1. Что важно при подготовке собрания
Вы решили провести собрание
Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.
Придерживайтесь жанра
Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:
• проинформировать людей, получить от них информацию;
• обменяться мнениями, обсудить вопрос;
• подготовить предстоящие мероприятия;
• найти выход из ситуации;
• принять или утвердить решение;
• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.
В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.
У каждого жанра своя специфика
1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.
2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.
3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.