Пирамида учета и безголовый петух.
Любой бизнес – живой организм.
Если сравнить его с телом человека, то производство будет руками, ноги – продажами, а собственник – мозгом. Учетная система похожа на кровеносную систему, которая связывает все органы и постоянно передает информацию, чтобы организм работал слаженно.
От того, насколько достаточно в крови всех нужных микроэлементов, зависит то, как развивается организм.
За работу всего организма отвечает мозг. Так и в компании: за то, что надо наладить и организовать учет, отвечает собственник. Как и другие задачи, эту тоже можно делегировать финансовой службе.
Важно, чтобы все отделы компании вовремя получали качественную, полную и достоверную информацию. Тогда предприятие будет быстро расти и развиваться.
Если нога занемела, мы тут же понимаем, что сидим неудобно и нужно поменять позу. Если продажи не идут, то, возможно, кто-то засиделся. Учет нужен для того, чтобы понимать, какие именно процессы происходят.
Какие виды учета существуют?
Традиционный ответ: бухгалтерский, налоговый и управленческий учет. И многие считают, что это совершенно разные «учеты», как разные вселенные. Говорят, что первые 2 нужны государству, а последний – компании.
Но обратите внимание: все они объединены словом
«Учет» и имеют лишь разные прилагательные. И понятно почему: речь же идет о разных формах отчетности, которые получаются при кодировании информации.
Результат бухгалтерского учета – отчетность, которую все предприятия сдают в налоговую службу раз в год.
Результат налогового учета – это декларации, по которым рассчитываются налоги, в частности, по НДС, по налогу на прибыль, по налогу на имущество и другим налогам.
Результат управленческого учета – это отчеты, которыми пользуется руководство компании для принятия решений.
Каждый из этих учетов начинается с занесения данных о совершенной операции в учетную (информационную) систему.
Все современные системы учета могут поддерживать аналитические данные для формирования конечных форм сразу для трех видов отчетности: бухгалтерской, налоговой и управленческой.
То есть, получая материал на склад, мы сразу фиксируем в информационной системе данные, чтобы сформировались бухгалтерские, налоговые и управленческие регистры.
Регистры – это массивы данных, собранные по определенным правилам. Из регистров получаются необходимые отчетные формы.
Система учета на любом предприятии – это пирамида, состоящая из нескольких уровней.
Первый уровень – это фундамент. На этом этапе фиксируются данные о каждой хозяйственной операции.
Отгрузили продукцию со склада – занесли эту информацию в систему, поступили деньги на счет компании – отразили в учете, переместили материал с одного места хранения на другое – записали.
Хозяйственная операция – это отдельное действие, в результате которого что-то изменилось: объем, состав, размещение или место хранения средств и источников.
И как только что-то произошло, мы это зафиксировали.
Когда мы занимаемся наведением порядка в компании, то нам нужно договориться, в какой момент мы вносим информацию, что записываем, каким способом и куда: в Excel, 1С, тетрадку. Этот порядок фиксирования операции в систему определяется методологией учета.
От того, насколько прочным будет фундамент дома, зависит его надежность и то, как долго он простоит. Так и качество нашего «фундамента» напрямую влияет на качество всех следующих уровней учета.
На втором уровне формируется регламентированная отчетность: бухгалтерская и налоговая. Большинство информационных систем, включая 1С, собирают эти виды отчетности автоматически. Правила их формирования задаются государством. Поэтому этот уровень есть в каждой компании, зарегистрированной в России, по закону без него просто невозможно работать.
Третий уровень – операционный. Здесь формируются отчеты для работы всех подразделений компании. Эти отчеты сравнивают и смотрят, сколько денег поступило на этой неделе, сколько пришло в марте, а сколько в феврале или в прошлом году. Или – сколько продукции выпустили за месяц, какое количество материала израсходовали. Иными словами, на этом уровне мы сравниваем показатели за нужный нам период.
Операционный уровень присутствует в большинстве компаний. Даже в малом и среднем бизнесе. Сложно представить предприятие, которому удается обойтись без него. Даже самые небрежные бизнесмены сравнивают день сегодняшний с днем вчерашним.
Четвертый уровень – консолидированная финансовая отчетность. Существуют 3 важнейших формы управленческой отчетности: Отчет о доходах и расходах, Отчет о Движении Денежных Средств и Управленческий Баланс. 3 этих формы, составленные на одну дату, по одним правилам и сопоставимые друг с другом, позволяют пользователю сделать выводы о финансовом состоянии бизнеса.
На этом уровне мы сводим все первичные операции и смотрим, что получилось в результате. Каждая из этих форм имеет свое предназначение, каждая – отвечает на свой вопрос, проверяет другую.
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает, сколько мы получили денег и куда их потратили. Мы видим, получилось ли у нас создать денежный резерв, решить стратегический вопрос.
Отчет о доходах и расходах (P&L) говорит о нашей эффективности: сколько мы прибыли заработали, на каких продуктах и направлениях. Какие у нас расходы? Оправданы ли они?
Управленческий баланс дает нам понимание: где наша прибыль? Куда мы ее разместили? Сколько у нас всего денег в бизнесе, сколько активов? Сколько в капитале наших денег, а сколько заемных? Куда мы эти деньги вложили? Управленческий баланс можно сравнить с флюорограммой бизнеса, он показывает, насколько наш бизнес здоров, и делает явным внутренний расклад сил.
Почему нам нужны сразу все эти формы? Чтобы сделать трехмерную модель дома, нужно сфотографировать его с 3 сторон. Здесь мы составляем такое же цифровое – в прямом смысле этого слова – 3D нашего бизнеса. Каждый отчет – как камера, направленная на один объект, но с разных ракурсов.
И при этом все 3 отчета взаимосвязаны, все они – про одно. Если «картинка», которую мы получаем в итоге, кривая, стены дома не совпадают – это симптом, значит, что-то идет не так.
Вот хороший пример.
Бизнесмен открывал детские футбольные школы. Он продавал абонементы на 6 месяцев вперед, а полученные деньги вкладывал в открытие новой школы. Но не понимал, что такие открытия – это не инвестиции, а расходы: ты тратишь деньги на оборудование зала, на покупку мячей, на рекламную компанию. Если компания постоянно открывает новые футбольные школы, то у нее идет регулярный денежный поток. Но если посмотреть, сколько в этом периоде у компании расходов и какая выручка, то мы увидим совершенно другую ситуацию. И она будет сильно отличаться от внешне благополучной.
Деньги, которые компания получила авансом, – это ее кредиторская задолженность, а не прибыль, которую можно тратить. Так как компания эти деньги уже израсходовала на открытие других школ, то бизнесмен оказался в ловушке: если перестать открываться, то через 2-3 месяца начнется кассовый разрыв. Ведь тех сумм, которые бизнесмен должен был расходовать в течение полугода, уже нет. Они потрачены на новые школы.
Похожая ситуация часто встречается в малоэтажном строительстве. Например, одна компания строила индивидуальные дома на заказ, у нее было порядка 70 проектов в работе.
Активно росли продажи. Но учет велся плохо. Строили в 4 этапа. Сегодня брали деньги вперед за 2 этапа, фактически за полдома. И, казалось, что все хорошо, ведь всегда, когда продажи растут, кажется, что денег больше, чем на самом деле.
Мы провели аудит, и оказалось, что компания набрала 100 млн рублей авансов. Но когда суммировали материалы, которые были на складе, и остатки денег на счете, то получилось, что активов у компании 50 млн. То есть должны мы достроить дома на 100 млн, а материалов и незавершенного строительства у нас всего на 50 млн.
В чем же дело? Либо была неправильно рассчитана и поставлена цена дома, либо прорабы потратили больше материалов, чем заложено в смете, либо владельцы бизнеса достали дивидендов за этот период больше, чем прибыли заработано. Чаще всего причиной становится все вышеперечисленное вместе. По чуть-чуть. Потому что нет контроля.
Ситуация похожа на предыдущую: если компания остановит продажи, ей не хватит денег на то, чтобы достроить дома, по которым уже есть обязательства.
Если смотреть только на то, сколько денег приходит, то сложно понять ситуацию в целом. Нужно было ориентироваться не на денежный поток, а на соотношение обязательств: какой был получен аванс и какую работу должны были сделать.
Пятый уровень нашей пирамиды – аналитический.
Для бизнеса существует много важных финансовых показателей, которых нет в готовом виде ни в одном финансовом отчете. И чтобы мы могли работать с этими показателями, нам нужно их вычислить.
Хороший пример – показатель рентабельности активов, который рассчитывается по формуле:
Прибыль мы берем из отчета о доходах и расходах.
Активы – это показатель из баланса.
То же самое – с рентабельностью капитала. Прибыль мы берем из отчета доходов и расходов, а размер собственного капитала – из баланса.
Рентабельность актива – это то, как быстро активы превращаются в прибыль, то есть сколько прибыли мы зарабатываем на каждом рубле, вложенном в актив.
Можно представить это так: слева у нас актив – наше имущество, а справа – обязательства, источники, то, сколько денег вложено в наш бизнес.
Если мы зарабатываем больше, чем стоимость денег, которые мы привлекли, то мы молодцы, у нас возникает экономический спред. Значит, у нас правильно выбрана финансовая модель. Если стоимость денег дороже, чем прибыль, которую мы зарабатываем на вложенных активах, то мы фактически проедаем капитал: платим за пользование капиталом, а не за зарабатывание новой прибыли.
Еще один показатель – оборачиваемость активов.
Он рассчитывается по формуле:
Оборачиваемость показывает, как быстро каждый рубль превращается в выручку. Как быстро товары и дебиторская задолженность превращаются в выручку. Или, наоборот: как долго товары лежат на нашем складе, как долго нам не платят покупатели, какую отсрочку нам дают поставщики.
Это все расчетные показатели, которые мы считаем из нескольких форм.
Нужно помнить, что когда мы даем кому-то отсрочку – мы по факту его кредитуем. Свою продукцию мы отдали, а денег не взяли. Не все бизнесмены понимают, что в этот момент они берут на себя роль кредиторов.
Но на самом деле этой задолженностью, как и любыми другими активами, необходимо управлять. Понимать, на сколько мы дали отсрочку, почему мы ее дали и как проконтролировать, чтобы нам вовремя заплатили.
Шестой уровень – система поддержки принятия решений. Это самый важный уровень для предпринимателя. На этом уровне устанавливаются значения по ключевым показателям, анализируются отклонения и принимаются решения по корректировке действий.
Сначала мы выбираем некие ключевые показатели системы дашборда и решаем: вот это хорошо, а это не очень, а вот это совсем плохо. Ориентируемся на финансовые ковенанты, которые сами для себя сформировали, и смотрим, на сколько мы от них отклоняемся.
Например, мы установили себе план по рентабельности и проговорили, что хотим рентабельность вложенного в бизнес капитала не менее 30%. Потом смотрим, на сколько она отклоняется. И поскольку это верхнеуровневый показатель, понятно, что его расчет мы берем из форм, а формы – складываем из учета. Поэтому и важно, насколько корректно мы информацию внесли в нашу учетную систему.
Мы изучили, посмотрели показатели и поняли: что-то неэффективно. Скорректировали наши действия.
Как мы определяем, какую рентабельность капитала хотим зарабатывать? Она зависит от рентабельности по чистой прибыли, от оборачиваемости активов и структуры капитала. Исходя из этого мы выставляем финансовые ковенанты на год и стараемся их придерживаться.
Сколько мы должны заработать рентабельности по чистой прибыли, сколько должна быть оборачиваемость активов, сколько должно быть запасов на складе, как с нами должны рассчитываться покупатели, какую нам отсрочку дают поставщики, какие заемные деньги мы используем и по какой стоимости — это все «зашивается» в ковенанты.
Потом мы ежемесячно отслеживаем план-факт по этим отклонениям и определяем порядок действий. Прописываем шаги для коррекции и выполнения плана, который себе поставили. Никакого волшебства, только контроль и регулярная работа.
Зачем нашему организму нужна нервная система? В частности, если мы чувствуем боль, значит, что-то не так с нашим телом, и нужно его вовремя вылечить. Иначе тело может перестать существовать.
С бизнесом все ровно так же.
Ему нужен учет, иначе бизнес развалится. Самый простой случай: если компания не будет сдавать бухгалтерскую или налоговую отчетность, то расчетный счет быстро заблокируют, а компанию исключат из ЕГРЮЛ.
Но если ты не используешь данные учета для принятия управленческих решений, то нужно смотреть правде в глаза: учета у тебя нет, есть только функция по сдаче бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций.
На нашей планете есть существа, живущие без головного мозга. И это не обязательно простейшие. Говорят, был курьезный случай*: петух, которому отрубили голову, прожил после этого почти 2 года
Бизнес тоже может существовать без управленческого учета, и довольно долго. С одним важным уточнением – пока позволяет рынок.
И вот вам пример.
Жила-была небольшая компания, и жила она за счет технических услуг населению. Бизнес рос с нуля, медленно, но верно. Владельцы гордились тем, что все сделали сами, на свои деньги. Все, что получали в виде выручки – тратили, об управленческом учете не задумывались. За 10 лет компания стала довольно известной в своем городе.
Но учета за это время не добавилось, все, что получали – распределяли и тратили. Трудности начались, когда собственник решил развиваться и начал новое направление.
Те же услуги стали оказывать муниципальным предприятиям. Казалось бы, что тут может возникнуть сложного или неожиданного? Опыт же есть.
Но оказалось, что изменились условия работы: материалы для ремонта теперь надо было заказывать заранее, а сами выполненные работы оплачивались спустя 3 месяца.
Поскольку учета не было, считать потребность в оборотном капитале никто не привык. Фирма выиграла тендеры на хорошую сумму и «ввязалась в бой». Купив на часть выручки материалы авансом, компания на следующий месяц впервые столкнулась с дефицитом средств.
Собственник привлек один займ, а через месяц – второй. А так как все прикидывали не точно, а на глаз, то возник кассовый разрыв. Ведь и покупка материалов, и проведение работ требовали финансирования. Только вот понимания, что именно будет источником финансирования, не было.
В итоге у компании начались проблемы, стало не хватать денег на выплату зарплаты раз в неделю, как это делалось обычно. Сотрудники начали бурчать, возникло недовольство, люди стали подумывать о смене работы. Все едва не развалилось.
К счастью, компания не обанкротилась. Собственник, понимая, что надо что-то менять, уволил главного бухгалтера и передал компанию нам на аутсорсинг. Мы настроили отчетность, разобрались, где деньги, привлекли банковские средства и стали жестко нормировать заключение тендеров.
Если существовать без управленческого учета, то качество управления будет низким. Но, по статистике, только 30% российских руководителей малого и среднего бизнеса используют в управлении данные учета. Как уже говорилось выше, это довольно сложная работа. Плюс иногда случаются «бонусы»: в отчете – куча ошибок, много непонятных цифр, да и вообще его принесли на месяц позже.
Налоговую службу вполне устраивает, что расчет налоговой базы и сдача налоговой декларации производится раз в квартал. Но менеджер не сможет принимать эффективные решения, если будет получать цифры только через месяц.
Это похоже на управление марсоходом. Оператор на Земле получает сигнал с камер и видит: впереди – пропасть. Он посылает команду немедленно остановиться. Но поскольку с Марса до Земли сигнал может идти 20 минут, на самом деле марсоход в эту пропасть уже упал. Качественное управление на основании запоздавшей или неверной информации невозможно.
Самое худшее в этом то, что в итоге руководитель теряет веру в учет, в то, что эта система может быть его главным инструментом в системе управления.
При этом учет это не магия.
Прежде всего, это бизнес-процесс, такой же как производство, продажи, логистика и сервис.
Руководитель должен понимать, что у этого процесса есть ответственный. Прежде всего, это он сам.
Ему нужно организовать контроль и анализ ситуации, ведь это одна из функций управления. Потом руководитель как функцию производства может это делегировать финансово-экономической службе. Но просто делегировать – мало, нужно проверять, как она выполняется.
Золотое правило гласит: «Во всем виноват руководитель». На нем лежит обязанность подобрать команду, распределить функционал и правильно поставить задачи. Но здесь есть нюанс. В отношении продаж с задачами вроде бы все ясно: «Нужно больше золота». От снабжения нужна своевременная поставка материалов по оптимальной цене.
Но когда дело доходит до постановки задач блоку «Финансы и бухгалтерия», тут многие руководители теряют ясность. Поэтому и важно, чтобы руководитель понимал функцию учета, понимал, почему важны контроль и анализ. И мог бы эту функцию делегировать, да не абы как, а осмысленно. Делегировать главному бухгалтеру или финансовому директору в зависимости от структуры компании.
Финдиректор есть не везде, часто эту роль выполняет главбух. И это нормально, если у бухгалтера есть понимание основной цели и предназначения учета.
Понимание, что нужно не только считать налоги, но, прежде всего, формировать полную информацию о том, что происходит в компании, и передавать собственнику. Передавать не как бухгалтерские регистры или выписки со счета, а в нормальном виде, так, чтобы собственнику было понятно, что происходит.
Это приводит нас к результату, по которому можно измерить качество этого процесса. Результатом хорошего процесса учета является качественная информация.
У нее следующие критерии:
1. Достоверность.
Это значит, что в отчете нет ошибок или их сумма незначительна. А, значит, пользователь отчета доверяет полученной информации. Это основополагающий критерий.
Как узнать, что информация точна?
Во-первых, есть контрольные процедуры: мы можем проверять предоставленную информацию. Так, тот же аудит проверяет предоставленную отчетность. Во-вторых, обычно финансисты сами уточняют информацию. Приходят и говорят: «Ой, я забыл учесть расходы!». Или, например, в этом месяце мы начинаем собирать отчетность, а в прошлом месяце произошли какие-то изменения. И это будет видно, потому что баланс накопительный не пойдет, то есть мы уже не сможем его свести.
Ошибки так или иначе дают о себе знать. Если их сумма становится значительной, это приводит к тому, что возникает несколько вариантов отчета: «Отчет за март. Вариант 1», «Отчет за март. Вариант 3», «Отчет за март Настоящий», «Отчет итоговый Наверняка».
Пользоваться таким отчетом уже сложно. Когда перед глазами руководителя проплывает караван отчетов, то он теряет доверие и интерес к цифрам.
2. Своевременность.
«Хороша ложка к обеду». Так и информация нужна сейчас, а не через месяц, когда тендер уже закончен и поздно принимать какие-либо решения.
В управленческом учете важно зафиксировать сроки: когда именно каждая информация должна быть предоставлена; в какой день точно мы должны получить каждый отчет, который используем в корпоративном управлении.