это час-полтора. А почти половина респондентов (45 %) уделяют этому внимание только иногда, если предстоят действительно важные переговоры.
● Больше половины (57 %) заранее думают о преимуществах своих предложений. Около трети (29 %) прорабатывают несколько возможных сценариев развития ситуации, вероятные возражения оппонента и возможную аргументацию.
● 85 % опрошенных отмечают важность «активного спрашивания» и «активного слушания» для уточнения позиции и, самое главное, интересов и потребностей оппонента. Но только около трети респондентов (29 %) заранее формулируют 5–6 уточняющих вопросов, 44 % – один-два, а остальные (27 %) планируют сориентироваться по ситуации.
Неправда ли, интересная статистика? Напомним, речь идет о достаточно опытных менеджерах, лишь 20 % из которых считают себя новичками в деловом общении.
А сколько времени вы готовитесь к переговорам?
Конечно, переговоры переговорам рознь. И нет смысла тратить уйму времени на подготовку обсуждения незначительных или почти согласованных моментов. Но совсем игнорировать этот важный этап – значит, изначально занимать невыгодную для себя позицию на встрече. И есть подозрение, что высказывание «иногда, только к самым важным встречам» следует трактовать, как «очень, очень редко, это не является обязательным элементом в моей переговорной практике». А ведь от вашей подготовки во многом зависит и ваш успех на предстоящей встрече, и то, как будет проходить само обсуждение.
Вспомните слова В. Козлова: «Переговоры сложные настолько, насколько вы к ним не готовы».
Как мы говорили ранее, без четкой формулировки своей цели сложно продуктивно осуществить подготовку к встрече.
Кроме этого, нужно определиться с максимальной и минимальной позициями. Оценить все составляющие вашего предложения. Продумать возможные алгоритмы развития событий, подготовить аргументацию, собрать информацию о предмете обсуждения, о партнере по переговорам, наметить, что именно вы хотите выяснить и уточнить в ходе обсуждения, решить, как вы будете реагировать на возможный жесткий стиль и манипуляции другой стороны.
И еще масса других моментов, с которыми лучше разобраться еще «на берегу», т. е. до начала переговоров. Суровая реальность не прощает поверхностной подготовки к общению. Успешный переговорщик должен досконально знать целый ряд важных моментов:
1. Текущую ситуацию на рынке в контексте своего предложения: растет сейчас рынок или падает, за счет каких факторов это происходит, кто основные игроки и какие доли рынка они занимают, их преимущества и слабые стороны, какова ситуация вашего партнера и вашей компании, прогнозы по динамике развития и т. д.
2. Понимать суть своего предложения во всех деталях.
Не столько конкретные параметры и свойства, сколько вытекающие из них выгоды, которые партнер может получить в случае согласия на ваше предложение. Надо наизусть знать уникальные достоинства своего товара (услуги) и его конкурентные преимущества. С другой стороны, нельзя забывать и про ваши слабые стороны (а они есть всегда). Никто не заставляет вас их афишировать, но надо быть готовым ответить на возможные неожиданные возражения в этой области, и это тоже необходимо проработать заранее.
3. Нужно быть готовым четко, доходчиво и аргументировано объяснить партнеру, какие его задачи и потребности будут решены, если он воспользуется вашим предложением и решится на сотрудничество. Это очень важно, и мы подробно поговорим об этом далее.
4. Принципиально важно отработать вопрос о своих конкурентных преимуществах, причем подтвержденных какими-то дополнительными фактами и данными. Это могут быть письма клиентов, информация СМИ, патенты, расчеты, данные исследований, в т. ч. рынка. Маловероятно, что другая сторона примет на веру голословные утверждения о вашем превосходстве. Также не забываете, что абсолютно недопустимо негативно высказываться о своих конкурентах, очернять и ругать их.
Будьте уверены, что, как бы вы ни были убеждены в уникальности и превосходстве вашего товара или услуги, на рынке есть масса похожих (и даже лучше!) предложений. Отсутствие иллюзий на этот счет и детальная проработка выгод и преимуществ собственного предложения позволит вам аргументировано дистанцироваться от конкурентов.
Проходила встреча руководителя тренинговой компании с новым крупным заказчиком с целью презентовать компанию, программы обучения, тренерский состав, согласовать возможные варианты сотрудничества и заключить долгосрочный контракт.
И вот, когда казалось, что клиент вроде бы позитивно воспринимает то, что ему рассказывают и положительно настроен на сотрудничество, с его стороны последовал вопрос: «И все-таки мы не услышали, в чем конкретно отличительные особенности вашей компании от конкурентов?»
И хотя все это было отражено в презентации, и на главной странице сайта учебной организации об этом также имелась информация, руководитель попытался обозначить эти особенности еще раз. Но, увы, его дополнения и комментарии, похоже, не удовлетворили заказчика, который счел их общими и формальными… Встреча закончилась, по сути, ничем.
Когда потерпевший неудачу менеджер вернулся в свой офис после встречи, он пригласил к себе ведущих сотрудников и они все вместе еще раз попытались найти ответ на этот с одной стороны банальный, а с другой – вполне ожидаемый от заказчика вопрос.
И лишь после того как совместными усилиями фактически заново были сформулированы отличительные особенности этой компании и подобраны конкретные подтверждающие факты и аргументы, руководитель сел писать письмо-резюме заказчику по прошедшей встрече. В нем он не только подвел итог состоявшегося обсуждения, но и отдельно, дополнительно и развернуто еще раз ответил на стандартный вопрос о конкурентных преимуществах.
Совет. При подготовке своего коммерческого предложения попросите коллегу выступить в роли «сомневающегося», и задающего вопросы, высказывающего возражения, критикующего вашу аргументацию оппонента. Это поможет определить слабые места и смоделировать возможные возражения. И, вероятно, многие из них уже не станут неожиданностью для вас в реальной ситуации. Также продумайте варианты ответов на возможные значимые вопросы.
5. Нужно досконально знать все сопутствующие условия обсуждаемого предложения. Бывает, что переговорщик, увлекаясь основными параметрами своего предложения (особенно, когда речь идет о серьезных объемах и суммах), не придает значения таким, с его точки зрения, «мелочам», как возможности производственных мощностей, сроки производства, сроки доставки, логистические особенности, сервисные условия, нюансы оплаты и т. д. Но в бизнесе нет значимых и незначимых деталей, переговорщик обязан досконально знать и учитывать все составляющие своего предложения. Часто именно они влияют на конечный успех или неудачу конкретной сделки.
Вы уверены, что величина минимального заказа в понимании партнера аналогична вашим представлениям? Просчитали ли вы соотношение прибыли от поставки минимальной партии и стоимости логистических затрат? Не будет ли реальная стоимости доставки превышать предполагаемую? Как предлагаемая скидка за предоплату соотносится со средней ставкой краткосрочного кредита?
В результате переговоров производственной компании с крупной розничной сетью, стороны договорились о начале совместной работы. При этом переговорщик со стороны производителя обязался доставлять за свой счет продукцию на все территориальные склады сети, однако упустил из виду стоимость этой услуги в рамках конкретных регионов, предложив со своей стороны стандартный средний объем минимального заказа. В результате его компания была вынуждена доставлять на отдаленные региональные склады сети небольшие партии своей продукции – буквально по несколько коробок, что оптимально только для близлежащих точек доставки. В итоге – каждая такая дальняя отгрузка (а их доля составила более половины объема поставок) становилась по факту убыточной. А все потому, что переговорщик не учел заранее стоимость доставки в разные регионы и даже не задумался об этом при заключении договора.
6. Необходимо понимать свои границы: до какого рубежа вы можете отступить в процессе торга, в каких вопросах вы готовы пойти на уступки, а где вряд ли сможете что-то предложить. Поверьте, в пылу спора и дискуссии, особенно при обсуждении решения из нескольких составляющих, будет крайне сложно просчитать рентабельность того или иного решения по каждому из меняющихся в ходе обсуждения условий. Предварительный просчет ключевых параметров и их вариантов позволит вам избежать серьезного разочарования по возвращении в свой офис и подведении итогов встречи, столь знакомого многим переговорщикам.
7. Нужно продумать альтернативы основного предложения. В арсенале квалифицированного переговорщика должно быть несколько вариантов для обсуждения и каждый должен нести определенную выгоду и оппоненту, и, соответственно, поставщику.
● 15 % респондентов ограничивается одним основным предложением, а основная масса (45 %) имеет в арсенале лишь пару альтернативных предложений по принципу «не пройдет одно – предложу другое».
● Впечатляет позиция 5 % опрошенных, лишь примерно знающих, чего хотят достичь, и глубоко не задумывающихся над этим вопросом.
Таким образом, если изначально не планируется возможность маневра при обсуждении, то стоит ли удивляться, если такие переговоры заканчиваются неудачно? Стоит продумать не только различные варианты развития событий и различные нестандартные ситуации, но еще составить список ожидаемых вопросов со стороны партнера и сформулировать варианты ответов на них.
8. Важно обладать информацией о компании своих собеседников. Ее положение на рынке, сильные и слабые стороны, конкурентная ситуация, тенденции развития организации, финансовое состояние и не только – вплоть до манеры вести переговоры.
Спросите, как же это можно узнать, если такие вещи обычно не афишируют? Да вокруг вас масса источников информации! Всегда можно найти коллег, уже общавшихся с этой организацией, ее партнеров, клиентов, бывших сотрудников. На помощь может прийти Интернет, отзывы других ваших же партнеров, их предыдущий опыт, информация из социальных сетей, бизнес-сообществ и т. д. Понимание того, что может нас ожидать на переговорах, чем заинтересовать партнера и что за человек будет сидеть напротив нас, поможет нам в подготовке к встрече и в анализе возможных вариантов воздействия со стороны оппонента.
9. Желательно заранее узнать как можно больше о людях, с которыми вы собираетесь вести переговоры. Ценной является информация о стиле общения вашего оппонента: способность отстаивать точку зрения, стремление к жесткости или к компромиссу, способность адекватно и быстро реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию при обсуждении. В идеале будет нелишним проанализировать предыдущий деловой опыт оппонента, его достижения и промахи. Часто неудачи говорят о людях больше, чем победы. Тщательно рассмотрев причины провалов, вы лучше поймете способ мышления оппонента, его образ действий и психологический настрой. Мы понимаем, что в большинстве случаев возможности в этом направлении довольно ограничены, но должны были упомянуть об этом важном аспекте подготовки.
10. Важно узнать, не только кто будет участвовать в переговорах со стороны партнеров, но и сколько их будет, какие функции они будут представлять, их предпочтения. Нужно решить, понадобятся ли вам коллеги на этой встрече. Что будет, если вы будете вести переговоры в одиночку и как это скажется на результате? И если на переговорах будет несколько участников от вашей компании, нужно заранее распределить роли, чтобы в момент обсуждения отсутствовала несогласованность.