Что вам даст грамотная тактика составления списков дел?
Во-первых, возможность контролировать свой рабочий день. Вы всегда будете знать, на чем нужно сосредоточиться, а какие задачи можно отложить на потом. Выстроенная система управления делами избавит от хаоса в рабочее время.
Во-вторых, вы сможете выполнять работу в срок. Грамотно составленный список дел выявит приоритеты дня на основе их важности и срочности. Вы будете понимать, чему стоит уделить свое внимание и время в конкретный момент.
В-третьих, ваш список дел позаботится о том, чтобы всему было свое время. Вы будете выполнять неотложные задачи в первую очередь и переключаться на менее приоритетные по мере освобождения. Вместо чувства, что ничего не успеваете, придет ощущение, что вы всегда на шаг впереди дедлайна.
В-четвертых, вы убережете себя от необходимости тратить драгоценное время на попытки разгрести кучу неотложных мелочей. Помните: ваш список задач подскажет, над чем нужно работать, исходя из срочности каждого пункта. Вы научитесь опираться на него в вопросах распределения времени. Качественный список дел не позволит вам срываться на ситуации, которые только кажутся экстренными. Напротив, вы будете оценивать каждую ситуацию объективно в зависимости от текущей нагрузки и принимать взвешенные решения о том, на что стоит потратить и без того ограниченное время.
Стоит отметить, что в большинстве случаев «кризисные ситуации» такими не являются. Они лишь кажутся экстренными из-за нашей эмоциональной реакции.
Думаю, вам это знакомо. Список дел убирает эмоциональную составляющую, позволяя принимать правильные решения, способствующие продуктивности.
Кстати, раз уж мы о ней заговорили. Вот еще одно преимущество: грамотный список поможет сделать больше дел за меньшее количество времени. Вы будете заниматься чем-то действительно необходимым. В конце концов, продуктивность заключается не в том, чтобы закрывать длиннющие списки дел, и не в том, чтобы быть вечно занятым. Суть продуктивности в умении концентрироваться на действительно важных занятиях, которые помогают достичь поставленных целей.
В-пятых, со списком дел вы будете испытывать меньше стресса. Работа всегда будет выполнена в срок, поэтому неприятное чувство давления – то самое, что всегда сопровождает закрытие дедлайнов и убивает креативность, – обойдет вас стороной. Вас не будут отвлекать так называемые экстренные ситуации. Вы сфокусируетесь на высокоприоритетных задачах, и ваше время будет распределено максимально эффективно.
В-шестых, правильно составленный список дел улучшит вашу концентрацию.
В вопросах продуктивности способность концентрироваться – ваш главный козырь.
Как я уже говорил, список покажет, на что нужно обратить внимание в первую очередь. Вы будете знать, какие задачи приоритетны и, соответственно, достойны вашего времени и сил. Концентрация даст вам возможность выполнять действительно важную работу вместо того, чтобы тратить время на маловажные задачи или имитацию бурной деятельности.
И, наконец, хороший список дел избавит вас от разочарования и чувства вины, которые вы испытываете, когда отстаете от сроков выполнения проектов. Он привнесет в ваш рабочий процесс эффективность и осмысленность. Вы сосредоточитесь на тех пунктах, которые действительно ведут вас к целям, и в конце каждого дня будете засыпать с искренним чувством выполненного долга.
В следующем разделе этой книги мы поговорим о том, почему ваши текущие списки только мешают выполнению задач. Я называю это Парадоксом Продуктивности.