Успешное публичное выступление – это всегда качественная подготовка. Если вам необходимо подготовить выступление на свободную тему, то шаги, которые я предлагаю сделать, готовясь к этому событию, помогут увеличить ваши шансы на успех. Любители рассчитывают на случай, профессионалы берут дело в свои руки и инвестируют время в подготовку.
Независимо от того, ваше выступление на свободную тему или нет, вам необходимо реализовать следующие этапы подготовки к публичному выступлению:
0 определиться с мотивацией;
1 сформировать техническое задание;
2 отобрать и упорядочить материал выступления;
3 провести несколько репетиций;
4 настроиться на выступление.
Каждый из этих шагов имеет свои нюансы, пренебрежение которыми может свести на нет ваши усилия. Как сделать подготовку максимально эффективной и обойти самые популярные ошибки? Об этом сейчас и поговорим.
Да, многим хочется сразу броситься писать план публичного выступления. Они хватаются за блокнот и ручку с надеждой скорее описать структуру выступления. Это то же, что запрыгнуть в автомобиль и поехать в путешествие, не проверив наличие бензина в баке. Результат закономерен – ваш железный конь остановится посреди дороги и не сдвинется с места, не реагируя на ваши уговоры, пока вы его не накормите.
Помните о том, что не нужно торопиться с написанием текста речи. Перед тем как отправиться в путешествие «Подготовка к публичному выступлению», необходимо выяснить, насколько много горючего в баке. То есть понять, есть ли у вас мотивация работать над составлением будущей речи. Поэтому начинать лучше с вещей фундаментальных.
Вам необходимо дать ответ на вопрос: «А зачем мне выступать?» Все правильно, поймите свои мотивы. Такова наша человеческая природа: если мы что-то хотим, то легко преодолеваем все препятствия на своем пути, а если с мотивацией проблемы, то любая мелочь останавливает наше движение.
Этот этап подготовки публичного выступления находится под номером «0». Это еще не подготовка к выступлению. Это принятие решения о том, действительно ли необходимо начинать подготовку. Ведь если у нас не будет мотивации относительно темы выступления, то подготовка будет идти со скрипом. Или вообще начнется прокрастинация и муки совести: «Сегодня опять ничего не сделал».
Для того, чтобы достичь цели, вам необходимо прежде всего «оцифровать» ее. Техническое задание – это и есть набор таких параметров. В нашей ситуации необходимо дать ответ на три вопроса:
1) Какова цель моего выступления? На какое действие от аудитории я рассчитываю?
В целом можно выделить три вида целей выступления:
• информирование о чем–либо (о себе, об услугах, которые вы предлагаете, о результатах какого-либо исследования, о какой-либо проблеме и так далее);
• убеждение (в правильности своих идей);
• побуждение к какому-либо действию (к приобретению вашего товара, к заключению договора о сотрудничестве и т.д.).
От того какая цель у вашего выступления, будет зависеть его содержание, форма представления и другие моменты, которые следует учесть при подготовке. Следует четко отделять эти цели одну от другой. Как по этому поводу пишет С. Ребрик: «Не информируйте, а продавайте! – идеи, проекты, подходы! Если вы только информируете, вы делаете подарок конкурентам».
Определите самую важную проблему вашей аудитории. Чем вы поможете этим людям? От какой «головной боли» их избавите? Например, если цель вашего выступления – продать внедрение и настройку CRM-системы, то основной потребностью вашей аудитории является не софт как таковой. Ваших клиентов беспокоят другие вопросы:
Как эффективно организовать взаимодействие с клиентами и повысить продажи?
Как сделать работу менеджеров прозрачной?
Можно ли избежать рисков «исчезновения» важной коммерческой информации и т.д.
2) Кто моя целевая аудитория?
Люди должны почувствовать, что вы обращаетесь именно к ним. Для этого вам необходимо адаптировать свое выступление под ваших слушателей.
Нужно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая следующие факторы: образовательный уровень, направление образования (гуманитарное, техническое …), познавательные интересы, пол, возраст, отношение к теме и к оратору.
Всегда легче говорить, обращаясь к однородному (гомогенному) составу (дилетанты, специалисты, коллеги, студенты, люди одинаковых политических взглядов и т.д.). Чем однороднее аудитория, тем единодушнее ее реакция на выступление. Обращаясь к молодежи, нельзя заигрывать, льстить, поучать, упрекать в незнании, некомпетентности, подчеркивать свое превосходство, уклоняться от острых проблем и вопросов. Перед слушателями с высоким уровнем профессиональной или научной подготовки нельзя выступать, если нет новых взглядов, подходов к решению проблемы, нельзя допускать повторы, тривиальные суждения, демонстрировать свое превосходство, злоупотреблять цифрами, цитатами, уклоняться от существа проблемы. В неоднородной (гетерогенной) аудитории произносить речь труднее. Если публика различна по составу, надо по возможности адресовать какой-то фрагмент каждой группе. Следует заранее подумать о том, что сказать отдельным, особо авторитетным, важным персонам, если вы знаете, что они придут.
Необходимо также выяснить численность аудитории. Большим количеством слушателей проще управлять. В огромной массе человек легковерен, склонен к обезличиванию, не способен к критике, видит все в черно-белых красках, реагирует на эмоции. Чем больше аудитория, тем проще, нагляднее, образнее следует говорить.
Знание своих слушателей, «прицельная» подготовка речи приобретают особое значение при обсуждении какого-то трудного вопроса в узком кругу специалистов, деловых людей.
3) Какова продолжительность моего выступления?
Классическая ошибка экспертов – они пытаются дать как можно больше полезного материала своим слушателям. Поэтому мы, как правило, получаем две ситуации: спикер говорит очень быстро (ведь надо столько всего успеть сказать в отведенное время) или у спикера завершается отведенное на выступление время именно тогда, когда он пришел только к середине своей презентации. Печаль и все.
Если вы четко понимаете, сколько времени у вас есть, то можете предположить, сколько советов может вместить ваше выступление. И не нужно скороговорок. То, что вы успеете вдвое больше сказать, еще не значит, что слушатели вдвое больше поймут.
Иногда эффект обратный – чем больше вы скажете, тем меньше люди поймут.
Ваша задача – получить из головы все идеи на тему вашего выступления и разместить их в вагонах вашего выступления. Далее я расскажу о функциях каждой из трех частей выступления: введения, основной части и заключения.
Как бы вы не хотели сесть и за один раз составить крутое выступление, у вас этого не получится. Все продукты, которыми вы восхищаетесь, Тесла, Айфон, Фейсбук, мороженое в рожке, когда-то были «кривыми» и мало чем напоминали то, чем вы пользуетесь сегодня. Все эти вещи совершенствовались, эволюционировали.
Ваша задача – для начала создать первую версию плана выступления. А уже потом начать его совершенствовать. Так, шаг за шагом, ваша презентация станет фантастической. Идея проста: для начала проведите 10 минут мозгового штурма.
Как это сделать?
Возьмите лист А4 и ручку. В заголовке запишите тему своего выступления. Активируйте авиарежим на телефоне и запустите таймер с обратным отсчетом на 10 минут. Это время, в течение которого вы выписываете все, что приходит в вашу голову, когда думаете о теме.
Вот вещи, которые могут сюда попасть:
• метафоры и аналогии;
• интересные факты;
• научные исследования;
• истории из личной жизни и кейсы из практики, которые раскрывают ваши идеи;
• ваше отношение к теме;
• отрицание и предубеждения, существующие у людей относительно вашей темы;
Важно! Нет интернету. Если, например, вы вспомните, что на вашу тему есть интересное исследование, то вы просто записываете то, что помните об этом эксперименте. Впоследствии, когда время мозгового штурма завершится, вы сможете окунуться в книги и интернет в поиске дополнительной информации.
Еще одна особенность процесса мозгового штурма – это анабиоз внутреннего критика. Важно, чтобы в процессе генерирования, он отключился.
И только когда сработает таймер обратного отсчета, вы и ваш внутренний критик проведете кастинг идей. Все идеи, которые его пройдут, вы добавите в структуру вашего выступления. Тщательно подбирайте идеи, учитывая знания и интересы вашей аудитории.
В техническом задании вы отметили продолжительность вашего выступления. Ваша задача теперь состоит в том, чтобы проверить, сможете ли вы уложиться в отведенное время, рассказывая в своем нормальном ритме каждый из пунктов плана.
Для пробы можете проговорить свое выступление другу. Скорее всего, вы не уложитесь во временные рамки и придется убирать идеи из вашего выступления. Это нормально. Помните, что подготовка к публичному выступлению – это не только возможность понять, о чем вы будете рассказывать, но и определиться с тем, о чем вы говорить не будете.
А дальше может случиться настоящая магия …
Если вы начнете заблаговременно готовиться к выступлению, то тем самым дадите мозгу команду – эта тема для меня важна, ищи информацию о ней. И тогда вы будете находить замечательный материал для своего выступления повсюду: в разговоре с друзьями, в лентах социальных сетей, в надписях на билбордах, на чеках с супермаркетов (но это не точно).
И здесь у вас будет возможность проверить свою решительность. Ведь количество материала будет увеличиваться, а продолжительность презентации – нет.
Вам необходимо будет безжалостно отбирать лучшее. Все остальные идеи будут отправлены на скамейку запасных.
Когда мы говорим о репетиции публичного выступления, то что первым приходит в голову? Конечно, тренировки перед зеркалом. Пожалуйста, забудьте этот вид тренировок. Это не самый удачный способ развить навык публичного выступления.
Ваша задача на этом этапе проговорить текст выступления несколько раз. Благодаря этому структура презентации лучше закрепится в вашей голове. Смиритесь с тем, что как бы вы не тренировались, на самом выступлении, вы не расскажете свою тему слово в слово так, как вы делали это на тренировке.
Предлагаю вам три вида репетиций:
1) Публичное выступление наедине.
Для этого вам необходимы минимальные ресурсы – время и место для тренировки. Ваша цель – выговориться. Просто ходите по комнате и рассказывайте свою тему, держа перед собой план публичного выступления.
2) Публичное выступление перед друзьями.
Вариант сложнее, чем предыдущий, вам надо собрать в одно время в одном месте нескольких друзей, чтобы они выслушали вас и поделились своими впечатлениями.
Как это можно сделать?
Приглашаете друзей к себе на чай / кофе / молочный коктейль. Друзья ни о чем не подозревают. И вот, когда все съедено и выпито, вы ненароком говорите: «Через неделю должен выступать на одной конференции. Есть время послушать?». Поскольку они уже все съели и выпили, то ответ их будет утвердительным. Это принцип «социального обмена».
Только не рассчитывайте на основательную и конструктивную обратную связь – друзья не всегда в теме вашей профессиональной деятельности. Но несколько ценных советов дать смогут.
3) Публичное выступление перед коллегами.
Пожалуй, самый сложный вид тренировок, потому что коллеги обладают ценным профессиональным опытом, который имеет прямое отношение к теме вашего выступления. Есть только одна проблема – очень трудно собрать коллег в одном месте. Разве что организовать для них мини-корпоратив и пригласить на пиццу.
В книге «Презентация» Кармин Галло описывает, как Стив Джобс, готовясь к презентации нового революционного изобретения, собирал в одном месте всю верхушку компании и выступал перед ними. Да, их время стоило дорого, но от качества презентации зависел успех всей компании.
Поэтому, если выступление действительно важно, то приложите усилия для того, чтобы хотя бы один раз выступить перед коллегами.
Репетиции ценны не только тем, что помогают лучше запомнить структуру выступления. Во время проговаривания вы начнете лучше понимать сам материал презентации, а еще и запустите процесс поиска новых идей. Будьте готовы, что на этом этапе к вам придут новые идеи, благодаря которым выступление станет действительно оригинальным и запоминающимся. Иногда во время тренировок выступление можно изменить на все 99% (только название выступления не изменится).
Спортсмены знают о том, что перетренированность ухудшает результаты. Длительная подготовка может вам навредить. Она истощит вас. Именно поэтому так важно отдохнуть перед ответственными соревнованиями.