Обычно проверка кандидата проводится после первого, в допандемийное время – до очного – интервью с сотрудником отдела персонала и до встречи с потенциальным руководителем, иногда – после встречи. Для проведения проверки на «законных» основаниях, работодателю необходимо получить согласие кандидата на обработку его персональных данных в письменной форме.
Напомним, под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а под их обработкой – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных4. Причем перечня сведений, относящихся к персональным данным субъекта, не существует. Суды к ним относят фамилию, имя, отчество, год, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессию, доходы. Однако стоит учитывать, что не всякий из этих элементов подпадает под защиту Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», а только те из них, которые в отдельности или в совокупности достоверно указывают на конкретное определяемое лицо.
Чтобы соблюсти письменную форму согласия кандидата, ему обычно предлагают заполнить анкету, которая содержит основную личную информацию, данные об образовании, опыте работы, сведения о близких родственниках и т. п. Причем при трудоустройстве на государственную гражданскую или муниципальную службу заполнение анкеты обязательно, унифицированная форма и содержание которой утверждены Правительством РФ5. В последнем случае анкета содержит фразу «На проведение в отношении меня проверочных мероприятий и обработку моих персональных данных (в том числе автоматизированную обработку) согласен (согласна)», в других, необязательных, случаях она может быть примерно такой: «Достоверность указанной информации подтверждаю. На обработку своих персональных данных согласен. Против получения дополнительных сведений обо мне, изучения и проверки моих деловых качеств не возражаю». В заполненной анкете кандидат должен расписаться и поставить текущую дату.
В случае отсутствия в организации анкеты кандидата могут попросить подписать отдельный документ – согласие субъекта на обработку его персональных данных.
Такие анкеты, а также копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании и т. п. организация должна хранить в течение 1 года в отношении лиц, не принятых на работу, 3 года – в отношении претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор. А 5-летний срок хранения установлен для документов различного вида (характеристик, анкет, резюме и др.) по формированию кадрового резерва организации и 3-летний – для согласия на обработку персональных данных, причем с момента окончания срока его действия или отзыва6. Правда, на практике возникают неоднозначные ситуации по срокам хранения, так как, например, Роскомнадзор в 2020 году, ссылаясь на свои ранние разъяснения7, пояснял, что действие Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» не распространяется на отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации, а значит в случае достижения цели обработки персональных данных (например, трудоустройства кандидата или, наоборот, отказа в найме на работу) оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить их в 30-дневный срок8.
Стоит ли отзывать свое согласие на обработку персональных данных, если вам отказали в трудоустройстве, каждый решает самостоятельно. С одной стороны, в лишнем месте оставлять свои персональные данные опасно с точки зрения их утечки по неосторожности, с другой – к вашему резюме или анкете могут вернуться позднее или занести вас в кадровый резерв.
Из личного опыта знаю, что некоторые кандидаты, понимая, зачем работодатель просит их заполнить и подписать анкету и (или) согласие на обработку персональных данных, отказываются это делать, аргументируя, например, тем, что вся необходимая информация содержится в резюме. С этим сложно поспорить, но необходимо быть реалистом – несмотря на то, что в ст. 64 ТК РФ установлено, что запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора, а также по любым обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами будущего работника, работодатель практически всегда может найти «законную» причину отказа. А значит, вы таким образом снижаете шансы на трудоустройство.
Помимо обязанности получить согласие кандидата, есть еще одно важное условие, позволяющее проводить дальнейшую обработку персональных данных на законных основаниях. Это использование исключительно общедоступных источников персональных данных9. К ним относятся персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. Иначе говоря – это все те данные, к которым можно получить доступ свободно: в социальных сетях, регулярно обновляемых сервисах различных госорганов и т. п.