Подготовка к стратегической сессии – это фундамент её успеха. Без чётко определённых целей, правильно подобранных участников и тщательно организованного процесса обсуждение может стать неэффективным и затянутым. Данная глава поможет вам организовать подготовительный этап так, чтобы сессия прошла максимально продуктивно и дала конкретные результаты.
Цель подготовки
Определить задачи, которые нужно решить в рамках сессии.
Составить чёткий план обсуждения, чтобы участники сфокусировались на ключевых вопросах.
Создать условия, в которых команда сможет свободно и эффективно взаимодействовать.
Подготовка – это не просто сбор материалов. Это глубокая проработка ожиданий, структуры и целей, которые позволят достичь значимых результатов.
Шаги подготовки
1. Определите задачи сессии
Чёткая цель задаёт направление всей сессии. Для этого:
Сформулируйте основные задачи:
Что вы хотите получить по итогам сессии? Например: улучшение взаимодействия в команде, поиск решения для конкретной проблемы, планирование задач на квартал.
Пример цели: «Разработать пошаговый план по повышению эффективности работы отдела продаж».
Сфокусируйтесь на приоритетах:
Избегайте слишком широких тем. Лучше ограничиться 1–3 конкретными задачами, которые можно решить за 2 часа.
Обозначьте критерии успеха:
Например: «Принято 3 конкретных решения по улучшению коммуникации», «Разработан план на 3 месяца с указанием ответственных лиц».
2. Составьте список участников
Выбор участников – важный элемент подготовки. От этого зависит качество обсуждения и выработанных решений.
Определите ключевых участников:
Кто должен быть на сессии, чтобы она прошла эффективно? Это могут быть:
Руководители отделов.
Ключевые специалисты.
Сотрудники, непосредственно вовлечённые в обсуждаемые процессы.
Ограничьте количество участников:
Оптимальное число участников – 5–10 человек. Это обеспечивает баланс между разнообразием мнений и управляемостью дискуссии.
Назначьте модератора:
Если вы сами не будете вести сессию, выберите человека, который сможет структурировать процесс обсуждения и следить за таймингом.
3. Подготовьте материалы
Качественные материалы помогают участникам сессии быстрее включиться в процесс и работать продуктивно.
Раздаточные материалы:
Краткая информация о текущей ситуации (показатели, результаты, проблемы).
Материалы для анализа (например, SWOT-матрица, список вопросов для обсуждения).
Презентация:
Если вы используете визуальные материалы, убедитесь, что они просты и понятны.
Структурируйте презентацию по этапам сессии, чтобы все участники понимали ход обсуждения.
Доска или электронные инструменты:
Для оффлайн-сессий: подготовьте маркеры, стикеры и флипчарт.
Для онлайн-сессий: используйте цифровые платформы, такие как Битрикс24, Planfix или RealtimeBoard (аналог Miro). Убедитесь, что участники знакомы с инструментом.
4. Организуйте пространство
Создание комфортной среды для работы участников – важный аспект подготовки.
Выберите подходящее место:
Для оффлайн-сессий: выбирайте просторное и тихое помещение, где никому не будет мешать посторонний шум. Убедитесь, что есть достаточное количество мест для всех участников, и всё оборудование работает (проектор, флипчарт, освещение).
Для онлайн-сессий: проверьте стабильность интернет-соединения, технические возможности платформы для видеоконференций (например, Яндекс.Телемост или Zoom).
Позаботьтесь о деталях:
Для оффлайн-сессий: обеспечьте воду, кофе/чай и перекус, чтобы участники чувствовали себя комфортно.
Для онлайн-сессий: отправьте приглашение с ссылкой на платформу и инструкциями заранее, чтобы участники могли подготовиться.
Ключевые рекомендации
Подготовка должна начаться не менее чем за 3–5 дней до сессии. Это даст время проработать задачи, материалы и логистику.
Информируйте участников заранее. Чётко объясните, зачем проводится сессия, какие вопросы будут обсуждаться и чего от них ждут.
Используйте тайминг на этапе подготовки, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые элементы к началу сессии.
Результат подготовки
Участники приходят на сессию с чётким пониманием целей.
Все необходимые материалы и инструменты подготовлены и проверены.
Пространство (физическое или виртуальное) способствует комфортной и продуктивной работе.
Хорошо организованная подготовка позволяет сэкономить время, избежать хаоса и максимально сосредоточиться на решении задач в ходе стратегической сессии.