1. Путь продуктивного ниндзя
«Быть занятым еще не означает заниматься реальной работой. Цель любой работы – создание чего-либо или достижение, а для этого требуется предвидение, система, планирование, интеллект и отчетливо осознаваемая цель, а также упорство и трудолюбие. Видимость действия – это не действие».
Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Наверняка вам приходили мысли о том, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Вам хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?
Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и абсолютно идеальным, верно?
Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Я чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий. Я терпеть не могу продумывать мелочи, порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.
Однако все это можно назвать моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха в своих предприятиях. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной работой и жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.
Тайм – менеджмент умер
Где-то в процессе правила игры изменились. Сегодня мы живем в эпоху постоянной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют информационные потоки – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых информационных поступлений. Информация поступала в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на новости было довольно просто – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами тайм-менеджмента все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.
Сегодня подобные системы кажутся архаичными: очень сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, сообщения по внутренней сети, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, а на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.
Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, которые делают прежние стратегии тайм-менеджмента абсолютно непригодными. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Но при этом роли наши определены гораздо менее четко, а сама работа стала более свободной. Сегодня строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: никогда невозможно все закончить.
Никогда невозможно все закончить
Спросите себя: «Когда я составлял список дел и расставлял приоритеты (А, В, С), то брался ли я за дела, помеченные буквой «С», до дел с приоритетом «А», и не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела с приоритетом «С», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь делами категории «А» или «В», потому что раньше вы просто об этом не задумывались.
Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще, разобрать стол, что-то прочесть или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые места работы. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что работа завершена, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли и полностью выполнили свою работу, невероятно ценно.
Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Чистое пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и переоценить свои приоритеты.
Проблема заключается в том, что парадигма современной работы практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.
Да здравствует менеджмент внимания
Не волнуйтесь! Сегодня правила игры изменились – стали совершенно новыми. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Сегодня ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация[2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Нам нужно научиться преодолевать эти препятствия и целиком сосредоточиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.
Путь продуктивного ниндзя
«Мы должны с готовностью избавиться от жизни, которую спланировали, чтобы вести ту жизнь, которая нас ожидает».
Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я расскажу о том, как можно превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Я расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени на то, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)
В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут вам повысить свою эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того чтобы сосредоточиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход к работе, на основе которого будет легко создать системы и процедуры. В следующих главах я покажу вам, как создать эти системы и процедуры. Но сначала давайте поговорим об основополагающих принципах и образе мыслей. А в следующих главах мы попробуем применить этот образ мыслей к повседневным рабочим ситуациям: электронной почте, списку дел, проектам и совещаниям.
НАША РАБОТА – ЭТО ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
В обычный рабочий день к 9.15 мы получаем больше информации, чем теоретики тайм-менеджмента прошлого получали за неделю! Наша работа изменилась настолько, что теперь для большинства из нас эффективность ее определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с новыми угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подниматься по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по вашей способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в организации, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, способность выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет наш успех на работе.
МЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные ситуации действия.
Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше его ответственность. Если вы поднимаетесь по корпоративной лестнице, то чем выше оказываетесь, тем больше ответственности.
Однако простой «ответственности» в наши дни недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать ответственность лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением. А в информационную эпоху ситуация меняется очень быстро. В нашем обществе ценят тех, кто может принять на себя ответственность, но мы редко считаем ответственность активной и динамичной. «Я не хочу ответственности», – говорим мы, словно речь идет только о ее грузе, не сопровождающемся никакими радостями. Но ответственность всегда влечет за собой и влияние. Природа ответственности такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личным успехом, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.
Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую новую проблему. В этой книге вы найдете советы по повышению эффективной ответственности тремя способами:
✓ Ответственность за происходящее
Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее конкретными действиями. Мы мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. И тогда вы начнете активно искать способы реакции, а не способы уклониться от решения или хотя бы отложить его.
✓ Ответственность за последующее
Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с теми проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые помогут вам всегда знать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.
✓ Ответственность в случае форс-мажора
Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь запасной выход, который позволит вам знать и помнить о том, что́ вы бросили. Предлагаемые системы и приемы помогут вам реагировать на подобные ситуации, сохраняя контроль над той работой, которую вы отложили.
Характеристики продуктивного ниндзя
«Простота – вот абсолютная мудрость».
Сейчас я расскажу вам об основных особенностях пути продуктивного ниндзя. Когда мы обсудим каждую из них, вы поймете, каким образом они могут влиять на вашу работу. В следующих главах я покажу вам конкретные средства и приемы, которые сделают вас настоящим продуктивным ниндзя.
Дзен-спокойствие
Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для спокойного и осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться спокойствию? Более подробно мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока что вот несколько основных принципов.
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ СИСТЕМОЙ, НЕ ПОЛЬЗУТЕСЬ ГОЛОВОЙ!
«Ум предназначен для рождения идей, а не для их хранения».
Дабы не забыть важное, храните всю поддерживающую информацию в определенной системе, а не в голове. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает. Я познакомлю вас с вашим «вторым мозгом» и привычками ниндзя чуть позже.
ДОВЕРЯЙТЕ СВОИМ СИСТЕМАМ
Вам нужно доверять используемым системам, верить в то, что они работают. Неопределенность и неуверенность в том, что ваши системы, каковы бы они ни были, помогут вам в работе, порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение порождает неопределенность на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться. Очень важно иметь системы, которым можно доверять. Чтобы обрести это доверие и дзен-спокойствие, вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный анализ того, как вы работаете, поможет вам обрести ясность мышления, необходимую для эффективной работы.
СНИЗЬТЕ СВОИ ОЖИДАНИЯ. СЕРЬЕЗНО.
Поймите, что сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.
ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ХОРОШУЮ ФИЗИЧЕСКУЮ ФОРМУ
«В здоровом теле здоровый дух».
Хорошая физическая форма и здоровье не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, необходимым для ясного мышления и принятия решений, которые позволят вам эффективно выполнять свою работу. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!
ГОТОВНОСТЬ И ОРГАНИЗОВАННОСТЬ ПОМОГУТ ВАМ СПРАВИТЬСЯ С ЛЮБЫМИ ТРУДНОСТЯМИ
«Порядок на столе – порядок в уме».
Некоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на организацию всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока»[3] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти нужную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.
Безжалостность
В сочетании дзен-спокойствия и безжалостности нет ничего парадоксального. Мы уже говорили о необходимости принимать ясно продуманные решения объективно и спокойно. Мы должны не только принимать больше правильных решений, но еще и проявлять избирательность. Нам нужно обрабатывать информацию, с тем чтобы отделять зерна от плевел, видеть лес за деревьями и отделять грандиозные возможности от еще более грандиозных. Безжалостность – это не просто обработка информации. Это еще и способность защищать собственное время и внимание, сосредоточиваясь только на том, что действительно необходимо, – даже за счет других дел, которые «тоже стоило бы сделать».
ГОВОРИТЕ «НЕТ» САМОМУ СЕБЕ
При таком обилии информации избирательность становится единственным способом противостояния традиционной западной протестантской трудовой этике, которая нам всем так хорошо знакома. Отныне мы должны точно знать, что нужно сделать, и при этом принимать решения, чего не делать. Причем последнее касается многого. Избирательность в вопросе о том, чему сказать «да», – очень значимый навык. Умение говорить «нет» самим себе позволяет не переоценивать собственные силы. Если вы оказались в ситуации, которая требует от вас слишком многого (а со мной, кстати, такое происходит сплошь и рядом!), важно понять, что лучше изменить свои обязательства перед собой и другими людьми, чем выбиться из сил, стараясь все их выполнить.
ГОВОРИТЕ «НЕТ» ДРУГИМ
Представьте себе такую картину: вы приходите на встречу, полагая, что должны обсудить нечто важное, а обсуждение начинается с решений и обязательств, о которых можно было бы поговорить в самом конце. Кое-что из обсуждаемого вполне в вашей компетенции, и как только об этом заходит речь, взгляды устремляются на вас. В такой ситуации очень легко принять на себя лишние обязательства. Гораздо труднее вернуть обсуждение в нужное русло: с того, что вы могли бы сделать, следует перейти на то, что вы сделать способны. Очень трудно, осознавая ценность своего вклада, сказать «нет», не чувствуя себя виноватым в том, что вы не окажете услугу тем, кто в этом нуждается. Говорить «нет» другим людям – дело сложное. Для этого требуется железная решимость, абсолютная безжалостность и владение тактическими приемами для благополучного разрешения ситуации. Более подробно мы поговорим об этом позже. Но вы должны понять, что овладеть искусством говорить «нет» себе и другим жизненно необходимо. И для этого придется постараться.
ПРЕРЫВАНИЯ
Наше внимание – особенно активная сосредоточенность, обеспечивающая состояние потока и максимальной продуктивности, – это самый драгоценный ресурс любого человека. Сосредоточенность надо культивировать и ценить. В то же время нас постоянно что-то отвлекает и отрывает: электронные письма, телефонные звонки, мысли, стрессы, разговоры с коллегами, социальные сети, новые серьезные кризисы, новые важные дела. Вы должны научиться отстраняться от всей этой суеты, способной целиком и полностью отвлечь вас от вашего занятия. Более подробно об этом мы поговорим в главе 3, а пока скажем, что безжалостность нужно проявлять и в отношении соблазнов тоже. Мы нередко с готовностью отвлекаемся, поскольку это – идеальное оправдание любой прокрастинации и откладывания работы. Facebook и Twitter отвлекают нас от важного дела, потому что оказаться в этих сетях и поболтать с кем-то гораздо проще и приятнее, чем погружаться в сложные размышления, связанные с нашей работой. Научитесь справляться с такими прерываниями и отвлечениями. Это такая же самодисциплина, как и способность говорить «нет» другим людям.
80/20 И ВЛИЯНИЕ МЫШЛЕНИЯ [4]
«Всегда начинай, помня о конце».
Безжалостность – это еще и избирательность в том, как мы достигаем своих целей. Используя принцип 80/20, мы можем понять, что не все наши действия одинаково эффективны. На самом деле львиная доля результатов (80 %) обеспечивается всего 20 % наших действий. Очень часто возникает соблазн устремиться к совершенству. В некоторых сферах совершенство – вещь необходимая, но во многих других не стоит к нему фанатично стремиться, поскольку доведенный до совершенства конечный результат будет практически мало отличаться от просто приемлемого результата. Следует проявлять безжалостность и в планировании целей. Чего мы пытаемся добиться? Не решил ли эту проблему кто-то до нас? Можем ли мы выпросить, позаимствовать или украсть решение? Как можно быстрее всего избавиться от этой проблемы и двинуться дальше? Эти вопросы заставляют нас задуматься об инновациях и забыть об ортодоксальности (к этой теме мы с вами вот-вот подойдем!). Но, целиком сосредоточившись на конечной цели, а не на деталях ее достижения, мы сумеем сэкономить время и силы. А конечный результат практически не пострадает.
Владение оружием
Ниндзя владеют разными навыками, но умение правильно использовать верно выбранные орудия делает их еще более эффективными.
ВЫБИРАЙТЕ ОРУЖИЕ, ЗНАЯ ВСЕ СВОИ СРЕДСТВА
Удержаться на вершине можно с помощью самых разных орудий. Существуют два основных типа инструментов, которые ниндзя просто обязан иметь в своем арсенале. Я говорю о мыслительных приемах и о средствах организационных.
Умение правильно выбирать орудия, осознавать их возможности и применять вовремя – это ключ к успеху. Хорошие инструменты вселяют в нас уверенность. Мы должны быть уверены в том, что их эффективное использование поможет нам решить все проблемы, связанные с нашей неспособностью.
ИНСТРУМЕНТЫ БИЗНЕС-МЫШЛЕНИЯ
По мере усложнения наших решений потребность в приемах, облегчающих процесс мышления, становится все более очевидной. Процессы стратегического планирования или непосредственное руководство ситуациями обратной связи – вот основные сферы использования таких приемов. И значимость их порой недооценивают. Определенные инструменты и адекватное их применение позволяют клиентам, непосредственным руководителям и менеджерам ощутить уверенность в эффективности ваших процессов. Они же стимулируют ваше мышление. Например, SWOT-анализ (оценка сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз) – это весьма распространенный инструмент бизнес-мышления, который понятным образом структурирует мышление о настоящем и будущем, делая его доступным для окружающих. Существует огромное множество подобных мыслительных инструментов и процедур, созданных для облегчения жизни и улучшения принятых решений.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СРЕДСТВА
Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь качественного, а не превосходного и не посредственного уровня организации. И тогда время, потраченное на организацию, принесет оптимальные результаты в плане повышения продуктивности. В то же время мы не будем страдать от потерь времени и отвлекаться на нечто ненужное и бессмысленное.
НЕ СОБЛАЗНЯЙТЕСЬ «ПОРНОГРАФИЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ»
«В плане эффективности присоединение к группе в Facebook – это все равно что покупка кресла для занятий бегом».
Средства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или на сайт Лео Бабауты www.zenhabits.net. Но хотя технология и инновации могут повысить нашу продуктивность, не следует и забывать о том, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время», оторванное от завершения приоритетных задач и проектов. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Такие средства лишь помогают мышлению и организации – они не заменяют потребности в этом. Хуже того, люди порой переводят свои проекты и действия с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.
МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Главная цель пути ниндзя – это улучшение способности к принятию решений. Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что четкий процесс принятия решений, основанный на достоверной информации, – это наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играет и достоверная информация.
Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с территорией вашего решения. Это поможет вам принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше информации и советов, чем раньше. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Новые технологии значительно обогатили наши возможности связи друг с другом. Когда я пишу эти слова, то твердо верю в то, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.
Twitter и Facebook – фантастические средства совещательного решения вопросов и проблем с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и ментальной энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.
Уловки и маскировка
Мы с вами говорили о защите своего внимания и сохранении концентрации. Сделать это очень трудно. Вот здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.
ЕСЛИ ВЫ В ЦЕНТРЕ ВНИМАНИЯ, ТО РИСКУЕТЕ ОКАЗАТЬСЯ ПОД ПЕРЕКРЕСТНЫМ ОГНЕМ
Худшее, что вы можете сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь своих злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:
✓ Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в офисе, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места. И, конечно же, вы вольны использовать более безжалостный подход в своем ежедневнике Outlook, чтобы люди могли подумать: «О, похоже, его сейчас нет в офисе…»
✓ Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь – и положение тех, кому вы отказываете!)
✓ Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.
✓ Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. Если вы работаете в офисе, где в ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию, придумайте личное кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для личных размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».
✓ Установите четкие границы в электронной почте, а также в Facebook, Scype и Instant Messenger. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была включена постоянно. То же самое относится и к Scype, IM и другим средствам связи. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».
УЙДИТЕ В СУМРАК
Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой и на время прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия… Возможны…
Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа выключу свой wi-fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Умение найти тех, кто может выполнить работу за вас, – отличный способ сделать больше. Проблема заключается в том, что в мире мало тех, кто действительно хочет поработать за вас! Поэтому придется прибегнуть к делегированию обязанностей. Подобный подход оригинален по целому ряду причин. Для начала поймите, что вам вряд ли удастся потребовать признания своих заслуг. Кроме того, ситуация может развиваться совсем не так, как вы себе это представляли. Если вы готовы с этим смириться, то в остальном тактика превосходная. Выберите из списка своих проектов те, которые можно поручить другим людям. Выберите те, которые можно осуществить разными способами, а также наименее важные для себя. Именно в них-то и можно делегировать обязанности. Вот три основных способа делегирования обязанностей. Как истинный ниндзя, вы можете придумать и собственные.
1. «Падайте на хвост»: рекламируйте свое предложение через чужую рассылку, запускайте новые продукты на чужих мероприятиях, «заимствуйте» списки контактов, чтобы запустить что-то совместно. Ловите момент.
2. Культивируйте отношения с «сообщниками»: ищите взаимовыгодные возможности для того, чтобы поработать со столь же хитроумными, полезными и столь же перспективными людьми, как вы сами.
3. «Сокращайте путь»: ищите людей, которые занимаются сходными исследованиями, могут дать совет, прошли сложный путь и горят желанием поделиться своим опытом, чтобы вы не совершили тех же ошибок. Пятиминутный телефонный разговор с полезным человеком принесет вам больше пользы, чем час поисков лучшего решения в Интернете. Ищите людей, мнению которых можно доверять, – и доверьтесь им!
Оригинальность[5]
Важен лишь конечный результат. Совершенно неважно – избрали ли вы для его достижения традиционный путь или нашли более простой. Не следует думать, что если опытные профессионалы утверждают, что на данную работу требуется 16 часов, то так оно и есть. Будьте готовы сомневаться во всем. Очень важно постоянно следить за прогрессом и инновациями, которые заметно облегчают наш труд. Вполне возможно, что вы действуете так, как все остальные перестали действовать давным-давно. А многие работают по старинке и не собираются ничего менять. Не храните верность рутине. Не действуйте менее эффективно, чем могли бы!
НЕ БОЙТЕСЬ ДЕРЗНУТЬ, КОГДА ПОДОЙДЕТ ВРЕМЯ
Действовать нестандартно – рискованно, даже пребывая в твердой убежденности, что выбранный образ действий лучше и эффективнее. Руководство обычно предпочитает статус-кво, поскольку это облегчает жизнь. Любые новаторские действия нередко балансируют на грани между славой и провалом. Но речь идет не о славе (хотя, когда она нас настигает, мы охотно ее принимаем!). Речь идет о том, чтобы работать лучше и продуктивнее, и об удовлетворении, которое мы получаем, раздвигая границы, улучшая качество работы и повышая собственную продуктивность.
РАЗДВИГАТЬ ГРАНИЦЫ ЛЕГЧЕ, ЧЕМ ОСТАВАТЬСЯ В РАМКАХ
Это один из секретов ниндзя. Проблема, с которой вы столкнулись в своей работе сегодня, может оказаться той, с которой в другой сфере столкнулись еще вчера, а в третьей – столкнутся завтра. Мы можем моделировать не только принятие решений, но и инновации в любой сфере. Взгляните на ситуацию свежим взглядом, постарайтесь увидеть проблему глазами человека из совершенно иной сферы. Такой прием может быть весьма полезен. Если, к примеру, вы хотите более творческой коммуникации, то почему бы не спросить себя: «А как это сделало бы рекламное агентство?» или «Как бы с этим справился Нельсон Мандела?». Если вам нужно действовать более методично, подумайте, как действовал бы на вашем месте хирург или инженер. Если вы знаете тех, кто занимается такой работой, то позвоните им и спросите их мнения. Вы поразитесь тому, насколько эффективным может быть подобное моделирование. Процесс раздвигания границ приносит глубокое удовлетворение, но он требует больше времени и усилий, чем простое моделирование. Инновации в одной сфере или роде занятий могут в другом месте быть абсолютной нормой – и наоборот.
МОДЕЛИРОВАНИЕ И ВЕРБОВКА СООБЩНИКОВ
Одержимость оригинальностью и новациями заставляет поступиться глупыми порождениями нашего эго: никогда не бойтесь и не стесняйтесь спрашивать совета, даже если для этого придется показать собственную слабость. Не поддавайтесь гордыне эго. И никогда не упускайте возможности узнать что-то новое из доверенного источника. Моделирование успеха других людей – прием очень полезный. Найдите себе наставника: спрашивайте совета у тех, кто уже прошел ваш путь, и не повторяйте сделанных ими ошибок. Это поможет вам сократить путь к успеху. Выбирая наставников, подумайте о своих «сообщниках». Кто те люди, которые одновременно с вами идут тем же путем? Скорее всего, у них есть собственные наставники, и они уже узнали много нового и важного. Никогда не бойтесь делиться своими знаниями с другими людьми. Вы поразитесь тому, какие бесценные уроки получите в ответ. Иногда мы не спешим к подобному сотрудничеству, потому что каждый из нас, как истинный супергерой, считает, что важно всего добиться самостоятельно. А кто-то просто боится конкуренции. Помните: важен результат, а как вы его добьетесь, дело второе.
НАРУШАЙТЕ ПРАВИЛА И НЕ ТРЕПЕЩИТЕ ПЕРЕД БЮРОКРАТИЕЙ
Хотя некоторые правила вполне достойны уважения (а нарушение некоторых вообще может привести к увольнению!), ниндзя всегда сосредоточивается на конечном результате – от него и танцует. Анализ правил (особенно чисто бюрократических) – это настоящее искусство. Помните, что если риск серьезных последствий не слишком велик, то всегда проще потом извиниться, чем заранее просить разрешения. Порой нужно проявить лидерские качества и пойти напролом. Не бойтесь нарушать правила – особенно если в процессе вам удастся поколебать устоявшиеся основы бюрократии.
Маневренность
Ниндзя должен быть легким, гибким и проворно реагировать на новые возможности или угрозы. Все, что требует смены образа мыслей, быстроты реакции и мгновенного принятия решений, требует одновременно и активного внимания. А внимание, как нам известно, – это ресурс ограниченный. Наша способность быстро и адекватно реагировать на новые проблемы опирается на два фактора:
1. Наши ментальные «резервы» или возможность провести больше времени в состоянии активного внимания, не испытывая усталости. Порой люди используют для этой цели кофеин или другие стимулирующие вещества, которые действуют некоторое время. Но нам надо поддерживать состояние активного внимания гораздо дольше.
2. Умение привлекать для достижения цели все остальные ресурсы – других людей, время, достижения технологии.
ЛЕГКОСТЬ
Что подразумевается под легкостью?
✓ Будьте гибкими: нужно быть готовым отреагировать, если такая нужда возникнет.
✓ Не перегружайте свой календарь: всегда хочется откусить больше, чем сможешь прожевать, и еще проще посвятить себя потребностям других людей. В начале недели или месяца выделите в своем календаре свободное время, чтобы заполнить его позднее теми задачами, о которых пока еще и не подозреваете.
✓ Растите внутренне, но не увлекайтесь внешним ростом: какую бы организующую систему вы ни использовали, всегда думайте на шаг вперед и развивайте свои системы до того, как в них возникнет реальная потребность. Например, если вы собираетесь развивать бизнес и привлекать новых клиентов, то управление контактной информацией с помощью огромных таблиц Excel будет неэффективно. Подобный подход не обеспечит вам необходимую в критический момент скорость. Заранее подумайте о создании современной базы данных, даже если в настоящий момент подобные затраты кажутся вам неэффективными. Это будет весьма разумный шаг. В викторианскую эпоху в Лондоне были построены канализация и метро, возможности которых в десять раз превышали потребности того времени. Сегодня люди ругаются на лондонское метро, забывая, насколько опередили время их предки и насколько мудро они создали запас прочности своих систем. Могу только поблагодарить их за такую предусмотрительность при строительстве канализации!!!
ВЫЯВЛЯЙТЕ ВОЗМОЖНОСТИ ИЛИ УГРОЗЫ, ОТКУДА БЫ ОНИ НИ ПРОИСТЕКАЛИ
«Большинство людей упускают возможности, потому что те рядятся в рабочую одежду и выглядят как работа».
Чтобы правильно реагировать и действовать, требуется стратегическое видение. Мы должны выявлять возможности, даже если они стучатся в нашу дверь еле-еле, а угрозы замечать на приличном расстоянии. Это требует определенной подготовки и исследований, но вы можете воспользоваться рядом полезных приемов. Связи и знакомства – отличный способ всегда быть в курсе событий. У разных людей разный подход к связям, но можно выявить нечто общее. Попробуйте ответить на вопросы:
1. Интересны ли и полезны ли люди, с которыми я встречаюсь?
2. Интересен ли этот человек? Может ли он сообщить мне что-то полезное, умное или заразить меня энтузиазмом? (Если нет, двигайтесь дальше – здесь нечего ловить!)
3. Может ли этот человек сообщить мне нечто ценное для моей работы и расширить мои стратегические возможности?
4. Можем ли мы вместе поработать над чем-либо?
5. Выгодно ли это общение для нас обоих? Облегчит ли наша беседа мою работу?
И только дойдя до цифры 5, действуйте. Нас часто увлекают возможности, но работа – это дело другое. Поэтому общайтесь только с теми, кто в разговоре проявил себя самым очевидным образом.
Осознанность
Управление разумом
Разум – это самое ценное и важное наше средство. Эмоциональная интеллигентность и самоосознание важны по целому ряду причин. И главная – они готовят нас к действиям. Многое из того, что формирует образ мышления ниндзя, дается непросто. Нелегко сохранять спокойствие, проявлять безжалостность и раздвигать границы, идя нестандартным путем. Во многих отношениях эти качества противоречат эволюционному развитию человека.
УМЕНИЕ ПРИСЛУШИВАТЬСЯ К «ЯЩЕРИЧНОМУ МОЗГУ» И СОБСТВЕННОМУ СОПРОТИВЛЕНИЮ
Со времен, когда мы были обезьянами, наш мозг претерпел серьезные изменения, но одно почти не изменилось. Я говорю об «ящеричном мозге». Этот термин использовал в книге «Незаменимый» Сет Годин. Он говорил о той части мозга, которая все еще помнит, каково это, выживать, сливаться с окружающей средой и не производить шума[6]. Для ящеричного мозга самое худшее – это то, что нас выделяет. В эволюционном плане выделяться из толпы опасно, можно попасться на глаза хищнику. Именно так до сих пор мыслит ящеричный мозг!
Стивен Прессфилд в книге «Война за креатив» откровенно рассказал о своем писательском сражении с тем, что он называет «сопротивлением». Сопротивление – это образ мыслей, обычно формируемый ящеричным мозгом. Для такого образа мыслей характерны стрессы, тревожность, страх неудачи, страх успеха и ряд других эмоций, которые роятся в нашем мозгу, призывая нас слиться с окружающей средой. «Стой. Не делай этого. Это рискованно. Действуй, как все. Новаторство и оригинальность – это безумие. Творчество – это ошибка». Ниндзя должен заглушить подобный мыслительный шум – желательно навсегда. Звучит просто, но на самом деле это нелегко, потому что такие наветы настолько незаметны, что человек даже не понимает, что ему нужно заглушить. Внимательно относитесь к себе и своей интуиции и объективно оценивайте собственную эффективность. Отмечайте, к каким занятиям вас тянет, а какие вызывают неприятие.
\
ЭМОЦИИ И МЕДИТАЦИЯ
Многие скажут вам, что время, посвященное анализу собственных эмоций, желаний своего сердца и осознанию самого себя, потрачено впустую. Многим это кажется чем-то надуманным и бесполезным. Ниндзя точно знает, что это не так. Все дело в восприятии. День может показаться плохим не только из-за того, что произошло в офисе, но и из-за того, что произошло в вашей голове. Те, кто регулярно занимается медитацией, отлично понимают пользу этой практики. Медитация способна обострить все аспекты образа мыслей ниндзя, о которых мы только что говорили. Я имею в виду медитацию в широком смысле слова. В процессе медитации можно спокойно сидеть, любуясь прекрасным видом, можно молиться или что-нибудь писать, заниматься творчеством, йогой или ходьбой (просто идти, а не стремиться прийти куда-нибудь!). Ваша цель должна заключаться в достижении дзен-спокойствия и полной концентрации на своей работе.
УМЕНИЕ СЛУШАТЬ ДРУГИХ
Нам нужно прислушиваться не только к собственным мыслям и чувствам, но еще и активно и внимательно слушать других. В этом заключается секрет эффективных совещаний и плодотворного сотрудничества. Прислушивайтесь к возражениям и воспринимайте только содержательную обратную связь, не обращая внимания на пустую критику и противодействие. К этому мы с вами вернемся в главе 10.
Готовность
И вот мы подошли к последней характеристике, которая поддерживает и укрепляет все остальные, о которых мы только что говорили. Речь идет о готовности. Дзен-спокойствие в пылу битвы возможно лишь в том случае, если вы хорошо подготовлены. Подвижность возможна лишь тогда, когда вы готовы к немедленной и адекватной реакции. И безжалостным можно быть только в том случае, если у вас есть энергия. А готовиться нужно не только практически, но и ментально.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ГОТОВНОСТЬ
Умело пользующийся оружием ниндзя всегда чувствует, что ситуация под контролем, если проблема или проект решается с помощью верно выбранных средств. Было время, когда организованность, сосредоточенность на канцелярии или программных приложениях считалась немодным занудством. Настало время пробудить вашего внутреннего ботаника. Настало время использовать практические системы, чтобы быть готовым действовать, когда возникнет необходимость. Возможно, это и не так увлекательно, как просто «плыть по течению», но подбор нужной канцелярии и нужных систем дает человеку силу, которая позволяет выполнять свою работу с максимальной эффективностью.
МЕНТАЛЬНАЯ ГОТОВНОСТЬ
Мы должны быть хорошо подготовлены не только физически, но и психологически. Конечно, для этого необходима осознанность. Но кроме того, мы должны следить и за самым своим драгоценным ресурсом – вниманием и энергией. И для этого нужно отдыхать. Отдых, конечно, может включать и долгое общение в Facebook, и рысканье по просторам Интернета. А может быть, это будет поход с друзьями куда-нибудь или любое другое времяпрепровождение. Главное – переключиться на что-то совершенно иное, кардинально отличное от вашей работы.
Многим приходится под давлением начальства допоздна задерживаться в офисах. Люди не раз рассказывали мне, что остаются в офисе, даже если им нечего делать, и уходят только через пять минут после ухода босса. Если вы подвергаетесь подобному давлению на работе, эту ситуацию нужно менять. Мы поработаем над этим вместе. Может быть, стоит подарить начальнику экземпляр моей книги?
ПЕРЕРЫВ НА ОБЕД – НЕ ДЛЯ СЛАБАКОВ
На работе бывают такие моменты, когда требуется напряжение всех сил в преддверии приближающегося срока или большого объема работы. В такие моменты люди не обращают внимания на себя и работают, засучив рукава. Это отличная тактика для напряженной работы в течение короткого времени. Но исследования показывают, что затянувшиеся напряженные периоды ведут к реальному снижению эффективности. В фильме «Уолл-стрит» герой Майкла Дугласа, Гордон Гекко, произносит фразу, ставшую легендарной: «Обед – для слабаков». Она укоренилась в коллективном сознании и используется по сей день. Скажу вам: обед отнюдь не для слабаков. А вот готовность – это именно то, что нужно настоящим ниндзя.
ГОТОВНОСТЬ ТВОРИТ ЧУДЕСА
Трудно сказать, почему перерыв на обед или короткие паузы в течение рабочего дня всегда помогают быстро вернуться к полной сосредоточенности и приоритетным заданиям. Так происходит – и все. Периоды отдыха жизненно необходимы для истинной рабочей готовности. Когда в следующий раз вы сможете в течение рабочего дня по-настоящему отдохнуть и переключить внимание на что-то иное, проанализируйте все, что произойдет потом. Голову даю на отсечение, что в такой день вы сделаете больше обычного. Это маленький волшебный секрет. Разным людям нужен разный отдых – но реальный отдых для тела и психики. Пятиминутный глоток свежего воздуха куда более эффективен, чем десять минут рысканья по Интернету с открытой рабочей программой. Постарайтесь выбрать то, что полезно именно для вас. Дальше мы с вами поговорим, как использовать внимание и сосредоточенность на настоящем моменте, и тогда снова обсудим этот очень необычный, но поразительно эффективный прием.
Упражнение: готовность
Вы познакомились с основными характеристиками пути продуктивного ниндзя. Эти характеристики таковы: дзен-спокойствие, безжалостность, владение оружием, уловки и маскировка, оригинальность, маневренность, осознанность, готовность. А теперь определите, какие качества в вас развиты в достаточной мере, а над какими еще придется поработать. Решите, на чем вам нужно сосредоточиться.
Составьте список и возвращайтесь к нему в процессе изучения этой книги.
ПОЧТИ НИНДЗЯ…
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
НУЖНО ЕЩЕ ПОТРЕНИРОВАТЬСЯ…
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Ниндзя – не сверхчеловек… но иногда кажется супергероем
«Жизнь очень проста,
но мы требуем, чтобы она была сложной».
Работа в таком режиме приносит ощущение свободы, радости и колоссально продуктивна. Иногда окружающим кажется, что ниндзя обладают какой-то особой силой. Порой так кажется и самим ниндзя.
Но ниндзя – не супергерои. Ниндзя – это обычные мужчины и женщины. Единственное их отличие – это особый образ мышления и знакомство с полезными навыками и приемами. Они не обладают особыми сверхсилами.
Став ниндзя, вы будете пользоваться репутацией надежного, работоспособного человека, который умеет принимать правильные решения и серьезно относиться к своей работе. (Кроме тех моментов, когда вы будете надевать маску ниндзя. Свято храните этот секрет.)
Ниндзя – люди страстные, работоспособные и сохраняющие спокойствие в самых трудных ситуациях. Ниндзя умеют работать неким волшебным образом.
Став ниндзя, вы поймете, что даже самые рутинные задачи могут быть поводом для веселья, открытий, экспериментов и общения со своим внутренним «я». Сосредоточенность на самом процессе работы поможет вам полюбить свое дело, каким бы оно ни было. Чем больше вас будет увлекать сам процесс работы, выполняемой в данный момент, тем больше удовольствия будет приносить вам работа в целом. Глубокая сосредоточенность порождает увлеченность и удовольствие от работы. И такая работа не вызывает стрессов. Целиком погрузившись в момент настоящего, вы будете способны работать очень продуктивно.
Однако не следует думать, что дорога ваша будет ровной.
НИНДЗЯ ТОЖЕ ПОРОЙ ОШИБАЮТСЯ
«Даже лучший пивовар иногда варит плохое пиво».
Стремясь к максимальной продуктивности с помощью оригинальных средств и других, более «человечных» стратегий, ниндзя все же порой ошибаются. В старых книгах о тайм-менеджменте тогдашние гуру представляли себя некими идеальными супергероями. Они предлагали читателям подробные ежедневники, которые нужно было заполнять, требовали постоянных серьезных достижений и оставляли читателей в полном недоумении, как же добиться невозможного. Не верьте ни единому слову таких «специалистов». Все мы совершаем ошибки – сколь бы организованными, умными и почти идеальными мы ни были. Да, да, вы тоже.
Мы можем устремиться к совершенству – и потерпеть неудачу. Мы можем устремиться к дзен-спокойствию, безжалостности, владению оружием, уловкам и маскировке, оригинальности, маневренности, осознанию и готовности – и добиться успеха. Да, на этом пути мы будем совершать ошибки. Нет, мы не станем идеальными. Но зато мы сможем повысить свою продуктивность до такого уровня, какой и возможным-то вам никогда не казался.
Я не могу превратить вас в супергероя. А если вы хотите именно этого, то в магазине вы найдете кучу других книг, которые пообещают вам все, что захотите, но никогда не исполнят обещаний. Это пустая мечта, фантазия, которая никогда не станет реальностью.
Но вот ниндзя из вас мы сделать сможем.