Делегирование – это искусство и наука. Оно включает не только передачу определённых задач и обязанностей другим, но и осознание, какие из них действительно нуждаются в вашем вмешательстве, а какие можно передать другим членам команды. Чтобы делегирование было эффективным, важно правильно понимать и распределять задачи, выделяя те, которые требуют вашего личного участия, и те, которые можно успешно передать сотрудникам. Именно правильное разделение задач определяет успешность делегирования и рост производительности компании.
Руководитель должен уметь делать осознанный выбор: какие задачи следует оставить себе, а какие можно передать. Это решение не всегда очевидно, особенно для тех, кто не имеет опыта делегирования. Делегирование требует способности разделить задачи не только по сложности, но и по важности, а также умения оценивать навыки и потенциал каждого сотрудника. В этой главе мы обсудим, как правильно разделять задачи, чтобы максимизировать эффективность и результаты команды.
Разделение задач на стратегические и тактические
Для того чтобы понять, какие задачи следует делегировать, необходимо разделить их на два типа: стратегические и тактические. Стратегические задачи – это те, которые определяют общий курс и будущее компании, требуют глубокого анализа, креативности и личного вовлечения руководителя. Эти задачи обычно связаны с миссией и видением бизнеса, инновациями, развитием новых продуктов и стратегическими партнёрствами. Тактические задачи – это те, которые сосредоточены на повседневных операциях, требующих внимания, но не требующих решения в масштабе всей компании.
Стратегические задачи – это задачи, которые оказывают долгосрочное влияние на компанию. Обычно они включают в себя:
Формулирование и пересмотр миссии компании.
Разработка долгосрочных целей и стратегии.
Установление ключевых показателей успеха (KPI).
Принятие решений о расширении на новые рынки или запуске новых продуктов.
Взаимодействие с инвесторами, стратегическими партнёрами и ключевыми клиентами.
Управление корпоративной культурой и ценностями.
Эти задачи обычно требуют специфического опыта, широкой картины происходящего и глубокого анализа ситуации. Как правило, они остаются на плечах топ-менеджеров, так как только они могут принимать решения, которые будут определять направление развития компании.
Тактические задачи, с другой стороны, занимают повседневную деятельность. Эти задачи включают:
Операционное управление.
Выполнение административных функций, таких как составление отчетности.
Мониторинг производственных процессов.
Управление персоналом, включая прием на работу, обучение и увольнение.
Взаимодействие с клиентами по текущим вопросам.
Обработка заказов и управление логистикой.
Эти задачи могут быть делегированы сотрудникам среднего звена или тем, кто отвечает за выполнение конкретных операционных функций. Они важны для нормального функционирования бизнеса, но не требуют той же степени вовлеченности, что и стратегические задачи. Их эффективное делегирование освобождает время руководителя для более важных и долгосрочных решений.
Очень важно понимать, что стратегические задачи не должны делегироваться на всех уровнях. Некоторые моменты могут быть делегированы в рамках командного подхода, но решение о развитии бизнеса, направлениях инвестирования и взаимодействии с партнерами в большинстве случаев остаются на уровне топ-менеджмента.
Какие задачи следует оставить за собой, а какие можно передать другим?
Принятие решения о том, что делегировать, а что оставить себе, требует критического анализа задач, с которыми вы сталкиваетесь в ежедневной работе. Чтобы быть уверенным в своём решении, вы должны четко понимать, какие задачи требуют вашего личного внимания, а какие могут быть выполнены другими.
Задачи, которые следует оставить себе:
Стратегическое планирование и развитие бизнеса. Если вы являетесь основателем бизнеса или управляете его развитием, то именно вам нужно определять будущее вашей компании, разрабатывать стратегии роста и расширения.
Ключевые переговоры и партнерства. Важные сделки, заключение контрактов с партнерами, инвестиционные и юридические вопросы должны находиться под вашим контролем, так как от этих решений зависит будущее компании.
Формирование корпоративной культуры и ценностей. Руководитель должен активно участвовать в формировании атмосферы внутри компании, определении её миссии и ценностей, а также в обеспечении соответствия корпоративной культуры с бизнес-целями.
Принятие окончательных решений в кризисных ситуациях. В моменты кризиса, когда необходимо принимать сложные и быстрые решения, вы должны быть рядом и контролировать процесс. Это особенно важно, если компания сталкивается с неожиданными внешними и внутренними угрозами.
Задачи, которые можно делегировать:
Операционные и административные задачи. Большая часть повседневной работы в компании может быть делегирована. Это включает управление рабочими процессами, учет, контроль качества, выполнение регулярных отчетов, а также взаимодействие с клиентами по текущим вопросам.
Управление проектами. Если компания работает над проектами, которые не требуют вовлечения на высшем уровне, эти задачи можно делегировать менеджерам среднего звена, которые смогут эффективно следить за прогрессом и решать текущие вопросы.
Рекрутинг и обучение. Процесс набора сотрудников и их обучение можно полностью передать HR-отделу. К тому же, создание профессиональных и эффективных команд также будет зависеть от навыков этих специалистов.
Маркетинг и продажи. Многие аспекты маркетинга и продаж можно делегировать профессиональным командам, которые будут решать тактические задачи, такие как кампании, анализ целевой аудитории, создание рекламных материалов.
Финансовое управление и бухгалтерия. Вся деятельность, связанная с ведением финансов и бухгалтерии, в том числе управление потоками денежных средств, составление бюджета и расчет прибыли, также может быть передана специалистам в этих областях.
Процесс делегирования требует не только определения, что можно передать, но и понимания, как это сделать правильно. Для этого важно не только четко описать задачи и ожидания, но и провести обучение, чтобы сотрудник был уверен в своих силах и имел все необходимые ресурсы для успешного выполнения работы.
Модели и техники для правильного разделения обязанностей
Для успешного разделения задач и делегирования существует несколько моделей и техник, которые помогают систематизировать процесс. Каждая из них ориентирована на определенные цели и особенности бизнеса, но все они направлены на улучшение эффективности работы как руководителя, так и команды.
Модель Риска-Вознаграждения (Risk-Reward Matrix): Этот инструмент помогает руководителю определить, какие задачи являются наиболее рискованными и какие могут приносить наибольшие выгоды. Задачи, которые имеют высокий риск и большое вознаграждение, должны оставаться за вами. В то время как задачи с меньшим риском, но с меньшими вознаграждениями, могут быть переданы другим.
Матрица Эйзенхауэра (Urgent-Important Matrix): Эта модель делит задачи на четыре категории: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные и не срочные. Важно делегировать задачи, которые являются срочными, но не важными. Эти задачи не требуют вашего вовлечения, а их передача позволит вам сосредоточиться на более значимых и стратегических аспектах работы.
Техника "Правило 80/20" (Принцип Парето): Принцип Парето гласит, что 80% ваших результатов приходят от 20% ваших усилий. Используя этот принцип, руководители могут понять, какие задачи приносят наибольший результат и требуют их личного внимания, а какие можно делегировать, потому что они занимают много времени и не способствуют значительным результатам.
Метод "5W+H" (What, Why, When, Where, Who, How): Этот метод позволяет вам глубже понять задачи, которые вы собираетесь делегировать. Вы должны четко определить, что нужно сделать, почему это важно, когда это должно быть завершено, кто будет отвечать за выполнение, и какие ресурсы для этого потребуются. Эта техника помогает структурировать процесс делегирования и избежать недоразумений и ошибок.
Ролики и ответственность: Важно разделять задачи по ролям в команде, определяя, кто именно будет заниматься той или иной работой. Делегируя задачи, учитывайте сильные стороны ваших сотрудников и их опыт, чтобы они могли работать эффективно, выполняя ту работу, для которой они наиболее квалифицированы.
Процесс делегирования – это не просто дележка задач. Это целая стратегия, которая требует тщательного планирования, внимания к деталям и постоянной корректировки. Руководитель должен уметь находить баланс между стратегическими обязанностями, которые требуют его участия, и тактическими задачами, которые могут быть делегированы.