Перспективный клиент уже в офисе, а вице-президенту не могут выделить подходящую комнату для встречи. Менеджер по работе с клиентами 15 минут ищет нужный документ, а клиент ждет на телефоне. Принесли пять цветных картриджей для принтера, хотя в шкафу лежит еще четыре таких же, но нет черных.
Если приглядеться, то за такими, казалось бы, незначительными событиями скрываются огромные потери времени и денег: не важно, какой величины пробоины в трюме, – если они есть, будет течь. Эти потери непросто заметить. Сбои, которые можно наблюдать в работе почти каждого офиса, часто воспринимаются как привычный способ функционирования, а вовсе не как сбои.
Одна из причин – значение работы офиса в создании бережливой компании часто недооценивается, поэтому офисы выпадают из общего процесса улучшений. Ведь это помещения, где выполняются функции, которые не связаны непосредственно с изготовлением продукции, инструментов или обработкой материалов. Как следствие, отсутствует и системный подход к организации пространства и работы в них. Именно эту проблему решает система 5S для офиса.
Она родилась в Японии в послевоенные 1950-е годы, когда условия дефицита потребовали от предприятий разработки такого метода, который бы не допускал потерь. Позже система была адаптирована под другую культурную среду и внедрена в офисах США, Канады, Европы, Австралии, Южной Америки и Азии. Ее опробовали и гиганты, такие как Ford и Coca-Cola, и налоговое управление США, и компании среднего уровня вроде Melling Engine Parts, и многие маленькие предприятия, где работают менее 20 человек.