Дебиторская задолженность (далее – задолженность, дебиторка, долги) возникает из-за несовпадения даты появления обязательства и даты оплаты по этому обязательству.
Для управления задолженностью необходимо понимать стадии ее формирования и вести работу на каждой стадии, только в этом случае вы сможете контролировать и управлять долгами.
Предлагаю рассмотреть следующий жизненный цикл дебиторской задолженности:
Виртуальная (1) → бюджетируемая (2) → текущая (3) → проблемная (4) → списанная (5).
Каждый этап зависит от наступления определенных событий:
(1) Виртуальная задолженность возникает в период поиска потенциальных клиентов до даты оприходования ее на баланс, заключения договора, выставления счета.
(2) Бюджетируемая задолженность – задолженность с даты заключения договора/ выставления ежемесячных счетов до даты оплаты, указанной в договоре (пр.: услуги оплачиваются до 5-го числа каждого месяца).
(3) Текущая задолженность наступает, начиная со следующего дня после наступления даты оплаты по договору до даты перевода ее в проблемную задолженность.
(4) Проблемная задолженность – задолженность по истечении определенного количества дней/долги, оставшиеся после расторжения договора, и иные основания, предусмотренные внутренними правилами организации индивидуально.
(5) Списанная задолженность – задолженность с даты, когда все юридические возможности по взысканию долга исчерпаны.
Первый этап, как правило, отдается менеджерам по продажам/закупкам, занимающимся поисками клиентов.
Два последующих этапа (бюджетируемая и текущая задолженность) целесообразно поручить менеджерам по дебиторской задолженности, четвертый и пятый этапы – юристам.
В данной книге акцент сделан на организацию эффективной работы с бюджетируемой и текущей задолженностью (этапы 2 и 3) – те деньги, которые реально получить в ближайшей перспективе при правильной организации бизнес-процессов.
Работа с просроченными и безнадежными долгами (этапы 4 и 5) очень дорогостоящая и далеко не всегда приносит желаемый результат (судебные тяжбы, банкротство контрагентов, исполнительные производства, которые тянутся годами и не дают гарантий получения денег). При этом стоимость дебиторской задолженности снижается из-за инфляции. Но это не значит, что подобные долги нужно прощать, более подробно работа с проблемной задолженностью будет освещена в другой книге.
Таким образом, усилия, в первую очередь, необходимо направлять на эффективное управление бюджетируемой и текущей задолженностью, далее в книге речь пойдет о работе именно с этими видами дебиторки.