Креативные фрилансеры, уже привыкшие работать с компьютерами, не испытывают страха перед добавлением еще одной программы или онлайн-сервиса в свой арсенал инструментов. Однако многие программы бухгалтерского учета на компьютере содержат излишнее количество функций, таких как управление выплатами сотрудникам, контроль за продажами и отслеживание запасов на складе, которые не применимы для малых бизнесов. Пользователи программ, таких как AccountEdge, Bookkeeper, MYOB, Sage 50 и QuickBooks, часто сталкиваются с этой проблемой. Если вам дарят такую программу на открытие вашего бизнеса, не используйте все функции, а только те, которые применимы к вашей конкретной ситуации.
Какие же функции являются основными? Вот лучшие хиты финансов для фрилансеров:
Выставление счетов. Эта функция занимает первое место, потому что каждый фрилансер любит получать оплату.
Запись полученных платежей за выполненную работу и внесение средств на ваш банковский счет.
Выписка чеков или регистрация электронных платежей через онлайн-сервисы, такие как PayPal. Потому что люди, с которыми мы работаем, также любят получать оплату.
Отслеживание времени, затраченного на проекты. Если вы выставляете счета клиентам за часы работы, вам необходимо предоставить запись того, что вы для них делали. Учет времени позволит вам разбить свои часы и проекты до минуты. Вы также можете использовать отслеживание времени, чтобы определить, сколько времени вам требуется на выполнение работы. Это полезно знать, если вы выставляете счета за проект и базируете свою плату на количестве часов, умноженных на ваш почасовой тариф. (Более подробно об этом в главе 5.)
Генерирование отчетов, особенно избранных отчетов о прибыли и убытках.
Как уже упоминалось выше, существует множество программных продуктов, которые включают в себя эти пять функций, а также множество других. Если вы предпочитаете более простой подход к своей жизни бухгалтера, онлайн-приложения, такие как Blinksale, Cashboard, Freshbooks, LessAccounting и Simply Invoices, упрощают процесс и фокусируются на избранных функциях фрилансера, таких как создание оценок, выставление счетов и получение оплаты.
Один из пунктов нашего списка – просмотреть функции. Но что-то совсем иное – научиться использовать их на практике. Давайте вернемся к этому списку лучших функций и рассмотрим, как к ним подходить с точки зрения бухгалтера.
1. Отправка счетов с помощью бухгалтерского программного обеспечения включает выбор соответствующего клиента из списка ваших клиентов и выбор услуги, за которую вы выставляете счет. Если вы знаете термин «центры прибыли», то это и есть те услуги вашего фриланс-бизнеса, за которые вы получаете плату. Они будут включены в ваш план счетов, который я объясню вам в следующий момент.
2. Запись платежей – это очень интересно, потому что кто не любит получать деньги? Для этой задачи вам нужно найти, для какого счета вы получили платеж, применить платеж к этому счету, а затем подготовить свой банковский депозит. Некоторые программы и приложения даже могут уйти еще дальше и позволят вам совершить фактический депозит.
3. Заполнение чеков вручную может стать проблемой, так как для этого нужно иметь читаемый почерк и записать всю необходимую информацию в чековый регистр, что может вызвать стресс, если кто-то из супругов или деловых партнеров забудет это сделать. Однако, если использовать компьютер, то этот процесс будет проще и менее стрессовым. Вы можете выбрать компанию из списка поставщиков, ввести сумму и категорию расходов, после чего система автоматически заполнит чек, который вы можете напечатать и отправить.
4. При логировании электронных платежей процесс аналогичен, за исключением того, что печатать что-либо не нужно.
Ведение учета времени с помощью программного обеспечения – это как использование табелей времени, только более продвинуто. Вместо того чтобы искать кусок бумаги, который показывает, что вы делали и когда, компьютер делает это за вас. Все, что вам нужно сделать, это включить отслеживание времени, когда вы начинаете работу. Когда проект закончен, вы можете создать счет на оплату на основе ваших электронных карточек учета времени.
5. Создание отчетов, таких как ежемесячный отчет о прибыли и убытках, – это простое нажатие клавиши. Почему? Потому что вы уже сделали тяжелую работу по вводу данных – счета на оплату, платежи по ним и чеки.
Можно сделать вывод о том, что использование бухгалтерского программного обеспечения является необходимым для эффективного ведения фриланс-бизнеса. Оно упрощает и автоматизирует многие процессы, такие как отправка счетов, запись платежей, заполнение чеков и ведение учета времени. Это позволяет сосредоточиться на более важных задачах и снизить стресс, связанный с выполнением рутинных операций. Кроме того, использование программного обеспечения позволяет генерировать отчеты и анализировать данные, что может помочь в принятии важных бизнес-решений. В целом, бухгалтерское программное обеспечение является незаменимым инструментом для успешного управления фриланс-бизнесом.
"Training Time" – это раздел, в котором описывается, как добиться ежедневной бухгалтерской гармонии. Для этого необходимо получить обучение. Я настоятельно рекомендую нанять бухгалтера или бухгалтерского книговода, который обучит вас правильным процедурам управления финансами вашего фриланс-бизнеса, включая задачи, связанные с ведением учета.
Если вы похожи на многих креативных фрилансеров, то вы, скорее всего, будете испытывать страх (а что, если я неправильно отнесу эту затрату к определенной категории?), скуку (все эти вводы данных такие скучные!) и времязатратность в первые дни и недели работы с бухгалтерским программным обеспечением. Будьте терпеливы с собой, вы учитесь новому навыку.
Верите или нет, одним из самых страшных моментов, который я видел у своего бухгалтера, было согласование моего банковского счета компании. Это бухгалтерская терминология для "сверки чековой книжки". Почему это задание казалось таким напряженным? Потому что она делала это так быстро! Я думал, что она что-то делает неправильно. (Она не ошибалась.)
Сегодня я могу выполнять задачу согласования банковского счета компании за пару минут, как это делал мой бухгалтер во время моего обучения. Однако, в то время, когда я учился использовать бухгалтерское программное обеспечение, было очень скучно создавать счета-фактуры для каждой продажи моих электронных книг. Я не мог понять, почему мой бухгалтер настаивал на том, чтобы я полностью учитывал каждый платеж. Третий день работы с программным обеспечением стал поворотным моментом, когда я начал анализировать данные и тянуть отчеты о том, как хорошо дела идут в моем бизнесе. Я позвонил своему бухгалтеру и был в восторге от своих новых знаний. Хотя это было семь лет назад, я все еще учусь новому и совершенствую свои навыки в использовании бухгалтерского программного обеспечения.
В заключение можно сказать, что управление финансами является одним из наиболее важных аспектов любого бизнеса, включая фриланс-бизнес. Без правильного учета и управления финансами, ваш бизнес может столкнуться с серьезными проблемами, такими как недостаток денег, неоплаченные налоги и штрафы. Обучение бухгалтерскому учету и использование специализированного программного обеспечения может помочь вам справиться с этими проблемами и превратить ваш фриланс-бизнес в успешную и процветающую компанию. Будьте терпеливы и настойчивы в своих усилиях и не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам в этой области.
Если вы когда-либо изучали бухгалтерию, то наверняка помните, как много времени уделялось изучению дебета и кредита. Определение, когда следует использовать дебет, а когда кредит, было довольно сложным, верно? Однако в этой главе о бухгалтерии я даже не упомянул об этом. Почему? Потому что если вы правильно вводите данные в бухгалтерское программное обеспечение, то оно само выполнит все необходимые расчеты и автоматически разнесет дебет и кредит по нужным счетам.
Хотя бухгалтерское программное обеспечение имеет много преимуществ, оно также имеет свои ограничения. Оно хорошо справляется с созданием отчетов о том, что уже произошло. Если вы тщательно следите за своими данными и регулярно проверяете свои цифры, то сможете быстро реагировать на выводы, которые они показывают.
Например, если ваши цифры указывают на то, что у вас замедляется поток наличных средств и что многие люди задолжали вам деньги, то это время начинать взыскивать платежи. Или если вы заметили, что ваш бизнес стал более прибыльным, чем год назад, то пора обратиться к своему бухгалтеру для планирования налогов.
Бухгалтерское программное обеспечение не способно предсказывать будущее вашего бизнеса. Для этой задачи вам нужно использовать программное обеспечение для работы с таблицами, такое как Excel, OpenOffice Calc или Google Docs. Поскольку мы говорим о вещах, которые происходят ежемесячно, вот два прогноза, которые вы можете сделать с помощью таблицы:
1. Ожидаемый доход и источники следующего месяца. Вы можете назвать это прогнозом продаж. Во время его составления задайте себе вопрос о вероятности каждой продажи. Весело говорить, что вы ожидаете прибытия пяти новых клиентов, каждый на пять цифр, но это действительно произойдет? Если да, отлично! Если нет, то ваш прогноз продаж должен встретиться с реальностью.
2. Ожидаемые расходы следующего месяца. Я нашел, что они гораздо легче прогнозировать, потому что у меня уже есть история счетов и реестров банковских счетов, которые могут помочь мне делать точные предсказания.
Если вы не хотите выяснять все это из таблицы, не проблема! Нет ничего плохого в использовании текстового процессора или просто записывании своих прогнозов на бумаге. Цель – сделать вас лучше в предвидении того, что произойдет, чтобы бизнес-реальность не подстерегла вас внезапно.