Низкая эффективность – это не только низкая скорость выполнения операций. Следует различать эффективность и целесообразность. Первое означает умение грамотно распоряжаться ресурсами, второе – делать то, что ведет к желаемому результату. Быть эффективным – значит делать все правильно. Действовать целесообразно – значит делать правильные вещи.
Креативность, организованность и эффективность взаимосвязаны между собой. Жизнь может быть хорошо организована, но «стерильна», без креатива. Можно класть вещи на свои места, но при этом не быть эффективным, потому что больше внимания уделяется тому, как выглядит порядок вещей, а не тому, для чего они нужны. И наоборот, можно придумывать отличные идеи, которые останутся мечтами из-за беспорядка в делах.
Эффективное использование времени и высокий уровень занятости – вовсе не синонимы. Эффективное использование времени предполагает, что все, что не требует креатива, переведено в порядок, высвобождающий время на креатив.
В первом приближении:
Эффективность = Креативность x Порядок.
Как следует из формулы, чтобы повысить эффективность, нужно улучшать и креативность, и порядок.
Порядок больше зависит от наличия системы, в рамках которой действует человек, чем от особенностей характера личности. Система помогает делать правильные вещи, в том числе справляться с рутиной. Измените систему, и изменится результат.
Например, большинство обрабатывает электронную почту по принципу «сорвать несколько вишенок», а остальное потом. В результате накапливаются «хвосты». Более продуктивно обрабатывать почту блоками и делать это в заранее отведенное время.
Как выявить плохую систему? По определению, она должна поддерживать работу и облегчать ее выполнение. Если система тормозит вас, пора ее пересмотреть.
Другой способ определить слабое место – понаблюдать за словами. На проблемные участки укажут слова «всегда» и «никогда».
Вопрос: «Почему документы всегда разбросаны по офису?»
Ответ: «Потому что отсутствует место для сбора входящей документации».
Итак, чтобы навести в жизни порядок, необходима система. Познакомимся с принципами системы автора книги, которые помогают ему успешно управлять временем.