Глава 1. Откуда берутся потери времени
Мы планируем, чтобы успевать больше, не забывать про важное и не терять рутинные задачи в ежедневном потоке. Казалось бы, ну чего тут сложного: выписал задачи, и щёлкай их по одной, пока не кончатся. Увы, всё не так просто, потому что в дело вмешивается время. Точнее, его потери.
Причин для временных потерь – много. Поговорим о самых распространенных.
Причина первая. Пожиратели времени, они же – хронофаги
Хронофаги, как черные дыры, которые поглощают наше время, а вместе с ним – и наши возможности, силы, жизнь. Бывают контролируемыми и неконтролируемыми.
Неконтролируемые поглотители времени образуются там, где сталкиваются интересы двух и более человек. И начинается. «Петр Сергеевич задерживается». «Перерыв 20 минут». «Беговая улица стоит».
К таким хронофагам отнесятся:
– автомобильные пробки;
– ожидание в приемных;
– ожидание в очередях;
– ожидание опаздывающего на встречу человека;
– отключение электричества.
Предусмотреть их появление невозможно. Но подстелить соломку на такой случай – очень даже. Для этого в вашем планировщике задач стоит создать сразу несколько списков:
Книги – список книг, которые давно хотелось прочесть. Его периодически стоит просматривать и скачивать себе новую книгу в качестве оружия против хронофагов.
Звонки – все дела, которые требуют уточнений и согласований, удобно помечать тегом #позвонить. Когда образуется пробка на дороге, можно открыть этот список и потратить время с пользой.
Вопросы – полезно держать также список вопросов для размышления в своём планировщике. Есть минутка – думаешь о важном, а не о том, что первым придет в голову вроде «А почему это Петрович на меня сегодня как-то не так зыркнул?!». От мыслей о Петровиче пользы не случится, а вот спланировать отпуск в вынужденно свободное время – на здоровье!
Вопросы к другим людям удобно хранить в планировщике одном месте. Подробнее о работе со списками – в главах 5 и 6
Контролируемые хронофаги – более хитрые. Обычно они подкрадываются, когда нас накрывает неконтролируемый хронофаг. Например, пока перезагружается компьютер после установки ПО, мы лезем в социалочки. А когда приходим в себя, оказывается, что прошло 40 минут, а не 5.
К контролируемым хронофагам относятся:
– компьютерные игры;
– социальные сети;
– проверка почты;
– веб-серфинг;
– телефонные разговоры;
– любые другие приятности и зависимости, питаемые дофаминовым циклом.
Обычно гормон дофамин высвобождается, когда мы совершаем приятное для себя действие или решаем какую-то задачу. Поскольку действует он мимолетно, то все продукты с дофаминовым циклом такие залипательные и обладают наркотическим эффектом: лайки от публикаций в соцсетях и прочие социальные одобрения подстегивают ваш дофамин, и вот вы уже спустили в соцсеть полтора часа своего времени. А всё потому, что дофамин высвобождается в мозге уже в ожидании награды (даже если её не последует), и мы готовы гнаться за этим чувством постоянно в поисках всё большей дозы этого гормона.
Контролируемые хронофаги побеждаются только дедлайнами. Вместо блуждающей уборки с минутками рефлексии – жесткие 2 часа на чистоту во всей квартире. Вместо эндорфинового шторма от целого дня прогулки по торговому центру – выделенные 3 часа с четким планом покупок. Про коварные соцсети – вообще молчим (в идеале, 15 минут в день и баста). Лимиты времени на приложения и статистика экранного времени в смартфоне – в помощь.
Установленные лимиты на самые опасные с точки зрения потерь времени приложения не панацея – статистика показывает, сколько действительно времени потрачено на приложения.
Причина вторая и очевидная. Прокрастинация
Прокрастинация мешает вовремя разбираться с рабочими и личными задачами, строить реалистичные планы и нормально отдыхать. Легко попасть в замкнутый круг откладывания дел на потом, но не так-то просто из него сбежать.
Самое простое и «народное» объяснение проблемы – лень и безответственность. «Я просто ленивый, неорганизованный, поэтому постоянно ничего не успеваю и тяну до последнего». На деле это не так – от прокрастинации может страдать даже самый ответственный и трудолюбивый человек на планете. Достаточно лишь подхватить эту привычку и оказаться в круге откладывания, который подпитывает сам себя.
Обычно «прокрастинатор» проходит три стадии:
1. Задача только появилась, и кажется, что времени в запасе много, а пока можно заняться чем-то другим, совсем не приоритетным, приятным и случайным. На этом этапе дело может заранее пугать своим масштабом, а может, наоборот, выглядеть слишком легким.
2. Дедлайн начинает поджимать, задача выглядит сложнее: всё ещё непонятно, с какой стороны к ней подойти. Пугает неизвестность, и растет стресс от одной мысли о деле, хочется себя «успокоить» рандомными занятиями, которые просты, привычны и обещают быструю награду. Прокрастинация «спасает», давая возможность сбежать от проблемы.
3. Дедлайн совсем близко или уже пропущен, стресс достигает своего максимума. Человек пытается заставить себя сделать всё быстро, чтобы успеть, сталкивается с трудностями, выматывается и получает довольно неприятный опыт. В итоге кое-как выполняет задачу и переходит к «отдыху» в виде избегания новых дел.
Потом стадии повторяются, но только с другими задачами. Каждый раз «прокрастинатору» кажется, что в следующий он возьмет себя в руки и не повторит таких ошибок. Но, к сожалению, привычка закрепилась и возвращает всё на старые рельсы.
Чтобы начать справляться с прокрастинацией, нужно понять и признать, что это сформированный месяцами или годами механизм, с которым нельзя разобраться мгновенно. Пообещать себе превратиться из «любителя откладывать» в «гуру продуктивности и тайм-менеджмента» за неделю – верный путь вернуться в прежний круг. Но несбывшиеся грандиозные планы заставят грустить и испытывать ещё больше стресса: и вот уже подруга-прокрастинация советует сериальчик, встречу с друзьями (давно ведь не виделись!) или хотя бы полистать соцсеточки, в конце концов.
Борьба с прокрастинацией – это как борьба с любой другой вредной привычкой. Здесь нужна стратегия.
Шаг 1. Перестать наказывать и тиранить себя
На последней стадии откладывания кажется логичным надавить на себя, чтобы заставить сесть и заниматься делами. Но жесткий диалог с собой создает внутреннее сопротивление, поэтому попытки принудить себя к работе обычно заканчиваются бунтом и новым эпизодом прокрастинации. Сюда же относится и чувство вины за уже упущенное время – сожаления на тему «почему же я не начал раньше» ещё сильнее демотивируют и заставляют откладывать, чтобы успокоиться. И съесть печеньку. И видео на Ютубе посмотреть.
Вместо этого: трезво оцениваем, на каком отрезке круга прокрастинации находимся, сколько в запасе времени, с чего стоит начать и т. д. Диалог с собой – поощрительный, хвалим себя даже за самые маленькие шаги в сторону завершения задачи.
Шаг 2. Не ждать вдохновения и не искать подходящего момента
Людям, которые склонны откладывать, свойственно долго готовиться к действиям, «настраиваться», ждать, что придет муза, мотивация и суперсила. Раз нет желания сворачивать горы, значит, надо просто подождать нужного настроения. Но вообще-то аппетит приходит во время еды:)
Вместо этого: ставить чёткие временные рамки для каждого проекта, чтобы заниматься задачей как угодно плохо, лишь бы не убегать. Привычка прокрастинировать держится на том, что в любой непонятной ситуации легче сбежать от дела, чем вникнуть в него. Чтобы это изменить, нужно натренировать себя менять реакцию на противоположную. И не поддаваться перфекционизму – он всегда ходит рядом с прокрастинаторами: «я либо делаю всё идеально и сразу, либо не буду даже пробовать».
Шаг 3. Не застревать в «чистилище» между работой и отдыхом
Одна из самых грустных «побочек» прокрастинации – большую часть времени человек проводит в неком промежуточном состоянии, не работая толком и не отдыхая полноценно. Сложно расслабиться и восстановиться, когда над головой висит срочная задача, которую страшно даже потрогать. Привет, фоновый стресс и необъяснимая усталость, хотя вы ничего не делаете.
Вместо этого: решить в начале дня – работа или развлечения. Нужно взять на себя ответственность на берегу – либо сегодня сделать всё, чтобы продвинуться по проекту, либо отдыхать и не делать ничего больше. Это снимает чувство вины в периоды отдыха, а сам он проходит куда эффективнее.
Шаг 4. Не пытаться проглотить слона целиком
Чем дольше откладывается задача, тем ужаснее она выглядит – так устроен наш мозг. Неизвестность и необъятность объема работы пугает и подкрепляет ощущение, что неудача неминуема.
Вместо этого: поделить задачу на понятные мелкие смысловые и временные отрезки. Когда мы выполняем мелкие задачи, одно небольшое действие тянет за собой следующее – и вот вы уже втягиваетесь в игру, видите прогресс и хотите двигаться дальше.
Шаг 5. Не убегать в планирование
Хитрый агент прокрастинации – вечное планирование. Выглядит довольно продуктивно: вы составляете чек-листы с делами, думаете, как разумно распределить задачи, обговариваете новые дедлайны и т. д. При этом по конкретным делам не двигаетесь совершенно, но иллюзия деятельности сохраняется – вроде же работаете!
Вместо этого: выделить другое время для планирования. Работа – отдельно, планирование – отдельно. Принимаются только конкретные практические шаги в сторону выполнения задач, а не подготовительные чек-листы и манипуляции в календаре.
Причина третья. Назойливый эффект Зейгарник
Эффект Зейгарник – это склонность запоминать незаконченные дела и стремиться их завершить. Закрытые задачи при этом быстро забываются. На первый взгляд вполне удобно – в голове есть встроенная «напоминалка» о том, что ещё нужно сделать. Но на деле эффект Зейгарник может принести много проблем, если его не контролировать и не обращать себе на пользу.
Эффект открыла советский психолог Блюма Вульфовна Зейгарник ещё студенчестве. Во время написания дипломной работы под руководством Курта Левина в Берлинском университете, она доказала, что незавершённые действия запоминаются лучше, чем завершённые. Это знание позже стало одним из краеугольных камней гештальтпсихологии.
Основа эффекта Зейгарник в нелюбви нашего мозга к незавершенности – ему буквально не по себе от подвешенных в воздухе процессов и оборванных на середине задач. И вроде бы, хорошо, что в мозге есть такая встроенная «напоминалка», но продуктивности она не прибавляет.
Человек не просто помнит задачи – они давят на него со всех сторон, съедая ценный ресурс внимания и концентрации. Каждое дело перетягивает одеяло на себя, пытаясь заставить себя закончить. В итоге в голове хор из задач, каждая из которых кричит и дергает за рукав. Представьте, что вы работаете в комнате, полной очень надоедливых людей, и все они одновременно и срочно чего-то от вас хотят. Ну такое.
Логично было бы пойти отдохнуть в такой момент, но и это не поможет. Процесс бессознательный, отключить силой воли его нельзя. Можно, например, лежать в ванне после работы и категорически не желать думать ни о каких отчетах и дедлайнах, но они всё равно будут отвлекать. Чаще всего человек даже не осознает, что думает о работе, а просто испытывает беспричинное внутреннее напряжение. С такой настройкой сложнее концентрироваться – а значит, на другие дела будет уходить куда больше времени.
Чтобы победить эффект Зейгарник, не нужно становиться трудоголиком и решать задачи круглосуточно, только чтобы они перестали о себе напоминать. Выход из замкнутого круга эффекта Зейгарник лежит в разнице понятий. Мозгу кажется, что «завершить» – это значит, сделать здесь и сейчас. Нам же необязательно бежать и заканчивать все дела сию секунду – для начала достаточно разгрузить свою «оперативку», выложить все несделанные задачи куда-то вовне и дать установку, когда и как каждая из них будет выполняться.
Например, есть пачка задач: подготовить отчет за месяц, провести интервью с клиентом, сделать презентацию. Каждая из них состоит из мелких этапов – договориться о дате, сделать черновик, подготовить вопросы, выгрузить данные и т. д. Если не выписать эти подзадачи, то они будут назойливо жужжать в голове, заставляя хвататься то за одну, то за другую.
Чтобы облегчить себе жизнь и стать продуктивнее, стоит:
1. Выписать все задачи, разбив их на шаги. По-быстрому, пачкой, не медитируя над каждой формулировкой – пока этого не требуется. Желательно вообще всегда записывать задачи, как только они появляются. Даже если пока нет времени на то, чтобы установить срок и прописать подзадачи.
2. Выделить в списке те, которые зависят от других людей. Планы и действия другого человека неизвестны заранее, поэтому здесь мозг может «подвисать» на эффекте незаконченности. Формулировать такие задачи стоит с позиции своей ответственности: не «провести интервью с N» (он ведь может и в отпуск ускакать), а «договориться об удобном времени» или «написать N про интервью». При такой формулировке мозг считает задачу законченной – свою часть вы сделали, дальше уже зона решений другого человека.
3. Определить сроки для каждой задачи. Когда у дела есть конкретный срок, оно тут же переходит в разряд тех, о котором уже позаботились. Поэтому задача вряд ли станет беспокоить в свободное время – у нее уже есть свой временной слот. Лайфхак: дедлайны можно переносить:)
4. Использовать таймер. Эффект Зейгарник может не на шутку затянуть в одно дело, особенно если есть склонность к перфекционизму. Таймер не даст заиграться с ним и поможет вовремя остановиться.
5. Установить напоминания для важных дедлайнов. Попытка удержать в голове все горящие сроки занимает слишком много «оперативки» мозга. Лучше поручить это бремя планировщику задач и настроить внутри напоминалки.
6. Вести отдельные списки мелких и быстрых дел. Лучше задать им общий слот времени, чтобы «перещелкать» задачи одну за другой. Пятиминутное дело иногда может отвлекать в течение всего дня, если оставить его крутиться в памяти.
Можно выделить под мелкие дела отдельную задачу и ограничить её во времени – тогда мозг точно будет знать, что до них дойдёт дело, и перестанет тревожиться
7. Подводить итоги ежедневно. Что удалось сделать – вычеркнуть, что нет – оставить на следующие дни. Если срок не совпал с реальностью – меняем его на новый адекватный отрезок. Главное, не оставлять ни одной задачи в подвешенном состоянии.
Причина четвёртая. Коварный закон Паркинсона
Бедняги древние греки. Они так верили в то, что свой срок всему в мире устанавливают три прекрасные богини судьбы. А оказалось – это все тучный лысый британец.
Сирил Норткот Паркинсон – человек, который объяснил нам, что если выделять на мытье посуды полчаса, то мы будем намыливать её полчаса, а если пятнадцать минут – справимся за пятнадцать минут. Закон Паркинсона звучит так: «Работа занимает всё отведенное на неё время».
Хочется поспорить, но закон – эмпирический, то есть выведен на основе опыта и наблюдений, а это шах и мат. Прежде чем сформулировать свой закон, Паркинсон проводил наблюдения за работой британских госучреждений, в результате которых, как уверяют, не пострадал ни один чиновник. Просто сократили всем время на выполнение задач в несколько раз.
Как закон Паркинсона влияет на потери времени? А так: сколько времени на задачу отведешь – за столько её и сделаешь, быстрее – очень вряд ли. Самое ужасное здесь то, что предполагаемое нами время выполнения задачи слишком часто – нереалистичное: либо преуменьшенное, либо преувеличенное.
Доказанный факт: если через 15 минут придут гости, то уборка квартиры займет как раз 15 минут. А если гости не придут – растянется на весь день. Поэтому, чтобы укротить закон Паркинсона, достаточно установить для всех задач дедлайны и выполнять их в самый последний момент. Тогда ни на одну задачу не будет уходить много времени.
Например, у нас есть три задачи: сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед, написать пост в соцсеть. Тогда дедлайн для первой задачи – это закрытие сервисного центра. Если сервисный центр закрывается в 18:00, а на дорогу до него уйдет полчаса плюс полчаса на разговор в сервисном центре, то выезжать из дома нужно в 17:00.
Если в планах сесть за обеденный стол в 14:00, а время приготовления обеда занимает час, то начать готовить нужно в 13:00. А если SMMщики советуют выкладывать посты в выходной день в 20:00, а мы пишем пост за час, то приступить к тексту нужно в 19:00.
Можно заметить, что помыть посуду, сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед – ни разу не то же самое, что написать пост в соцсеть. Или картину. Или программный код. Вот здесь и прячется главное коварство: часа для качественного поста в соцсеть может быть недостаточно. Но его будет вполне достаточно для ПОСРЕДСТВЕННОГО поста.
Чаще всего, руководители хотят всё-таки качественный результат работ, но при этом помешаны на сроках их выполнения. Это основная причина, почему многие ненавидят закон Паркинсона. Выполнять задачу с мыслью «главное уложиться, а то уволят» – так себе перспектива.
Мораль этой грустной истории такова (и больше никакова): не стоит поддаваться желанию делать посредственно, чтобы уложиться в сроки – нужно сразу делать круто.
Причина пятая. «Мы из будущего», или Ошибка планирования
Каким бы разумными и прокачанными в планировании мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки – когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений – ошибка планирования.
Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Даниэль Канеман и Амос Тверски ещё в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи (это сейчас к вопросу о коварстве закона Паркинсона).
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая нас в это время другими задачами, ведь до дедлайна ещё так далеко, а делать там вроде всего-ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая, как мы выполняли дела в прошлом, мы упускаем из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну тогда всё-таки успели, а значит, прошлый подход вполне себе работает. И теперь почему-то кажется, что в этот-то раз задача выполнится быстрее и никакие препятствия не помешают. Плохие новости – это так не работает.
Ошибка планирования всегда приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени – приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки.
Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так: опыт прирастает, рука набивается, но скорость не растёт от этого в геометрической прогрессии (как могло казаться в воображении).
Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» – это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щёлкает задачи одной левой и не глядя.
Реалистичная оценка скорости своей работы – настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.
Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования:
1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их, а не всю картину целиком. Этот прием помогает понять, что задача не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.
2. Найти способ измерить результат. После разбивки задачи на этапы всё ещё может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час. В таком случае стоит измерить готовый результат и поделить его на время прогноза. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и сутки.
3. Вести учет затрат времени. При выполнении текущих типичных задач стоит использовать таймер. Так можно узнать, сколько обычно отрезков времени по 20–30 минут уходит на каждую конкретную задачу – прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.
4. Добавлять искусственно по 20–30 % времени к сроку. Это может вызывать почти физическое сопротивление – «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю всё именно за столько»? Но с таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки – получите запас времени. Уложитесь – приятно удивите руководство или сможете отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.
5. Попросить других оценить задачу. Если нет доверия к своим оценкам из-за частых ошибок планирования времени в прошлом, стоит попросить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Руководителя или клиента тут лучше не спрашивать – те наверняка захотят получить результат как можно быстрее.
6. Посмотреть на задачу с трех позиций. Со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста. Именно оптимист обычно отвечает за ошибку планирования. Он радостно скажет, что справится с задачей за 2 дня. Пессимист недовольно буркнет, что уйдёт не меньше 10 дней – а вдруг всё пойдёт не так и затянется?! Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся и за 5, чего там. Истинная оценка – посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 6 дней с учетом округления. Можно работать!
Причина шестая. Закон Мёрфи: когда всё идет не так
Пессимист из предыдущей главы в своих преувеличенных оценках опирается не просто на «плохую подготовку», «слабое планирование» или «отсутствие дисциплины». Есть в его рукаве туз более фатальный. Закон Мёрфи.
1949 год. Военная база «Эдвардс» в США. Во время испытания авиационных систем у самолета заводят двигатель, и он вращается (да как так?) не в ту сторону. Капитан Эдвард Мёрфи проводит проверку и понимает, что техники при сборке допустили единственную оплошность, которую вообще можно было допустить. Тогда он и произнес эти слова: «Если какая-то неприятность может случиться, она случится».
Фраза, что называется, пошла в народ. Обросла тысячами перлов, которые развили её и углубили. Сейчас издаются сборники законов Мёрфи. У закона есть свой сайт. Вот только несколько его следствий:
– всё не так легко, как кажется;
– из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше;
– предоставленные самим себе события развиваются от плохого к худшему;
– лишь в конце работы мы обычно узнаем, с чего её нужно было начинать;