В этой части мы рассмотрим общую структуру процесса поиска персонала, которая применяется вне зависимости от метода. В дальнейших частях каждый метод поиска персонала будет подробно разобран.
Технологическая цепочка процесса поиска персонала:
Происходит контакт с компанией-Заказчиком и поступает запрос на поиск персонала.
Изучение компании-Заказчика и рынка, на котором она работает.
Знакомство с компанией-Заказчиком «изнутри».
Получение полного описания вакантной позиции.
Определение методов поиска.
Обсуждение условий сотрудничества.
Согласование рабочих моментов.
Необходимый пакет документов для начала работы: Заявка, Договор, аналитика по рынку, на котором работает Заказчик.
В зависимости от выбранного метода поиска необходимого специалиста определяем источники поиска: интернет, собственная база, СМИ, Executive Search (прямой поиск), Headhunting, рекомендации и пр.
Поиск Кандидатов в соответствии с выбранным методом (подробно каждый метод будет рассмотрен в соответствующих частях).
Сопровождение Кандидата на финальном этапе.
Урегулирование финансовых вопросов, связанных с обязательствами Заказчика перед Агентством.
Сопровождение Кандидата во время испытательного (гарантийного) срока.
Остановимся подробно на каждом этапе цепочки.
ЗАПРОС:
Изучение компании-Заказчика и рынка, на котором она работает.
Если Вы никогда не работали или не достаточно знакомы с тем рынком, на котором работает Ваш потенциальный Клиент, необходимо как можно более подробно изучить материалы в СМИ, в интернете, на сайте Клиента о ситуации в этой сфере бизнеса, тенденциях, основных конкурентах Клиента. Поскольку на встрече с Клиентом будет обсуждаться, в том числе, его сфера деятельности, ваша осведомленность о ней будет серьезным плюсом, и Клиенту не понадобится вводить вас в курс дела по общим вопросам, а позволит сосредоточиться на внутренних делах компании. В итоге это не только сэкономит время Вам и Вашему Клиенту, но и в перспективе поможет Вам получить контракт.
ВСТРЕЧА:
Знакомство с компанией-Заказчиком «изнутри».
После приветствия и знакомства попросите определить регламент встречи, как она будет проходить, в каком ключе и сколько времени будет длиться. Это позволит вам рассчитать, в какой временной отрезок вам нужно уложиться, чтобы донести всю важную информацию, и как построить презентацию. Возможны два варианта: либо Клиент предложит свой регламент, и Вам придется подстраиваться, либо Клиент готов проводить встречу по Вашему сценарию, поэтому Вы должны быть готовы к обоим вариантам. У Вас должен быть план проведения встречи.
Например: знакомство, презентация компании (не больше 5—10 минут), акценты (почему вы готовы работать по данному профилю, ваши сильные стороны), выявление потребностей, заполнение заявки, ответы на вопросы. Все может варьироваться в зависимости от активности Клиента, вашей корпоративной культуры и уже существующих в агентстве решений. Попросите Клиента показать офис компании, посмотрите на обстановку, персонал, отмечая важные моменты: атмосфера, интерьер, средний возраст сотрудников, стиль одежды, общения. Обязательно познакомьтесь с непосредственным руководителем и коллегами будущего Кандидата. Это Вам поможет более точно подобрать сотрудника именно для данного сообщества. Не бойтесь задавать вопросы, это покажет Вашу заинтересованность и желание работать.
Получение от Клиента полного описания вакантной позиции. Определение методов поиска.
В каждом кадровом агентстве существует своя сформированная и отточенная Анкета-заявка для описания вакансии. В нашей компании используется форма, которую можно посмотреть в разделе Приложения1.
Анкета-заявка должна быть максимально развернутой, должны учитываться все нюансы: описание компании, структура подчиненности, название вакантной должности, обязанности, пол, возраст, требования к знаниям, умениям, навыкам Кандидата, уровень вознаграждения как на испытательном сроке, так и после, все возможности соцпакета, бонусы и условия их получения. Анкета-заявка должна быть неотъемлемой частью основного Договора с компанией-Клиентом.
Рекомендую еще до встречи с Клиентом выслать ему форму анкеты-заявки для заполнения. Это сэкономит время и ему, и Вам. Но, отправляясь на встречу с Клиентом, следует взять с собой еще одну форму – она Вам может понадобиться, если у Вас возникнут дополнительные вопросы к Клиенту.
Нередко Клиенты отказываются заполнять анкету-заявку, мотивируя это тем, что на это уйдет слишком много времени, при том, что ничего особенного в вакансии нет. Ваша задача – убедить Клиента, что заполнить анкету-заявку все-таки нужно. Объясните ему, что, чем ответственнее он подойдет к этому вопросу, тем меньше потом его будут отрывать от работы дополнительными вопросами, тем быстрее и точнее вы подберете Кандидата.
Обсуждение условий сотрудничества.
Это один из ключевых моментов, который Вы должны очень четко проговорить, а главное – прописать условия. Ведь от этого зависит ваш гонорар и, как следствие, уровень мотивации при работе над данным проектом. В идеале необходимо до первой встречи выслать стандартный пакет документов, где указаны Ваши условия. В перечень необходимых документов входит Договор на оказание услуг по поиску и подбору персонала2 (в нем должен быть указан Ваш гонорар, либо должно содержаться указание на Приложение №n (Анкета-заявка), в котором также должен быть отражен Ваш гонорар), Анкета-заявка, возможно Информационное письмо (где рассказывается о Вашей компании, ее сильных сторонах, выполненных проектах, клиентах и пр.). Возможны также другие документы, которые в Вашей компании принято высылать для ознакомления. Клиент может затребовать некоторые юридические документы, например, Свидетельство о регистрации компании, устав и пр. Предоставлять их или нет должно решить руководство Вашей компании.
Но окончательное решение по гонорару можно принять непосредственно на встрече, а лучше после ее окончания, поскольку вы уже будете иметь представление о проекте, его сложности, необходимых временных затратах и возможных методах поиска. Самое правильное – вернуться в офис и обсудить проект с рабочей группой или с руководством, по результатам обсуждения написать Клиенту так называемое Письмо понимания3, в котором изложить Ваше представление о ситуации, Ваше понимание, какой специалист необходим, пояснение, каким образом Вы будете действовать, какие методы поиска будете применять. Итогом должно стать Ваше предложение по гонорару.
Согласование рабочих моментов.
На встрече Вы с Клиентом определяете контактное лицо, т.е. к кому можно обращаться в процессе работы по всем возникающим вопросам, и человека, который сможет Вам помочь в случае отсутствия контактного лица. Определяется наиболее удобный способ взаимодействия: общение по телефону, по электронной почте, скайпу и пр. В том числе, когда удобнее присылать резюме, до встречи с Кандидатами или только после успешного собеседования с ними в агентстве, с фотографией или не обязательно и т. п. Все обсуждается индивидуально с каждым Клиентом в зависимости от его пожеланий и технологий поиска, принятых в Вашей компании.