География и количество приглашенных гостей на юбилей являются главным фактором проведения, приведем два примера:
1.
Юбилей юридической компании в Москве, специализирующейся на сделках по коммерческой недвижимости в пределах столицы.
Коллектив, состоящий из нескольких десятков сотрудников, работающих и проживающих в Москве.
Все юридические аспекты работы и ключевые люди, благодаря которым решаются необходимые вопросы, тоже находятся в Москве.
Бизнес и деятельность основных клиентов тоже привязаны территориально к Москве, поэтому и находятся они или представители, с которыми ведет дела компания, часто в столице.
Получается, что организовать юбилей можно в ближайшем ресторане от офиса компании или за городом, что уже сложнее, так как клиентов, партнеров, сотрудников достаточно легко собрать около привычного места, но всегда сложнее организовать переезд в новое.
Поскольку все предполагаемые участники юбилея находятся в одном городе, поэтому сборы и дорогу до мероприятия, а затем и обратно до дома, затратят максимум несколько часов, то само событие может быть вполне организовано на два-три часа – это минимальный возможный формат, при желании, увеличивается до двух суток, но это уже максимум, на больший период гостей удержать вряд ли получится.
Многим гостям может быть вполне удобно заехать почтить вниманием партнеров, пожать руку руководителю, сказать тост и далее следовать по своим делам, не выделяя целый день на участие в юбилее.
2.
Юбилей страховой компании из Санкт-Петербурга, располагающей 12-ю филиалами в крупных городах России.
Мероприятие для подобной организации потребует тщательного анализа разных вводных – от количества сотрудников в филиалах, важности клиентской базы в том или ином городе, до физической возможности оперативно добраться до предполагаемого места проведения будущего юбилея.
Учитывая организационные издержки гостей торжества, однозначно необходимо планировать время на возможность отдохнуть перед мероприятием. Дать женщинам шанс спокойно менять наряды – на дневную, например, уличную часть, и перед вечерней шоу программой, а затем – заложить в план отдых гостей после мероприятия.
Оптимальное заявленное время проведения юбилея для такой организации – это два-три дня, но по факту торжественно-развлекательная часть один день, с утра до вечера. Остальные дни необходимо выделить на сбор гостей и отдых, проводы после события.
Лучшим днем недели для организации такого юбилея является пятница, по следующим причинам – далеко не все партнеры могут выделить из графика два-три рабочих дня. Празднуя в пятницу юбилей, даем возможность самым загруженным людям сесть на самолет вечером в четверг и с утра пятницы целиком посвятить себя празднику, даже если после активного отдыха придется отсыпаться всю субботу – большинство деловых людей переживать не будет.