3. Коммерческое предложение (КП)
Как я говорил ранее, в нашу компанию обращаются с различными задачами, для каждой задачи разрабатывается коммерческое предложение. Можно сказать, что КП состоит из блоков и для каждой задачи состав блоков разный. В этой главе мы подробно разберем состав коммерческого предложения для каждого вида клиента. Начнем с самого простого:
1. Клиент обратился в нашу компанию с просьбой разработать проектную документацию на автоматическую пожарную сигнализацию или разработать исполнительную документацию на уже смонтированную систему. К этому же типу, можно отнести клиента, который хочет обслуживать систему АПС или АУПТ. Для таких клиентов, коммерческое предложение разрабатывается в одну строчку.
Коммерческое предложение для такого клиента будет состоять из титульного листа, в левом верхнем углу которого указывается номер исходящего (он же номер клиента, берется из CRM, он же номер папки) и дата разработки КП. Ниже указывается название коммерческого предложения (на обслуживание автоматической пожарной сигнализации) – эта информация берется из комментариев в карточки клиента, там указывается с какой задачей к нам обратился клиент. Далее указывается назначение объекта (данная информация берется из карточки клиента, графа «назначение объекта»), ниже указывается адрес объекта. Обратите внимание, что вся информация указываемая в коммерческом предложении выполнена шрифтом GOST Common (курсив), все выполнено аккуратно, ровно, параллельно и перпендикулярно. Ниже указывается стандартная информация, которая не меняется: это адрес нашего офиса, ИНН нашей компании, лицензия МЧС, e-mail, телефон, сайт. Информация о руководителе проекта берется из карточки клиента, графа «ответственный», на данный момент – это Чапего Дмитрий Александрович, но в дальнейшем при росте компании будут появляться новые сотрудники. После составления коммерческого предложения, нужно проверить общее количество листов и указать их количество на титульном листе в колонке «листов». В строке «Разработал» указываете себя, в строке ГИП указываете Просвирова Н.О. На следующей странице представлен образец титульного листа коммерческого предложения. Титульный лист обязателен для всех коммерческих предложений, для любого типа клиента. У каждого коммерческого предложения есть титульный лист.
Вторым блоком идет само предложение, в котором отображается наименование услуги, цена за единицу, количество, ед. измерения и общая стоимость. Например Обслуживание АПС, 6500р в месяц, количество месяцев – 12, общая стоимость за год 70тр. Ниже идет гиперссылка на примеры наших работ и подпись ген. директора с печатью.
Вот ссылка, которую. мы чаще всего вставляем в качестве примера выполненных работ по монтажу систем АПС: https://www.youtube.com/watch?v=UvSvfgD-UaY&t=75s
Что бы вставить ссылку, нужно: выделить часть текста (на который будут нажимать и переходить по ссылке), нажать на него правой кнопкой мыши, на выпавшем списке нажать «гиперссылка», в графе «адрес» вставить ссылку и нажать «ок».
Если клиент обратился с задачей «разработка проектной (исполнительной) документации», в наименовании нужно указать данную услугу, количество – 1 ед, стоимость берется из карточки клиента.
Следующим блоком идут лицензии нашей компании, они прикрепляются ко всем коммерческим предложениям, выставленным от компании «Подряд» касающихся систем пожарной безопасности, по очередности идут последним блоком. Лицензия не прикладывается, если речь идет о поставке оборудования или производстве работ по другим направлениям слаботочных систем, например: системы контроля и управления доступом, системы видеонаблюдения, системы диспетчеризации, системы охранной сигнализации, структурированные кабельные сети (интернет) – данные работы не требуют обязательного лицензирования по законодательству нашей страны.
2. Второй тип клиента, это крупная компания, которая занимается строительством, разработала проектную документацию и просит нас произвести расчет стоимости монтажа системы с поставкой (или без) материалов и оборудования. Тут два варианта: бывает нам скидывают форму, которую надо заполнить, в ней уже все заполнено кроме стоимости. Либо скидывают смету или проектную документацию, и мы разрабатываем полноценное коммерческое предложение с титульным листом.
Виды форм для заполнения предложения всегда разный, но суть одна и та же. Ниже представлен один из примеров таких форм, отправленный нам Застройщиком. Нужно было проставить стоимость работ и материалов. Как мы видим для этого есть все исходные данные, а именно наименование оборудования и его количество.
Что бы заполнить колонку «стоимость оборудования», нужно скопировать его название и вставить в поисковую строку Яндекса, обратите внимание что в колонке «тип» указано точное название оборудование, если вы введете в поисковую строку «пульт контроля и управления» поисковик отобразит вам много лишней информации, указывайте точное название «С2000-М» это название самого прибора, только так вы сможете найти то что вам нужно. При выборе цены, пишите среднерыночную, так как клиенты всегда проверяют цены на оборудование таким же путем, как и вы. Клиенты очень недовольны, когда обнаруживают завышенные цены на оборудование и чувствуют себя обманутыми.
Советую для поиска цены на оборудование использовать яндекс маркет, а если не находите в нем то что вам нужно (бывают экзотические позиции, например какие-нибудь насосы итд) уже тогда можно использовать поисковую строку яндекса.
При заполнении таких позиций как дюбеля, саморезы, обратите внимание что их продают упаковками (по 200,300,600 шт итд), кабель для пожарных систем FRLS/LSZH/FRHR продают обычно бухтами по 200 м, кабель для структурированный кабельных систем продают обычно по 315м UTP 4x2x0,5, гофрированые ПВХ/ПНД трубы продают бухтами по 100м. В принципе на яндекс маркете можно найти данные позиции за 1 ед или за погонный метр но тогда их стоимость будет гораздо дороже. При поиске позиций так же обращайте внимание на наименование которое вы ищите и сопоставляйте с тем, которое вы нашли, бывает яндекс предлагает кабель меньшего сечения, или оборудование более простой комплектации, например блок питания слабее чем нужен или аккумуляторная батарея слабее и так может быть с любой позицией. Будьте внимательнее. Таким образом заполняется колонка стоимость оборудования. Если вы не можете найти какую-либо позицию, по причине того что ее не находит яндекс, выделите эту позицию желтым цветом и пропустите ее, когда направите данный документ на проверку руководителю производственно-технического отдела (Просвирову Н.О.) обратите его внимание на то, что не смогли найти данную позицию. Вместе вы попробуете еще раз произвести поиск, если у вас не получится, то вам установят новый алгоритм.
Следующим шагом, нужно указать цены в колонке «стоимость работ», тут немного сложнее. Информация для таких работ берется из файла «Прайс лист СМР ПНР» который расположен на общем диске в директории: 3 отдел продаж/Прайс лист СМР ПНР. В данном файле указаны типовые работы.
Там нет перечня продукции всех производителей по понятным причинам, невозможно сделать прайс на всю продукцию мира. По этому при заполнении таблицы вам нужно будет думать, анализировать что вы прочитали в таблице которую заполняете и сопоставлять с информацией в прайс-листе. Если будут позиции, которых нет в прайс-листе, выделяйте их красным цветом, когда направите данный документ на проверку руководителю производственно-технического отдела (Просвирову Н.О.) обратите его внимание на то, что не смогли найти данную позицию. Вместе вы попробуете еще раз произвести поиск, если у вас не получится, то вы добавите эту позицию в прайс-лист и укажите стоимость монтажа которую вам установит руководитель отдела ПТО. Не надо каждый раз дергать руководителя ПТО с вопросами что вам написать, этим вы отвлекаете его от работы. Таким образом будет работать конвейерная система и наш прайс-лист будет всегда обновляться. После того как ваш документ проверят, внесут определенные правки, просто возьмите и сделайте так как вам говорят, со временем у вас появится знания и навыки, которые помогут вам допускать меньше ошибок.
Бывает, что в качестве исходных данных вместо такой таблицы нам направляют проектную документацию. В состав проектной документации входит спецификация (находится в конце проекта), в которой указан полный перечень оборудования и материалов необходимый для реализации данного проекта.
Данные позиции оборудования и материалов, его количество нужно перенести в нашу форму коммерческого предложения в которой имеются следующие графы: наименование, цена, количество, ед. изм., общая стоимость. В спецификации имеется вся необходимая информация, мы переносим все позиции оборудования, смотрим на яндексе цены, указываем в нашем предложении, и далее считаем работы, работы считаются следующим образом: копируется все оборудование и материалы и каждая позиция расписывается как монтажные работы. Таким образом получается, что мы сначала продаем оборудование, а потом продаем услуги по монтажу данного оборудования.
Соответственно если клиенту не требуется поставка оборудования, мы не учитываем его стоимость и считаем только стоимость монтажных работ. Ниже приведена выписка из коммерческого предложения на небольшой объект, там хорошо видно, что верхняя часть идентична нижней. Монтаж кабеля считается следующим образом:
– если речь идет о системе пожарной безопасности, тогда в ней обязательно (по нормативным документам) должна быть применена огнестойкая кабельная линия, в состав которой входят составляющие (например, металлический дюбель, саморез, кабель, гофрированная ПВХ труба), мы не пишем отдельно монтаж кабеля, монтаж гофрированной трубы, монтаж дюбеля, монтаж самореза, потому что это все одно целое. Специалисты нашей профессии считают монтаж огнестойкой кабельной линии (в полном составе) за 1 метр;
– или считают отдельно протяжку кабеля в гофру и отдельно монтаж кабеля, но без дюбеля и самореза – это в случае, если речь идет о системах контроля и управления доступа, системах видеонаблюдения, систем охранной сигнализации и других систем в которых не требуется применение огнестойкой кабельной линии.
Клиенты этого типа, не смотрят красивые схемы и рисунки. Такому клиенту интересно одно, сколько указано в самой последней графе «ИТОГО». Такие клиенты выбирают подрядчика по самой наименьшей стоимости выполнения работ.
3. Третий тип клиента, самый интересный. С ним мы чаще всего работаем. Для этого клиента требуется разработать коммерческое предложение в полном объеме. При разработке данного коммерческого предложения разрабатывается инженерное решение. В состав такого коммерческого предложения входят следующие разделы:
– титульный лист (образец был показан ранее)
– внешний вид приборов с описанием их характеристик
– схема размещения оборудования и прокладки кабельных линий
– таблица с указанием предлагаемого оборудования и производимых работ
– лицензии МЧС (если предложение касается пожарной безопасности)
Так выглядит блок « внешний вид приборов с описанием их характеристик»
В данный блок включаются все «головные» приборы, которые управляют системой, неуказываются кабельные линии, расходники (дюбеля, саморезы и пр. мелочевка), Так же в данном блоке, не отображаются исполнительные приборы и датчики. Проектировщик в своей деятельности должен принимать много «интуитивных решений», полагаясь на свои знания и опыт, однажды и вы сможете принимать верные решения. Как говорят японцы, что бы стать мастером нужно 1000 раз повторить действие.
В случае если в разрабатываемом коммерческом предложении количество приборов не большое и умещается на 2 листа, можно отобразить все приборы. Картинки данных приборов берется из интернета, просто указываете в поисковой стране яндекса наименование прибора, заходите на вкладку картинки и ищите там картинку с белым фоном и скачиваете ее.
Следующим блоком идет схема размещения оборудования и прокладки кабельных линий, с этого блока и начинается разработка коммерческого предложения одновременно с разработкой инженерного решения. По сути на данном блоке происходит разработка проекта стадии П, примерно в следующем порядке:
–распечатываем сначала поэтажные планы объекта, и от руки размещаем на них оборудование в соответствии с задачей которая перед вами стоит, в следующих главах я вам дам технические знания, которые нужны для построения каждого вида системы;
– отрисовываем графическую часть: сначала отрисовываем поэтажные планы, а уже потом размещаем на них оборудование. Добавляем условные обозначения.
– после расстановки оборудования становится понятно, какие: производитель, наименование оборудования, количество, длина кабеля итд. В общем, появляется вся необходимая информация для остальных разделов.
Данный блок разрабатывается в программе Autocad. Все исходники должны подгружаться на яндекс диск и сохранятся в соответствующей папке с исходниками коммерческого предложения.
Следующими разделами в данном коммерческом предложении идут спецификация с ссылкой на видео с примерами работ, подписью ген. Директора и лицензии организации.
Все разделы коммерческого предложения, в случае продажи используются для разработки проектной документации, закупки оборудования и производства строительно-монтажных работ. По этому ОЧЕНЬ ВАЖНО сразу разрабатывать хорошо продуманные инженерные решения, что бы мы не возвращались к этой работе и не делали ее дважды, что бы не решали проблемы которые могут возникнуть из за ваших ошибок и не тратили на это время и энергию. Ваши ошибки могут дорого стоить нашей команде. В моей практике было много случаев, когда из-за некачественно разработанного инженерного решения приходилось страдать. В нашей компании такие события называются «навалил камней» или «камнепад». Например: проектировщик сделал КП на систему видеонаблюдения и заложили в смету видеорегистратор у которого нет POE, а на видео камеры не заложили блоки питания.
Клиент произвел оплату и уже при закупке оборудования был выявлен данный факт, это неизбежно приводит к увеличению бюджета на закупку оборудования (замены видеорегистратора на видеорегистратор с POE). Если увеличился бюджет на оборудование, значит наша чистая прибыль уменьшилась, значит мы заработаем меньше денег. Был случай когда проектировщик заложил в 2,5 раза меньше кабельных линий, чем нужно. Пришлось допоставлять кабель на объект и доплачивать монтажникам, увеличился бюджет на строительство и оборудование + доставка, а чистая прибыль компании с данного объекта уменьшилась. Главное самообучайтесь, если у вас нашли ошибку – учтите ее в своей работе и больше ее не допускайте, иначе я буду считать что вы либо не способны выполнять данную работу, либо просто прячете от меня эту ошибку и не хотите работать.