Эффективное управление деньгами - читать онлайн

Современный финансовый директор, должен обладать всеми тремя компетенциями. Просто знать, как наладить, казначейство, недостаточно. Нужно знать, как возглавить своих подчинённых и менеджеров, чтобы у них были общие цели, общие планы, общая мотивация. И, конечно, важны знания информационных систем – на счётах уже никто не считает, даже в Excel казначейство уже мало кто ведет, поэтому мы поговорим о том, как использовать информационные системы для облегчения работы финансового директора и для повышения прозрачности.

Взгляд финансового директора на управление деньгами в разрезе трех составляющих (финансовые инструменты/управленческие технологии/информационные системы) будет выглядеть следующим образом:

Глава 2. Тема 1. Реестр платежей – с чего начать управление деньгами

Если вы пришли в компанию, в которой нет ещё культуры делать заявки на расходование денежных средств, то нужно начать составлять хотя бы реестр платежей. И этот реестр платежей должен проходить через вас как финансового директора. Пусть в бумажном виде, но он должен быть с подписями: должна быть подпись ответственного за реестр и должна быть ваша подпись, что вы платежи акцептуете. И такие реестры должны, безусловно, храниться.

Я знаю один девелоперский холдинг, где все платежи утверждает генеральный директор, он же собственник. А в холдинге порядка 100 юридических лиц. Каждый день ему печатают реестр платежей, он смотрит на него и кивает – платите. Но это фикция, а не управление деньгами. Главный бухгалтер приносит ему реестр платежей, директор делает вид, что что-то читает.

Если бы реестр хотя бы отсортировали по уменьшению суммы, тогда директор, если у него не хватает времени прочитать всё, смог бы увидеть самые большие, самые важные платежи. Но платежи в реестр попадали в порядке поступления. Если его взгляд вдруг задерживался на каких-то платежах, он мог спросить уточнения у главного бухгалтера. Такое вот управление деньгами.

Холдинг довольно известный, до сих пор живёт, хотя с определенными потрясениями. Мне же такая схема утверждения платежей кажется издевательством над системой делегирования, системой бюджетирования, системой казначейства. Если нет времени на весь реестр платежей (а могут быть сотни платёжных поручений ежедневно), не надо делать вид, что управляешь деньгами. Найми финансового директора, или поручи главному бухгалтеру составить бюджет, утверди бюджет и только то, что вне бюджета, должно идти на согласование. Не надо носить каждую платёжку на покупку картриджа для принтера генеральному директору.

Кстати, в этом холдинге была сделана попытка автоматизации, начатая именно с казначейства и бюджетирования. Бюджет проекта был больше 20 миллионов рублей, исполнителем проекта была компания – одна из мировых лидеров в консалтинге, ушедшая в 2022 году из России. Однако проект закончился неудачей. Потратили миллионы рублей, сделали какую-то работу, но из-за того, что не было внутренней культуры и внутренней готовности к переходу на нормальные управленческие технологии, проект автоматизации закончился без существенных результатов.

Тому есть несколько причин. Первая причина, в том, что заказчики – руководители этого холдинга – посчитали: «Мы платим вам деньги за автоматизацию, вот вы и делайте», – и не готовы были вкладывать свой человеческий ресурс. Это как откупиться деньгами. Приведу такое, может и грубое сравнение. Это похоже на отношение родителей с детьми. Вместо того, чтобы общаться и спрашивать, как у тебя дела в школе, помогать с уроками, просто дают 100 рублей на обед – и на этом все отношения заканчиваются. Это, конечно, неправильный подход, деньги все не решают. Нужно личное участие, нужно тратить свое время на управление процессом (проектом) автоматизации. И финансовые директора, как никто другие, должны быть глубоко погружены в процессы автоматизации.

Глава 2. Тема 2. Заявки на расход денежных средств – сделать их максимально информативными

Продолжая про управление денежными средствами: реестр платежей помогает сделать первый шаг и взять платежи под контроль. Следующим шагом нужно научить ваших менеджеров, ваших финансовых специалистов оформлять заявки на расходование денег. Это стандартная процедура со стандартными документами во всех ERP системах, включая конфигурации 1С, но к этим документам можно применить особый подход.

Как в любой системе 1С, в которой есть функционал заявок на расходование денежных средств, можно доработать печатную форму самой заявки.

В Институте МИРБИС мы расширили типовую печатную форму – добавили: статью бюджета (статью движения денежных средств) и бюджетный лимит. Об этом я расскажу дальше подробнее.

Рисунок 5

Что мы видим в печатной форме Заявки на расход:

С какого расчётного счёта происходит оплата.

В Институте МИРБИС несколько расчётных счётов и каждый счет используется как отдельный кошелек. В институте открыто четыре приходных расчётных счета: у нас три факультета, и у каждого из них свой расчётный счёт. Каждый факультет принимает деньги от учащихся на свой расчётный счёт. Образование в МИРБИС платное, нет бюджетных мест, Институт живёт за счёт выручки от студентов. Есть ещё четвертое подразделение, которое сдает свободные площади в аренду и у этого подразделения тоже отдельный расчетный счет.

Есть исходящие расчетные счета, они тоже по-своему нарезаны. Вот один из них – Инфраструктурный, – это счёт, с которого платят все коммунальные платежи, покупки картриджей, и прочие платежи, связанные с содержанием института как физического объекта. Есть расходный HR счет для платежей персоналу и всех связанных расходов. И общий счет – для оплаты остальных платежей.

Хочу обратить внимание на то, чего нет в типовой версии Заявки на расходование в системах 1С – поле Сальдо взаиморасчётов. В примере оно кредитовое – 295 000 рублей. Это информация казначею или финансовому директору о том, что запрашиваемый платеж как раз и погашает кредитовое сальдо взаиморасчетов.

Такое поле (вместе с полем Условие оплаты) позволяет моментально оценить разумность платежа. Если меня просят заплатить, например, 100 тысяч, а я вижу в Заявке дебетовое сальдо и Условие оплаты – Постоплата, это повод задать вопрос менеджеру: почему не закрыт предыдущий платёж, а снова платим контрагенту? Менеджер даст объяснение, которое поможет принять решение о платеже. По крайней мере, я могу эту информацию видеть. Вы сможете такую печатную форму Заявки имплементировать у себя в компании.

Здесь хочу акцентировать ваше внимание на следующем: мы дорабатываем типовую форму. Не нужно бояться создавать печатные формы в системах 1С, они практически не усложняют обновление конфигурации – можете делать их столько, сколько вам удобно. Я обычно в своих компаниях создаю много дополнительных отчетов и печатных форм. Почему я не стесняюсь называть IT-проект Института МИРБИС, который я возглавлял, проектом цифровизации? Потому что в результате проекта участие человека в бизнес-процессах минимизировано: глядя на этот отчет, не надо задавать дополнительных вопросов – всё понятно, информационная система предоставила максимум информации.

Вернемся к Заявке. Еще одно интересное поле – и это уже про бюджетирование – Сумма по плану. Кассовый план (бюджет движения денежных средств) у нас составляется на полугодие, потому что мы привязаны к обучению по семестрам, у нас такт полугодие. Сумма по плану – это бюджет по статье 267122, сумма бюджета – 1 950 000 рублей на полгода. Уже потратили до текущего платежа – 2 661 079 рублей, то есть по этой строке бюджета уже перерасход 711 079. А когда этот платёж проведем перерасход составит 1 006 079 рублей.

Когда такой документ на оплату приносят казначею или финансовому директору, они, конечно, начнут разбираться в причинах перерасхода бюджета. Менеджер, который оформляет такую Заявку, проставляет «галочку» в поле сверх (вне) кассового плана и в графе Объяснение объясняет перерасход.

Обратите внимание на два поля: оплата по графику, оплата вне графика. В компаниях, в которых я работал финансовым директором, или настраивал управление финансами, все платежи были привязаны к платёжным дням. Например, все инфраструктурные платежи оплачиваются по средам. Вот применение регулярного менеджмента в казначействе. Если возникает срочный платёж вне графика – нужно провести платёж в четверг, иначе электричество отключат, – то менеджер ставит “галочку” в поле Вне графика и заполняет графу Объяснение. Но просто слова что если срочно не заплатим, то отключат электричество, меня не устраивают. Мне нужно объяснение, почему об этом стало известно только сейчас, а не заранее, и что нужно сделать в будущем, чтобы такую ситуацию предотвратить.

Рассмотрим, кто подписывает Заявку. Во-первых, инициатор платежа, он же распорядитель бюджетной линии, менеджер-распорядитель. Мы с вами, когда будем говорить про бюджетирование, поговорим об этой роли подробнее. Но хочу обратить ваше внимание, что именно инициатор платежа должен оформлять в информационной системе заявку. Да, менеджер должен разбираться в бюджете и знать, что такое дебиторская и кредиторская задолженность. Иначе им нельзя доверить расходование денег. Мы же говорим, что бюджетирование – это определённое делегирование финансовой ответственности, финансовых полномочий. Человеку, который не знает, что такое остаток бюджета, мы не можем доверить распоряжаться деньгами.

Руководитель подразделения – это непосредственный начальник менеджера. В данном примере Заявки это руководитель инфраструктурной службы.

Бухгалтер. В моей финансовой структуре к каждой группе статей бюджета / бюджетной линии прикреплен свой бухгалтер. Бухгалтеры закрепляются не за бухгалтерскими счетами, как часто бывает (бухгалтер, отвечающий за ведение учета материалов на счете 10, бухгалтер, отвечающий за расчёты с поставщиками на счете 60 и т. п.), а делятся по видам платежей, по бюджетным линиям. Допустим, есть статья бюджета ремонт объекта недвижимости и под эту статью закреплён бухгалтер: он делает как платёжное поручение, так и оприходование услуг. Когда поступят приходные документы – акт или накладная со счётом-фактурой – он сам сделает оприходование. Он же выписывает доверенности на получение ТМЦ по своей статье бюджета.

Бюджетный контролёр (или казначей) также ставит подпись на Заявке. В данном случае его задача убедиться, что действительно платёж делается в пределах плана, а если нет, то надлежащие объяснения получены. По сути, это помощник, который предваряет контроль от имени финансового директора. Потом мы с вами увидим, что финансовый директор смотрит не каждую Заявку – а агрегированные Заявки на платеж – Сводное Платежное Распоряжение. Финансовый директор обращается к Заявке только, если видит в Сводном Платежном Распоряжении, что есть превышение кассового плана, или возникли какие-то нестандартные ситуации.

Вот такая интересная форма Заявки на расходование денежных средств.

А теперь расскажу про производственную компанию.

До того, как стать консультантом по управлению финансами и автоматизации, я был три года управляющим партнером производственной компании. Небольшой по обороту, но с возрастом более 20 лет. Эта компания производила сантехнические аксессуары и поставляла их в торговые сети «Леруа Мерлен», «Максидом» в России, а также на экспорт – в Казахстан и в Белоруссию (а до 2022 года еще в Литву и Эстонию).

Компания находилась в Санкт-Петербурге. Все бизнес-процессы автоматизированы на 1С: УПП. Мы не стали переходить на 1С: ERP, это отдельная история, почему не стали, и сколько это нам могло бы стоить. Нас вполне устраивали настройки, сделанные в УПП, и платить больше 10.000.000 рублей чтобы всё это перенести в 1С: ERP, мы были не готовы.

Покажу несколько экранов 1С: УПП этой производственной компании. Здесь тоже есть заявки на расходование денежных средств:

Рисунок 6

Покажу пример Заявки – оплата в адрес компании ПОЛИМЕРКОМПЛЕКТ.

Рисунок 7

Остановлюсь в Заявке на расходование на важном поле – Заказ поставщику.

Спасибо 1С что им удалось реализовать в своих ERP-решениях заказно-ориентированную систему управления. В том числе систему управления финансами.

Рисунок 8

Посмотрите на дерево документов. Заявка на расход создана не сама по себе, она является частью дерева документов, исходящих из Заказа поставщику. В этой производственной компании было запрещено делать оплаты за комплектующие и материалы без оформления заказа поставщику.

Более того, запрещено делать заказы поставщикам иначе как из информационной системы 1С. Канцтовары можно закупать как угодно (потому что объем закупок в общем объеме расходов небольшой), но вот все, что относится к производству – любую комплектующую, любой материал, – заказ только через информационную систему. То же самое рекомендую делать и в ваших производственных или торговых компаниях – все ваши закупки комплектующих или торговой продукции должны исходить только из информационной системы, никаких MS word и excel.

Если компания только на старте и в самом начале своего казначейского пути, то казначей вынужден за всех делать заявки. Но в целом это неправильно. Правильно, чтобы заявку делал тот, кто должен заплатить. Допустим, если инициатор платежа директор по маркетингу, то он или его помощник, сотрудник отдела маркетинга, должен оформить заявку. Это важно чтобы настроить регулярный менеджмент: то финансовый директор должен общаться с человеком, который инициирует платеж. Он должен иметь возможность задать вопросы по заявке, на которые только инициатор (а не казначей) может ответить. Например, пояснить почему не закрыты, актами предыдущие рекламные расходы, а уже опять требуется оплата, какая эффективность рекламных расходов? Казначей на это не ответит. Поэтому нужно приучать, чтобы сотрудники компании, инициаторы платежа оформляли заявку в системе. И это вопрос не технический. Заявку сделать – одна минута, если в системе всё хорошо настроено: вводите контрагента, и система дальше ведет вас вопросами, и заявка заполняется почти автоматически. Времени занимает немного, но это вопрос принципиальный – заявку должен делать тот, кому нужны деньги, кто хочет заплатить.

Да, в 1С есть типовая система согласования заявок – определённый маршрут, который можно выполнять и в 1С: ERP и в 1С: Документооборот. Но я показываю вам не маршруты согласования, а дополнительную информацию, которой нужно наполнить типовую заявку. Это доработка печатной формы заявки: добавить состояние взаиморасчетов, условия оплаты, состояние расчётов по бюджетной статье. Это несложно, не занимает много времени, но это делается дополнительно.

И здесь хочу поделиться своими мыслями что же такое цифровизация финансового управления. Для меня – это делегирование максимума обработок данных информационной системе, чтобы система готовила информацию, оставив за человеком лишь бремя принятия решения. Потому что искусственный интеллект еще не в состоянии полноценно заменить человека на этапе принятия решения. Такой же подход я использую и при управлении оборотным капиталом: система готовит все расчеты, показывает результаты расчета человеку, выдает рекомендации. А человек принимает решения, рекомендованные системой, или отклоняет их. Вот это я называю цифровизацией. До какого момента можно делегировать системе принятие решения в казначействе? Если по заявке условия оплаты по договору соответствуют взаиморасчетам с контрагентом на текущую дату, если заявка в пределах бюджета, если платёж идёт по графику в свой платежный день, то теоретически система может сама подготовить платежное поручение и направить его в банк не спрашивая человека. Однако прямо сейчас такой смелый подход в казначействе я бы не приветствовал. Система пока не может полностью заменить человека и, например, распознать мошенничество. Поэтому человек в текущей ситуации должен оставаться на этапе принятия решения. Но всю информацию для быстрого и правильного принятия решения ему должна предоставить система, причем «по одной кнопке».

Возвращаемся к заявке на расходование денежных средств.

Итак, все платежи мы делаем по заявкам на расходование, но заявки часто связаны с заказами поставщику. Посмотрите на такую структуру документов:

Рисунок 9

Сначала Заказ поставщику, потом Заявка, и на основании Заявки платежное поручение.

К Заказу привязана не только Заявка на расходование, одна и вторая, а также платежные поручения, документ поступления, счёт-фактура.

То есть как шашлык насаживают на шампур, так и на заказ поставщику «насажены» все документы в системе. Это важная функция систем 1С – показывать структуру подчиненности документов, я ей активно пользуюсь в производственных и торговых компаниях.

Более того, взаиморасчёты с поставщиком вы можете видеть в разрезе заказов. То есть не просто сальдо по расчётам: минус 200 тысяч, а вы можете видеть, по какому заказу переплата, по какому заказу, наоборот, недоплата – это тоже удобно. А если заказ меняется, допустим, вы заказали поставщику 200 штук номенклатуры, потом по каким-то причинам вы заказ меняете на 150 штук, то должно сохраниться первоначальное количество. Это называется аудиторский след, что вы всегда сохраняете информацию о первоначальных намерениях.

В институте МИРБИС такой потребности вести позаказный учет не было, потому что институт не производственная и не торговая компания. Он закупает, например, канцтовары, но это мизерные доли процентов в обороте МИРБИС и поэтому позаказный учет вести нет необходимости. А вот в производственной компании закупки материалов и комплектующих могут составить 60 % и более всех расходов. Соответственно, это важная часть, и поэтому все эти расходы должны оформляться только через заказ поставщику и через заявку на расходование.

Глава 2. Тема 3. Платежный календарь – способ дешево закрыть кассовые разрывы

Если вы умеете планировать не только расходы, но и доходы, то вы можете построить платёжный календарь. Когда я был управляющим партнером производственной компании, мне было важно иметь работающий платежный календарь. Потому что 80 % отгрузок проходили с отсрочкой платежа. Отсрочка доходила до 90 дней, например, для торговой сети МАКСИДОМ. Соответственно, в момент отгрузки продукции мы можем расписать наш календарный план поступлений на 90 дней вперёд.

Также и расчёты с поставщиками. У нас были крупные закупки с большим сроком предоплаты или отсрочки: это алюминий и пластик, и мы могли за месяц – два планировать свои расходы.

Планируя расходы и поступления, мы получаем платёжный календарь.

Для чего он нужен? Первое, мы можем видеть кассовые разрывы. Если формировать платежный календарь в 1С, то дата, когда на расчетном счете предполагается отрицательный остаток, выделяется красным цветом. Чем раньше мы узнаём о кассовом разрыве, тем дешевле можно его закрыть. Можно вступить в переговоры с поставщиками и просить передвинуть дату оплаты аванса или просить отсрочку оплаты, можно вступить в переговоры с покупателями: «если сможете оплатить раньше, я вам дам скидку на следующую закупку». Можно подключить факторинг или кредитную линию из банка. Когда вы узнаёте об отсутствии денег на расчётном счёте прямо сегодня, это значит движением денег вы не управляете. И это может перерасти в хронический кассовый разрыв, хронический дефицит, этого нужно стараться не допускать. Это дело чести финансового директора не допускать такие «внезапные» кассовые разрывы, а иметь возможность предусмотреть их заранее.

Но нужно уметь отличать временный кассовый разрыв от пути к банкротству. Поэтому строить только бюджет движения денежных средств недостаточно. Нужно строить бюджет доходов и расходов. Если у вас бюджет доходов и расходов положительный, прибыльный, то все отрицательные всплески в бюджете движения денежных средств, в платёжном календаре можно считать временными и не нужно бояться их закрывать сторонним финансированием: либо из банка, либо из факторинговой компании. Но если ваш бюджет доходов и расходов отрицательный, то есть там убыток, то это может быть первым звонком, что пропасть рядом. Тогда, прежде чем «затыкать дыры» в кассовом плане сторонним финансированием, нужно увеличить прибыльность компании. Поднять цены, либо сократить расходы, выйти на новые рынки и так далее. Это вопрос уже более серьёзного планирования.

Если управление деньгами довольно краткосрочный прогноз, то планирование доходов и расходов более долгосрочный и более стратегический, здесь уже одной компетенции финансового директора недостаточно. Если в бюджете доходов и расходов планируется убыток, нужно включать сирену, звать коммерческого и генерального директоров, чтобы сказать: «Есть шанс что мы через 12 месяцев станем банкротами. Пожалуйста, определитесь, кто и когда увольняется из компании и где вы будете прятаться от кредиторов. Либо давайте запланируем как компанию сделать прибыльной».

В своей производственной компании я составлял платёжный календарь каждую неделю плюс строго следил за оборотным капиталом. Акционерам не нравится, когда деньги просто пролёживают в компании, и они хотят изымать излишки денег как дивиденды, либо направлять на инвестиционные проекты. Так что, когда денег в компании на счетах много – это тоже ненормально. Это понижает доходность компании.

Рисунок 10

Это фрагмент платежного календаря из системы 1С. Он включает планируемые движения по всем расчетным счетам компании.

Я формирую платежный календарь понедельно – кому-то удобно помесячно, кому-то ежедневно, а мне удобно понедельно, потому что мой регулярный финансовый менеджмент имеет недельный такт. У меня совещания происходят по дням недели, у меня платёжные дни по дням недели.

В календаре виден кассовый разрыв 27 миллионов, он возникает на неделе с 21 октября. И у нас есть время, чтобы его предотвратить.

Вот более простой пример платежного календаря. Также понедельно анализируем планируемые приходы и расходы, замечаем, когда возникает кассовый разрыв.

Рисунок 11

Глава 2. Тема 4. Сводное платежное распоряжение – информационная панель казначея

Сейчас я расскажу про важный документ, которого нет в системах 1С – ни в 1С: УПП, ни в 1С: ERP, ни в 1С: Комплексной автоматизации. Этот документ называется сводное платёжное распоряжение (СПР).

Схема формирования документа СПР:

Рисунок 12

Сводное платежное распоряжение (СПР) формируется из заявок на расходование денежных средств, из данных 1С по взаиморасчетам с контрагентом, по условиям договоров. Для чего этот документ? Если платежей довольно много, хотя бы 20–30 в день, то мне как финансовому директору придется потратить много времени чтобы рассмотреть и согласовать такую россыпь заявок, никак не сгруппированных. Поэтому я оформлять СПР на основании заявок одной бюджетной линии. Такого документа нет в типовой конфигурации, но он очень удобен, поэтому я добавляю его в систему на каждом своем проекте.

Вот пример, список сводных платежных распоряжений института МИРБИС. В одно Сводное платёжное распоряжение группируются заявки по одной бюджетной линии. Бюджетная линия – это группа статей бюджета.

Рисунок 13

В Институте 20 бюджетных линий: Финансовые расходы, Содержание помещений, ИТ Поддержка, и другие.

Рассмотрим печатную форму СПР по бюджетной линии № 17 – ИТ Поддержка:

Рисунок 14

В СПР попадают все контрагенты, у которых в договоре стоит признак этой бюджетной линии – в данном случае ИТ поддержка. Сюда попадают не только те контрагенты, по которым сейчас происходит платёж, а вообще все контрагенты по этой бюджетной линии.

По каждому контрагенту выводится актуальное сальдо взаиморасчетов. Безусловно, необходимо документы обрабатывать день-в-день, чтобы быть уверенным, что сальдо актуальное и нет ситуации, что бухгалтер просто забыл обработать какие-то документы. Обычно я внедряю специальные процедуры, предусматривающие, чтобы сальдо взаиморасчетов в информационной системе было актуальным.

Таким образом, к финансовому директору планируемые платежи попадают уже не в виде заявок, а в агрегированном виде – сводных платёжных распоряжений. У каждой бюджетной линии, у каждого сводного платёжного распоряжения есть свой определённый платёжный день. Поэтому финансовый директор не видит сразу все 20 СПР ежедневно, он их видит комплектами, по очереди.