2. Опоздуны
– Почему вы опоздали на работу?!
– Поздно вышел из дома…
– А раньше нельзя было выйти?!
– Уже поздно было раньше выходить…
Я не знаю, как вы относитесь к дисциплине и относится ли она к базовым ценностям вашей управленческой модели. Для меня цитата Александра Васильевича Суворова «Дисциплина – мать победы» стала одним из определяющих принципов, о чем я писал в предыдущих книгах.
Я считаю, что умение организовать синхронное начало дня для всех своих сотрудников напрямую связано с результатами, которые команда будет показывать. Более того, я точно знаю, что своевременный приход на работу – лакмусовая бумажка, характеризующая отношение сотрудника к работе, ценностям компании и тем высоким стандартам, которые мы заявляем для внешнего мира.
Почему я об этом так смело заявляю? Рассказываю.
Еще будучи наемным руководителем, я достаточно щепетильно относился к этому вопросу и контролировал приход сотрудников на работу. Нужно при этом сказать, что в течение восьми лет я приходил раньше всех в офис и еще до семи утра начинал свой рабочий день, за что многие считали меня неадекватным. В любом случае я имел право требовать, чтобы сотрудники начинали свой рабочий день в заявленные 9:00.
Руководствуясь здравым смыслом (пробками, детскими садами, сломавшимся будильником и прочими неожиданными коллапсами), я сделал для всех небольшую поблажку: опаздывать в пределах пятнадцати минут, но не чаще, чем раз в две недели. Если же за этот срок ты опоздал уже второй раз – будь добр, напиши мне, пожалуйста, объяснительную записку. Это самое безобидное наказание, но при этом все равно неприятное. Не встречал я как-то в своей жизни фанатов писать объяснительные, хотя явные претенденты были.
И вот однажды, убираясь в ящиках своего рабочего стола, я нахожу целую папку таких объяснительных записок. Причем годичной давности.
Даже фото сохранилось. Вот оно.
Просматривая эти записки, я сделал для себя удивительное открытие: со мной не остался с тех пор ни один сотрудник, который «объяснялся» за опоздания! Ни один!
После этого случая вопрос «просто опозданий» стал для меня вопросом особой важности. Потому что в той ситуации надо явно быть дураком, чтобы не увидеть, что вероятность невыполнения задач сотрудником, опаздывающим системно на работу, близка к 100 %.
Ведь опоздание – это лакмусовая бумажка отношения к текущей работе. Опять же, если дисциплина в компании – заявленная ценность.
Можно много рассуждать на этот счет, говорить о том, что я представитель олдскульной системы управления, приводить в пример Google или какие-то другие IT-компании. Но, скажу я вам, в Google не все так, как кажется. Да, у людей свободный график посещения офиса; но именно поэтому ребята работают по 16 часов в сутки.
А что касается других IT-компаний, то в большинстве из них дисциплина оказывается одним из самых серьезных требований к сотрудникам. Во время интервью с основателем 1С Борисом Нуралиевым я был поражен, когда узнал, что он каждое утро приезжает на работу в 7 утра на протяжении нескольких десятилетий.
Собственник самой известной компании в стране в своей отрасли – образец дисциплины и самоорганизации! Иначе никак. Видимо, это один из критериев лидерства продуктов 1С.
https://youtu.be/VmcaKTI7868?t=542
Давайте рассмотрим примеры креатива менеджеров, которые также считают своевременный приход на работу одной из базовых ценностей своей компании.
Я руковожу отделом разработки уже на протяжении девяти лет.
Опоздания были частой проблемой в среде программистов, и любые разговоры на тему «Ты, Олег, задолбал опаздывать» и прочее никак не помогали: человек понимающе кивал, грустно смотрел на меня с извиняющимся видом и продолжал опаздывать.
Был сотрудник, который жил в соседнем с офисом доме, и его причины опозданий звучали настолько глупо, насколько они вообще могут звучать, например: «Сосед вызвал лифт на другой этаж, поэтому я долго ехал до офиса».
При этом люди в своей основной работе были вполне компетентны. Некоторые компании, насколько мне известно, с этим вообще не борются, а просто дают возможность айтишникам работать по условно «свободному графику». Главное – по восемь часов каждый день, а приходишь когда приходишь.
Наша специфика работы с клиентами не позволяет нам сделать свободный график ни для кого из сотрудников, потому что работать становится неудобно. Мы начали искать другое решение этой проблемы.
И оно нашлось… в виде ежедневных зарядок для всех сотрудников. Каждый день ровно в 9:00 все собираются в большой переговорке или, когда погода позволяет, на улице и делают зарядку.
Ведущие зарядки – сами сотрудники, просто по очереди: каждый день новый человек. Таким образом, если кто-то отсутствует на зарядке или опаздывает на нее, это замечает весь коллектив, и уровень личной ответственности (стыдно опаздывать) уже совершенно другой. Одно дело перед начальником покраснеть за опоздание, другое – перед всеми коллегами, которые, в отличие от тебя, пришли вовремя.
Кроме того, предусмотрено наказание за опоздание: на следующий день ты проводишь зарядку вне очереди, а человек, который два-три раза за месяц проводит внеочередную зарядку, получает почетное звание «Фитнес-тренер»:-)
После внедрения этой практики в компании опоздания свелись фактически на нет, в коллективе из более 40 человек за месяц происходит максимум одна-две внеочередные зарядки, и то по относительно уважительным причинам (попал в ДТП по дороге на работу и прочее).
Я руководитель отдела управления персоналом на заводе численностью 80 человек.
Бухгалтерия, четыре человека, одна бухгалтер систематически опаздывала. Великих заслуг перед Родиной не имела.
Неоднократные разговоры, замечания и т. д. не помогали. Ссылалась, что все никак не успевает выбежать из дома пораньше. До руководителя (главного бухгалтера) доводилось это ежедневно. Результатов ноль.
Ежедневно на планерке я начала называть ее фамилию, директор тут же стал докладывать о ее опозданиях непосредственному руководителю. На пятый день прозвучало: «Я лучше каждый день ее будить буду, чем выслушивать, какой я плохой руководитель!»
Полгода без опозданий.
Здравствуйте. Я работаю старшим специалистом по складским процессам. На складе нас четыре человека, включая меня. И все трое моих коллег всегда опаздывали на работу. Проведя беседу с ними, я принял решение. Так как я люблю спорт и мы работаем в спортивной компании ADIDAS, то предложил спортивное, так сказать, поощрение. Идея заключалась в следующем: за каждую минуту опоздания прыгнуть берпи (бурпи), но если они оказываются расторопнее, то за каждую минуту их прихода раньше обозначенного времени я прыгаю берпи (что это за упражнение, можно посмотреть в интернете).
Сначала прыгали они, а потом начал прыгать и я. Лист с напоминанием висел на видном месте, чтобы не забывали. Естественно, после того как убрали листик, а история со спортивными поощрениями подошла к концу, привычка приходить на работу вовремя у коллег осталась. А наш директор, Тигран Кочарян, был этим доволен, ведь спорт – это полезно и весело. Вот такая история.
У меня в среднем пять подчиненных – и они, конечно же, не идеальные: то на работу не вовремя приходят, то на встречу с клиентом, то еще что-то.
В общем, я не обращаю внимания на редкие погрешности – все мы люди. Но когда начинают перегибать палку, то мы включаем таблицу «страйков».
Суть такая: за опоздание – 1/4 страйка, за опоздание на встречу с клиентом – 1 страйк. И так далее.
Когда набирают четыре страйка – две недели отпуска (формально они фрилансеры). Когда набирают восемь – уволены.
После того как один из ребят был уволен из-за того, что набрал восемь страйков по опозданиям, система работает безупречно.
Они были не просто «птенцами», а «птенцами-опоздунами». С одной стороны, их можно понять: молодые, без опыта, привыкли ходить на пары в расслабленном состоянии, так как учатся уже на последних курсах института. Но меня это не устраивало, поскольку клиенты не опаздывают на свои рабочие места. Поделюсь своим опытом решения данной проблемы – тем более что оно принесло положительный результат.
У нас произошло расширение коллектива, и было принято решение об аренде кабинета побольше. Разговаривая со своими «птенцами», я пыталась понять, чего они хотят от работы и что их будет в ней радовать. Выяснилось следующее: они хотят зону отдыха в современном стиле, где можно будет в обеденный перерыв передохнуть от клиентов и их заявок и просто пообщаться друг с другом.
Идея не осталась без ответа. Не раздумывая, я пошла обсуждать ее с директорами и получила их одобрение. Собрала всех «птенцов» в новом кабинете и начала спрашивать, какую зону отдыха они хотят, в каком стиле, в какой цвет красить стены и т. д. Она у нас встроена в рабочее пространство, но не отвлекает от выполнения текущих задач. В нашем уголке имеется диван, который был в прямом смысле создан руками ребят, стены тоже покрашены своими руками, а еще мы купили настольные игры. В дальнейшем за выполнение показателей планируем приобрести PlayStation и проектор.
И что вы думаете? «Птенцы» стали приходить в офис задолго до начала рабочего дня с нескрываемым удовольствием, так как хотели посидеть в созданном ими уголке, поиграть, пообщаться, да и просто побыть детьми. Со временем они стали оставаться в офисе дольше и в это время взаимодействовали с клиентами, но уже не из дома, а с рабочего места, что было удобно всем, отдыхали и становились единой командой. Таким образом «птенцы» перестали опаздывать.
Максим, хочу поделиться небольшой историей о работе HR. Самая результативная менеджер по продажам Елена любила опаздывать, что подрывало дисциплину всего отдела. Уволить – не вариант, штрафы не действуют, в личном разговоре Елена призналась, что ничего с собой поделать не может, поэтому пришлось проявить творческий подход. Повесила в офисе на самом видном месте бокс с призывом, мол, коллеги, поможем Елене собрать деньги на будильник. За неделю собрали, купили самый громкий будильник и торжественно на общей планерке вручили Елене. После этого опоздания – о чудо! – прекратились. Иногда юмор помогает лучше любых других средств.
В моей практике был тяжелый случай с сотрудником, который сильно злоупотреблял опозданиями. Увещевания и переговоры не дали результатов.
Выход был найден такой: каждый месяц из его премии покупал столько будильников, сколько было опозданий.
Вручал торжественно, при всех, чтобы все знали нашего героя.
Закончились опоздания примерно через 27 будильников.
Была проблема с опозданием эффективного сотрудника.
Назначали каждое утро встречи или планерки. Ровно в 8 утра дверь закрывалась, и на работу пускали только после 15–20-минутной планерки, где намеренно обсуждали что-то важное или поздравляли лучших сотрудников и т. д. В том числе за результаты должны были наградить и его.
После этого опоздания прекратились.
Эффективный сотрудник отдела снабжения порядка одного года систематически опаздывал на работу исключительно по понедельникам (а в выходные, судя по инстаграму, активно, весело и так же систематически гулял в клубах и других увеселительных заведениях города).
Его непосредственный руководитель испробовала все доступные методы. Да что скрывать, и я ранее беседовала с ним и наставнически-заботливо-нежно, и жестко-популярно, но опоздания по понедельникам оставались все такими же систематическими.
Эффективный кадр вину признавал, штраф в размере 1000 рублей сносил и половину дня понедельника стойко занимался самобичеванием, всем видом и взглядом показывая, что не хочет нас подводить и систему нарушать, но «так выходит».
При этом мы знали его психологические особенности – например, он любит игры / споры. Можно предположить, что если предложить решение в таком легком формате, как игра, то это будет ему интересно. И, соответственно, после очередной его готовности – в глазах и на словах – измениться было странно сказать нет такому заманчивому (если он перестанет опаздывать) предложению, которое я озвучила.
В общем, на очередном общем собрании отдела, где я присутствовала, я предложила некую игру.
Каждый понедельник (только в понедельник!), если этот активный парнишка приходит вовремя, его ждет награда: девушки из его отдела наливают ему чай / кофе, несут печеньки и всем видом показывают радость от его присутствия (надо оговориться: коллектив этого отдела – человек восемь, напополам девушки и парни, и все относительно юные – 24–30 лет). А если он опаздывает, то везет всем девушкам его отдела: чай и кофе до обеда им наливает он.
Коллеги женского пола на собрании поддержали данное нововведение. Все с нетерпением ждали нового понедельника, чтобы в виде компенсации за то, что они на месте, а этого сотрудника, как обычно, еще нет, заказать свой чай или кофе ему.
Итог: прошло месяца три, наверное, и опозданий НЕТ.
Девушки хранят традицию и ждут своего звездного часа. А он, как мужчина, не дает им этим насладиться.
В каждой организации есть заядлые опоздуны. Мы, как и все, перепробовали стандартный набор: штрафные санкции, публичное порицание, дисциплинарные взыскания. Ничего не помогало, опоздания были смешные – на 1–2 минуты, а имена опоздавших – одни и те же.
Тогда мы придумали следующий инструмент – коллективное воздействие.
Утвердили уход по пятницам на час раньше для сотрудников отделов при условии, что они выполнили все задачи и в их отделах за прошедшую неделю не было ни одного опоздавшего.
Ответственность перед коллегами появилась, но не сразу: некоторые продолжали опаздывать. Тогда мы разрешили придумывать для таких сотрудников наказания – например, приготовить всему отделу с утра чай или кофе.
Под таким напором исправились даже самые ярые опоздуны.
В ситуации с выполнением всех задач коллеги подключались и помогали завершить все задачи отстающего, в связи с чем не только производительность увеличилась, но и отделы сплотились в едином порыве, чтобы уходить раньше на час перед выходными.
Собственно, я тот самый опоздун, к которому руководитель должен найти подход и сломать, так сказать, систему. Но так уж вышло, что систему сломала и нашла подход Я, а не начальник. Пишу как раз по настоянию своего нынешнего руководителя.
Сколько себя помню, по утрам я всегда опаздываю на работу минут на 5–15… Мне кажется, это шло в моей базовой комплектации при рождении.
Иногда я просыпаю, но чаще всего это происходит из-за банальных мелочей: то решила утром другой костюм надеть и процесс глажки отнял драгоценные мгновенья; то платье слишком узкое и амплитуда шага уменьшилась, в связи с чем дорога заняла больше времени; то правая бровь, извините за откровенность, все никак не прорисовывалась симметрично левой…
Так вот, почти каждое свое опоздание я письменно или устно обосновываю руководителю и коллегам в юмористической форме, и заходит это на ура! Так я, еще не появившись на работе, уже поднимаю всем настроение! Прикрепляю несколько скриншотов своих отписулек.
В заключение хотела бы добавить, что, несмотря на свои регулярные утренние опоздания, я все-таки тот еще трудоголик, поэтому очень часто задерживаюсь в офисе (самый поздний уход был до 23:00, так как в это время охрана выгоняла из офиса) – и не потому, что неправильно распределила время, а потому, что стремлюсь достигать высоких результатов. И вы, я уверена, как никто другой понимаете, что для выполнения / перевыполнения плановых показателей рабочего времени чертовски мало.
Я знаю себя, знаю, как я бы поступил с девушкой, которая прислала последнюю историю. Скорее всего, мне бы не хватило терпения с ней работать и мы бы расстались – ну или она бы начала приходить на работу вовремя. Но это не значит, что я прав. Существует множество моделей управления и подходов, и основная цель этой книги – найти разные способы решения одинаковых вопросов.
В любом случае, каким бы ни был менеджер, он должен реагировать на опоздания. И делать это нужно хотя бы для того, чтобы быть честным перед теми, кто приходит вовремя. Иначе люди будут искренне не понимать, почему власть игнорирует таких сотрудников, станут обижаться на своих руководителей, а это, в свою очередь, создаст почву для рождения ненужных разговоров, сплетен и прочих отнимающих командную энергию пересудов.
Какие выводы можно сделать из этой главы? Как бороться с опоздунами?
1. Санкции для тех, кто опаздывает.
Допустим, сотрудник обязан задержаться на столько же минут на работе, на сколько опоздал. Главное, чтобы система была прозрачной и предсказуемой.
2. Отличный вариант – введение обязательного интересного коллективного мероприятия до начала рабочего дня.
Опоздун в нем не участвует, если не успевает к его началу.
3. Публичное привлечение внимания руководителя на управленческих совещаниях.
Сотрудники должны понимать серьезность ваших намерений.
4. Объяснительные записки – простой и работающий инструмент.
Никому не приятно объясняться перед кем-то. Главное – не превращать эту историю в клоунаду, в которой сотрудники могут проявить всю свою изобретательность и креатив.
5. Прекрасное решение – покупка будильников.
Сотрудник покупает себе будильники после каждого опоздания.
6. Также хорошее решение – «штрафные работы», в ходе которых опоздавший делает что-то для своих коллег, которые приходят вовремя.
Главное – об этих правилах договариваться заранее и всем вместе, чтобы это не превращалось в публичное унижение.
7. Коллективное вознаграждение.
Награждается образцовый отдел, где сотрудники вовремя приходили на работу в течение всей недели.
8. Пари с руководителем – когда человек, пришедший вовремя, чем-то вознаграждается.
Но я бы не увлекался такими приемами, потому что если своевременный приход – норма для всех, то это норма для всех. И «праздновать норму» странно. Вознаграждать нужно только за сверхдостижения, а праздновать – настоящие победы.
9. Создать для всего коллектива зону отдыха, пространство, где можно отдохнуть и приятно провести время до работы.
Современные тренды говорят о том, что для сотрудников важно не чувствовать себя в офисе как в казенном учреждении. И я, пожалуй, соглашусь с тем, что и нам, управленцам, придется с этим считаться.
Но главное – помнить о том, что требовать от сотрудников соблюдения дисциплины можно лишь в том случае, если ты сам соответствуешь образу дисциплинированного руководителя.
Так что, конечно же, начинайте с себя.