Бюджет отдела подбора персонала
Составление бюджета для ресторанов полного цикла и для ресторанов быстрого обслуживания одинаково. Бюджет составляется примерно во всех компаниях одинаково. Поэтому в данной главе затрону только основные принципы при составлении бюджета на год и расскажу, как правильно распределить бюджет на год в зависимости от сезонности подбора персонала.
При расчете годового бюджета мы должны просчитать и утвердить основные статьи бюджета:
1. ФОТ сотрудников отдела подбора персонала, включая запланированную индексацию заработных плат;
2. Стоимость источников подбора персонала;
3. Стоимость автоматизированной программы для подбора персонала;
4. Командировки;
5. Стоимость чат-бота;
6. Стоимость телефонии (сотовой связи);
7. Выделение денежных средств на реферальные программы и проверок тайным соискателем.
Это основные статьи бюджета, которые мы как руководители отдела подбора персонала защищаем, и согласно которым в дальнейшем работаем. За все остальные статьи расходов, такие как стоимость одного рабочего места, канцелярские товары и т.п. отвечают ответственные сотрудники других подразделений. При необходимости, если Вам данная информация нужна для просчета ROI, ее всегда можно запросить.
Приведу пример бюджета, который я делаю, при этом в каждой компании действует своя форма составления бюджета (см. ниже).
При защите годового бюджета перед директором по персоналу Вы должны хорошо подготовится и уметь обосновать, каждый пункт затрат на подбор персонала:
– почему в определенные месяца Вы усиливаетесь в рекламной компании, а в другие наоборот уменьшаете;
– почему Вы считаете именно данный источник более эффективным;
– почему Вы запланировали командировки в данные города, а в другие города Вы не планируете ездить и т.д.
Ни когда не защищайте бюджет без подготовки, ведь это очень важный момент в Вашей работе. Потратьте на это время – правильно составленный бюджет облегчает работу отдела подбора персонала в течение года. Да и к тому же бюджет отдела подбора персонала всегда на много выше, чем в других подразделения департамента персонала.
Суммы, указанные в бюджете примерные – для наглядности составления бюджета.
Давайте теперь более подробно разберем статьи бюджета:
ФОТ – в данную статью расхода включены такие пункты, как заработная плата специалистов по подбору персонала, и возможная премия данных сотрудников за выполнение KPI. Вы заметили, что в течение года у меня сумма не меняется. Я всегда в начале года закладываю индексацию заработных плат сотрудников отдела подбора персонала. Делаю это для того, что бы в течение года уже не менять заработную плату наших сотрудников, плюс при дальнейшей защите бюджета – это не так бросается в глаза и повышение легче защитить.
Источники подбора персонала – в общем бюджете я ни когда не указываю, на какие именно источники заложены средства. Сделано это для того, что бы, если вдруг какой-то источник станет хуже работать, а это возможно и с такими ситуациями я сталкивалась, можно было выделенный бюджет потратить на другой источник подбора. Также для защиты бюджета перед директором по персоналу разбиваю в отдельном документе, на какие источники, какие суммы в какой месяц будут расходоваться. При этом сразу обсуждаю, что я могу денежные средства перекидывать с одного источника на другой, в случае форс-мажорных обстоятельств.
На январь я всегда закладываю все суммы платежей по тем источникам, где годовая стоимость выгоднее, чем за каждый месяц. Например, годовой доступ к hh.ru, superjob.ru и т.п. А допустим сайты авито, ворки и социальные сети можно оплачивать в течение года каждый месяц, так как от этого общая сумма за год не изменится.
На апрель, май, и октябрь у меня идет усиление рекламы, связано это с сезонностью в ресторанном бизнесе. Например, в ресторанах полного цикла в апреле и мае начинают открывать летние кафе и в это время необходимо большее число официантов к набору, а в ресторанах быстрого обслуживания в октябре начинается увеличение штата, так как посетителей в ТЦ увеличивается, а соответственно увеличивается и поток клиентов и у ресторанов.
У Вас сезонность может быть другая, но Вы всегда знаете в какой месяц необходимо увеличить количество соискателей, так как либо начинается текучесть персонала, либо это связано с сезонностью и т.п.
На декабрь месяц у меня всегда заложена минимальная сумма на источники подбора, связано это с тем, что основной подбор осуществляется примерно первые две недели декабря, а дальше подбор персонала потихоньку стихает, и большого привлечения персонала в данный период времени не требуется.
Ни когда не закладывайте одинаковую сумму на каждый месяц, делайте это согласно Вашей потребности в персонале. Тогда Вам будет легче обосновывать все суммы, а сами знаете, что основная статься расхода в Вашем бюджете – это источники подбора персонала. Я на своем опыте поняла, что так на много легче обосновывать бюджет, нежели размазывать общую годовую сумму в течение года.
Автоматизация – денежные средства закладываем на начало года, и соответственно сразу всю сумму оплачиваем за год, так как это намного выгоднее, чем оплачивать помесячно. Конечно, с любой компанией можно договориться о помесячной рассрочке по оплате, но не забывайте, что в компании в любой момент может, что то произойти и в какой-то момент Вам перестанут согласовывать ежемесячную оплату данных счетов. А так Вы не будете зависеть от форс-мажорных обстоятельств. А поверьте, моему опыту такие случаи бывают.
Чат-бот – здесь мы закладываем оплату помесячно, так как в случае низкой потребности в персонале нам может не понадобиться данный инструмент, и мы временно от него можем отказаться, так как будем справляться своими силами.
Если в Вашей компании пока не внедрена автоматизация подбора персонала, и Вы еще не пользуетесь услугами чат-бота, то соответственно данных статей расхода у Вас не будет в бюджете. А если Вы планируете, это внедрение в своей компании, то данные суммы заложите лучше на март или апрель, ведь у Вас займет некоторое время на проведение тендера по выбору компании, согласованию договору с выбранными компаниями. В крупных компаниях этот процесс не быстрый, и иногда занимает очень много времени.
Когда Вы запланируете данное внедрение, как обоснование просчитайте:
1. трудозатраты одного сотрудника на определенные действия;
2. трудозатраты директора ресторана по действиям, связанным с подбором;
3. через какое время Вы сможете сократить количество сотрудников в отделе подбора персонала и т.д.
Командировки – всегда закладываю одну поезду в квартал, и в основном это как мера «тушение пожара». Сейчас информационные технологии развиты, и контролировать дистанционно своих сотрудников в других городах стало на много проще. Многие компании любят направлять чуть ли не каждую неделю своих сотрудников в командировки, я же против данной меры, и рассматриваю только редкое посещение других городов. Если Вы правильно простроите контроль Ваших сотрудников дистанционно, то смысл в командировках у Вас отпадет.
На август, как Вы заметили, заложена больше сумма на командировку, чем в другие месяцы, связано это только с тем, что это более дальняя поездка по расстоянию, чем предыдущие.
Если у Вас небольшая компания, то соответственно данной статьи расходов у Вас не будет в бюджете. В данном случае Вы можете заложить в статью оплаты проезда по ресторанам с целью проверки качества проведения собеседований директорами ресторанами, а так проверки исполнения регламента по адаптации персонала.
Телефония – сумма в данной статье расхода всегда одинакова, и зависит только от выбранного Вами тарифа сотовой связи, закладывайте лучше безлимитную связь, так как Вы ни когда не сможете просчитать, какую сумму Вы потратите в тот или иной месяц. А сами знаете о том, что бывают месяца, когда звонков совершается на много больше, чем, допустим, в январе или декабре.
Реферальные программы, тайный соискатель. Реферальные программы (акция приведи друга) на данный момент имеются в каждой компании, при этом суммы в каждой компании различные. Статистика по выплатам в любой компании ведется, поэтому можно примерно просчитать какую сумму Вы потратите на данную программу.
Суммы затрат на программу тайный соискатель/тайный стажер зависят от того, каким образом Вы проводите проверки (своими силами, силами фрилансеров, или специализированной компанией). Данные проверки ни когда не провожу в декабре. И всегда их провожу месяц, через месяц. О данной программе более подробно поговорим чуть позднее.
Итак, мы с Вами рассмотрели основные принципы составления бюджета отдела подбора персонала, занимающимся массовым подбором в ресторанной сфере. В каждой компании существуют свои правила составления бюджета, здесь я показала те принципы при составлении бюджета, которые использую сама.
Также отмечу, что статью расходов «источники персонала» из расчета 30% от общего годового бюджета я распределяю и на отдел офисного подбора, так как они пользуются нашими источниками, пусть не всеми, но пользуются.