Все предприятия испытывают потребность в автотранспорте, но деятельность собственной транспортной службы для них порой проблематична. Приходится заниматься закупкой автомобилей, регистрацией их в ГИБДД, страхованием, хранением, обеспечением техобслуживания и ремонта, подбором и содержанием водителей, ведением нормативной документации и бухгалтерским сопровождением (путевые листы, учет и списание. ГСМ, учет отпусков и т. п.), урегулированием последствий ДТП, выпуском на линию, контролем расхода. ГСМ. Предприятия, имеющие свой автопарк, всегда ищут способы снижения издержек на его эксплуатацию. При отсутствии нормального планирования автоперевозок компании зачастую неверно анализируют потребности в автопарке и, как следствие, приобретают не адекватные задачам модели или не адекватное потребностям количество автомобилей.
Наиболее целесообразным решением для таких компаний считается аутсорсинг автопарка. Частичная или полная передача проблем содержания водителей и техобслуживания парка автомобилей позволяет компаниям существенно сократить затраты на эту непрофильную деятельность. Аутсорсинг поможет также избежать проблем с отпусками, болезнями персонала, налогами, покупкой и страхованием авто, сэкономить на управленцах, сократить штат своих затратных подразделений (водителей), сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить административную, финансовую и налоговую нагрузку, избежать кадровых рисков.
Вместе с ростом автопарков возрастает необходимость эффективного управления ими.
Управление автопарком – флит-менеджмент (fleet – флот, парк машин) – известно в трех формах: полный комплексный аутсорсинг, оперативный лизинг и корпоративная аренда автомобилей.
Компания-аутсорсер разрабатывает программы управления автопарком индивидуально для каждого корпоративного клиента, с учетом его требований и специфики бизнеса, анализируя все статьи расходов клиента, предлагает пути оптимизации и совершенствует систему управления парком. Опыт работы и профессионализм аутсорсера обеспечивают оперативное решение текущих задач в рамках корпоративной политики заказчика, экономичность и максимальную прозрачность.
Полный комплекс услуг управления автопарком содержит множество опций, можно выбрать свой «пакет». При этом заказчик получает регулярные отчеты о работе автопарка.
Основные флит-услуги аутсорсера в рамках программ «Управление автопарком»:
• перевод существующего автопарка клиента на баланс аутсорсера;
• создание автопарка: варианты приобретения «внешнего» автопарка – финансовый и оперативный лизинг;
• помощь в приобретении автомобилей;
• услуги по работе с персоналом: подбор, тестирование, обучение водителей в соответствии со стандартами компании;
• услуги водителей по управлению автомобилями;
• предоставление подменных водителей;
• ведение кадровых процедур, расчет и выплата зарплаты, компенсаций и пособий, оформление командировочных расходов;
• организация ремонта, заправки автомобилей, моек и парковок автомобилей;
• предоставление подменного автомобиля на время ремонта или техобслуживания основного;
• топливные карты и ведение путевых листов автомобилей;
• регистрация автомобилей в органах ГИБДД с уплатой всех налогов и сборов при регистрации;
• прохождение техосмотра автомобилей;
• страхование (ОСАГО, КАСКО, страхование от несчастного случая водителей и пассажиров);
• регламентное техническое обслуживание;
• текущие и непредвиденные ремонты автомобилей;
• помощь на дороге и эвакуация;
• доставка автомобилей в сервисные центры для сервиса или ремонта;
• комплектование летними и зимними шинами;
• сезонный шиномонтаж и хранение колес;
• регулярная мойка кузова и чистка салона автомобилей;
• выполнение необходимых действий после ДТП (прием звонков, эвакуация, решение вопросов со страховыми компаниями и ГИБДД).
Комплексное транспортное обеспечение на условиях аренды автомобилей с услугами по их эксплуатации имеет преимущества:
• аутсорсер берет на себя все вопросы техобслуживания автомобилей, замены их в случае необходимости, страховки, подбора и обучения персонала, ведения документооборота;
• имеющийся большой парк автомобилей и штат сотрудников, который используется для одновременного обслуживания нескольких предприятий-заказчиков, позволяет обеспечивать стабильное обслуживание, даже при возникновении нестандартных ситуаций;
• есть возможность оперативно пополнять автопарк заказчиков в случае необходимости;
• предприятие-заказчик может на длительный период спланировать транспортные расходы, что сократит объем бухгалтерской работы;
• аутсорсер ведет бухгалтерскую и др. угую документацию, связанную с использованием автомобилей, клиент вносит лишь ежемесячные платежи одной суммой;
• так как аутсорсеры работают с большим количеством автомобилей, они имеют большой выбор лизинговых компаний и автодилеров, разнообразные программы и условия финансирования, могут заключать более выгодные страховые и лизинговые контракты, договоры на сервисное обслуживание;
• снижается риск недобросовестности контрагентов, так как заказчик работает с одним подрядчиком, от которого получает полный комплекс услуг;
• персональный менеджер для каждого клиента;
• снижение издержек по эксплуатации автомобилей и накладных расходов заказчиков.
Аутсорсинг легкового автопарка пока в большей степени развит в форме корпоративной долгосрочной аренды автомобилей с водителем. Когда компании требуется минимальное количество поездок, целесообразно использование такси. Но в отличие от комплексного транспортного обслуживания, такси дороже. Аренда автомобиля на длительный срок позволяет снизить стоимость аренды до 50 %.
Аутсорсинг для юридических лиц только развивается. Но ситуация меняется: компании начинают считать стоимость содержания автомобилей (обслуживание, вынужденные простои), а не только его покупки. Развитие рынка тормозится тем, что мало кто оценивает затраты на собственный транспорт, чтобы их можно было сравнить со стоимостью услуг аутсорсеров. Поэтому аутсорсер должен прежде всего освоить и продвигать как услугу транспортный аудит – экономико-правовую экспертизу организации транспортного процесса у предприятий – собственников транспортных средств: экономических показателей, мер по профилактике ДТП, соблюдения действующего транспортного законодательства, организационной структуры и бизнес-процессов управления автотранспортом, управления затратами; выбора и приобретения нового старого автотранспорта, GPS-систем и ИТ-решений управления автотранспортом.
На российском рынке флит-менеджмента действуют как российские, так и иностранные игроки. Две из четырех крупнейших компаний, CarPool и ПКМ, российские, a Rekanz и ALD Automotive – иностранные. Известно и несколько прокатных фирм, предлагающих флит-менеджмент («Скарлетт», «Сервис-интегратор», «Райден»). К этому бизнесу подключаются и автодилеры («Независимость»).
По опыту Европы при использовании аутсорсинга затраты на содержание автопарка снижаются на 15 %.
Предпринимателям и инвесторам имеет смысл заниматься аутсорсингом автопарков. Потенциал рынка аутсорсинга автопарков в России очень велик. С учетом удельной стоимости за управление одним автомобилем в €25 в месяц (стоимость идентична средней европейской) участники рынка оценивают его потенциал в €100–150 млн в год. Все больше нетранспортных предприятий передают свои автопарки во внешнее управление аутсорсеру с опытом работы в данной сфере, концентрируясь на основных видах деятельности.