Приказ, выписка из приказа, справка с места работы, личное дело работника – это всё документы, с которыми работает кадровик. И когда ему поступает распоряжение от директора, он должен понимать, о чём идёт речь и что именно от него требуется. Для этого существует «канцелярский язык», в котором все слова-термины строго определены и исключают двойное толкование. И существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
Поэтому изучение делопроизводства стоит начинать с его тезауруса. Что это такое? Из энциклопедии можно узнать следующее:
тезаурус (от греч. θησαυρός «сокровище»), в общем смысле – специальная терминология. Более строго и предметно – словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике – особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.
Ниже даны общие понятия из «языка делопроизводителя», которыми оперируют в работе все те, кто связан должностными обязанностями с работой с документами: от директора, до офис-менеджера.
Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.
Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.
Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
Реквизит документа: Элемент оформления документа.
Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в Установленной последовательности.
Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение Сохранности документов.
Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
Когда ставится задача внести изменения в унифицированную форму, работник должен понимать, что такое форма, чем она отличается от унифицированной, где находятся унифицированные формы, и какие изменения в ней делать допускается. Неверное толкование термина может привести к очень большим неприятностям.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Опять же, в энциклопедии мы можем узнать следующее.
Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение её участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт).
«Бумажная работа», «работа с документами» – это всё документирование. Это различные процедуры, которые в достаточной степени регламентированы, хотя сам процесс регламентации – бесконечен. И если сегодня документ оформлялся по таким правилам, то завтра он может оформляться совершенно иначе, но, что важно, описывающие алгоритм оформления документа термины сами останутся прежними – изменится их содержание. Именно поэтому кадровик обязан постоянно отслеживать все изменения в регламентах и стандартах. Ещё вчера документ заверялся круглой печатью, а сегодня уже и не надо, достаточно подписи. Сегодня ещё требовалось заполнять реквизиты в левой колонке, а со следующего месяца предписывается заполнять только половину из них и только в правой колонке. А ошибиться нельзя – штраф может оказаться неподъёмным для небольшой фирмы.
Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.
Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста.
Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или Физического лица.
Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населённого пункта, являющегося местонахождением организации – автора документа.
Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Текст документа: Основная содержательная часть документа.
Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
Оформить личное дело работника, подшить к делу, зарегистрировать входящий документ и так далее – процедуры стандартные, имеющие чётко описанный алгоритм выполнения.
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Принять от курьера пакет с документом, зарегистрировать его, передать на рассмотрение, получить его обратно с наложенной резолюцией, отправить в архив, по истечению срока хранения – уничтожить, это и есть документооборот. Неправильно присвоенный регистрационный номер может вылиться в проигрыш дела в суде с контрагентом-должником, так как важная «бумажка» окажется не в той паке и таким образом «затеряется».
Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период.
Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определённый пункт обработки за единицу времени.
Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) При поступлении в организацию.
Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму.
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационно-учётная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля.
Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.
Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Опись дел структурного подразделения: Учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Архивное дело – это не просто сложить в папочку документы и поставить на полку или отправить по почте в соответствующий архив. Это то, о чём говорится в Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: архивное дело в Российской Федерации (далее также – архивное дело) – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Хранение и учёт архивных документов, одна из трудовых функций делопроизводителя-кадровика. Даже в самом минимальном объёме, тот же индивидуальный предприниматель, нанимая работников, сталкивается с архивным делом в рамках той же передачи дел в архив.
Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Объединённый архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи
Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивная коллекция: Совокупность документов, объединённых по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определённых соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Учёт архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учёта документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Единица учёта архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учётных документах и архивных справочниках.
Единица хранения архивных документов: Учётная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Учётные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта
Список фондов: Учётный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Лист фонда: Учётный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях её идентификации и учёта, состоящее из сокращённого названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учёта
Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учётных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
За ошибки в ведении архивного дела существует административная ответственность в рамках КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов:
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц – от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Отдать в архив, найти в архиве, «порыться в архиве» – занятия сложные и утомительные. Особенно когда в архиве не одно, и не десяток, а сотня дел или тысячи. Небрежность в работе с архивом категорически недопустима. Когда в архиве царит натуральный бардак, то найти срочно, сию минуту, очень важный документ, от которого зависит сам факт дальнейшего существования компании, или то место, в котором окажется на ближайшие несколько лет генеральный директор, практически нереально, придётся «перерыть всё». Для исключения вероятности наступления момента подобной ситуации и существует регламентация комплектования архива.
Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Выборочный приём документов: Приём на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.
Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.
Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
Архив на градообразующем предприятии с десятками тысяч работников – это огромное хранилище документов, сплошные шкафы и полки, как в центральной библиотеке. И это только те документы, которые необходимо хранить в организации до наступления срока их списания в Госархив. В таком архиве и главный архивариус существует и ответственный за архивы за определённый год. Намного проще дела обстоят в небольших организациях. В совсем мелких ООО, где личного состава пять человек и сама компания существует «без года неделю», архив представляет собой выделенную полку в шкафу – это зародыш настоящего «взрослого архива». Но это не означает, что всё просто: присвоил сквозной номер документу – и на полку. Вышестоящие контролирующие организации не всегда согласны с представлением владельцев бизнеса о многих вещах. Что бы было меньше недоразумений, в рамках борьбы с хаотизацией бизнес-процессов, разработана и утверждена Информационная деятельность архива.
Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объёме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Опись дел, документов: Справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта
Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учёта, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определённой теме, дополненные их источниковедческим анализом.
Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Знание специальной терминологии обязательно для специалиста по персоналу, так как работа с документами – это коммуникация с вышестоящими контролирующими государственными организациями, у которых вся коммуникация строится на языке бюрократии. А без понимания того, что написано в письме из ведомства, или неверное толкование написанного чиновником, может обойтись достаточно дорого, как и самому делопроизводителю, так и его работодателю – юридическому лицу.