Мы выяснили, что непродуктивно забивать свой список дел отрывочными мыслями, неотложными заданиями и приблизительными сроками. Задачи, проекты и идеи различны по своей природе: какие-то срочные и требуют немедленной реакции, другие надо обдумать и доработать, но только в свободное время, третьи просто невозможно выполнить, не составив детальный план действий. Чтобы работать эффективно, концентрироваться на самом существенном и не тратить время на то, что только представляется важным, нужна система четырех списков дел.
В него вносится любая мысль и потенциальный проект, над которыми вы хотите поработать в дальнейшем. Некоторые из этих идей легко осуществить, а какие-то никогда не будут реализованы. Главное – выработать привычку ежедневно вносить их в отдельный список и просматривать хотя бы раз в неделю.
Если для решения какой-либо задачи требуется более двух действий, ей место в этом списке. В нем должны быть отражены все шаги, которые необходимо предпринять, чтобы идея реализовалась и превратилась в завершенный проект.
Это план, в котором указаны предстоящие на неделе рутинные дела, сроки завершения заданий, встречи и мероприятия, необходимые для того, чтобы работа над проектами продвигалась. Внеся эти данные в свой график, вы сможете оценить, сколько времени у вас останется для осуществления долгосрочных проектов.
Это тот небольшой листок с тремя наиболее существенными вещами, которые необходимо выполнить в начале дня, прежде чем вы приступите к каким-либо другим делам. Этот список помогает концентрироваться не на мелочах, а на глобальной картине стоящих перед вами задач.
Зачем тратить драгоценное время, создавая четыре отдельных списка, вместо того чтобы скорее приступить к выполнению намеченного на день? Это нужно, чтобы:
– вы ясно представляли, как строить каждый рабочий день;
– ни одна ценная мысль, задача или срок не были пропущены;
– вы могли сконцентрироваться на вещах, которые действительно важны, а над остальными могли бы поработать, если у вас останется свободное время.