Умение выражать благодарность необходимо не только в личном, но и в деловом общении. В деловой обстановке слов благодарности достойны коллеги, партнеры, сотрудники, как более высокого, так и низкого ранга.
Не стоит забывать говорить спасибо за каждую услугу, переданный материал, предоставленную информацию в помощь. В этом случае достаточно устной благодарности сразу после оказания услуги.
В письменной форме следует поблагодарить делового партнера за приглашение на праздник или корпоративное мероприятие. Благодарность за хороший вечер высылается в течение недели после мероприятия.
Если партнеры общаются по электронной почте, благодарность можно выразить в электронном письме, в течение 2–3 дней.
Поблагодарить коротким СМС допустимо коллегу или сотрудника, выславшего срочную информацию.
В благодарность за дополнительную помощь можно пригласить равного по рангу коллегу на ланч, взяв расходы на себя, или предложить свои услуги в деловой сфере. Приглашать сотрудников более низкого ранга или руководителя не рекомендуется, лучше выразить благодарность другим способом.
Подарок или сувенир может также стать выражением благодарности за оказанную услугу. Вручается он в случае, если человек откликнулся на вашу просьбу или выполнил ее бесплатно. К подарку следует приложить открытку со словами признательности или выразить благодарность устно в момент вручения. Цена подарка должна соответствовать сложности оказанной услуги.
Подарок вручается после оказания помощи или услуги. Вручая его в момент выражения просьбы, вы можете поставить человека в неловкое положение и вместе с отказом от сувенира получить и отказ в помощи.
Небольшим презентом для женщины станут сладости или цветы, их часто преподносят секретарям. Для коллектива лучше выбрать торт или коробку конфет к чаю.
В зависимости от ситуации благодарность выражается либо лично, либо, если вы хотите подчеркнуть значимость события, в присутствии коллег. Положительное психологическое воздействие окажет похвала, высказанная публично.
В небольшой организации в знак признательности за особое внимание, помощь, поздравления или подарок допустимо вывесить благодарственное письмо на доске объявлений.
С помощью благодарственного письма выражается признательность деловому партнеру за встречу, деловой ланч или ужин, приглашение. Признательность за оказанную помощь во время командировки командированный выражает в письме на имя руководителя принимающей компании.
Глава делегации, приезжавшей с визитом, выражает благодарность за прием и организацию в письме на имя главы принимающей стороны.
Особым видом делового письма, привлекающим внимание к соискателю, является благодарственное письмо работодателю за беседу и предоставленную возможность для самопрезентации.
За совместно выполненную работу сотрудников отдела или конкретного человека стоит поблагодарить прилюдно.
Если благодарят вас, не стоит преуменьшать свои заслуги, лучше ответить, что вы всегда готовы помочь или вам было приятно работать над проектом. Если вы не готовы принять подарок, объясните свою позицию: «Думаю, это лишнее, давайте лучше вместе попьем чаю с конфетами». Допустимо также предупредить, что одаривать вас в следующий раз не надо.